digilib.uns.ac.id BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi Mulyadi (2008:5) menyatakan bahwa sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sistem adalah bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga atahapan, yaitu input, proses, dan output (Widjajanto, 2001:2). Mulyadi (2008:5) menyatakan bahwa prsoedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Romney dan Steinbart (2003:9) pengertian dari prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan. Dari beberapa definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur mempunyai pengertian hampir sama. Sistem merupakan jaringan prosedur yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama dengan melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Sedangkan prosedur sendiri yaitu urutan kegiatan klerikal yang melibatkan lebihdari satu orang untuk mencatat suatu informasi yang diperoleh ke dalam formulir, buku besar maupun dalam jurnal. 4
digilib.uns.ac.id 5 Menurut American Institute Of Certified Public Accountant (AICPA) dalam Soemarso (2002:3) pengertian akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur, da meaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunaan informasi ersebut. Charles dan Walter (2007:4) mengartikan akuntansi adalah siste informasi yang mengukur aktivitas bisnis, memproses data menjadi laporan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan. Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian akuntansi adalah suatu proses mengolah data dengan cara mengidentifikasi dan mengukur informasi ekonomi sehinga mnejadi suatu lapora untuk dikomunikasikan kepada manajemen atau yang menggunakan suatu informasi tersebut. Mulyadi (2008:3) menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Kieso, Weygandt dan Warfiled (2002:82) menyatakan sistem informasi akuntansi adalah sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penjabaran informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa siste informasi akuntansi merupakan berbagai dokumen, catatan, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan laporan yang ditransportasikan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.
digilib.uns.ac.id 6 B. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Akuntansi menghasilkan informasi yang dituangkan dalam bentuk laporan keuangan. Mulyadi (2001:3) menyatakan bahwa Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Jadi, sistem informasi akuntansi adalah serangkaian prosedur di mana data keuangan dikumpulkan, diproses, dianalisis, dan dikomuniasikan sehingga menghasilkan suatu informasi keuangan yang berguna bagi penggunanya. Proses untuk menghasilkan informasi keuangan ini dapat digantikan oleh komputer. Dengan sistem komputer, langkah yang paling penting dalam sistem akuntansi berbasis komputer ini dalah input data dan pengolahan. SIA penerimaan kas berbasis komputer memiliki arti bahwa pencatatan, pemrosesan, dan laporan keuangan menggunakan program pada komputer untuk mempermudah pekerjaan oleh pihak yang menggunakannya. Penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada suatu perusahaan merupakan sebuah investasi yang memerlukan biaya besar. Tidak hanya dalam hal biaya, namun juga waktu dan sumber daya. Selain iu juga perlu diperhitungkan manfaat yang akan diterima bila suatu perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Manfaat tersebut antara lain yaitu dalam hal keteitian, dan kecepatan.
digilib.uns.ac.id 7 2. Siklus Pendapatan Penerimaan kas adalah bagian dari siklus pendapatan. Siklus pendapatan adalah siklus yang digunakan untuk mengubah produk dan h=jasa perusahaan menjadi kas (Winarno, 2006). Pada perusahaan jasa, produk yang dijual merupakan layanan jasa yang seringkalitidak memerlukan biaya bahan dalam jumlah yang sangat besar. Siklus pedapatan merupakan siklus yang memiliki peran penting terhadap perusahaan karena dalam siklus ini terdapat suatu kegiatan yang mendatangkan uang tunai ke kas perusahaan. Sedangkan siklus pendapatan menurut Romney & Steinbart (2006) dalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat dengan harga yang sesuai. Menurut pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No. 23, pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yan timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal (IAI, 20017). Dalam Romney & Steinbart (2006), siklus informasi akuntansi penerimaan kas memiliki empat aktivitas utama yaitu entri pesanan
digilib.uns.ac.id 8 penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. Karena dalam konteks ini peneliti menciptakan sistem untuk perusahaan jasa yang tidak melakukan penjualan kredit dan penyerahan jasa dipenuhi setelah konsumen membayar tunai, maka aktivitas utama siklus ini hanya terdiri dari entri pesanan penjualan, penagihan kas, dan pengiriman. Analogi dari ketiga siklus tersebut yaitu sebagai berikut : a. Entri Pesanan Penjualan Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan order penjualan dari konsumen. Dalam konteks ini berarti menerima permintaan konsumen untuk mengikuti kegiatan paket traveling yang telah disediakan. b. Penagihan Kas Aktivitas kedua dalam silus pendapatan adalah penagihan kas, yaitu penerimaan kas dari peserta paket traveling. c. Pengiriman Aktivitas terakhir adalah memenuhi pesanan konsumen dan menyerahkan jasa yang diinginkan tersebut. Dalam konteks ini, kegiatan pengiriman dianalogikan dengan pemberian pelayanan selama traveling. 3. Dokumen-dokumen yang Diperlukan dalam Sistem Informasi Akutansi Penerimaan Kas Terdapat beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung kelancaran kegiatan dalam siklus pendapatan. Dokumen-dokumen tersebut antara lain :
digilib.uns.ac.id 9 a. Bukti Pembayaran Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang diterima oleh fungsi kas, bagian keuangan, dan konsumen sebagai pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. b. Bukti Setor Bank Dokumen ini merupakan bukti bahwa kas yang diterima oleh fungsi kas telah disetorkan ke rekening bank oleh bagian keuangan. 4. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Perusahaan Jasa Dalam perusahaan jasa, fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus penerimaan kas yaitu : a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab menerima permintaan konsumen untuk menjadi peserta Paket Traveling, membuat bukti pembayaran, dan menyerahkan kepada konsumen serta staf keuangan. b. Fungsi Kas Fungsi kas bertanggung jawab menerima kas dari konsumen. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk memesan segala sesuatu untuk keperluan selama traveling seperti memesan tiket, menghubungi Tour Leader, penginapan, dll.
digilib.uns.ac.id 10 d. Fungsi Akuntansi e. Fungsi akuntansi bertanggung jawab merekap penerimaan kas, membuat laporan kas harian, dan menyetorkan kas ke bank. 5. Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metde dan ukuran-ukurab yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorongdipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi 2008:163). Menurut Mulyadi (2008:165-167) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus menerapkan unsur pokok pengendalian intern yaitu : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam pemisahan tanggung jawab hendaknya berdasarkan pada prinsip berikut ini : 1. Harus ada pemisahan masing-masing fungsi yaitu pemisahan fungsi penyimpanan, operasi serta pencatatan. 2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tangung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan.
digilib.uns.ac.id 11 Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanankan. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 1. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. 2. Pemeriksaan mendadak. 3. Adanya perputaran jabatan. 4. Setiap transaksi ditangani lebih dari satu orang dan berbeda fungsi sehingga dimungkinkan terjadinya internal check. 5. Keharusan pengambilancuti bagi karyawan yang berhak sehingga dapat dilakukan internal check secara tidak langsung oleh karyawan yang menggantikan. 6. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaan dengan pencatatannya. 7. Adanya tim khusus untuk melakukan control pelaksanaan pengendalian intern. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum, untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang dapat ditempuh yaitu :
digilib.uns.ac.id 12 1. Seleksi calon karyawan berdasar persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai jabatan masing-masing. 2. Adanya program pelatihan keahlian khusus untuk mendukung ketrampilan karyawan. C. Dokumen Flowchart Menurut Mulyadi (2008:60-63) bahwa sistem akuntansi dapat dijelaskan menggunakan bagan alir dokumen yang dapat dilukiskan dengan simbolsimbolyang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. Berikut ini adalah simbol-simbol standar yang mempunyai maknanya masing-masing. Nama Simbol Keterangan Dokumen Menggambarkan jenis dokumen, yang merupakan formulir jenis dokumen ang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Dokumen dan Tembusannya Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
digilib.uns.ac.id 13 Menggambarkan berbagai jenis Berbagai Dokumen dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dan nomor lebar dicantumkan di sudut kanan atas. Catatan Mengambarkan catatan akuntansi akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen. Penghubung pada halaman yang sama (On page connector) Sebagai penghubung untuk aliran dokumen pada halaman yang sama. Dangan memperhatikan nomor yang tercantum dalam simbol dapat
digilib.uns.ac.id 14 diketahui alirandokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan pada bagan alir. Akhir arus dokumen Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut Awal arus dokumen yang Awal arus dokumen berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. Pengolahan data dengan On-line computer process komputer secara online. Namun program ditulis di dalam simbol.
digilib.uns.ac.id 15 Keying (typing, verifying) Pemasukan data ke dalam komputer melaui on-line terminal Pita magnetik Arsip komputer yang berbentuk pita magnetic On-line Arsip komputer yang berbetuk on-line (di dalam memory komputer) Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengelolaan data.
digilib.uns.ac.id 16 Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika anak panah mengarah ke bawah dan ke kanan. Mulai dan berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. D. Perancangan dan Pengembangan Sistem 1. Perancangan Sistem dan Pengembangan Sistem Menurut Krismiaji Perancangan sebuah database pada dasarnya melibatkan enam tahap yang bersifat repetitif (berulang) (Krismiaji, 2005:142-145). a. Perencanaan (Planning) Tahap perencanaan memiliki tujuan untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan perancangan sistem database yang baru. b. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis) Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang diusulkan, menentukan persyaratan keras dan perangkat lunak, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
digilib.uns.ac.id 17 c. Perancangan Perancangan mencakup perancangan logis dan perancangan fisik. Kegiatan pokok dalam perancangan logis adalah melengkapi external level schema dan penerjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level schema. Perancangan fisik (Phisical Design) adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik. Tujuan perancangan database (Krismiaji, 2005: 143), adalah sebagai berikut : d. Lengkap Database harus berisi seluruh data (dan semua hubungan antardata) yang dibutuhkan oleh para pemakai. e. Relevan Daya akses data yang tersimpan harus dapat diakses oleh para pemakai yang berhak secara tepat waktu. f. Keterkinian Data yang tersimpan harus terpelihara keterkiniannya. g. Flesibilitas Database harus cukup fleksibel sehingga para pemakai dapat terpuaskan kebutuhan informasinya. h. Efisiensi Penyimpanan data harus dilakukan seefisien mungkin dengan menggunakan sesedikit mungkin sumber daya,
digilib.uns.ac.id 18 waktu yang diperlukan untuk memutakhirkan, memanggil, dan memelihara database harus diminimumkan. i. Efektivitas Biaya Data harus disimpan sedemikian rupa sehingga manfaat yang diharapkan dapat dicapai dengan mengeluarkan biaya sedikit mungkin. j. Integritas Database harus bebas dari berbagai macam kesalahan baik kesalahan yang tidak disengaja maupun kesalahan yang disengaja. k. Keamanan Database harus terlindungi dari kemungkinan hilang, rusak, dan pengaksesan secara tidak sah. Prosedur backup danrecovery harus dilaksanakan secara tepat sehingga database dapat dibangun kembali jika diperlukan. 2. Data Flow Diagram Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, diagram arus data (Data Flow Diagram) secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD dipergunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan untuk merencanakan sistem yang baru. Tidak ada cara yang ideal untuk mengembangkan DFD, karena masalah yang berbeda membutuhkan metode yang berbeda pula (2003:184).
digilib.uns.ac.id 19 DFD disusun dari empat elemen dasar yaitu sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Tujuan DFD adalah menyajikan diagram mengenai asal, arus, transformasi, penyimpanan, dan tujuan data. Oleh sebab itu, seluruh proses pengendalian dan kegiatan pengendalian harus diabaikan. Hanya langkah penting yang salah saja yang harus dimasukkan dalam DFD. a) Sumber dan Tujuan Data Simbol sumber dan tujuan dalam DFD mewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan atau dihasilkan sistem. Sebuah entitas dapat merupakan sumber dan tujuan. Simbol Nama Penjelasan Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi yang mengirim data ked an menerima data ke sistem yang diwakili oleh bujur sangkar. Tujuan data juga disebut sebagai kotak penampung data.
digilib.uns.ac.id 20 Arus data masuk atau keluar dari suatu Arus data proses diwakili oleh garis lengkung atau garis lurus dengan tanda panah diujungnya. Proses yang mentransformasi data dari masukan ke keluaran, diwakili oleh lingkaran. Lingkaran Proses transformasi ini disebut pula oleh gelembung. Tempat penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal.
digilib.uns.ac.id 21 Penyimpanan data Gambar II.1 Elemen-elemen Dasar Arus Data Penyimpanan data Sumber data Arus Data Proses Arus Data Proses Arus Data Arus Data Tujuan Data Arus Data Tujuan Data Gambar II.2 Contoh commit Diagram to user Arus Data
digilib.uns.ac.id 22 b) Arus Data Arus data mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data. Data yang melewati penyimpanan data, serta baik sumber atau tujuan data, harus bergerak melalui beberapa bentuk pemrosesan data atau melalui sebuah proses transformasi. Anak panah arus data diberi nama untuk menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca mengetahui dengan depat informasi apa yang mengalir; tidak dibutuhkan inferensi apapun untuk mengetahuinya. c) Proses Mewakili transformasi data. d) Tempat penyimpanan data Tempat penyimpanan data atau data store adalah tempat penyimpanan data baik secara permanen maupun temporer. DFD tidak memperlihatkan media penyimpanan secara fisik (seperti disk atau kertas), yang dipergunakan untuk penyimpanan data. Seperti juga dengan elemen-elemen DFD lainnya, nama penyimpanan data harus bersifat deskriptif. e) Kamus data (data dictionary) Arus data dan penyimpanan data secara umum merupakan kumpulan elemen-elemen data. f) Membagi DFD ke dalam Subdivisi
digilib.uns.ac.id 23 DFD dengan tingkat tertinggi disebut sebagi diagram konteks (context diagram). Diagram konteks memberikan pandangan secara ringkas pada pembaca atau suatu sistem. Diagram tersebut menunjukkan sistem pemrosesan data entitas eksternal yang merupakan sumber serta tujuan dari input dan output sistem. 3. Bagan Alir (Flowchart) Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2003:191) bagan alir adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian symbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. a) Bagan Alir Dokumen Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen melacak dokumen dari awal dibuat hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi. Bagan alir tersebut memperlihatkan asal setiap dokumen, distribusinya, tujuan penggunannya, tempat akhirnya, dan segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersevbut melewati sistemnya.
digilib.uns.ac.id 24 Bagan alir dokumen khususnya berguna untuk menganalisis kecukupan prosedur pengendalian di dalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan pemisahna fungsi. Bagan alir mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal sering kali disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart). b) Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem menunjukan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA. Bagan alir suatu sistem diawali dengan mengidentifikasi baik input yang memasuki sistem, maupun asal input tersebut. Input tersebut diikuti oleh bagian pemrosesan didalam bagan alir, yaitu langkah-langkah yang dilaksanakan atas data. c) Simbol-simbol Bagan Alir Bentuk simbol-simbol pada bagan alir menunjukkan dan mendeskripsikan proses yang dilaksanakan dan input, output, pemrosesan serta media penyimpanan yang dipergunakan. Simbol-simbol tersebut digambar dengan menggunkan software program atau dengan pola bagan alir (flowcharting template) yaitu sebuah plastik yang keras tapi fleksibel, dengan simbol-simbol yang telah dicetak diatasnya. Berdasarkan gambar flowchart, symbol-smbol untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjaedi empat kategori berikut ini :
digilib.uns.ac.id 25 1) Simbol masukan/keluaran (input/output symbols) mewakili alat atau media yang memberikan input untuk atau mencatat ouput dari suatu pemrosesan. 2) Simbol pemrosesan memperlihatkan jenis alatnyang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan proses diselesaikan secara manual. 3) Symbol penyimpanan (storage symbols) mewakili alat yang dipergunakan untuk menyimpan data yang saat ini sedang tidak dipergunakan oleh system. 4) Symbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang, yang juga mewakili suatu awal atau akhir bagan alir, waktu keputusan dibuat, dan watu untuk menambah catatan penjelasan dalam bagan alir.