USER MANUAL APLIKASI PENGGAJIAN (PAYROLL APPLICATION) Panduan Penggunaan Aplikasi Penggajian Versi 1.0 (Juli 2014) http://igracias.telkomuniversity.ac.id/ 1
DAFTAR ISI Daftar Isi... 2 Daftar Gambar... 3 Daftar Tabel... 3 Navigasi Aplikasi Penggajian... 4 Login... 6 Employee Payroll (Penggajian Pegawai)... 7 Generate Payroll (Bangkitkan Penggajian)... 9 Close Payroll (Tutup Penggajian)... 9 Increase Basic Salary (Naikkan Gaji Dasar)... 9 Edit Payroll (Ubah Penggajian)... 9 Payroll History (Riwayat Penggajian)... 16 Salary Difference (Selisih Gaji)... Error! Bookmark not defined. Employee Allowance (Tunjangan Pegawai)... Error! Bookmark not defined. Generate Allowance (Membangkitkan Tunjangan)... 17 Edit Allowance (Ubah Tunjangan)... 18 Payroll Component Setting (Pengaturan Komponen Penggajian)... 19 Add Component (Tambah Komponen)... 20 Edit Component (Ubah Komponen)... 22 Delete Component (Hapus Komponen)... 24 Employee Payroll Report (Laporan Penggajian Pegawai)... 25 Report Payroll Bank Transfer (Laporan Transfer Bank)... 25 2
Print Bank Transfer Report (Cetak Laporan Transfer Bank)... 27 Payroll History (Riwayat Penggajian)... Error! Bookmark not defined. DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Navigasi Aplikasi Penggajian... 5 Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-gracias... 6 Gambar 3 Tampilan Halaman Login I-Gracias dengan Single Account(a) ; dengan Account Lama(b)... Error! Bookmark not defined. Gambar 4 Tampilan Halaman Kelola Komponen Penggajian... 19 Gambar 5 Tampilan Halaman Cetak Laporan Penggajian Pegawai... 25 DAFTAR TABEL Tabel 1 Tabel Navigasi Aplikasi Penggajian... 5 Tabel 2 Navigasi pada Edit Payroll (Ubah Penggajian)... 11 3
NAVIGASI APLIKASI PENGGAJIAN Aplikasi Penggajian yang dibuat oleh Sistem Informasi Universitas Telkom bertugas mencatat dan memproses data gaji pegawai, dimana data tersebut digunakan sebagai dasar besarnya jumlah gaji yang dibayarkan kepada pegawai atas layanan yang mereka berikan. Mengingat pentingnya peranan Aplikasi Penggajian, maka aplikasi tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi unit Sumber Daya Manusia dengan cara memberi informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan. Navigasi Aplikasi Penggajian secara umum dapat dilihat pada Gambar 1. 2 1 3 4 5 6 7 4
GAMBAR 1 NAVIGASI APLIKASI PENGGAJIAN TABEL 1 TABEL NAVIGASI APLIKASI PENGGAJIAN N O. N A M A K E T E R A N G A N 1 BUTTON ACTION Fasilitas untuk melakukan suatu aksi generate payroll, close payroll, atau increase basic salary 2 FILTER Fasilitas untuk melihat gaji berdasarkan periode gaji pegawai (bulan dan tahun) dan dapat menyaring gaji berdasarkan status pegawai dan/ atau lembaga. 3 SHOW BY ENTRY Fasilitas untuk menampilkan data gaji pegawai berdasarkan jumlah entry yang dipilih. 4 SEARCH Fasilitas untuk mencari data yang akan dicari. 5 IMAGE ACTION Edit Payroll : Fasilitas untuk mengubah jumlah gaji pegawai pada bulan tersebut, berdasarkan komponen-komponen tertentu. Payroll History : Fasilitas untuk melihat riwayat gaji pegawai pada periode-periode (bulan) sebelumnya. 6 ENTRIES INFORMATION Showing 1 to 20 of 484 entries berarti menampilkan data ke-1 sampai data ke-20 dari 484 data yang ada. 7 PAGES Fasilitas untuk pindah ke halaman pertama, halaman sebelumnya, halaman berikutnya, atau halaman terakhir, serta informasi nomor halaman yang sedang dilihat. 5
LOGIN Pengaksesan Aplikasi Penggajian memerlukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user. Pengecekan privilege user dilakukan di halaman login, seperti gambar di bawah ini. Uniform Resource Locator (URL) Aplikasi Penggajian yaitu di http://igracias.telkomuniversity.ac.id GAMBAR 2 TAMPILAN HALAMAN DEPAN I-GRACIAS Aplikasi ini didesain agar dapat digunakan oleh lembaga-lembaga yang ada di bawah Universitas Telkom sehingga admin SDM mempunyai satu akun untuk mengakses aplikasi ini. Masing-masing lembaga hanya dapat melihat dan mengubah data penggajian pegawai di lembaga tersebut.. 6
Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Sistem Manajemen Kepegawaian adalah sebagai berikut : 1. Buka Sistem Kepegawaian pada URL http://igracias.telkomuniversity.ac.id 2. Masukkan username dan password pada kotak isian masing-masing, sesuai dengan username dan password yang telah terdaftar sesuai dengan user dalam user group 3. Klik tombol Login Setelah berhasil melakukan login, maka pengguna akan masuk dalam sistem Human Resource, dimana salah satu menu pada sistem tersebut adalah penggajian. Dalam menu penggajian (payroll), terdapat 6 buah submenu yang dibutuhkan untuk mengelola penggajian pegawai. Submenu tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penggajian Pegawai (Employee Payroll) 2. Selisih Gaji (Salary Difference) 3. Tunjangan Gaji (Employee Allowance) 4. Pengaturan Komponen Gaji (Payroll Component Setting) 5. Laporan Transfer Gaji (Report Payroll Bank Transfer); dan 6. Laporan Penggajian Pegawai (Employee Payroll Report) EMPLOYEE PAYROLL (PENGGAJIAN PEGAWAI) Pada submenu ini, admin SDM dapat melihat jumlah pendapatan, jumlah potongan, serta jumlah total dari masing-masing pegawai berdasarkan periode penggajian tertentu. Submenu ini juga menyediakan fungsionalitas untuk membangkitkan penggajian pada bulan tertentu berdasarkan gaji bulan sebelumnya, menutup proses penggajian, dan juga menaikkan gaji dasar pegawai. View Payroll 7
Informasi tabel tampilan menu Penggajian Pegawai adalah sebagai berikut : NIP (Employee ID) : Nomor Induk Pegawai Nama Lengkap (Full Name) : Nama lengkap pegawai Pendapatan (Revenue) : Jumlah pendapatan pegawai pada periode penggajian tertentu Potongan (Deduction) : Jumlah potongan gaji pegawai pada periode penggajian tertentu 8
Total Gaji (Salary) : Total gaji pegawai yang didapatkan dari jumlah pendapatan dikurangi dengan jumlah potongan gaji pegawai pada periode penggajian tertentu Aksi (Action) : Aksi untuk mengubah jumlah komponen gaji atau melihat riwayat penggajian pada periodeperiode penggajian sebelumnya GENERATE PAYROLL (BANGKITKAN PENGGAJIAN) Generate Payroll adalah sebuah fitur yang digunakan untuk membangkitkan penggajian pada periode tertentu. Dengan menekan tombol Generate Payroll atau Bangkitkan Penggajian, maka aplikasi akan secara otomatis membangkitkan penggajian yang mengacu pada penggajian pada bulan sebelumnya. Tombol ini juga memungkinkan admin SDM untuk dapat melakukan perubahan pada penggajian pegawai yang ingin diubah jumlah komponen gajinya. CLOSE PAYROLL (TUTUP PENGGAJIAN) Jika admin SDM sudah melakukan perubahan pada gaji setiap pegawai dan penggajian pada bulan tersebut sudah dilaksanakan, maka admin SDM dapat mengakhiri periode penggajian tersebut dengan menekan tombol Close Payroll atau Tutup Penggajian. Ketika admin SDM telah menekan tombol tersebut, maka penggajian pada bulan tersebut tidak dapat diubah lagi, karena dianggap telah selesai. INCREASE BASIC SALARY (NAIKKAN GAJI DASAR) Setiap tahun, gaji dasar pegawai akan naik sebesar 8%. Fitur ini disediakan agar gaji dasar setiap pegawai naik sebesar 8% secara otomatis pada bulan yang diinginkan setiap kali admin SDM menekan tombol Increase Basic Salary atau Naikkan Gaji Dasar. Persentase gaji dasar pegawai pada bulan tersebut akan menjadi 108%, tetapi akan kembali menjadi 100% pada bulan berikutnya. EDIT PAYROLL (UBAH PENGGAJIAN) Edit Payroll merupakan sebuah fitur yang disediakan Aplikasi Penggajian agar admin SDM dapat mengelola gaji masing-masing pegawai berdasarkan presentase dan jumlah pada komponen pendapatan dan komponen potongan. Pada fitur ini, admin SDM juga dapat menambahkan atau mengurangi komponen gaji serta mencetak slip gaji dan SKPG pegawai. 9
Edit Payroll 2 1 4 5 3 6 8 7 10
TABEL 2 NAVIGASI PADA EDIT PAYROLL (UBAH PENGGAJIAN) N O M O R K E T E R A N G A N Tombol untuk mencetak slip gaji (Salary Slip), SKPG (Surat Keterangan Penghasilan Gaji), dan 1 bukti pajak (Tax Evidence). 2 Data pegawai yang akan diubah gajinya. 3 Navigasi untuk melihat gaji bulan sebelumnya atau bulan sesudahnya. Komponen pendapatan pegawai. Komponen pendapatan wajib (dapat diatur pada submenu 4 Pengaturan Komponen Gaji) tidak dapat dihapus, sehingga tetap ada pada setiap periode penggajian. Tetapi untuk komponen yang tidak wajib, dapat dihapus atau ditambahkan. Persentase dan jumlah dari sebuah komponen gaji. Jumlah tersebut akan dikalikan dengan 5 persentase sehingga akan dihasilkan jumlah gaji dari komponen tersebut. Komponen potongan gaji pegawai. Komponen potongan wajib (dapat diatur pada submenu 6 Pengaturan Komponen Gaji) tidak dapat dihapus, sehingga tetap ada pada setiap periode penggajian. Tetapi untuk komponen yang tidak wajib, dapat dihapus atau ditambahkan. 7 Total gaji yang diterima pegawai, yang merupakan hasil pengurangan komponen pendapatan dengan komponen potongan gaji pegawai. 8 Total gaji pegawai dalam huruf. Setelah selesai melakukan perubahan gaji seorang pegawai, maka admin SDM harus menekan tombol Update atau Ubah yang terdapat pada halaman Edit Payroll, sehingga gaji pegawai pada bulan tersebut disimpan ke dalam database. 11
Slip Gaji Pegawai 12
Surat Keterangan Penghasilan Gaji 13
14
Bukti Pajak Penghasilan 15
PAYROLL HISTORY (RIWAYAT PENGGAJIAN) Fitur ini bertujuan untuk melihat riwayat penggajian pegawai pada periode-periode penggajian sebelumnya, tetapi tidak dapat diubah. Fitur ini akan menampilkan jumlah gaji pegawai setiap bulan sampai pada periode terakhir penggajian ditutup. Pada kolom aksi, akan terlihat jelas detail tiap komponen pada bulan tersebut. View Payroll History 16
GENERATE ALLOWANCE (MEMBANGKITKAN TUNJANGAN) Untuk membangkitkan tunjangan pegawai, maka pengguna harus menekan tombol Generate Allowance atau Bangkitkan Tunjangan terlebih dahulu. Setelah itu, akan muncul tampilan untuk memilih jenis tunjangan yang akan dibangkitkan. Untuk THR dapat dibangkitkan berdasarkan agama yang akan diberikan tunjangan tersebut. Generate Allowance Setelah mengisi nama tunjangan, jumlah, dan tanggal pembayaran, serta agama jika jenis tunjangan adalah THR, tekan tombol Generate agar tunjangan tersebut muncul pada halaman View Employee Allowance. 17
EDIT ALLOWANCE (UBAH TUNJANGAN) Tidak semua pegawai mendapatkan tunjangan yang sama. Misalnya, tunjangan pendidikan hanya diberikan kepada pegawai yang sedang menempuh pendidikan dan dibiayai oleh Yayasan Pendidikan Telkom. Sehingga, diperlukan sebuah fitur untuk menambahkan atau mengurangi jenis tunjangan yang tidak diperoleh setiap pegawai (tunjangan yang tidak dapat di-generate untuk semua pegawai atau berdasarkan agama). EditAllowance Untuk menambahkan komponen tunjangan untuk seorang pegawai, tekan Add New Component dan pilih jenis tunjangan, serta isikan tanggal pembayaran (Date of Payment) dan jumlah tunjangan yang diterima (Amount). Untuk mengurangi komponen tunjangan, tekan [-] agar komponen tersebut terhapus dari tunjangan periode tersebut. Setelah selesai, tekan tombol Update agar perubahan tersimpan ke database. 18
PAYROLL COMPONENT SETTING (PENGATURAN KOMPONEN PENGGAJIAN) Pengaturan komponen penggajian ini diperlukan untuk menambahkan atau mengurangi suatu komponen sehingga dapat dipilih ketika akan memasukkan komponen dalam penggajian pegawai atau tunjangan pegawai. Revenue Deduction Allowance GAMBAR 3 TAMPILAN HALAMAN KELOLA KOMPONEN PENGGAJIAN 19
ADD COMPONENT (TAMBAH KOMPONEN) Add Revenue Component Add Revenue Component adalah fitur untuk menambahkan komponen pendapatan untuk penggajian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Masukkan nama komponen pendapatan - Apakah komponen tersebut adalah komponen pendapatan wajib, yang harus ada tiap bulan? Isikan pada field pilihan Regularly - Jika komponen tersebut memerlukan detail untuk jumlah minimal dan jumlah maksimal, maka tekan tombol Add Component Detail. Hal ini digunakan untuk penggajian yang memerlukan data jabatan pegawai. - Setelah selesai memasukkan data komponen pendapatan, tekan tombol Add atau Tambah untuk menyimpan komponen tersebut. 20
Add Deduction Component adalah fitur untuk menambahkan komponen potongan untuk penggajian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Masukkan nama komponen potongan - Isi pilihan Regularly dan Show Period - Masukkan nama bank dan nomor rekening pegawai - Setelah selesai memasukkan data komponen potongan, tekan tombol Add atau Tambah untuk menyimpan komponen tersebut. Add AllowanceComponent Add DeductionComponent Add Allowance Component adalah fitur untuk menambahkan komponen tunjangan untuk penggajian yang selanjutnya dapat diatur melalui halaman View Allowance dengan membangkitkan tunjangan yang telah ditambahkan. Langkahlangkah menambahkan komponen tunjangan adalah sebagai berikut : - Masukkan nama komponen tunjangan - Setelah selesai memasukkan data komponen tunjangan, tekan tombol Add atau Tambah untuk menyimpan komponen tersebut. - 21
EDIT COMPONENT (UBAH KOMPONEN) Edit Revenue Component Edit Revenue Component adalah fitur untuk mengubah data komponen pendapatan untuk penggajian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Ubah data yang ingin diubah - Pastikan semua field telah terisi - Tekan tombol Edit agar perubahan yang dilakukan tersimpan pada database 22
Edit Deduction Component merupakan fitur untuk mengubah data potongan untuk penggajian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Ubah data yang ingin diubah - Pastikan semua field telah terisi - Tekan tombol Edit agar perubahan yang dilakukan tersimpan pada database Edit AllowanceComponent Edit DeductionComponent Edit Allowance Component merupakan fitur untuk mengubah data tunjangan untuk penggajian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Ubah nama komponen tunjangan - Tekan tombol Edit agar perubahan yang dilakukan tersimpan pada database 23
DELETE COMPONENT (HAPUS KOMPONEN) Untuk menghapus suatu komponen, baik itu komponen pendapatan, potongan, maupun tunjangan, memiliki langkah-langkah yang sama. Berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus sebuah komponen penggajian : - Tekan tombol Delete Component ( ) - Lalu akan muncul dialog box seperti gambar berikut - Pilih OK jika ingin menghapus komponen atau Cancel untuk membatalkan penghapusan komponen - Jika memilih OK, maka akan ada konfirmasi bahwa komponen tersebut telah berhasil dihapus 24
EMPLOYEE PAYROLL REPORT (LAPORAN PENGGAJIAN PEGAWAI) Menu Laporan Penggajian Pegawai digunakan sebagai laporan penggajian untuk semua pegawai dari semua unit yang ada dalam sebuah lembaga. Laporan ini memuat semua detail pendapatan dan potongan gaji pegawai yang ada dalam sebuah periode penggajian, serta jumlah gaji yang dibayarkan kepada pegawai. Employee Payroll Report GAMBAR 4 TAMPILAN HALAMAN CETAK LAPORAN PENGGAJIAN PEGAWAI REPORT PAYROLL BANK TRANSFER (LAPORAN TRANSFER BANK) 25
Menu ini bertujuan untuk memberikan laporan jumlah gaji pegawai yang harus ditransfer ke rekening bank pegawai. Karena UNIVERSITAS TELKOM bekerjasama dengan Bank Mandiri, maka untuk filtering bank hanya disediakan dua jenis bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank Non-Mandiri. Bank Transfer Report 1 2 3 4 5 1 : Tombol untuk mencetak laporan 2 : Filtering bank 3 : Nomor rekening bank pegawai 4 : Jumlah gaji pegawai pada bulan tertentu 26
5 : Tombol untuk melihat riwayat gaji PRINT BANK TRANSFER REPORT (CETAK LAPORAN TRANSFER BANK) Print Bank Transfer Report 27
28