Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide telah saya Disetujui di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 11 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan. Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting. Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Arsip. arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Guide.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun guide arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat, sehingga guide arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Guide ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan guide arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penulisan guide arsip media baru, penilaian dan penelaahan, penyempurnaan guide arsip media baru, pengesahan guide arsip media baru D. Dasar 1. Undang-Undang mor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 mor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia mor 2964); 2. Keputusan Presiden mor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 mor 143); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP); 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara mor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia mor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian 1. adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya: foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis.
- 3 - a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak. b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film. f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel. g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk. 2. Guide adalah salah satu sarana penemuan arsip berdasarkan tema tertentu yang diambil dari berbagai daftar/inventaris arsip media baru. 3. Identifikasi adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 4. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 5. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah. 6. Pengesahan Guide adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan Guide dari pimpinan yang berwewenang. 7. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Arsip Media dan Arsip. 8. Penulisan Guide adalah kegiatan penulisan mengenai suatu khasanah arsip media baru ke dalam suatu tema guide arsip media baru. 9. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap Guide Arsip Media yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.
- 4-10. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 11. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Penyusunan Guide.
- 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU Prosedur Penyusunan Guide melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi, Sistem dan Provenance. Penyusunan Guide dimulai dari kegiatan mengidentifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan, dan provenance arsip media baru, hal ini untuk mempermudah proses penyusunan kegiatan rencana teknis. 2. Penyusunan Rencana Teknis Rencana teknis ini disusun dengan berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang perincian biaya, waktu, dan pelaksanaan kegiatan dalam mengolah arsip media baru. 3. Penelusuran Sumber dan Referensi Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan guide arsip media baru melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip. 4. Penulisan Guide Dalam Penulisan Guide diawali dengan kegiatan penentuan tema yang akan dibuat, kemudian melakukan perumusan materi prosedur tetap guide yang akan dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip media baru, sistem penataan maupun provenance yang diberlakukan di ANRI. Pada penyusunan penulisan guide ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks, dan daftar singkatan. 5. Penilaian dan Penelaahan Guide arsip yang telah disusun kemudian dinilai dan ditelaah informasinya untuk mendapat masukan dan koreksi dari dan. 6. Penyempurnaan Guide Apabila dalam penyusunan guide arsip media baru ada masukkan dan koreksi dari dan, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Guide. 7. Pengesahan Sebelum Guide disajikan kepada pengguna arsip melalui Unit Layanan Informasi dan diserahkan kepada Unit Depo sebagai jalan masuk, maka harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu oleh Arsip.
- 6 - BAB III PENUTUP Penyusunan Prosedur Tetap Guide ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Guide ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru. Dengan adanya Prosedur Tetap Guide diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Agustus 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 11 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
- 2 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA BARU C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP BERBAHASA ASING DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU E. DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU F. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU G. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP BARU H. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
- 3 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU 1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance Arsip Media Unit Penyelesaian 2 Menyusun Rencana Teknis 3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi 4 Penulisan Guide 5 Penilaian dan Penelaahan Guide 6 Penyempurnaan Guide Arsip Media 7 Pengesahan Prosedur Tetap Guide rma waktu: 1 khasanah per tahun
- 4 - DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian 1 Mengajukan draf program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke 2 Memberikan arahan kepada arsiparis tentang teknik identifikasi arsip media baru 3 Membuat revisi draf program identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan rencana program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke 5 Menilai dan mengarahkan ke tentang teknik identifikasi arsip 6 Melakukan koordinasi dengan 7 Memerintahkan untuk melakukan koordinasi dengan Arsip media 8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo 9 Membuat laporan hasil identifikasi
- 5 - Unit Penyelesaian 10 Menyampaikan Laporan identifikasi ke 11 Menyampaikan laporan survei ke 12 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang tema guide yang akan dibuat rma waktu: 10 hari kerja
- 6 - DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian Arsip Media 1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan guide arsip media baru yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke 2 Memberikan arahan kepada tentang penyusunan rencana teknis 3 Meerevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Arsip Media 4 Mengajukan program rencana teknis ke 5 Memberikan arahan ke tentang penyusunan rencana teknis 6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis memutuskan tentang prioritas tema guide arsip rma waktu: 10 hari kerja
- 7 - DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian 1 Mengajukan draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber kepada instansi terkait ke 2 Memberikan arahan kepada tentang draft surat korespondensi 3 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Arsip Media 4 Mengajukan draf surat korespondensi ke 5 Memberikan arahan ke tentang draft surat korespondensi yang akan di tanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip 6 Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh 7 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip 8 dan melakukan penelusuran sumber/referensi ke instansi terkait 9 Mencari dan mencatat datadata mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait
- 8 - Unit Penyelesaian 10 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip media baru pada instansi terkait 11 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip media baru 12 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip media baru 13 Tersedianya guide arsip media baru 14 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi ke instansi terkait dibuat laporan 15 menyampaikan laporan survei ke rma waktu: 14 hari kerja
- 9 - DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian 1 Mengajukan draf program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke 2 Memberikan arahan kepada tentang teknik identifikasi arsip media baru 3 Merevisi draf program identifikasi arsip media baru, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh 4 Mengajukan program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke 5 Memberikan arahan ke tentang teknik identifikasi arsip media baru 6 Melakukan koordinasi dengan 7 Memerintahkan untuk melakukan koordinasi dengan 8 Melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo Arsip Media 9 Hasil identifikasi dibuat laporan identifikasi 10 Menyampaikan Laporan identifikasi ke
- 10 - Unit Penyelesaian 11 Menyampaikan laporan survei ke 12 Berdasarkan laporan identifikasi, memutuskan tentang prioritas khasanah arsip media baru yang akan dibuat guide rma waktu: 90 hari kerja
- 11 - DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian 1 Memeriksa arsip media baru yang terindikasi rusak 2 Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, dan berjamur 3 Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan 4 Mendata dan membuat daftar arsip-arsip Media baru yang rusak rma waktu: 20 hari kerja
- 12 - DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesian 1 Menerima hasil telaah guide arsip media baru dari 2 Meneliti item-item yang harus diperbaiki 3 Memperbaiki guide arsip media baru rma waktu: 20 hari kerja per guide
- 13 - DIAGRAM ALIR PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE Unit Penyelesaian 1 Memeriksa kelengkapan guide arsip media baru yang akan dilegalisasi 2 Mengajukan permohonan yang ditandatangani oleh ditujukan kepada 3 Memeriksa kelengkapan dan isi guide arsip media baru 4 Memberi pengantar dan menandatangani guide arsip media baru 5 Guide arsip media baru yang telah dilegalisasi dikembalikan ke untuk diberikan ke ruang baca dan Subdit rma waktu: 7 hari kerja per guide DIREKTUR PENGOLAHAN, SUMRAHYADI