Analisis Lingkungan Internal RS: Pendekatan Analisis dengan Kerangka Rantai Nilai Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK UGM
Tujuan Instruksional Khusus: Memahami tujuan melakukan analisis lingkungan internal RS Memahami kerangka rantai nilai sebagai salah satu pendekatan dalam melakukan analisis terhadap lingkungan internal Menganalisis kinerja pelayanan di setiap instalasi dilihat dari tiga segmen pengguna (Askes, jaminan sosial, yang membeli langsung) Struktur Lembaga RS Budaya Organisasi dan Budaya Profesional
Tujuan Analisis Lingkungan Internal: Meng-assess kondisi sumber daya yang ada di dalam RS: SDM, Alat, Gedung, dll Meng-assess kondisi sistem dan sub-sistem: manajemen SDM (perekrutan, remunerasi, dll); Manajemen operasional klinik (manajemen logistik medis, standar mutu, SOP, maintenance alat medis, dll); Manajemen operasional non klinik (manajemen logistik non medis, manajemen perparkiran, dll); Manajemen keuangan; Manajemen fisik dan peralatan.
Tujuan Analisis Lingkungan Internal: Melihat trend kinerja pelayanan klinik dan pelayanan penunjang: Tiap SMF; Tiap instalasi; Tiap jenis pasien (ASKES, Gakin, Umum); Tiap kelas perawatan; Berdasarkan segmen pengguna RS Memberikan dasar proyeksi volume kegiatan untuk 5 tahun kedepan
Aktifitas Pelayanan Pra Pelayanan: Proses Pelayanan: Proses Pelayanan Klinik Pasca Pelayanan: Follow-up Aktifitas Penduukung Budaya Organisasi Asumsi Bersama, Nilai-nilai bersama Struktur Organisasi Fungsi, Divisi, Matriks Sumber Daya Strategis Keuangan, SDM, Informasi, Teknologi Nilai yang didapat
KERANGKA KONSEP RANTAI NILAI Kegiatan inti RS adalah aktifitas pelayanan yang meliputi: Pelayanan pre-rs (rujukan/outreach) Pelayanan di dalam RS (poliklinik, OK, IRNA, farmasi, dll) Pelayanan pasca-rs (home-care, fisioterapi, dll) Di luar kegiatan inti disebut sebagai aktivitas penunjang, yang meliputi budaya organisasi, struktur organisasi dan sumber daya strategis. Baik aktivitas inti maupun penunjang ditujukan untuk memberikan pelayanan yang menambah nilai bagi pengguna RS (yg membeli langsung, disubsidi maupun yg membelikan untuk orang lain)
Sistem Instalasi SMF A SMF B SMF dll Instalasi X Instalasi Y Instalasi Z Instalasi dll SPF A Direktur RS Sistem Pendukung: Keuangan, SDM dll
Sistem Instalasi Dalam sebuah instalasi, bertemu beberapa SMF. Misalnya di Instalasi IGD ada SMF Umum, Bedah, Obsgyn, dll. Pada sistem instalasi ini, yang perlu dianalisis adalah performance pelayanan klinik ditiap instalasi, yaitu jumlah kunjungan pasien, jumlah pemeriksaan, jumlah operasi, dsb. Bisa membandingkan kinerja antar-instalasi, apakah terjadi rasio-rasio yang wajar, misalnya jml pasien masuk IRNA dibandingkan dg jumlah kunjungan IRJA & IGD.
Sistem SMF Analisis volume kegiatan di setiap SMF. Misalnya untuk SMF Bedah, dihitung berapa jumlah pasien yg masuk rawat jalan, rawat inap, surgery rate. Perlu diketahui penyakit/kasus dominan, sebagai basis input pengembangan produk unggulan (centre of excellent) Bisa membandingkan kinerja antar SMF dan membandingkan antara volume kegiatan dengan jumlah tenaga spesialis
1. Tentukan basis data yang akan digunakan: Instalasi atau SMF atau lainnya; 2. Input data kinerja RS anda dalam file excel. Semakin panjang tahun data, akan semakin akurat hasil perhitungan trend dan proyeksi yang akan anda peroleh; 3. Hitung trend yang terjadi seperti contoh berikut: No Kunj Poliklinik 1 Penyakit Dalam Tahun 2004 2005 2006 3000 3500 3800 2 Bedah 2900 3100 3600 3 Obsgyn 2500 2800 3200 Jumlah 8400 9400 10600 a. Trend kunj pasien poliklinik th 2004-2005 (T1) adalah (8400-9400)/8400 b. Trend kunj pasien poliklinik th 2005-2006 (T2) adalah (10600-9400)/9400 c. Trend rata-rata = (T1 + T2) / 2
Langkah-langkah Analisis 4. Lakukan analisis tersebut untuk setiap poliklinik, setiap kelas perawatan dan unit-unit pelayanan lain 5. Bandingkan antar-instalasi, mana yang menunjukkan trend menurun dan mana yang meningkat 6. Gali lebih dalam makna (interpretasi) dari angka-angka dan trend tersebut.
Pertanyaan: Dapatkan anda menganalisis semua data yang dimiliki? Dapatkan anda mengetahui proporsi pasien di tiap Instalasi yang merupakan: Peserta ASKES? Pasin yang membayar langsung? Pasien Gakin? Yang didonasi oleh pihak lain? Bagaimana trend untuk masing-masing segmen pasar tersebut? Bagaimana dengan aktivitas pendukung di RS anda?
AKTIVITAS INTI: Pra Pelayanan 1) Apakah RS anda punya program promosi kesehatan? 2) Apakah memiliki jejaring yang kuat dengan puskesmas, dokter praktek dan fasilitas kesehatan lain? 3) Bagaimana sistem pelayanan registrasi untuk pasien baru dan lama? 4) Penelitian pasar apa saja yang sudah dan akan dilakukan oleh RS anda?
AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan 1) Berapa % trend kenaikan atau penurunan pasien di setiap INSTALASI pelayanan? 2) Berapa % trend kenaikan atau penurunan pasien di setiap KELAS pelayanan? 3) Berapa admission rate? 4) Berapa diagnostic rate? 5) Berapa surgery rate? 6) Berapa % penggunaan teknologi sederhana, menengah dan canggih? 7) Berapa prescription rate? 8) Berapa % pasien Jaminan Sosial dibandingkan dengan pasien Umum dan Askes?
Cara menghitung admission rate: 1. Identifikasi jumlah pasien rawat jalan dan IGD 2. Identifikasi JUMLAH pasien MASUK rawat inap tahun yang sama 3. Bagi jumlah pasien masuk rawat inap dengan jumlah pasien rawat jalan & IGD 4. Tulis dalam % 5. Jika anda memiliki data dalam beberapa tahun, hitung admission rate tiap tahun dan cari nilai rataratanya. Cttn: pisahkan jumlah pasien umum, askes dan jaminan sosial.
Cara menghitung diagnostic rate laboratorium: 1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN lab 2. Bagi jumlah pemeriksaan lab dengan jumlah pasien IRJA & IGD pada tahun yang sama 3. Tulis dalam % 4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung diagnostic rate lab tiap tahun & cari rata-ratanya. Cttn: Hitung diagnostic rate: - per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial) - per jenis pemeriksaan (urin rutin, darah rutin, SGOT, dll) - per kategori pemeriksaan (sederhana, sedang, canggih)
Cara menghitung diagnostic rate Radiologi: 1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN Rö 2. Bagi jumlah pemeriksaan Rö dengan jumlah pasien IRJA & IGD pada tahun yang sama 3. Tulis dalam % 4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung diagnostic rate Rö tiap tahun & cari rata-ratanya. Cttn: Hitung diagnostic rate: - per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial) - per jenis pemeriksaan (foto thorax, foto dengan kontras, foto abdomen, dll) - Per kategori (sederhana, sedang, canggih)
Cara menghitung surgery rate: 1. Identifikasi jumlah pembedahan 2. Bagi jumlah pembedahan dengan jumlah pasien IRJA & IGD pada tahun yang sama 3. Tulis dalam % 4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung surgery rate tiap tahun & cari rata-ratanya. Cttn: Hitung surgery rate per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial) dan per jenis atau kategori pembedahan (bedah umum, bedah obsgyn dll; atau operasi sederhana sedang canggih, khusus)
Cara menghitung prescription rate: 1. Identifikasi jumlah R/ 2. Bagi jumlah R/ dengan jumlah pasien IRJA & IGD pada tahun yang sama 3. Tulis dalam % 4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung prescription rate tiap tahun & cari rata-ratanya. Cttn: Hitung prescription rate: - per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial) - per jenis pelayanan (IRJA & IGD, IRNA (per kelas), OK)
Instalasi/Pelayanan yang lain Lakukan penghitungan yang sama untuk pelayanan yang lain, misalnya gizi, laundri, dll
AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan 8) Apakah alur pasien sudah jelas bagi pasien maupun petugas RS? Apakah ada penunjuk arah yang jelas? 9) Apakah sudah ada SOP untuk setiap jenis pelayanan? 10)Pasien diberi informasi lengkap tentang prosedur pelayanan, efeksamping obat/tindakan, dan sebagainya? 11)Clinical pathways? Pelayanan farmakoterapi?
AKTIVITAS INTI: Pasca Pelayanan 1) Bagaimana proses penyelesaian berkas administrasi pasien pasca pelayanan? Berapa lama waktu yang diperlukan untuk pasien rawat jalan dan rawat inap? 2) Untuk pasien pasca rawat inap, apakah ada layanan follow up (misalnya menelepon pasien untuk menanyakan ada tidaknya komplikasi obat dan sebagainya)? 3) Untuk pasien yang membutuhkan rehabilitasi medis, adakah sistem yang menuntun pasien untuk kembali ke RS sesuai dengan jadwal?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Budaya Organisasi 1) Nilai-nilai apa yang dianut RS anda? 2) Jam pelayanan a) Layanan registrasi b) Layanan poliklinik c) Layanan penunjang 3) Bagaimana tingkat kedisiplinan SDM dan pola kerja? 4) Berapa lama memberi respon terhadap kebutuhan & keluhan pengguna? 5) Budaya mutu?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Budaya Organisasi 1) Bagaimana struktur organisasi RS saat ini? a) Sudah sesuai dengan aturan yang berlaku? b) Sudah sesuai dengan kebutuhan RS dan tuntutan pengguna eksternal? 2) Apakah struktur tersebut sudah mampu mendukung proses pelayanan di RS secara efektif?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Keuangan 1) Darimana saja sumber pendapatan RS saat ini? 2) Bagaimana komposisi biaya di RS? 3) Bagaimana kondisi cash flow RS anda? 4) Apakah informasi mengenai biaya satuan pelayanan sudah dimiliki oleh tiap unit pelayanan di RS anda? 5) Apakah tarif yang berlaku sudah didasarkan pada penghitungan unit cost pelayanan? 6) Bagaimana alur informasi keuangan?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Sumber Daya Manusia 1) Apakah RS memiliki anggaran khusus untuk pengembangan kompetensi SDM (jika ya, berapa Rp)? a) Medis b) Paramedis c) Tenaga lain 2) Bagaimana sistem remunerasi yang berlaku saat ini? 3) Bagaimana sistem penilaian kinerja yang ada?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Informasi (SIM-RS) 1) Apakah RS sudah memiliki sisten informasi (manual) yang terintegrasi? 2) Apakah pengambilan keputusan (operasional, strategis) sudah memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM- RS?
AKTIVITAS PENDUKUNG: Teknologi 1) Sejauh mana penguasaan teknologi kedokteran di RS anda? a) Jenis dokter spesialis/sub spesialis yang dimiliki b) Jenis peralatan medis yang dimiliki