APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

Transkripsi

1 Materi 1 APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN Menurut (Romney & Steinbart, 2003) Siklus pendapatan (Revenue) Siklus pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk fungsi. Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Tujuan yang akan di capai dalam perusahaan dalam pelaksaanan siklus pendapatan adalah : 1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat 2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen 3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian 4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan : 1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan a. Mengambil pesanan pelanggan b. Persetujuan kredit c. Memeriksa ketersediaan persediaan d. Menjawab permintaan pelanggan 2. Pengiriman barang a. Ambil dan pak pesanan b. Kirim pesanan 3. Penagihan dan piutang usaha a. Penagihan b. Pemeliharaan data piutang usaha c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan 4. Penagihan kas a. Menangani kiriman uang pelanggan b. Menyimpannya ke bank Tujuan Siklus Pendapatan Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Tujuan tujuan lain antaralain : a. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar b. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi) c. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat Mulyadi, Edisi 3,2001 1

2 d. Semua transaksi dicatat dengan akurat e. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian f. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan Penjualan Kredit 1. Departemen Penjualan Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan dipesan oleh pelanggan. 2. Departemen Kredit Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan. 3. Departemen Pengiriman Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang yang dipesan kepada pelanggan tersebut. 4. Prosedur Gudang Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang. 5. Departemen Penagihan Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai. 6. Departemen Pengendalian Persediaan Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). 7. Departemen Piutang Dagang Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya. Mulyadi, Edisi 3,2001 2

3 8. Departemen Buku BesarUmum Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan pada saat penutupan periode pemrosesan. 9. Retur Penjualan Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain : a. Penjual mengirim barang yang salah b. Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat c. Barang tersebut rusak pada saat pengiriman d. Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut Prosedur retur penjualan : a. Departemen penerimaan barang Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. b. Departemen penjualan Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan. c. Departemen kredit Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. d. Departemen penagihan Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. e. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan. f. Departemen buku besar umum Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Mulyadi, Edisi 3,2001 3

4 Penerimaan Kas a) Prosedur ruang penerimaan dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. b) Departemen penerimaan kas Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. c) Departemen piutang dagang Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. d) Departemen buku besar Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. e) Departemen kontroler Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini : 1. Salinan dari daftar permintaan pembayaran 2. Slip setoran bank yang diterima dari bank 3. Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang. f) Laporan keuangan yang dicatat : - Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit) - Buku pembantu piutang dagang - Buku pembantu penjualan - Buku besar Kategori file : 1. File pesanan penjualan terbuka adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi 2. File referensi data harga adalah daftar harga setiap barang dagangan 3. File sejarah penjualan adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai 4. File laporan pengiriman adalah Menyebutkan barang barang yang dikirim untuk periode tertentu 5. File memo kredit Adalah Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan. Mulyadi, Edisi 3,2001 4

5 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Perusahaan ini bernama PT. Pressindo Engineering Indonesia, yang didirikan pada tahun 2008 dan beralamat di Jl. Bengkong Sari Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustikajaya, Bekasi. Sebuah usaha yang berawal dari usaha kecil dan sekarang mulai berkembang menjadi perusahaan yang berkembang. Perusahaan ini menjual berbagai jenis sparepart dan alat-alat bubut yang akan diproduksi lagi oleh perusahaan yang membeli barang dari perusahaan ini. Dalam kegiatan usahanya, PT. Pressindo Engineering Indonesia hanya melakukan penjualan kredit. Adapun fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut : a. Pimpinan 1. Merencanakan dan mengkoordinir semua aktivitas perusahaan yaitu bidang operasi. 2. Mencari order dan membuat keputusan untuk menolak atau menerima pesanan. 3. Menetapkan sistem dan prosedur perusahaaan bidang operasi dan mengawasi pelaksanaannya. 4. Merumuskan kebijaksanaan perusahaan dibidang operasi serta pengembangannya b. Order Penjualan 1. Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan 2. Menerima pesanan dari pelanggan. 3. Mengecek stock dan melaporkan hasil cek stock barang setiap hari c. Gudang 1. Merapikan dan mendata barang-barang yang kosong 2. Mempersiapkan barang yang dipesan. 3. Mengecek faktur dan barang yang akan diserahkan ke pelanggan 4. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang 5. Melaporkan faktur ke bagian pencatatan d. Bagian Produksi dan Pengiriman 1. Melaksanakan kewenangan pesanan 2. Mengatur produksi pesanan 3. Memberi pengarahan kepada karyawan bagian produksi terhadap pesanan yang akan dikerjakan 4. Mengawasi jalannya proses produksi 5. Bertugas mengirimkan/menyerahkan segala bentuk pesanan ke pelanggan 6. Bertanggung jawab atas segala bentuk barang yang telah dikirimkan 7. Bertanggung jawab atas semua faktur yang telah divalidasi 8. Ikut membantu menyiapkan / membungkus barang yang dipesan oleh pelanggan. Mulyadi, Edisi 3,2001 5

6 e. Bagian Akuntansi 1. Bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar 2. Memasukkan data keuangan 3. Melaporkan informasi tentang keuangan Fungsi atau Bagian yang Terkait dalam Penjualan Kredit Pada PT. Pressindo Engineering Indonesia Sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia mempunyai bagian-bagian yang berhubungan dengan penjualan, hal ini dapat terlihat dari jenis usaha dan struktur organisasi perusahaan. Adapun fungsi atau bagian yang berhubungan dalam penjualan adalah sebagai berikut : 1. Bagian order penjualan Bagian ini bertanggung jawab melayani pelanggan sesuai surat pesanan, mengisi faktur penjualan dan menyerahkan faktur tersebut ke pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kredit. 2. Bagian Gudang Bagian ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman. 3. Bagian Produksi dan Pengiriman Bagian ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan mengirimkan atau menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pelanggan. 4. Bagian Penagihan Bagian ini bertanggung jawab dalam penagihan pembayaran kredit dari pelanggan. 5. Bagian Akuntansi Bagian ini bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar, memasukkan data keuangan dan melaporkan informasi tentang keuangan Dokumen Yang Digunakan Dalam pelaksanaan kegiatan penjualan diperlukan dokumen atau formulir sebagai bukti pendukung. Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan tunai pada PT. Pressindo Engineering Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Faktur Penjualan Kredit Faktur ini digunakan oleh PT. Pressindo Engineering Indonesia sebagai dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit. Faktur penjualan kredit ini dibuat 3 rangkap diisi oleh bagian order penjualan yang diserahkan kebagian kredit untuk diperiksa dan sebagai dokumen sumber untuk transaksi ke dalam jurnal. Mulyadi, Edisi 3,2001 6

7 2. Surat Order Penjualan Dokumen surat Order ini digunakan untuk bukti order baik dari bagian gudang maupun bagian pengiriman.. 3. Tanda Terima Barang Dokumen ini digunakan untuk bukti dari gudang atas barang yang diproduksi. 4. Surat Pengiriman Dokumen ini digunakan untuk bukti pada saat kegiatan pengiriman kepelanggan. 5. Surat Tagihan Dokumen ini digunakan pada saat penagihan kepada pelanggan atas kredit pelanggan. Prosedur Pelayanan Yang Sedang Berjalan Tabel Bagian dan Pekerjaan yang Sedang Berjalan Bagian yang ada padapt. PressindoEngineering Indonesia Pekerjaan bagian 1. Bagian Order Penjualan - Melayani pembeli - Memeriksa status kredit calon pembeli -Membuat Faktur Penjualan Kredit (FPK) sebanyak 2 lembar - Membuat Surat Order Penjualan (SOP) sebanyak 3 lembar - Membuat Surat Pengiriman (SP) 3 lembar - Mengarsip sementara FPK 1 - FPK 2 diserahkan kepada pembeli - SP 1 dan SP 2 diserahkan ke bagian Gudang - SP 3 dan SOP 3 diarsip tetap - Menyerahkan SOP 2 ke bagian Penagihan - Dan SOP 1 diserahkan kepada pembeli 2.Bagian Gudang - Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari Bagian Order Penjualan - Mengecek persediaan bahan baku - Menyiapkan bahan baku yang ada di gudang untuk diproses - Membuat Surat Pengantar Gudang (SPG) Mulyadi, Edisi 3,2001 7

8 sebanyak 2 lembar - Menyerahkan SP lembar 1 bersama barang dan SPG lembar 2 ke Bagian Produksi - Mengarsip tetap SP lembar 2 dan SPG lembar - Menerima SP lembar 1 bersama barang dan 3. Bagian Produksi dan Pengiriman SPG lembar 2 dari Bagian Gudang - Mencocokan SP lembar 1 dan SPG lembar 2 dengan barang - Memproses barang tersebut -Setelah barang selesai diproduksi maka dibuatkan Tanda Terima Barang (TTB) sebanyak 3 lembar - Melakukan pengiriman barang dan meminta paraf pembeli pada TTB - Lalu TTB lembar 3 diserahkan kepada pembeli bersama barang - Setelah itu mengarsip tetap TTB lembar 2 dan SPG lembar 2 - Menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1 ke Bagian Penagihan 4. Bagian Penagihan - Menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari Bagian Produksi dan Pengiriman - Selanjutnya diterima juga SOP lembar 2 dari Bagian Order Penjualan - Mencocokan TTB lembar 1, SP lembar 1 dan SOP lembar 2 - Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 3 lembar - Menyerahkan SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 ke Bagian Akuntansi - ST lembar 1 diserahkan kepada pembeli - ST lembar 3 diarsip tetap Mulyadi, Edisi 3,2001 8

9 5. Bagian Akuntansi - Menerima SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 dari Bagian Penagihan -Mencocokan kembali dokumen-dokumen tersebut untuk meminimalisir kesalahan - Melakukan pengisian kartu piutang - Melakukan penjurnalan - Dokumen SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP lembar 2 dan ST lembar 2 diarsip tetap. Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. Pressindo Engineering Indonesia Start Melayani pembeli Memeriksa status kredit calon pelanggan Membuat FPK 2 lembar Membuat SPO 3 Lembar Membuat SP 3 Lembar FPK 1 N FPK 2 SOP 1 SP 1 SP 2 SP 3 SOP 3 SOP 2 Pembeli 1 N 2 Ket : FPK SOP SP Gambar Bagian Order Penjualan = Formulir Penjualan Kredit = Surat Order Penjualan = Surat Pengiriman Mulyadi, Edisi 3,2001 9

10 1 SP 1 SP 2 Mengec ek bahan baku Menyiap kan bhn baku Membua t SPG 2lbr SP 1 SPG 2 SP 2 SPG 1 Bersama barang 3 N Ket : SP SPG Gambar Bagian Gudang = Surat Pengiriman = Surat Pengantar Gudang Mulyadi, Edisi 3,

11 3 SP 1 SPG 2 Mencoc okkan dg brg Mempro ses bhn baku Membua t TTB 3lbr Melakukan pengiriman brg dan Meminta paraf pembeli pd TTB TTB 3 TTB 1 SP 1 SPG 2 TTB 2 4 Pembeli N Gambar Bagian Pengiriman Ket : SP = Surat Pengiriman SPG = Surat Pengantar Gudang TTB = Tanda Terima Barang Mulyadi, Edisi 3,

12 4 2 TTB 1 SP 1 SOP 2 Mencoc okan TTB1, SP1& SOP2 Membuat ST 3lbr SP 1 SOP 2 TTB 1 ST 2 ST 1 ST 3 pembeli 5 N Gambar Bagian Penagihan Ket : SP TTB SOP ST = Surat Pengiriman = Tanda Terima Barang = Surat Order Penjualan = Surat Tagihan Mulyadi, Edisi 3,

13 5 SP 1 SOP 2 TTB 1 ST 2 Mencoc okan dokume n tsb Pengisia n kartu piutang penjurna lan jurnal SP 1 SOP 2 TTB 1 ST 2 N End Gambar Bagian Akuntansi Ket : SP TTB SOP ST = Surat Pengiriman = Tanda Terima Barang = Surat Order Penjualan = Surat Tagihan Mulyadi, Edisi 3,

14 Sistem Pengendalian Internal (SPI) Organisasi Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan system penjualan kredit, unsur pokok sistem pendalian intern dijabarkan sebagai berikut. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksankan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seseorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat penelusuran piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut di masa lalu. Dengan dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi kredit, risiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Seperti telah disebutkan diatas, berdasar unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Fungsi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi. Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, harus diperhatikan unsur pokok pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Mulyadi, Edisi 3,

15 Dengan penggunaan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi akan selalu tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu, dalam system penjualan kredit harus dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Seperti telah dijelaskan diatas, dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur perencanaan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keteilitian dan keandalannya. Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan Formulir Surat Order Penerimaan. Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari pembeli. Sebagai awal kegitan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman untuk memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi penyimpanan barang, fungsi pengiriman, dan fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan pemenuhuan order yang diterima dari pembeli. Persetujuan dimulainya kegitan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli. Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Fungsi Kredit dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Credit Copy (yang Merupakan Tembusan Surat Order Pengiriman). Seperti telah disebutkan diatas, untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa tanda tangan kepala bagian kredit dalam dokumen Credit copy, yang merupakan tembusan surat order pengiriman. Pengiriman Barang kepada Pelanggan Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman denga Cara Menandatangani dan Membubuhkan Cap Sudah Dikirim pada Copy Surat Order Pengiriman. Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman membubuhkan tanda tangan otorisasi dan cap sudah dikirim adak copy surat order pengiriman. Mulyadi, Edisi 3,

16 Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebgai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang. Penetapan Harga Jual, Syarat Penjualan, Syarat Pengangkutan Barang, dan Potongan Penjualan Berada Ditangan Direktur Pemasaran dengan Penerbitan Surat Keputusan Mengenai hal tersebut. Harga jual yang berlaku, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan harus ditetapkan oleh penjabat yang berwenang (misalnya direktur pemasaran). Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran. Terjadinya Piutang Diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada faktur Penjualan. Terjadinya piutang yang menyebabkan kekayaan perusahaan bertambah diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Faktur penjualan ini dibuat berdasarkan dokumen copy surat order pengiriman (Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman dan diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum). Pengisian informasi harga satuan dan syarat penjualan kedalam faktur penjualan harus didasarkan pada harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur pemasaran. Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagihan pada faktur penjualan berarti bahwa: 1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung (copy surat order pengiriman yang ditanda tangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditanda tangani oleh perusahaan angkutan umum). 2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran. 3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencantuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat (bill of lading). Pencatatan Ke Dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh penjabat yang berwenang. Dalam sistem penjualan kredit, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada Mulyadi, Edisi 3,

17 dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini: Pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Pencatatan ke Dalam Catatan Akuntansi harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi Wewenang Untuk Itu. Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah karyawan tersebut memuttakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Pencatatan kedalam kartu piutang diotorisasi oleh fungsi pencatatan piutang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (faktur penjualan). Pencatatan kedalam jurnal penjualan diotorisasi oleh bagian jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan). Praktik yang Sehat Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak. Didalam organisasi, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Dengan demikian untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengendalian formulir (dan dengan demikian pengendalian terhadap terjadinya transaksi keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan, formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan. Secara Periodik Fungsi Akuntansi Mengirim Pernyataan Piutang (Account Receivable Statement) kepada Setiap Debitur untuk Menguji Ketelitian Catatan Piutang yang Diselenggarakan oleh Fungsi Tersebut. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntasi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Untuk mengecek ketilitian catatan piutang perusahaan secar periodik fungsi akuntansi diharuskan membuat pernyataan piutang dan mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan. Mulyadi, Edisi 3,

18 Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secara periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan. Secara Periodik Diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan Rekening Kontrol Piutang dalam Buku Besar. Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan. Data dari dokumen sumber ini dicatat melalui dua jalaur: (1) dicatat kedalam jurnal dan kemudian diringkas kedalam rekening kontrol piutang dalam buku besar, (2) dicatat dalam kartu piutang sebagai rincian rekening kontrol piutang yang tercantum dalam buku besar. Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntasi yang dicatat direkening kontrol piutang dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Permasalahan Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia masih memiliki kelemahan, yaitu : 1. Analisis Prosedur Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan karena perusahaan tersebut masih menggunakan sistem manual. 2. Dari Segi Sistem Pengendalian Intern : a. Kurangnya pengawasan dari pemilik yang dikarenakan perusahaan masih menggunakan sistem kekeluargaan sehingga walaupun terdapat bagian bagian tersendiri dalam perusahan masih ada beberapa bagian yang tidak sesuai dengan sistem yang sudah diterapkan oleh perusahaan b. Bagian Order Penjualan mempunyai fungsi ganda yaitu sebagai penerima order dan melakukan pemeriksaan status kredit calon pembeli sehingga kemungkinan terjadi kesalahan lebih besar 3. Dari Segi Pencatatan Dokumen Dilihat dari dokumen dalam prosedur penulis dapat menganalisis bahwa penggunaan dokumen di sistem penjualan kredit ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan agar tidak menyulitkan dan memperlambat proses pelayanan apabila terjadi kehilangan dokumen. Dan pada PT. Pressindo Engineering Indonesia sistem pengarsipannya masih manual Mulyadi, Edisi 3,

19 4. Dari Segi Fungsi atau bagian yang terkait a. Analisis fungsi yang ada di PT. Pressindo Engineering Indonesia dari segi kinerjanya dapat dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi fungsi yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan, pengiriman, pembuatan surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara manual tanpa teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan kinerja menjadi kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam melaksanakan tugasnya sehingga menghasilkan data yang kurang teliti. b. Kurangnya karyawan yang digunakan pada setiap bagian dipenggang oleh satu orang karyawan yang sama sehingga dapat menimbulkan manipulasi data dalam penjualan kredit. Data alir Diagram (DFD) DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain. Komponen-komponen DFD terdiri atas : atau Terminator proses alur data peyimpanan data Terminator dapat disebut juga Kesatuan Luar, yaitu suatu unit kerja/ jabatan, atau sejenisnya yang berada di luar sistem tetapi memberi andil atas pemberian atau penerimaan data dari sistem secara langsung. Terminator dapat pula disebut dengan Sumber Pemberi Data (input), maupun Tujuan Pemberian Data (output). Proses adalah suatu tindakan yang akan diambil terhadap data yang masuk. Karena proses adalah tindakan, maka proses berisi kata kerja, Proses diberikan identifikasi (nomor) agar mempermudah sekuen untuk diagram detilnya. Alur data menggambarkan data yang mengalir dari terminator ke proses atau dari proses ke proses lainnya. Data yang dibawa oleh alur data harus disebutkan dan diletakkan di atas lambang alur data dan bila alur data digambar panjang, sebaiknya penulisan data mendekati lambang anak panahnya. Mulyadi, Edisi 3,

20 Penyimpanan data (data store) Data yang akan disimpan perlu ditempatkan ke satu tempat penyimpanan data. Data yang disimpan dapat berupa data manual maupun data digital. Untuk data digital, penyimpan data tersebut kelak akan dijadikan file data di komputer. Tingkatan dalam DFD Ada beberapa istilah untuk menyebut tingkatan dalam DFD : 1. Context Diagram (Diagram Hubungan, Level 0) Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi boundary Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink. Hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store. 2. Diagram Zero (Diagram 0, Level 1) Diagram yang menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem, merupakan perincian daripada proses di context diagram. Perlihatkan data store yang digunakan. Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan harus terpelihara. 3. Diagram Rinci (Level 2, Level 3, dst) Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya. Balancing dalam DFD Aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari rincian proses tersebut. Bagan alir dokumen Menurut Mulyadi (2008;60) untuk menganalisis suatu sistem akuntansi adalah menggunakan simbol-simbol standar yang menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem tertentu. Mulyadi, Edisi 3,

21 Tabel Simbol-simbol standar beserta maknanya Simbol Nama Simbol Makna Simbol Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Faktur 2 1 Dokumen dan tembusannya Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Berbagai dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Catatan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada Simbol ini digunakan untuk halaman yang sama menghubungkan aliran dokumen karena (on-page connector) keterbatasan ruang halaman. Penghubung pada Simbol ini digunakan untuk menunjukkan halaman yang kemana dan bagaimana bagan alir terkait berbeda (off-page satu sama lain dengan yang lainnya karena connector) diperlukan lebih dari satu halaman. Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Mulyadi, Edisi 3,

22 Keterangan, komentar Simbol ini digunakan untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan On-line computer process Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Keying (typing, verifying) Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Pita magnetik (magnetic tape) Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. On-line storage Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line. Ya Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Tidak Mulyadi, Edisi 3,

23 Garis alir (flowline) Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Persimpangan garis alir Simbol ini menunjukkan dua garis alir yang bersimpangan. Pertemuan garis alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Mulai/berakhir (terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Dari pemasok Masuk ke sistem Simbol ini digunakan untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir. Sumber: Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, 2008 Mulyadi, Edisi 3,

24 TERIMA KASIH Mulyadi, Edisi 3,