PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-WKM/02 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Hal 1 dari 7
FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 7
1. Tujuan 1.1. Memberikan pedoman kepada seluruh jajaran PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri dalam melakukan pengendalian terhadap semua rekaman yang dihasilkan di lingkungan perusahaan, sehingga memudahkan perolehan bilamana diperlukan. 1.2. Terselenggaranya tertib administrasi dalam aspek pengelolaan bukti kerja (rekaman) di semua lini di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 1.3. Menjamin tersedianya data/bukti kerja yang dapat dipergunakan untuk melakukan analisis bagi peningkatan mutu kegiatan. 1.4. Menjamin ketelusuran bilamana terjadi ketidaksesuaian sehingga dapat dilakukan perbaikan baik pada proses maupun pada output yang dihasilkan. 1.5. Memberikan bukti bahwa kegiatan telah dilakukan sesuai dengan persyaratan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup identifikasi, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, dan dokumentasi rekaman mutu hasil proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Rekaman adalah dokumen yang berisikan bukti objektif pelaksanaan suatu kegiatan. 3.2. PT. BUM : PT.. 3.3. Direktur : Direktur PT.. 3.4. PSM : Prosedur Sistem Mutu. 4. Referensi 4.1. Pedoman Mutu PT. (PDM/BUM/01) 4.2. SNI-ISO 9001 : 2008. Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Hal 3 dari 7
5. Ketentuan Umum 5.1. Rekaman yang harus dikendalikan sekurang kurangnya meliputi (1) rekaman yang dihasilkan sebagai konsekuensi dari penerapan Prosedur atau Instruksi Kerja atau penerapan SMM ISO 9001 : 2008, (2) rekaman yang timbul sebagai konsekuensi diselenggarakan kegiatan, tetapi belum diakomodasikan melalui PSM, ISK yang merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan. 5.2. Masa simpan/retensi yang ditetapkan harus mengacu pada peratuiran yang berlaku sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku di lingkungan PT.. 5.3. Masa simpan/retensi yang belum diatur dalam peraturan yang berlaku dapat ditetapkan oleh internal PT.. 5.4. Pengambilan rekaman hanya boleh dilakukan oleh Pengendali Dokumen untuk menghindari kesimpangsiuran keluar masuknya bukti kerja. 5.5. Rekaman harus dijamin ada pada tempatnya bilamana diperlukan, dan apabila ada pihak lain yang menggunakan, maka Pengendali Dokumen harus melakukan pencatatan. Hal 4 dari 7
6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 5 dari 7
6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1. Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi harus melakukan identifikasi seluruh rekaman mutu yang dihasilkan dari proses penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan ruang lingkup yang ditetapkan. Kegiatan 2 Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi mencatat rekaman mutu yang sudah teridentifikasi dan dikelompokkan ke formulir Daftar Rekaman Mutu. Hasil identifikasi dilaporkan kepada Wakil Manajemen/Deputi Wakil Manajemen. Kegiatan 3 General Manager/Manager melakukan verifikasi hasil identifikasi rekaman mutu. General Manager/Manager harus memastikan semua rekaman telah tercatat dalam daftar induk rekaman mutu. General Manager/Manager menetapkan masa retensi dari setiap rekaman mutu mengacu pada peraturan dan/atau ketentuan yang berlaku. Kegiatan 4. Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi menyusun dan mengelompokkan rekaman berdasarkan katagori yang ditetapkan untuk memudahkan penelusuran bilamana diperlukan. Kegiatan 5. Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi menyimpan rekaman sesuai kelompok yang ditetapkan. Kegiatan 6 Setiap periodik, Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi memeriksa rekaman mengacu retensi rekaman yang ditetapkan.. Kegiatan 7. General Manager/Manager menetapkan tindakan yang harus dilakukan sebagai tindak lanjut atas rekaman mutu yang melebihi retensi yang ditetapkan.. Hal 6 dari 7
Untuk suatu kepentingan organisasi, rekaman mutu yang sudah melebihi masa retensi penyimpanan dapat dimusnahkan atau tidak sesuai tingkat kepentingan. Kegiatan 8. Pengendali Dokumen/Staf Admnistrasi harus memusnahkan rekaman mutu yang melebihi masa retensi penyimpanan dan ditetapkan untuk dimusnahkan. Kegiatan 9 Untuk rekaman mutu yang telah melebihi masa retensi tetapi tidak dimusnahkan, maka pengendali dokumen/staf administrasi menyerahkan rekaman mutu disertai daftar rekaman mutu kepada fungsi umum baik yang ada di kantor pusat atau di kebun (AGR) atau di pabrik kelapa sawit. Penetapan fungsi umum di kantor pusat berada dibawah koordinasi GM HRD. Fungsi umum di kebun dan di pabrik kelapa sawit berada dibawah koordinasi KTU 7. Daftar Dokumen Pendukung. Daftar Rekaman Mutu (FRM/JKO-WKM/08). 8. Lampiran Tidak ada Hal 7 dari 7