BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, teknologi informasi mengalami peningkatan pesat yang dapat dilihat dari semakin banyaknya pengguna teknologi informasi dalam kegiatan bisnis atau industri. Setiap perusahaan harus dapat memanfaatkan perkembangan teknologi informasi ini dengan baik supaya dapat meningkatkan kinerja dari sumber daya manusia yang ada. Dari sudut pandang bisnis, perusahaan diharapkan dapat mengelola data yang ada di perusahaan dengan baik dan benar. Sistem basis data yang baik dan benar akan menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien. PT Istana Argo Kencana adalah perusahaan perdagangan (Trading Company) yang menjadi distributor sekaligus agen tunggal pemegang merk dari produk Sanken yang diproduksi oleh PT. Sanken Argadwija. PT Istana Argo Kencana saat ini memiliki jumlah karyawan sekitar 256 orang yang berada di kantor pusat dan 14 kantor cabang yang tersebar di wilayah kota besar di Indonesia, yaitu: Tangerang, Bandung, Malang, Palembang, Pontianak, Samarinda, Banjarmasin, Ujung Pandang, Bali, Yogyakarta, Semarang, Surabaya, dan Lampung. 1
2 Proses bisnis pada PT Istana Argo Kencana dimulai dari adanya pesanan oleh customer kepada sales admin melalui perantara sales. Sales Admin kemudian memasukkan data pesanan dan mengirimkan pesanan tersebut kepada bagian pengiriman. Kepala Gudang menerima pesanan dan menyiapkan pesanan tersebut. Apabila barang-barang pesanan telah siap, surat pesanan tersebut akan diberikan kepada bagian admin gudang untuk dibuatkan surat jalan. Setelah itu, barang akan diantarkan sesuai dengan alamat tujuan. Apabila customer telah menerima barang pesanan, customer tersebut diwajibkan untuk membayar barang tersebut sesuai dengan perjanjian yang dilakukan dengan Sales dan Finance akan memasukkan jumlah pembayaran tersebut ke dalam kas bank perusahaan. Saat ini, PT Istana Argo Kencana masih menggunakan DOS (Disk Operating System) dengan basis data dbase. DOS tidak memungkinkan untuk online sehingga staff IT dari pusat harus mengambil data setiap dua minggu sekali secara rutin untuk meng-update proses pemesanan, pengiriman dan penjualan pada kantor pusat. Basis data pada sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan juga tidak terintegrasi sehingga aliran data pada perusahaan menjadi lambat. Selain itu, proses keluar masuknya barang masih menggunakan system input data secara manual. Sistem ini memiliki banyak kelemahan, seperti kesalahan dalam pendataan barang, jumlah barang yang tidak sesuai, dan juga lambatnya aliran informasi mengenai barang. Berdasarkan permasalahan di atas, diajukan suatu sistem baru yang dapat mengatasi permasalahan tersebut, yaitu dengan menggunakan aplikasi berbasis web dengan basis data Oracle. Pada proses keluar masuknya barang, diusulkan
untuk menggunakan barcode. Dengan barcode, kesalahan akibat keteledoran manusia (human error) seperti yang disampaikan diatas dapat terminimalisasi. 3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian mencakup: 1. Basis data yang berkaitan dengan sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan. 2. Sistem pemesanan yang mencakup pemesanan yang dilakukan oleh customer melalui Sales perusahaan sampai dengan pesanan tersebut disampaikan kepada bagian pengiriman. 3. Sistem pengiriman yang mencakup pengontrolan informasi mengenai barang yang akan dikirim, keluarnya barang dengan menggunakan sistem barcode, hingga barang dinyatakan sampai ke alamat customer. 4. Sistem penjualan yang mencakup pengeluaran surat jalan, faktur, status pembayaran, hingga input data penjualan. 5. Pembuatan aplikasi pada sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan. 6. Tidak membahas mengenai proses pemesanan barang ke pabrik, pengembalian barang karena garansi, dan pembuatan laporan keuangan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan pembuatan skripsi ini adalah: 1. Diperoleh analisis permasalahan pada sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan.
4 2. Diperoleh rancangan basis data sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan. 3. Diperoleh rancangan aplikasi pada sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan. 4. Diperoleh prototype sistem basis data pemesanan, pengiriman, dan penjualan. Manfaat pembuatan skripsi ini adalah: 1. Pekerjaan karyawan menjadi lebih cepat karena terintegrasinya sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan. 2. Pengumpulan data tiap cabang menjadi lebih cepat karena kantor pusat dapat mengakses transaksi setiap cabang. 3. Pembuatan laporan penjualan menjadi lebih mudah. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode analisis dan metode perancangan. 1. Metode Analisis Survei langsung ke perusahaan dengan cara wawancara ataupun kuisioner kepada pihak perusahaan supaya mendapatkan data-data yang akurat. Menganalisis proses yang sedang berjalan. Menggunakan studi kepustakaan, yaitu dengan mempelajari buku-buku, artikel, skripsi, maupun situs-situs web yang mendukung penulisan skripsi ini. Mengidentifikasi kebutuhan sistem basis data.
5 2. Metode Perancangan Metode perancangan berdasarkan buku Database Systems oleh Connolly dan Begg, meliputi: a. Perancangan basis data Perancangan basis data konseptual Perancangan basis data logikal Perancangan basis data fisikal b. Perancangan aplikasi 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada skripsi ini dibagi ke dalam 5 bagian yang dapat diuraikan sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang dari pembuatan skripsi ini, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat yang ingin dicapai, metodologi yang digunakan dan sistematika penulisan dari skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori mengenai sistem basis data, dan teori-teori yang berkaitan dengan sistem pemesanan, pengiriman, dan penjualan.
6 BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA Bab ini berisi riwayat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tata laksana/prosedur yang sedang berjalan, diagram aliran data, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, tata laksana/prosedur yang diusulkan, dan perancangan basis data yang diusulkan. BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini berisi hasil implementasi sistem basis data yang diusulkan dan menampilkan kuisioner hasil testing terhadap sistem basis data yang diusulkan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan yang diambil dari hasil penelitian dan juga saran-saran yang membangun kepada PT Istana Argo Kencana atau pihak-pihak lain yang ingin mengembangkan skripsi ini lebih lanjut.