BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Istilah manajemen berasal dari kata management (bahasa inggris), turunan dari kata to manage yang artinya mengurus atau tata laksana atau ketatalaksanaan. Manajemen Dapat di artikan dengan berbagai cara dan sudut pandang. Sehingga manajemen dapat diartikan bagaimana cara manager (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang membantu agar usaha yang sedang dilaksanakan mencapai tujuan. Sedangkan definisi manajemen (Daryanto&Abdullah 2013)menurut bebera ahli adalah : Menurut George R. Terry (1966) dalam bukunya yang berjudul Priciples of Management memberika definisi : adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, perorganisasian, pergerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Harold Koontz & O Donnel (1972) dalam bukunya yang berjudul Priciples of Management mengemukakan : adalah berhubungan den gan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain Sudah dijelaskan bahwa manajemen merupakan sutu proses pencapaian tujuan. Untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien maka harus didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. Prinsip manajemen adalah dasar dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok dan tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. 12
Dalam praktiknya harus di usahakan agar prinsip manajemen I ini hendaknya tidak menjadi suatu kendala yang menghambat karena prinsip ini bisa berubah sesuai dengan kebutuhan. 2.1.2 Prinsip Manajemen Sudah dijalskan diatas bahwa manajmen itu berarti proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Untuk dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien maka harus didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. Prinsip manajemen adalah dasar dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam praktiknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen hendaknya tidak mempersulitkan melainkan mempermudah dalam penerapannya dengan bisa diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan 2.1.3 Fungsi Manajemen Fungsi manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas yang bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Menurut Henry Fayol mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari : 1. Planning (perencanaan) 2. Organizing (Pengorganisasian) 3. Commanding (Pemberian Komando) 4. Coordinating (Pengkoordinasian) 5. Controlling (Pengawasan) 2.1.4 Bidang Manajemen Kemajuan ilmu pengetahuan terjadi di segala bidang dan rumpun ilmu. Khusus ilmu manajemen terdapat beberapa bidang serta fungsi dari masin-masing bidang manajemen itu sendiri. Adapun bidang kajian yang dimaksud salah satunya adalah 1. Manajemen Perkantoran 2. Sekretaris. 13
2.2 Manajemen Perkantoran Dan Sekretaris 2.2.1 Manjemen Perkantoran Manajemen administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson (1950), manajem Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan tujuan yang telah ditentukan. Adapun Institute of Administrative Management (anonymous, 2002) pada pertengahan tahun 1990-an mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat,dan menganalisis informasi, baik merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi. Dari devinisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib perkejaan administrasi perkantoran (Quible,2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. Menururt Quible (2001), ada 5 (lima) jenis office support functions adalah: 1. Fungsi Rutin 2. Fungsi Teknis 3. Fungsi Analisis 4. Fungsi Interpersonal 5. Fungsi Manajerial 14
2.2.2 Sekretaris Kata Sekretaris berasal dari kata secret yang artinya rahasia. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya. Definisi sekretaris menurut beberapa para ahli, yaitu : Menurut M. Braum dan Ramon(1954), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya. Menurut Sutarto (1997) sekertaris adalah sessorang yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas tugas administrasi lainnya. Menurut Fowler (1970), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya. Jadi, Sekretaris adalah seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan dalam kegiatan tulis menulis, catat mencatat, menyusun laporan untuk rapat dan menyusun jadwal kegiatan. 15
2.2.3 Fungsi Sekretaris Dalam sebuah kantor seorang pimpinan membutuhakan sekretaris untuk membantu meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama dalam tugastugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya dengan baik, Maka dari itu, fungsi sekretaris berperan penting dalam sebuah kantor atau perusahaan. Beberapa fungsi sekretaris yaitu : 1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris. 2. Menangani informasi untuk pimpinan, yaitu: Semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, meyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi. 3. Menjadi jembatan penghubung yaitu: Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan. Ketiga fungsi sekretaris tersebut di atas, apabila dikaji lebih jauh maka sekretaris diharapkan : a. Mampu mengikuti derap dan langkah yang positif dari pimpinan. b. Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan pimpinanya. Sekretaris berfungsi membantu pimpinan dalam memulai sampai menuntaskan suatu pekerjaan. Sekretaris harus mampu membantu mengatasi kesibukan dan kesulitan pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan efisien serta cara penyederhanaan penyelesaian suatu pekerjaan. Fungsi sekretaris dalam menangani informasi adalah membantu pimpinan agar berhasil mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan serta 16
membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas manajerialnya berdasarkan informasi yang diterimanya, yang kemudian sekretaris melaksanakan tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya. 2.2.4 Peran Sekretaris Sekretaris mempunyai peran dan tugas yang hampir sama dengan administrasi perkantoran, hanya saja sekretaris mempunyai tugas untuk memberi alur komunikasi antara atasannya dengan sekitar lingkungan pekerjaanya. Ada juga peranan seorang sekretaris yang lain menurut Hartiti dan Tharyono (2003:6) sebagai berikut: 1. Penjaga/beranda perusahaan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya dan tidak saling bertabrakan. 2. Filter dan pengelola informasi. Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasiinformasi yang diperlukan pimpinan. 3. Asisten pribadi/tangan kanan pimpinan. Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan. 4. Secret keeper/pemegang rahasia. Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak. a. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat. b. Penghubung atau humas. Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar. 17
2.2.5 Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah : 1. Menerima dikte dari pimpinan 2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi) 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting 4. Menerima tamu-tamu pimpinan 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainya. 7. Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting Menurut Hartiti & Haryono (2004:7-8) tugas-tugas sekretaris yaitu: 1. Menurut wewenangnya a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan. b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan. c. Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasarinisiatif. 18
2. Menurut jenis tugasnya. a. Tugas administrasi/perkantoran, tugas yang berhubungan dengan tulismenulis, dokumentasi, dan pengetikan. b. Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas komunikasi. c. Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan. d. Tugas sosial e. Tugas insidenti Menurut pendapat Ursula Ernawati (2004:14), tugas-tugas sekretaris pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi : 1. Tugas rutin 2. Tugas Idental berdasarkan instruksi 3. Tugas kreatif Berikut ini uraian mengenai masing-masing dari tugas sekretaris diatas menurut Ursula Ernawati (2004:15-17) : 1. Tugas rutin Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description-nya. Adapun tugas rutin sekretaris adalah : a. Membuka surat untuk pimpinan b. Menyusun/ membuat surat untuk kepentingan pimpinan c. (korespondensi) d. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan e. Menerima telepon dan menelepon f. Mengerjakan filing (berkas) g. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan h. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk i. menciptakan kenyamanan kerja j. Menyiapkan pembuatan lapoaran k. Mengelola kas kecil (petty Cash) 19
2. Tugas indental Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksankan instruksi (tugas-tugas) antara lain : a Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut) Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan Mengurus masalah dengan baik Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaranm biaya perjalanan dinas) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia 3. Tugas Kreatif Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif : a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperboleh promosi jabatan b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan 20
c. Membuta perencanaan kerja d. Mengumpilkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan. 2.2.6 Jenis Jenis Sekretaris Jenis jenis sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut pandang peninjauannya serta tugas dan peran sekretaris itu sendiri. berikut adalah jenis-jenis sekretaris : 1. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan, koordinasi, pengendalian. Jadi sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi manajemen yang terdiri: planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan sekretaris pimpinan (private secretary). 2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinanya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hany untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan. 21
3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara perorangan. Dari beberapa jenis sekretaris di atas, dapat di simpulkan bahwa sekretaris mempunyai bermacam-macam jenis pekerjaan, tugas dan tanggung jawab. Dan pada intinya sekretaris merupakan sebuah profesi yang tugasnya membantu pimpinannya dalam berbagai aspek pekerjaannya. 2.2.7 Kualifikasi Jabatan Sekretaris Dimasa yang akan datang sekretaris dituntut untuk mampu berfikir kritis dan mempunyai tindakan professional. Profesional dalam hal ini adalah bekerja dengan baik dan sungguh-sungguh sebgaimana yang di tuntut profesinya. Untuk berfikir kritis diperlukan pengetahuan yang luas baik dalam bidangnya maupun dalam bidang yang lain, dan masih mempunyai kaitan yang sama bahkan dengan pengetahuan umum yang dimiliki. Kualifikasi yang harus di kuasai dalam bidang pekerjaan menjadi sekretaris memiliki berbagai macam jenis, namun apabila dikualifikasikan dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Syarat pengetahuan, meliputi: a. Pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi. b. Pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya,pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan. c. Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial. 2. Syarat keterampilan, artinya sekretaris disamping dituntun mempunyai pengetahuan juga keterampilan menerapkan pengetahuannya untuk keterampilan kerja. Keterampilan yang dituntut meliputi : a. Keterampilan berkomunikasi b. Korespondensi 22
c. Tata kearsipan, dan d. Terampil dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya. 3. Syarat kepribadian, yang memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyaratnya kepribadian lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya. Kepribadian yang menarik adalah kepribadian yang dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggungjawab, loyalitas, sopan dan jujur. Hal yang menunjang kepribadian meliputi: a. Dalam penampilan misalnya : kebersihan pribadi, kerapian pribadi, berbusana yang serasi, penampilan yang menarik. b. Berbicara yang baik misalnya : intonasi dan volume suara yang enak didengar, penyampaian yang sistematis. c. Sikap bisnis misalnya: setia, dapat dipercaya, ramah tamah dan penuh perhatian, dapat bekerjasama, menghargai waktu. 23