SISTEM AKUNTANSI PIUTANG USAHA ATAS PENJUALAN DENGAN METODE VENDOR HELD STOCK PADA PT PERTAMINA (PERSERO) MOR I SUMBAGUT TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan oleh: PARULIAN SINAGA NIM. 1205082188 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem akuntansi piutang usaha atas penjualan usaha dengan penerapan metode vendor held stock pada PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. Piutang dalam neraca adalah unsur yang penting dan memerlukan kebijakan yang baik dari pihak manajemen perusahaan dalam pengelolaannya. Penelitian yang dikaji dalam penelitian ini adalah menangani bagaimana sistem akuntansi piutang dari PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut atas penjualan dengan penerapan metode vendor held stock, yang meliputi apa saja fungsi yang terkait, apa saja dokumen yang digunakan dan bagaimana pengendalian internalnya atas piutang tersebut. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, prosedur yang membentuk sistem akuntansi piutang atas penjualan dengan penerapan metode vendor held stock. Kita dapat dapat menyimpulkan bahwa sistem akuntansi piutang usaha pada PT Pertamina MOR I (Persero) Sumbagut atas penjualan bahan bakar minyak dengan penerapan metode vendor held stock sudah cukup baik, kita dapat melihat pada pembagian fungsi-fungsi yang terkait dalam proses kegiatan aktivitas ekonomi tersebut. Kata Kunci: Sistem Akuntansi, Piutang, Vendor Held Stock.
ABSTRACT The aims of study this is to determine the accounting system of accounts receivable from the sale of application vendor held stock method with PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. Receivables in the balance sheet is an important element and requires a good policy of the management company in it s management. The research of study in this research is addressing how the accounting system receivables from PT Pertamina MOR I (Persero) Sumbagut on the sale by the application vendor held stock method, which includes anything related functions, any documents that are used and how the internal controls over these receivables. the purpose of this study was to determine the functions associated, documents used, the accounting records are used, the procedures that make up the accounting system of the receivables from the sale of application vendor held stock method. We can be conclude that the results of this study about the accounting system of receivable at PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut on the sale by the application vendor held stock method is good enough, we can see on the division of functions involved in the process of the economic activity. Key words: Accounting System, Receivable, Vendor Held Stock
KATA PENGANTAR Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan kerunia-nya telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan, dan kesempatan sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Laporan berjudul Sistem Akuntansi Piutang Usaha atas Penjualan Dengan Metode Vendor Held Stock pada PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. Ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Dalam pembuatan laporan ini, bantuan dan bimbingan diterima dari berbagai pihak, baik secara material, spiritual maupun informasi sebagai masukan. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada: 1. M. Syahrudin, S. T., M. T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S. H. Damanik, S. E., M. Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S. E., M. Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S. E., Ak., M. Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Asriyati, S. E., Ak., M. Si., Dosen Pembimbing Utama. 6. Duma Sari Aruan, Dra., Dosen Pembimbing Pendamping penulis 7. Adhi Surya Harahap, S. E., Ak., M.Si., Dosen Wali kelas AK-6E 8. Sutrisno, Pegawai PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dan seluruh staf perusahaan. 9. Seluruh staf pengajar di Politeknik Negeri Medan yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 10. Teristimewa buat orang tua penulis yaitu Bapak L. Sinaga dan Ibu R. Situmorang, yang selalu memberikan doa, semangat, dan dukungan kepada penulis selama melaksanakan perkuliahan. i
11. Buat rekan-rekan Akuntansi AK-6E yang telah memberikan masukan kepada penulis. Tugas akhir ini belum sempurna, oleh karena itu kritikan dan saran membangun diharapkan untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Akhir kata, semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.. Medan, Oktober 2015 Penulis Parulian Sinaga NIM. 1205082188 ii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR LAMPIRAN... i iii v BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Perumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Pembahasan... 3 1.4 Manfaat Penelitiian..... 3 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.... 3 1.6 Jadwal kegiatan dan Penulisan Laporan 4 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN 2.1 Sejarah singkat perusahaan... 6 2.2 Visi dan Misi, dan Logo Perusahaan... 8 2.3 Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan..... 9 2.4 Struktur Organisasi Perusahaan...... 10 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1 Pengertian Sistem... 13 3.2 Pengertian Akuntansi... 14 3.3 Sistem Akuntansi... 15 3.4 Pengertian Piutang... 17 iii
3.5 Sistem Akuntansi Piutang... 19 3.6 Metode Pelayanan Vendor Held Stock... 24 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Hasil Pengumpulan Data... 26 4.2 Hasil Pengolahan Data... 27 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Jaringan Prosedur Piutang Usaha VHS... 42 5.2 Klasifikasi Piutang Usaha... 47 5.3 Fungsi dan Pihak Terkait... 48 5.4 Dokumen yang Digunakan... 51 5.5 Catatan atau Jurnal yang Digunakan..... 55 5.6 Prosedur atas Pernyataan Saldo Piutang... 57 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan... 59 6.2 Saran... 59 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN iv
DAFTAR LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Judul Struktur Organisasi PT Pertamina MOR I Sumbagut Berita acara penyaluran BBM PT Pertamina MOR I Sambungan Berita Acara Berita Acara Penerimaan BBM Solar Invoice (Daftar Tagihan Piutang Usaha Penjualan BBM) Invoice (Daftar Tagihan Piutang usaha Penjualan BBM) Purchase Order (Pesanan Pembelian) Faktur Penjualan atas BBM Delivery Order atau Loading Order (Pengiriman BBM) Faktur Pajak atas penjualan Bahan Bakar Minyak Sales Order v
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Penjualan pada suatu perusahaan dapat dikatakan aktif apabila perusahaan tersebut dapat menjalankan kegiatan usaha dalam jangka yang relatif panjang untuk mencapai tujuan dari perusahaan yang bersangkutan, yaitu dengan menghasilkan keuntungan yang semaksimal mungkin dan menjaga ketahanan atas keberlangsungan hidup perusahaan tersebut. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh penjual bila perusahaan telah menerima kas dari pembeli sedangkan dalam transaksi dengan penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang ataupun jasa yang telah disepakati antara kedua perusahaan yang melakukan kegiatan proses transaksi yang telah terjadi, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Hasil dari penjualan kredit tersebut menghasilkan tagihan kepada konsumen yang dinamakan piutang usaha (dagang) atau piutang jasa. PT PERTAMINA (PERSERO) MOR I SUMBAGUT adalah suatu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam bidang penjualan atau pemasaran Bahan Bakar Minyak dan non-bbm. Dalam hal proses penjualan BBM yang transaksinya dilakukan secara kredit dengan penanganannya memiliki beberapa metode pelayanan penjualan atau pendistribusian dari BBM tersebut diantaranya adalah dengan cara penjualan BBM dengan metode pelayanan vendor held stock. pelayanan Vendor Held Stock (pemasok menyediakan atau memegang persedian) adalah PT Pertamina (Persero) MOR I sebagai pemasok memegang kendali atas persediaan BBM dan juga melakukan pengisian Bahan Bakar Minyak di tangki konsumen atas kebutuhan konsumennya yang dilakukan di wilayah kerja konsumennya pihak ini disebut dengan handling agent. Dalam hal ini bahan bakar persediaan di tangki konsumen ini adalah milik PT Pertamina (Persero) MOR I 1
2 Sumbagut, dan PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut menjamin kualitas dan kuantitas atas bahan bakar tersebut untuk yang akan digunakan konsumen yang bersangkutan. Transaksi ini jumlah bahan bakar yang digunakan dan telah masuk ke dalam peralatan pengguna. Semua kerugian yang terjadi dari pengiriman, penimbunan, dan distribusi untuk peralatan pelanggan adalah tanggung jawab PT PERTAMINA (PERSERO) MOR I Sumbagut. Penjualan dengan penerapan metode pelayanan penjualan vendor held stock ini hanya dilakukan kepada customer industy (konsumen industri) dan juga konsumen anak perusahaan atau pihak ketiga pemilik hubungan istimewa. Dari penjualan yang dilakukan dengan penerapan metode pelayanan vendor held stock ini PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut melakukan proses penghitungan atas penggunaan bahan bakar minyak yang digunakan oleh perusahaan atau konsumen yang bersangkutan di atas yang telah dijelaskan dalam satu periode tertentu yang telah disepakati oleh kedua perusahaan yang bersangkutan tersebut, yang kemudian hari sebagai pengakuan piutang usaha PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. Kesemua hal tersebut di atas telah dilakukan dengan sistem komputerisasi. Berdasarkan latar belakang di atas, penulis tertarik untuk menulis mengenai bagaimana perusahaan dalam proses transaksi atas penjualan kredit yang dilakukan dengan metode vendor held stock. Maka dari hal ini penulis ingin melakukan penelitian yang berjudul: SISTEM AKUNTANSI PIUTANG USAHA ATAS PENJUALAN DENGAN METODE VENDOR HELD STOCK (VHS) PADA PT PERTAMINA (PERSERO) MOR I SUMBAGUT. 1.2 Perumusan Masalah Seperti yang telah diuraikan tentang sistem akuntansi piutang usaha diatas mengenai penjualan dengan metode pelayanan vendor held stock, maka penulis merumuskan masalah yang akan dibahas yaitu:
3 1. Gambaran umum atas penjualan dengan sistem pelayanan vendor held stock. 2. Jaringan Prosedur membentuk piutang atas penjualan usaha dengan metode vendor held stock. 3. Fungsi apa saja yang terkait dalam sistem akuntansi piutang yang berkaitan? 4. Dokumen-dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang ini? 5. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang ini? 6. Bagaimana unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem akuntansi piutang ini? 1.3 Tujuan Pembahasan Berdasarkan perumusan masalah di atas maka yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan memahami sistem akuntansi piutang usaha atas penjualan dengan metode vendor held stock pada PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: Menambah bahan refrensi bagi mahasiswa dan pihak-pihak yang memerlukan informasi dan sebagai pembanding antara teori yang didapat di dalam perkuliahan dengan fakta yang ada dilapangan yang berkaitan dengan piutang usaha. 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1 Subjek dan Objek Penelitian Subjek penelitian ini dilakukan di dibagian keuangan PT Pertamina MOR I Sumbagut. Sedangkan objeknya adalah bagian penanganan piutang usaha pada PT Pertamina MOR I.
4 1.5.2 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan wawancara ke bagian piutang PT Pertamina MOR I Sumbagut dan juga diambil dari internet. 1.5.3 Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam pengumpulannya yakni data primer. Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang merupakan bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu (Nazir, 2005:50). Data primer ini diperoleh langsung dari wawancara yang dilakukan kepada pegawai PT Pertamina (Persero) MOR I Sumbagut. 1.5.4 Metode Pengolahan data Metode pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode deskriptif yaitu metode analisis data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data, menyusun dan mengklasifikasikan sehingga diperoleh gambaran yang jelas tentang masalah yang diteliti. 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penyusunan Laporan Tugas Akhir 2015 Adapun alokasi waktu untuk pelaksanaan kegiatan penyusunan Tugas Akhir ini adalah mulai dari tahap persiapan hingga tahap wawancara sampai ke tahap akhir, yaitu tahap dimana penulis melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir ini. Tahap penyusunan Laporan Tugas Akhir ini dapat dilihat pada uraian tabel di bawah ini:
5 NO Tabel 1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Tahun 2015 Kegiatan 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi & Analisis Data 4 Menyusun Konsep Laporan 5 Konsultasi pd Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir 7 Perbaikan Laporan TA 8 Penggandaan Laporan Sumber: Jurusan Akuntansi, 2015 Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Apr Mei Juni Juli Agust 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4