Materi 10 Organizing/Pengorganisasian: Manajemen Team Anda mungkin memiliki banyak pengalaman bekerja dalam kelompok, seperti halnya tugas kelompok, tim olahraga dan lain sebagainya. Kelompok kerja merupakan salah satu kenyataan dan tantangan dalam melakukan manajemen di lingkungan global yang dinamis. Banyak organisasi telah berubah untuk melakukan pekerjaan dalam team ketimbang secara individu. Mengapa? Seperti apa tim ini terlihat? Bagaimana cara manajer membuat team yang efektif? Kita akan melihat jawaban pertanyaan ini dalam bab berikut. Sebelum kita dapat memahami apa itu team, kita perlu memahami beberapa hal yang mendasar mengenai group/kelompok dan perilaku di dalam group tersebut. 10.1 Kelompok dan Perkembangan Kelompok Manajer tentunya menginginkan agar kelompoknya sukses dalam setiap pekerjaan yang dilakukan. Langkah awal adalah memahami apa itu kelompok dan bagaimana kelompok itu berkembang. 10.1.1 Apa itu Kelompok? Sebuah kelompok didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang saling berinteraksi dan membutuhkan satu sama lainnya yang bergabung secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok formal adalah kelompok kerja yang didefinisikan oleh struktur organisasi dan memiliki pekerjaan yang diberikan serta tugas yang spesifik untuk mencapai tujuan organisasi. Kelompok informal adalah kelompok sosial. Kelompok ini secara alami terbentuk di tempat kerja dan cenderung terbentuk dengan adanya persahabatan dan ketertarikan yang sama terhadap hal-hal tertentu. Misalnya, lima karyawan dari departemen yang berbeda yang sering makan siang bersamasama merupakan kelompok informal. 10.1.2 Tahapan Tahapan dalam Perkembangan Kelompok Penelitian menunjukkan bahwa kelompok berkembang melalui lima tahap. Kelima tahap ini adalah tahap pembentukan, tahap konflik, tahap norma, tahap kinerja dan tahap pembubaran. Tahap pembentukan memiliki dua fase. Yang pertama terjadi pada saat orang-orang bergabung dalam kelompok. Dalam kelompok formal, orang-orang bergabung karena adanya tugas-tugas tertentu. Setelah mereka bergabung, fase kedua adalah menentukan tujuan, struktur dan kepemimpinan dalam kelompok tersebut. Fase ini melibatkan ketidakpastian yang sangat besar seiring dengan para anggota mencoba-coba perilaku seperti apa yang dapat diterima dalam kelompok tersebut. Tahap ini selesai apabila para anggota mulai berpikir bahwa mereka adalah bagian dari kelompok tersebut. Tahap konflik merupakan tahap dimana adanya konflik dalam suatu kelompok. Dalam tahap ini, ada konflik mengenai siapa yang akan mengatur dan apa yang hendak dilakukan kelompok tersebut. Pada tahap ini, hirarki kepemimpinan yang jelas dan kesepakatan mengenai arah kelompok muncul. Tahap norma adalah tahap di mana hubungan dekat berkembang dan kelompok menjadi kohesif. Pada tahap ini ada rasa yang kuat terhadap identitas kelompok dan persahabatan. Tahap ini selesai bila struktur kelompok semakin menguat, dan kelompok telah mengasimilasikan seperangkat harapan (atau norma) mengenai perilaku anggota. Tahap keempat adalah tahap kinerja. Struktur kelompok telah ada dan diterima oleh anggota kelompok. Energi yang mereka habiskan telah pindah dari usaha mengenal dan memahami satu sama lain menuju ke pengerjaan tugas kelompok. Ini adalah tahap terakhir perkembangan untuk kelompok kerja permanen. Namun, untuk kelompok sementara seperti halnya tim proyek, gugus tugas atau kelompok serupa yang memiliki tugas sementara; tahap akhir adalah tahap pembubaran. Pada tahap ini, kelompok bersiap untuk membubarkan diri. Kelompok mulai memfokuskan perhatiannya pada penyelesaian kegiatan ketimbang pada kinerja tugas. Pada tahap ini, anggota
kelompok bereaksi dengan cara yang berbeda. Beberapa optimis, gembira tentang prestasi kelompok. Yang lainnya mungkin sedih karena kehilangan persahabatan. 10.2 Kinerja Kelompok Kerja dan Kepuasan Mengapa beberapa kelompok lebih berhasil dari yang lain? Mengapa beberapa kelompok mencapai tingkat kinerja yang tinggi dan tingkat kepuasan yang tinggi sedangkan yang lain tidak? Jawabannya rumit, tetapi mencakup variabel seperti kemampuan anggota kelompok, ukuran kelompok, tingkat konflik, dan tekanan internal pada anggota untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok. Mari kita lihat masing-masing di bawah ini. 10.2.1 Kondisi Eksternal yang Dibebankan pada Kelompok Kelompok kerja dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dikenakan pada kelompok tersebut, seperti strategi organisasi, hubungan otoritas, aturan dan peraturan formal, ketersediaan sumber daya, kriteria seleksi karyawan, sistem manajemen kinerja dan budaya dan tata letak fisik umum dari ruang kerja kelompok. Misalnya, beberapa kelompok memiliki peralatan dan perlengkapan yang berkualitas tinggi dan modern untuk melakukan pekerjaan mereka, sementara kelompok lain tidak. Atau suatu organisasi mungkin menerapkan strategi untuk menurunkan biaya atau meningkatkan kualitas, yang akan mempengaruhi apa yang dilakukan kelompok dan bagaimana cara melakukannya. 10.2.2 Sumber Daya Anggota Kelompok Potensi kinerja sebuah kelompok bergantung sebagian besar pada sumber daya setiap individu yang dibawa ke kelompok tersebut. Sumber daya ini mencakup pengetahuan, kemampuan, keterampilan, kepribadian dan sumber daya tersebut menentukan apa yang dapat dilakukan anggota dan seberapa efektif pekerjaan mereka dalam kelompok. Keterampilan interpersonal terutama manajemen dan resolusi konflik, masalah pemecahan secara kolaboratif dan komunikasi secara konsisten muncul sebagai hal yang dianggap penting untuk mencapai kinerja tinggi dalam suatu kelompok kerja. Ciri-ciri kepribadian juga mempengaruhi kinerja kelompok karena mereka sangat mempengaruhi bagaimana individu akan berinteraksi dengan anggota kelompok lainnya. Penelitian telah menunjukkan bahwa sifat-sifat yang dipandang positif dalam budaya kita (seperti kemampuan sosialisasi, kemandirian dan independensi) cenderung berhubungan positif dengan produktivitas dan moral suatu kelompok. Sebaliknya, karakteristik kepribadian yang negatif seperti otoritarianisme, dominasi dan ketidaknyamanan cenderung berpengaruh negatif terhadap produktivitas dan moral suatu kelompok. 10.2.3 Struktur Kelompok Kelompok kerja bukanlah sekelompok orang yang tidak terorganisir. Mereka memiliki struktur internal yang membentuk perilaku anggota dan mempengaruhi kinerja kelompok. Struktur tersebut mendefinisikan peran, norma, kesesuaian, status, ukuran kelompok, kekompakan kelompok, kepemimpinan dan lainnya. Mari kita lihat aspek-aspek struktur tersebut di bawah ini (khusus untuk kepemimpinan akan dibahas pada materi tersendiri). Peran Sebuah peran mengacu pada pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang menduduki posisi tertentu dalam suatu unit sosial. Dalam kelompok, individu diharapkan untuk melakukan hal-hal tertentu karena posisi mereka (peran) dalam kelompok. Peran-peran ini umumnya berorientasi baik seperti menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan atau menjaga kebahagiaan anggota kelompok.
Norma Semua kelompok memiliki norma, yakni standar atau harapan yang diterima dan dibagi oleh anggota kelompok. Norma mendikte hal-hal seperti tingkat output kerja, absensi, ketepatan waktu dan banyaknya sosialisasi pada suatu pekerjaan. Kesesuaian Karena individu-individu ingin diterima oleh kelompok-kelompok mana mereka berada, mereka rentan terhadap tekanan untuk menyesuaikan diri dengan kelompok tersebut. Sistem Status Status sistem merupakan faktor penting dalam memahai suatu kelompok. Status adalah sebuah penilaian prestise, posisi, atau peringkat dalam suatu kelompok. Ukuran Kelompok Ukuran kelompok mempengaruhi kinerja dan kepuasan, tetapi efeknya bergantung pada apa yang seharusnya dicapai oleh suatu kelompok. Kekompakan Kelompok Kekompakan adalah penting karena telah ditemukan bahwa hal ini berkaitan dengan produktivitas kelompok. Kelompok di mana ada banyak perselisihan internal dan kurangnya kerjasama adalah kelompok yang kurang efektif dalam menyelesaikan tugas ketimbang kelompok di mana para anggota umumnya sepakat, saling bekerja sama dan saling menyukai satu sama lainnya. Kekompakan kelompok adalah sejauh mana anggota tertarik pada suatu kelompok dan berbagi tujuan secara bersama-sama di dalam kelompok tersebut. Proses Kelompok Faktor berikutnya yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok adalah mengenai proses yang terjadi pada dalam kelompok kerja seperti komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen konflik, dan sejenisnya. Proses ini penting untuk memahami kelompok kerja karena mereka mempengaruhi kinerja dan kepuasan kelompok secara positif atau negatif. 10.2.4 Tugas Kelompok Dampak yang dimiliki proses kelompok terhadap kinerja dan kepuasan anggota kelompok dimodifikasi oleh tugas kelompok yang sedang lakukan. Lebih khusus lagi, adalah kompleksitas dan saling ketergantungan tugas yang mempengaruhi efektivitas suatu kelompok. Tugas ada yang sederhana, ada pula yang kompleks. Tugas-tugas sederhana adalah yang rutin dan terstandarisasi. Tugas-tugas kompleks cenderung baru atau tidak rutin. Tampak bahwa dengan lebih kompleksnya suatu tugas, semakin banyak manfaat suatu kelompok dari diskusi kelompok tentang metode kerja alternatif. Para anggota kelompok tidak perlu membahas alternatif tersebut untuk tugas sederhana, tetapi dapat mengandalkan prosedur operasi standar. Demikian pula, tingginya saling ketergantungan di antara tugas-tugas yang dilakukan anggota kelompok berarti mereka harus berinteraksi secara lebih. Dengan demikian, komunikasi yang efektif dan konflik yang terkontrol adalah yang paling relevan dengan kinerja kelompok ketika kelompok melakukan tugas yang kompleks dan saling tergantung.
10.3 Mengubah suatu Kelompok menjadi Tim yang Efektif Banyak organisasi di masa sekarang menggunakan struktur berbasis tim karena mereka telah menemukan bahwa tim lebih fleksibel dan responsif terhadap perubahan ketimbang departemen tradisional atau kelompok kerja permanen lainnya. Tim memiliki kemampuan untuk cepat terbentuk, tersebar, kembali fokus dan bubar. Pada bagian ini, kita akan membahas apa itu tim kerja, berbagai jenis tim yang mungkin digunakan suatu organisasi dan bagaimana mengembangkan dan mengelola suatu tim kerja. 10.3.1 Apa itu Tim Kerja? Sebagian besar dari Anda mungkin akrab dengan tim terutama jika Anda telah menyaksikan atau berpartisipasi dalam kegiatan olahraga yang terorganisir. Tim kerja berbeda dari kelompok kerja dan memiliki karakter yang unik. Kelompok kerja berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan membuat keputusan untuk membantu setiap anggota melakukan pekerjaan nya lebih efisien dan efektif. Tidak ada kebutuhan atau kesempatan bagi kelompok kerja untuk terlibat dalam kerja kolektif yang memerlukan upaya bersama. Di sisi lain, tim kerja adalah kelompok yang anggotanya bekerja secara intens pada tujuan umum tertentu menggunakan sinergi positif, tanggung jawab individu dan tanggung jawab bersama dan keterampilan yang saling melengkapi. 10.3.2 Jenis Tim Kerja Empat jenis yang paling umum dari tim kerja adalah tim pemecahan masalah, tim kerja swaloka, tim lintas fungsional, dan tim virtual. Tim Pemecahan Masalah Ketika tim kerja pertama kali menjadi populer, sebagian besar merupakan tim pemecahan masalah, yakni tim dari departemen atau bidang fungsional yang sama yang terlibat dalam upaya untuk meningkatkan kegiatan kerja atau untuk memecahkan masalah tertentu. Para anggota berbagi ide atau menawarkan saran tentang bagaimana proses dan metode kerja dapat ditingkatkan. Namun, tim ini jarang diberi wewenang untuk melaksanakan setiap tindakan yang disarankan. Tim Kerja Swaloka Meskipun tim pemecahan masalah cukup membantu, mereka tidak cukup jauh melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan dan proses yang berhubungan dengan pekerjaan. Kelemahan ini menyebabkan adanya tim jenis lain, yakni tim kerja swakelola, yang merupakan kelompok formal karyawan yang beroperasi tanpa manajer dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses atau segmen pekerjaan. Tim Lintas-Fungsional Tim jenis ketiga merupakan tim lintas-fungsional, yakni tim kerja yang terdiri dari individu-individu dari berbagai spesialisasi fungsional. Tim Virtual Tim jenis terakhir adalah tim virtual, yakni tim yang menggunakan teknologi untuk menghubungkan anggota yang secara fisik tersebar dalam rangka mencapai tujuan bersama. 10.3.3 Menciptakan Tim Kerja yang Efektif Tim tidak selalu efektif. Mereka tidak selalu mencapai tingkat kinerja yang tinggi. Namun, penelitian pada tim memberikan wawasan ke dalam karakteristik yang biasanya dikaitkan dengan tim yang efektif. Karakteristik tersebut adalah sebagai berikut.
Tujuan yang Jelas Tim yang berkinerja tinggi memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Para anggota berkomitmen untuk tujuan tim, tahu apa yang harus mereka capai dan memahami bagaimana mereka akan bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut. Keterampilan yang Relevan Tim yang efektif terdiri dari individu kompeten yang memiliki keterampilan teknis dan interpersonal yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan saat bekerja sama dengan baik. Saling Percaya Tim yang efektif ditandai dengan saling percaya yang tinggi di antara para anggota. Artinya, para anggota percaya pada kemampuan, karakter dan integritas masing-masing anggota. Komitmen Bersatu Komitmen bersatu ditandai dengan dedikasi untuk tujuan tim dan kemauan untuk mengeluarkan energi yang luar biasa untuk mencapainya. Anggota tim yang efektif menunjukkan kesetiaan yang intens dan dedikasi untuk tim dan bersedia melakukan apa pun untuk membantu tim mereka berhasil. Komunikasi yang Baik Tim yang efektif ditandai dengan komunikasi yang baik. Yakni, para anggota menyampaikan pesan, secara verbal dan nonverbal, antara satu sama lain dengan cara yang mudah dan jelas untuk dipahami. Keterampilan Bernegosiasi Tim yang efektif terus melakukan penyesuaian mengenai siapa yang harus melakukan apa. Fleksibilitas ini mengharuskan para anggota tim untuk memiliki keterampilan bernegosiasi. Kepemimpinan yang Tepat Pemimpin yang efektif adalah penting. Mereka dapat memotivasi tim untuk mengikuti mereka melalui situasi yang paling sulit. Dukungan Internal dan Eksternal Secara internal, infrastruktur yang tepat harus mendukung anggota dan memperkuat perilaku yang mengarah pada tingkat kinerja yang tinggi. Secara eksternal, manajer harus menyediakan tim dengan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan. Hasil Pembelajaran dari Materi 10: 1. Definisikan mengenai apa itu kelompok dan tahapan dalam perkembangan kelompok. 2. Jelaskan mengenai komponen utama yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok. 3. Definisikan mengenai apa itu tim & praktik-praktik terbaik yang mempengaruhi kinerja tim. Referensi dari Materi 10: Chapter/Bab 13 - Robbin and Coulter (2012), Management, Upper Saddle River, 11th Editions, New Jersey, Prentice Hall.