KURSUS BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) 4 DIS 2009
KANDUNGAN PENGURUSAN BAYARAN EMOLUMEN PENGURUSAN PEMBAYARAN
PENGURUSAN BAYARAN EMOLUMEN
Menguruskan hal ehwal bayaran gaji, elaun, upah, KWSP dan lain-lain potongan gaji staf Menyediakan Sijil Gaji Akhir Menerima, memproses dan mengagihkan cek dan laporan gaji kepada pihak-pihak yang berkaitan Menerima dan memproses borang perubahan gaji
PROSES BAYARAN GAJI PEGAWAI Pegawai baru dilantik Pegawai bertukar Lapor diri Perubahan gaji Sedia Penyata Perubahan (Kew.8) Serta Sijil Gaji Akhir bagi pegawai bertukar Sedia Baucer Bayaran Sedia Dokumen potongan KWSP Pastikan potongan KWSP/ Pegawai baru dilantik pinjaman dibuat Sedia borang perubahan komputer bagi potongan sementara/kekal Hantar baucer & penyata perubahan komputer ke Jab. Akauntan Negara Bayaran pertama melalui cek & seterusnya melalui bank (kecuali perubahan gaji)
Senarai Elaun (Sistem Saraan Malaysia 1/11/2002) Imbuhan Tetap Bayaran Insentif Elaun / Bayaran Lain (sila rujuk di lampiran C6)
Pengiraan Pencen 17.5% dari Gaji Hakiki Contoh Gaji Pokok = RM 2000, Elaun Rumah = RM 300, EKA = RM250, COLA = RM 300 = 17.5% X 2000 = 350.00
KWSP & PERKESO KWSP 11 % atau 8 % oleh pekerja 12 % oleh Majikan PERKESO Untuk gaji RM 3000.00 dan kurang Once a contributor, always a contributor
KEWANGAN AM Mengurus, merekod dan mengambil tindakan susulan berhubung dengan pendahuluan diri, pendahuluan pelbagai, pinjaman komputer dan pinjaman wang Mendapatkan semula dan mengakaunkan perbelanjaan tidak rasmi dan terlebih bayar
PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menguruskan semua jenis bayaran selain bayaran emolumen Menyedia dan memproses bayaran pukal Menyelenggara Daftar Bill termasuk rekod pengambilan cek Mengurus dan menyelenggarakan cek dari segi pembatalan pembukaan palang pembatalan, penggantian, palang dan penahanan cek
Proses Bayaran Melalui Pesanan Kerajaan 1. Terima Pesanan Kerajaan (L.O) & Invois 2. Rekod dalam Daftar Bil 3. Pengesahan penerimaan bekalan / perkhidmatan 4. Sedia Baucer bayaran & rekod dalam daftar baucer 5. Rekod perbelanjaan dalam buku vot 6. Hantar baucer ke Pejabat Pembayar 7. Sedia & hantar cek oleh Pej.Pembayar 8. Rekod baucer bayaran daftar baucer dan pembayaran
Proses Bayaran Secara Pukal Pembekal hantar bil dalam bentuk Pita Magnetik Jab.Akauntan Negara (JAN) Jabatan.. Bayaran dibuat oleh Jabatan Akauntan Negara (JAN) JAN hantar laporan bayaran pukal ke Kementerian/Jabatan Semakan oleh Kementerian/Jabatan Rekod dalam buku Vot
PROSES BAYARAN BERPERINGKAT-PERINGKAT Pembekal kemukakan bil tuntutan Rekod bil dalam Daftar Bil Semak perjanjian Pengesahan tahap/prestasi kerja Sedia baucer/rekod dalam Daftar Baucer Rekod Baucer dalam Buku Vot Hantar Baucer ke Pejabat Pembayar Rekod perbelanjaan dalam Buku Vot Keluar dan hantar cek kepada Penuntut oleh Pejabat Pembayar
Bagaimanakah Kakitangan Awam membuat tuntutan bagi perbelanjaan yang didahulukan dengan wang sendiri atau elaun-elaun yang seseorang pegawai awam itu berkelayakan? Kakitangan Awam boleh membuat tuntutan perbelanjaan didahulukan elaun-elaun khusus yang layak dituntut seperti: tugas rasmi, perpindahan, rawatan perubatan, lebih masa dan pelbagai elaun menurut `Perintah B dan Perkeliling Perkhidmatan semasa. Rajah Proses Bayaran Tuntutan Pegawai di pamerkan:
PROSES BAYARAN TUNTUTAN PEGAWAI Tugas rasmi, Perpindahan, Rawatan Perubatan, Lebih Masa, Pelbagai Jenis Elaun Terima Borang Tuntutan/Penyata Perubahan Semak Kelayakan Rekodkan dalam Buku Vot Sedia baucer & direkod dalam Daftar Baucer Hantar ke Pejabat Pembayar Keluar dan hantar cek kepada penerima
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Pegawai Pembayar semasa membuat pembayaran. a. Perkhidmatan/bekalan yang diterima sempurna dan menepati spesifikasi barang/perkhidmatan, kualiti, kuantiti, masa, syaratsyarat yang dikenakan dan disahkan betul oleh pegawai dipertanggungjawab dan berkuasa membuat pengesahan ke atas invois dan bil. b. Amaun dituntut bertepatan dengan kontrak dan diluluskan mengikut kadar yang diluluskan. c. Sebarang kelulusan yang diperlukan seperti dari agensi pusat tertentu contoh: permit pengimportan barang luar negara (Kementerian Perdagangan Antarabangsa) atau pengecualian duti import.
d. Perhitungan/pengiraan yang betul terutamanya tuntutan berkaitan kadar yang ditetapkan dalam Akta Prosedur Kewangan, perkeliling dan surat Perkeliling Perbendaharaan sedang berkuat kuasa. e. Penerima yang dinamakan dalam baucer adalah pihak yang berhak menerima bayaran f. Bayaran adalah dipertanggungan sepatutnya kepada program dan aktiviti/projek atau akaun yang dinyatakan. g. Wang mencukupi, contoh: perbelanjaan dibawah Objek sebagai 28000 dipastikan mempunyai peruntukan yang cukup untuk menampung perbelanjaan.
Apakah Baucer Bayaran? Baucer Bayaran adalah dokumen yang mengarahkan Pejabat Pembayar melakukan bayaran perbelanjaan yang dibuat oleh jabatan. Disediakan oleh jabatan yang melakukan perbelanjaan. Maklumat dalam Baucer Bayaran: a. Tahun perbelanjaan b. Butir-butir penerima bayaran c. Maksud perbelanjaan d. Amaun e. Kod Perbelanjaan`Perakuan pembayaran f. Kelulusan Pembayaran g. Dokumen-dokumen sokongan
Baucer Bayaran Dokumen sokongan seperti Pesanan Kerajaan, Invois atau bil pembekal, Sijil Pembekal, Sijil Taraf Bumiputra, Dokumen Kontrak diperlukan melengkapkan baucer. Penyediaan Baucer Bayaran - Pegawai mengenalpasti tahun perbelanjaan agar bayaran menggunakan peruntukan tahun berkenaan. Butir-butir penerima bayaran dinyatakan tepat dan jelas dengan nama, alamat, no.kad pengenalan bagi individu. Bayaran yang dilakukan diperjelaskan diruang maksud perbelanjaan selaras dengan kenyataan yang terdapat di Pesanan Kerajaan dan Invois. Amaun bayaran dan kod perbelanjaan dinyatakan dengan tepat. Baucer didaftar dalam Daftar Baucer bagi mendapatkan nombor siri baucer berkenaan. Sebarang pindaan baucer bayaran tidak dibenarkan jika kesilapan baucer baru disediakan. Baucer yang telah ditandatangani dihantar ke Pejabat Pembayar melalui Borang Kelompok dan direkod dalam Daftar Baucer.
Memeriksa, Mengesah dan Meluluskan Bayaran Bil. Amaun Baucer Bil.Pegawai Menandatangani Baucer Peranan Pegawai yang menandatangani baucer 1. < RM 10,000 2 Orang Penandatangan pertama menyemak kesahihan dan mengesahkan bayaran Penandatangan kedua meluluskan bayaran 2. RM 10,000 3 Orang Penandatangan pertama menyemak ke atas kesahihan bayaran Penandatangan kedua mengesahkan bayaran Penandatangan ketiga meluluskan bayaran
Apakah Bil / Invois? Dokumen tuntutan bayaran bekalan perkhidmatan kerajaan yang telah siap oleh pembekal. Dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli sebagai permulaan proses bayaran
Kandungan Bil / Invois a. No.Siri bil / invois b. Tarikh bil / invois dikeluarkan c. Butir-butir pembayar d. Butir-butir bayaran termasuk amaun e. Nama bank dan no. akaun pembekal f. Tandatangan pengawai pengeluar bil invois dan cop rasmi pembekal
Bil / Invois Bil / invois dokumen sokongan utama bayaran Jabatan pastikan bil / invois dikemukakan selewatnya bulan berikut setelah bekalan / perkhidmatan disempurnakan (AP 103 (a)) bagi mengatasi pembayaran melampaui tahun semasa (Akaun Kena Bayar (AKB) AKB memerlukan kebenaran Jab. Akauntan Negara (AP 58 (a)) Setiap bil/invois diterima perlu cop rasmi tarikh penerimaandan direkod Daftar Bil. dengan segera. Bayaran bil berkenaan dilakukan tidak melebihi 14 hari tarikh penerimaan.
Daftar Bil : Peranan dalam pengurusan bayaran Daftar bil (AP 103 (b)) adalah dokumen yang merekodkan semua bil yang diterima. Butir-butir bil yng direkod: a. Tarikh terima b. Nama pembekal c. Amaun d. Nombor pesanan kerajaan e. Tarikh bil diperakui / Tarikh baucer disediakan f. Tarikh baucer dihantar ke Pejabat Pembayar g. Tarikh cek disediakan
Peranan Daftar Bil Merekod pemprosesan bil dari tarikh di terima sehingga cek dihantar kepada penerima Mengesan bil yang lewat diperjelaskan Sebagai bahan bukti kes-kes perundangan Memantau prestasi pengurusan bil Mengelakkan pembayaran berulang bagi bil yang sama.
Keperluan Daftar Baucer Dokumen merekod perihal baucer yang disediakan untuk dihantar ke Pej.Pembayar Mengandungi maklumat: No.siri, tarikh, nama penerima dan amaun (kelompok (batch)) Diperlukan untuk: a. Alat mengawal pengeluaran siri no baucer dan kelompok. b. Merekod semua baucer ke Pejabat Pembayar c. Mengesan sama ada baucer telah disediakan bagi bil-bil yang di terima
Apakah Daftar Pembayaran? Dokumen (AP98(a)) merekod perihal pembayaran termasuk tunai,cek yang dikutip oleh jabatan untuk agihan yang mengandungi maklumat: a. No.Baucer jabatan b. Perihal ringkas c. No. baucer Perbendaharaan d. Butir-butir cek (no/akaun) & tunai e. Tarikh terima untuk dibahagikan f. Amaun g. Tarikh diendors/tandatangan ringkas h. T/Tangan pegawai yang terima cek/tunai yang berendors i. Tarikh bayaran disempurnakan & ditandatangani ringkas oleh pegawai
Keperluan Daftar Pembayaran Merekod bayaran yang dibuat dengan cek/tunai Mengesan sama ada pembayaran tunai disempurnakan dalam tempoh 14 hari. Jika tidak tunai dikembalikan kepada Perbendaharaan untuk dikredit semula kedalam vot Memastikan cek telah diserah Mengesan kesahihan penerimaan cek sebenar
Pengurusan Cek Bayaran yang diterima dari Pejabat Pembayar a. Cek diterima didaftar dalam Daftar Pembayaran b. Cek berganda perlu daftar disediakan bagi tujuan pengagihan c. Cek hendaklah diagihkan dengan segera d. Pastikan cek masih dalam tempoh sahlaku, jika tidak diserah elepas tempoh laku cek perlu dikembali kepada Pejabat Pembayar. Jabatan mendapat perakuan dari Pejabat Pembayar untuk pemulangan cek baru. Penerima mengadu tidak menerima/hilang cek, jabatan perlu dapatkan perakuan Pejabat Pembayar untuk diganti dengan cek baru. Daftar cek terbatal diselenggara oleh jabatan. Bayaran kurang RM 500, jabatan pohon cek terbuka. Cek individu berpalang di terima, penerima pohon kepada Pej.Pembayar atas budi bicara untuk
Bayaran kurang RM 500, jabatan pohon cek terbuka. Cek individu berpalang di terima, penerima pohon kepada Pej.Pembayar atas budi bicara untuk batalpalang bagi bayaran dibawah emolumen tuntutan perjalanan
Dokumen penting Daftar Baucer penting: Daftar Bil, Baucer dan Daftar Pembayaran Pengurusan bayaran sempurna dan teratur boleh dicapai bila peraturan ditetapkan dipatuhi. Pengendalian dan penyelenggaraan secara kemaskini dokumen adalah alat kawalan sebagai satu akauntabiliti yang perlu dilaksanakanoleh Pegawai Pembayar. Tujuan butir-butir dalam daftar tersebut adalah: a. Memantau pergerakan proses bayaran bil/invois dijelas dalam tempoh sebulan (AP 103 (a)) b. Menyemak bil yang dijelaskan bagi mengelak pembayaran 2 kali. c. Memudah kementerian/jabatan/agensi membuat siasatan kelewatan pembayaran d. Mengawal dari penyelewengan proses pembayaran e. Memudah pengesanan baucer yang dikeluarkan
Perbelanjaan Tidak Diakui Perbelanjaan yang tidak mempunyai keterangan bahawa ianya dilakukan dengan sepatutnya. Perbelanjaan tersebut adalah: a. Bayaran tanpa peruntukan anggaran belanjawan yang diluluskan b. Bayaran perbelanjaan tanpa peruntukan dan dikenakan kepada peruntukan lain c. Bayaran mengakibatkan `overdraft bagi perbelanjaan melalui akaun panjar d. Bayaran perbelanjaan dibuat tanpa kuasa e. Bayaran tanpa tandatangan pegawai yang diberi kuasa f. Bayaran pendahuluan tanpa kebenaran pihak berkuasa berkenaan g. Bayaran 2 kali h. Bayaran dibuat kepada pihak yang tidak berhak menerimanya i. Tiada keterangan dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan dengan sepatutnya
Pengendalian `Bayaran Bekalan Suci Hati Maksud: Istilah menjelaskan bayaran perolehan yang disempurna tetapi bermasalah menjelaskan bayaran diperingkat Pejabat Pembayar. Punca berlaku adalah kelalaian pegawai mematuhi prosedur atau kelulusan sebelum perolehan dilaksanakan. Contoh yang menyebabkan Pej.Pembayar menahan pembayaran adalah: a. Perolehan memerlukan kelulusan pihak tertentu b. Kaedah perolehan sepatutnya cara tender diperkecilkecilkan dengan sebutharga c. Perolehan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal Ketua Jabatan d. Perolehan barangan gunasama dibuat diluar Kontrak Pusat tanpa kelulusan pengecualian pihak Perbendaharaan Malaysia e. Perolehan tanpa peruntukan mencukupi f. Perkhidmatan jururunding projek tanpa kelulusan pihak Perbendaharaan
Kelewatan mengambil masa panjang dan menjejaskan kedudukan kewangan pembekal terutama bermodal kecil. Pegawai Pengawal perlu menyegerakan pembayaran setelah punca kelewatan dikenalpasti dan mengambil masa panjang. (AP 59) Ketua Pejabat/Pegawai Pengawal mengarahkan pegawai bertanggungjawab membuat pendahuluan diri sebanyak amaun yang perlu dibayar kepada kontraktor. Sekiranya pegawai berkenaan tidak dapat dikenal pasti, pendahuluan diri dibuat atas nama Ketua Pejabat/Pengawai Pengawal. Pada masa yang sama Ketua Pejabat/Pegawai Pengawal memohon pembayaran dibuat dipertanggungkan kepada peruntukan tidak lewat dari 60 hari tarikh pendahuluan diri dibuat. Laporan bertulis dari Pegawai Kewangan Negeri adalah menghuraikan sebab yang mendorong menyimpang daripada cara biasa. Setelah diluluskan, pendahuluan diri hendaklah dibayar balik melalui pelarasan jurnal.
Pengendalian Bayaran Secara Pemfaktoran Pembekal kontraktor memperolehi kemudahan pemfaktoran institusi kewangan tempatan yang diiktiraf oleh Perbendaharaan boleh memohon bayaran terus kepada institusi kewangan. Pemfaktoran adalah kemudahan kredit institusi kewangan kepada pelanggan yang mempunyai kontrak Pembekal perlu kemukakan dokumen berikut untuk proses bayaran: a. Salinan perjanjian pemfaktoran b. Borang bayaran pemfaktoran yang dikemukakan perlu disemak,tandatangan dan dikembalikan kepada pembekal. Salinan borang berserta bil/invois oleh pembekal. Butir lengkap institusi kewangan perlu dicatat di invois dan Pesanan Kerajaan sebagai penerima bayaran
Pembayaran dibawah Akaun Kena Bayar (AKB) Sistem Perakaunan Tunai Ubahsuai (MCAS) diamalkan dalam sistem perakaunan kerajaan membenarkan pembayaran perbelanjaan tahun semasa pada tahun berikutnya dengan peruntukan tahun semasa. Tempoh dibenarkan pembayaran AKB sehingga 31 Januari tahun baru Tarikh bermulanya baucer dicop dengan `AKAUN KENA BAYAR TAHUN.. dihantar ke Pej.Pembayar. Pejabat Pembayar menetapkan tarikh akhir baucer bayaran sampai ke pejabat supaya pembayaran dilaksanakan sebelum berakhirnya tempoh AKB. Jika jabatan menghantar baucer dalam tempoh AKB tetapi JAN tidak menyelesaikannya dalam tempoh maka baucer dikembalikan ke pejabat asal untuk bayaran secara AP 58(a)
Tindakan Menyelesaikan Bayaran dibawah AP 58 (a) AP 58(a): baucer bayaran yang lewat dibayar kerana dikembalikan oleh Pejabat Pembayar selepas tamat tempoh AKB atau bil/invois tidak dikemukakan atas alasan tertentu boleh dibayar dengan syarat: a. Kelewatan mengemukakan dokumen berkenaan tidak dapat dielakkan dan bukan atas kecuaian b. Kelulusan khas diperolehi dari Jab.Akauntan Negara c. Perbelanjaan dilakukan dipertanggungkan ke peruntukan tahun lalu dan mempunyai peruntukan mencukupi d. Amaun pembayaran dipertanggungkan semula peruntukan tahun baru dengan syarat peruntukan tahun baru cukup. Pembayaran AP 58 (a) adalah langkah penyelesaian byaran terakhir dalam pengurusan bayaran. Langkah wajar perlu diambil untuk mengelak jumlah bayaran yang terlibat secara ini.
Dokumentasi : Perkara diberi pengurusan pembayaran a. Waran Peruntukan diberi perhatian dalam pembayaran (3 Kategori) b. Baucer-baucer bayaran c. Borang kelompok d. Bon Perlaksanaan
Penyata dan Tuntutan : a. Borang tuntutan mengikut jenis tuntutan b. Penyata Perubahan (Kew.8) c. Surat Perjanjian d. Pesanan Kerajaan e. Bil atau Invois f. Borang Bayaran Pemfaktoran g. Borang Perubahan Berkomputer (bayaran gaji dan elaun)
Rekod dan Daftar : a. Buku Vot b. Daftar Bil c. Daftar Baucer d. Daftar Bayaran e. Daftar Cek Terbatal Penyelenggaraan daftar dan rekod adalah tanggungjawab Ketua Jabatan membuat pemeriksaan semasa ke semasa bagi memastikan sisem bayaran teratur dan kemaskini
Wujudkan Tanggungan Sediakan kelompok Daftar Baucer Dalam Daftar Baucer Daftar ke dalam Daftar Baucer/ Pembayaran Terima Bi/Invois Tuntutan dari Pembekal Daftar Bil/Invois Tuntutan Dalam Daftar Bil Sediakan baucer Semak Bil/Invois Tuntutan Rekod Baucer Dalam Buku Vot Hantar Baucer/Buku Vot untuk T/tangan Pegawai Pungut Cek dari JAN JAN hantar kepada pembekal Hantar Baucer ke JAN/Bendahari Serah Cek kepada Pihak Berkenaan
SEKIAN TERIMA KASIH