BAB I PENDAHULUAN. kesehatan. Salah satu tujuan primer rekam kesehatan/rekam medis. berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Salah satu tujuan primer rekam kesehatan/rekam medis yaitu untuk kepentingan pelayanan pasien. Rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan demikian, rekaman yang rinci dan bermanfaat membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis pasien. Rekam kesehatan juga sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat pasien. Oleh karena itu, rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan yang jelas (Hatta, 2008). Menurut Huffmann (1994), rekam medis yang baik adalah rekam medis yang mengandung nilai kronologis dan nilai kevalidan di dalamnya. Rekam medis yang valid adalah rekam medis yang datanya tersusun secara continue (berkelanjutan) sehingga kualitas pelayanan kesehatan lanjutan yang diberikan oleh tenaga

2 2 kesehatan dapat terjaga. Kesinambungan data medis dalam berkas rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung perawatan kesehatan yang maksimal. Untuk memberikan data yang valid serta berkelanjutan maka rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas atau secara elektronik (Permenkes 269 pasal 2, 2008). Fungsi atau tujuan dari rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib administrasi tidak akan berhasil. Sebagai pemberi pelayanan kesehatan yang baik peran rumah sakit dalam melayani pasien harus mempunyai suatu sistem informasi yang digunakan untuk menunjang penyimpanan dan pengolahan data dari sekian banyak pasien yang berkunjung. Sistem informasi tersebut tentunya juga harus bermutu dan mampu menjawab apa yang diinginkan oleh penggunannya. Menurut Dep Kes R.I, (2006) penilaian mutu terdiri dari struktur, proses, dan outcome. Struktur adalah sumber daya manusia, sumber daya fisik, sumber daya keuangan, dan sumber daya pada fasilitas pelayanan kesehatan. Proses adalah kegiatan yang dilakukan dokter dan tenaga profesi lain terhadap pasien, evaluasi, diagnosa

3 3 keperawatan, konseling, pengobatan, tindakan dan penanganan pasien secara efektif dan bermutu. Outcome adalah kegiatan dan tindakan dokter dan tenaga profesi lain terhadap pasien dalam arti perubahan derajat kesehatan dan kepuasan pelanggan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyampaian informasi, analisa dan penyimpanan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit (Sabarguna,2005). Sistem informasi rekam medis dapat digunakan sebagai sarana penyedia layanan dan informasi bagi penggunanya baik untuk dokter, paramedis, karyawan, dan pasien rumah sakit dimanapun dan kapanpun mereka berada, sehingga bisa mendapatkan informasi akurat karena informasi yang tersedia senantiasa terbaharui. RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah merupakan rumah sakit jiwa yang telah menerapkan teknologi informasi dalam pelayanannya. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan peneliti pada bulan november 2013, RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah mengalami pergantian Sistem

4 4 Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dan belum dilakukan evaluasi sejak pertama kali diubah sistemnya. Pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) didalamnya terdapat Sistem Informasi Rekam Medis, pergantian SIMRS dilakukan sebagai salah satu syarat untuk akreditasi kepada Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) agar meningkatkan kecepatan dan ketepatan pelayanan. Setiap pergantian SIMRS pasti akan berpengaruh terhadap menu atau item yang terdapat pada SIMRS, tidak terkecuali pada Sistem Informasi Rekam Medis (SIRM). Oleh karena itu, diperlukan evaluasi Sistem Informasi Rekam Medis agar dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan kepada pihak pengembang untuk dilakukan pengembangan sistem yang lebih baik agar meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam melayani pasien. Tempat pendaftaran pasien (TPP) adalah sebagai sumber dari pengumpulan informasi data pasien, tempat pendaftaran pasien harus mempunyai SIRM mumpuni yang digunakan untuk membantu dalam mendapatkan dan menyimpan data pasien secara tepat dan aman untuk digunakan ke dalam proses pelayanan selanjutnya. Perubahan SIMRS di RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah diikuti oleh perubahan Sistem Informasi tiap unit dalam rumah sakit, salah satunya adalah Sistem Informasi Rekam Medis di RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi

5 5 Jawa Tengah. Perubahan tersebut memberikan dampak dan permasalahan bagi penggunanya. Permasalahan yang harus dialami pengguna di bagian pendaftaran pasien yaitu adanya data yang hilang saat proses edit pasien, kurang optimalnya fungsifungsi yang ada pada SIRM untuk kebutuhan bagian pendaftaran seperti pencetakan tagihan dan pencetakan tracer. Sedangkan dampaknya adalah keharusan beradaptasi terhadap sistem yang baru tanpa mengabaikan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. Hal ini tentu saja dipengaruhi oleh kondisi Sistem Informasi Rekam Medis yang baru, apakah mudah digunakan sehingga tercipta efektivitas dan efisiensi pelayanan atau justru lebih susah digunakan dan akan menghambat kegiatan pelayanan ataupun pengumpulan data itu sendiri. Oleh karena itu, dalam penelitian ini, peneliti melakukan evaluasi Sistem Informasi Rekam Medis pada pelayanan pendaftaran pasien di RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana penggunaan sistem informasi rekam medis oleh petugas rekam medis dalam menggunakan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru di bagian pendaftaran RSJD RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah?.

6 6 C. Tujuan 1. Tujuan Umum Mengetahui penggunaan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru oleh petugas rekam medis di bagian pendaftaran RSJD RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah dalam penerapan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui gambaran dan penggunaan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru di RSJD RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah yang dilakukan oleh petugas rekam medis di bagian pendaftaran. b. Mengetahui pemahaman petugas rekam medis terkait kemudahan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru. c. Mengetahui pemahaman petugas rekam medis terkait kemanfaatan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru. D. Manfaat 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit (1) Sebagai bahan masukan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan bagi rumah sakit. (2) Sebagai evaluasi terhadap kinerja di rumah sakit dalam mendukung pengembangan SIRM.

7 7 b. Bagi Peneliti Sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama di bangku perkuliahan dan pengembangan ilmu rekam medis. 2. Manfaat Teoritits a. Bagi Institusi Pendidikan Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi masukan untuk memperluas disiplin ilmu rekam medis khususunya mengenai evaluasi Sistem Informasi Rumah Sakit di bagian pendaftaran. b. Bagi Peneliti Lain Sebagai acuan/refrensi untuk pengembangan penelitian selanjutnya yang sesuai dengan materi yang berhubungan dengan materi yang diambil. E. Keaslian Penelitian 1. Rhesavani (2013), dengan judul Evaluasi Sistem informasi Rekam Medis Di RSU PKU Muhammadiyah Bantul Berdasarkan Pendekatan Kemudahan dan Kemanfaatan Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui persepsi pengguna (user) yaitu petugas rekam medis RSU PKU Muhammadiyah bantul dalam menerima penerapan Sistem Informasi Rekam Medis berdasarkan pendekatan kemudahan dan kemanfaatan. Hasil dari penelitian tersebut adalah Sistem

8 8 Informasi Rekam Medis di RSU PKU Muhammadiyah Bantul merupakan bagian dari SIMRS dan mengalami update bahasa pemograman dari Basic ke PHP. Sistem Informasi ini mulai diberlakukan sejak Bulan Agustus 2012 tanpa ada nota dinas dari direktur. Sistem Informasi Rekam Medis mudah digunakan dan bermanfaat untuk kelancaran kegiatan rekam medis. Kendala yang dihadapi dalam pemanfaatan Sistem informasi Rekam Medis disebabkan oleh belum selesainya pembuatan software dan human error dari petugas rekam medis maupun petugas unit lain dirumah sakit berupa kesalahan dalam memasukkan data maupun kesadaran dalam memanfaatkan SIMRS demi tercapainya kelancaran kegiatan, terutama kegiatan pelaporan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Rhesavani (2013) adalah mengenai pokok bahasan yang sama tentang pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di suatu Rumah Sakit, sedangkan perbedaan penelitian ini dengan penelitian Rhesavani (2013) adalah pada penelitian Rhesavani (2013) menitikberatkan pada kemampuan SDM dalam menerima pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di semua pelayanan rekam medis, sedangkan pada penelitian ini menitikberatkan pada penggunaan SIRM dan kemampuan SDM dalam menerapkan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru di bagian pendaftaran.

9 9 2. Indrawati (2009), dengan judul Persepsi Petugas Rekam Medis Terhadap Pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di RSU PKU Muhammadiyah Bantul Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem informasi rekam medis baru di Instalasi rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Bantul. Hasil dari penelitian tersebut adalah proses pergantian sistem informasi melibatkan petugas rekam medis sebagai sumber informasi tentang data-data yang dibutuhkan dalam sistem baru. Alasan diadakannya pergantian sistem informasi rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Bantul adalah karena terjadi permasalahan pada sistem lama, yaitu mahalnya lisensi dari sistem operasi DOS dan kemungkinan sistem operasi DOS terkena virus. Kelebihan sistem informasi baru adalah adanya peningkatan pada performance, information, economy, control, dan service. Kekurangan sistem informasi baru adalah tidak tercapainya peningkatan efficiency karena terjadi permasalahan pada pengoperasian sistem informasi menggunakan mouse dan terjadi masalah nomor registrasi hilang atau dobel. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Indrawati (2009) yaitu pokok bahasan yang sama yaitu tentang pergantian sistem informasi yang baru pada rumah sakit. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Indrawati (2009) yaitu pada penelitian Indrawati

10 10 (2009) memfokuskan pokok bahasan penelitian kepada keterlibatan petugas rekam medis sebagai sumber informasi data yang dibutuhkan, sedangkan dalam penelitian ini lebih memfokuskan tentang evaluasi penggunaan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru. 3. Sanjoyo (2006), dengan judul Pelaksanaan Komputerisasi Pada Kegiatan Entry Data Pasien Rawat Jalan di RSU PKU Muhammadiyah Bantul Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui kemampuan petugas dalam pelaksanaan komputerisasi pada entry data pasien rawat jalan, serta kendala yang dihadapi petugas dalam pelaksanaan komputerisasi pada entry data pasien rawat jalan sehingga terjadi keterlambatan entry data pasien rawat jalan ke dalam komputer RSU PKU Muhammadiyah Bantul. Hasil dari penelitian tersebut adalah pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas mengenai komputer dan pengolahan data dapat dikatakan cukup baik. Petugas juga telah banyak mendapatkan pelatihan mengenai komputer dan pengolahan data. Hambatan yang dihadapi petugas dalam pelaksanaan entry data pasien rawat jalan meliputi: kurangnya jumlah tenaga kerja, job description tentang kegiatan entry data pasien rawat jalan yang belum jelas, serta kemampuan komputer yang terbatas sebagai media untuk entry data pasien rawat jalan. Persamaan

11 11 penelitian ini dengan penelitian Sanjoyo (2006) adalah pokok bahsan yang sama tentang pelaksanaan Sistem Informasi Rekam Medis di bagian rawat jalan, sedangkan perbedaan penelitian ini dengan penelitian Sanjoyo (2006) adalah pada penelitian Sanjoyo (2006) kegiatan dalam Sistem Informasi Rekam Medis lebih fokus terhadap proses entry data pasien di rawat jalan saja, sedangkan pada penelitian ini kegiatan Sistem Informasi Rekam Medis lebih fokus terhadap semua pelayanan Pendaftaran Pasien mulai dari rawat jalan, rawat inap dan IGD. F. Gambaran Umum RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah Berdasarkan profil RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah tahun 2010 yang diperoleh dari Instalasi Rekam Medis, diketahui: 1. Sejarah Singkat RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah Rumah Sakit Jiwa Daerah Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah berdiri sejak tanggal 23 Agustus 1953 sebagai Koloni Orang Sakit Jiwa (KOSJ), dimana pasiennya semula berasal dari RS Jiwa Mangunjayan Surakarta dan RS Jiwa Kramat Magelang. Sebagai direktur pertama adalah Dr. RM. Soedjarwadi.

12 12 Sejak tahun 1972 fungsi koloni berubah menjadi rumah sakit dengan dibukanya pelayanan rawat jalan seminggu sekali, sedangkan fungsi sebagai penampungan ditingkatkan menjadi rawat inap. Hal ini dimungkinkan dengan didatangkannya spesialis jiwa dari RSJ Mangunjayan Surakarta seminggu sekali. Dengan terbitnya SK MENKES RI Nomor : 135/SK/Men.Kes/IV/78 Tahun 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa, maka KOSJ secara resmi berubah menjadi rumah sakit jiwa kelas B. Sampai saat ini SK MENKES ini masih digunakan sebagai dasar operasional, sementara menunggu adanya peraturan perundangan baru yang mengaturnya. Sesuai dengan rekomendasi Gubernur Jawa Tengah Nomor: 445/ tanggal 28 Juni 2000 tentang perubahan nama Rumah Sakit Jiwa Klaten selanjutnya dengan SK Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial RI No.1681.A/MENKES KESSOS/SK/XI/2000, maka sejak tanggal 20 November 2000 nama RS Jiwa Klaten resmi berubah menjadi RS Jiwa Daerah Dr. RM Soedjarwadi Klaten. Sesuai dengan Surat Nomor: 1732/Menkes- Kessos/XII/2000 tanggal 12 Desember 2000, RS Jiwa ini diserahkan Pemerintah Pusat ke Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Pada tahun 2000, RS Jiwa Daerah Dr. RM

13 13 Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah telah lulus Akreditasi Penuh Tingkat Dasar untuk 5 jenis standar pelayanan. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah mengacu pada peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 98 Tahun 2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah. Sedangkan SK. Direktur No.061/4666/2008 tentang Pemberitauan Instalasi dimaksud untuk memperlancar pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. 2. Visi dan Misi a. Visi Menjadi Rumah Sakit Jiwa yang mandiri dan berdaya saing tinggi melalui profesionalisme pelayanan. b. Misi 1) Meningkatkan pelayanan jiwa terpadu dan komprehensif dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat. 2) Mengembangkan kualitas sumber daya manusia secara berkesinambungan sumber daya manusia rumah sakit. 3) Menggembangkan pelayanan unggulan. 4) Mewujudkan kesejahteraan semua pihak yang terkait. 5) Mewujudkan rumah sakit terakreditasi tingkat lanjut. 3. Fasilitas Pelayanan

14 14 a. Pelayanan Gawat Darurat b. Pelayanan Rawat Inap 1) Rawat Inap Psikiatri 2) Rawat Inap Non Psikiatri c. Pelayanan Rawat Jalan 1) Klinik Dalam 2) Klinik Syaraf 1 3) Klinik Syaraf 2 4) Klinik Jiwa 5) Klinik Tumbuh Kembang Anak 6) Klinik Gigi dan Mulut 7) Klinik Umum 8) Klinik Psikologi dan Konsultasi Gizi 9) Klinik Fisioterapi 10) Klinik Nyeri d. Pelayanan Penunjang 1) Instalasi Laboratorium 2) Instalasi Farmasi 3) Instalasi Radiologi 4) Instalasi Rehabilitasi 5) Instalasi Elektromedik dan Elektrodiagnostik 4. Indikator Kinerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah

15 15 Tabel 1.Indikator Kinerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah No Indikator Satuan Jumlah BOR % 90,87 58,65 63,15 2. LOS Hari 25,89 21,66 19,81 3. TOI Hari 2,60 15,27 11,56 4. BTO Kali 12,81 9,91 11,62 5. GDR Permil 0,006 0,006 0, NDR Permil 0,003 0,004 0, Hari Perawatan Pasien JML Tempat Buah Tidur 9. Kunjungan Pasien Rawat Inap 10. Kunjungan Pasien Rawat Jalan 11. Kunjungan IGD Pasien Sumber: Laporan Instalasi Rekam Medis RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah