1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dari waktu ke waktu pada seluruh bidang industri membutuhkan pembaharuan yang akan mendukung kegiatan mereka. Pembaharuan yang dimaksudkan adalah dengan penambahan unsur teknologi informasi untuk membantu kegiatan industri tersebut. Dan salah satu indutri yang membutuhkan pembaharuan secara menyeluruh adalah industri pendidikan. Penyebabnya adalah pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia sebagai aset dalam pembangunan serta sebagai tenaga kerja yang potensial. Untuk mewujudkan peranan penting tersebut, maka diperlukan manajemen pengelolaan yang baik dari perguruan tinggi yang bersangkutan. Enterprise Resource Planning diperlukan untuk membantu mereka dalam mengelola peranan penting itu. Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) juga dibutuhkan dalam industri pendidikan. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan proses - proses yang telah terotomatisasi dan bersifat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara cepat dan tepat.
2 BINUS University adalah suatu organisasi yang bergerak di bidang pendidikan. Jasa pendidikan yang ditawarkan BINUS University sangatlah unik dibandingkan dengan jasa yang ditawarkan oleh bidang jasa pada umumnya. Salah satu keunikan tersebut tercermin dari penerapan teknologi berbasis informasi untuk mendukung seluruh proses bisnis BINUS University. Adapun salah satu proses bisnis yang penting adalah monitoring, controlling, dan management. Meski demikian, masih terdapat beberapa ketidakefektifan dalam pelaksanaan teknologi tersebut. Solusi untuk menjawab masalah tersebut adalah dengan penerapan ERP education. Penerapan ERP tersebut akan menjembatani kebutuhan seluruh proses bisnis dalam bidang pendidikan yang dilakukan oleh unit-unit dalam BINUS University. Diharapkan dengan menerapkan ERP akan membantu menyelesaikan masalah ketidakefektifan yang telah disebutkan sebelumnya. Dalam penerapan ERP education tersebut, Penulis akan menggunakan suatu metode yang dikenal dengan Business Process Management (BPM). Diharapkan dengan metode BPM tersebut, BINUS University akan semakin berkembang seiring dengan perkembangan zaman serta meningkatkan kualitas kegiatan operasionalnya. Jadi Penulis mencoba membahasnya lebih lanjut, dalam sebuah skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) EDUCATION DENGAN METODE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) (STUDI KASUS PADA AREA MONITORING, CONTROLLING, DAN MANAGEMENT BINUS UNIVERSITY). Penulis akan memaparkan secara jelas dan eksplisit dalam bab berikutnya segala hal yang berhubungan dengan judul penelitian kami dan semoga nantinya penelitian kami berdaya guna bagi semua pihak tidak hanya pihak universitas saja.
3 1.2 Ruang Lingkup Gambar 1.1 Gambar Ruang Lingkup Gambar di atas adalah ruang lingkup area monitoring, controlling, dan management. Adapun batasan lingkup proses yang terkait dengan studi kasus pada area monitoring, controlling, dan management yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini hanya sebatas pada monitoring, controlling, dan management yang berjalan pada BINUS University.
4 Analisa dan perancangan ERP Education yang dilakukan dengan menggunakan metode Business Process Management yang akan dibahas dalam skripsi ini terbagi dalam 10 tahapan, antara lain: 1. Organization Foundation 2. Process Foundation 3. Technology Foundation 4. BPM Foundation 5. Elaboration 6. Improvement 7. People and Technology Development 8. Deployment 9. Monitor and Benefit Realization 10. Continuous Improvement 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: Menangkap dan mengumpulkan semua kebutuhan proses bisnis pada area monitoring, controlling, dan management pada BINUS University untuk merancang suatu ERP Education. Menganalisa dan merancang suatu ERP Education dengan melakukan pengembangan pada area monitoring, controlling, dan management di BINUS University.
Memberikan rancangan secara mendetail kepada tim developer untuk membangun sistem ERP Education yang handal. 5 Manfaat yang akan dicapai dari penelitian ini adalah: Memperoleh informasi mengenai proses bisnis yang ada, dan kebutuhan yang diharapkan oleh area monitoring, controlling, dan management BINUS University. Menghasilkan suatu rancangan proses bisnis baru dan terintegrasi untuk area monitoring, controlling, dan management di BINUS University, sehingga para Top Management dapat mengakses dan memproses informasi kapan pun dan di manapun serta Karyawan dan Staf dapat meningkatkan kinerjanya dengan dibantu oleh sistem yang membantu memperoleh dan mengolah informasi yang diperlukan. Mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis monitoring, controlling, dan management yang mengalami perkembangan sehingga dapat menjadikan BINUS University sebagai world-class university.
6 1.4 Metodologi Dalam pengumpulan data dan informasi untuk menyusun skripsi ini, metodologi yang digunakan adalah : 1) Metode pengumpulan data: a). Field Research (Penelitian dan Observasi Lapangan) Studi lapangan dilakukan dengan beberapa cara yaitu : 1. Pengamatan (Observasi), yaitu melakukan pengamatan langsung di unit QMC dalam BINUS University. 2. Wawancara (Interview), yaitu melakukan tanya jawab dengan pihakpihak terkait, yakni unit QMC untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. b). Metode Library Research (Penelitian Kepustakaan) Studi kepustakaan dilakukan dengan membaca dan mempelajari teoriteori baik melalui buku-buku ilmiah, hasil pencarian dari internet, maupun dari bahan referensi lainnya yang mempunyai kaitan dengan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem informasi universitas, monitoring, controlling, dan management, serta Business Process Management (BPM), dimana yang sesuai dengan topik yang diangkat dalam penulisan skripsi ini. Data yang diperoleh dari studi kepustakaan ini merupakan data yang diharapkan dapat menjadi landasarn teori yang bisa digunakan sebagai bahan peritmbangan dalam penulisan skripsi ini
7 2) Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang dipakai dalam penulisan skripsi ini adalah Business Process Management (BPM), yang berbagi menjadi 10 tahap. a. Metode Analisis Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan, yaitu: Organization Foundation Process Foundation Technology Foundation BPM Foundation b. Metode Perancangan Perancangan sistem dilakukan melalui enam tahapan, yaitu: Elaboration Improvement People and Technology Development Deployment Monitor and Benefit Realization Continuous Improvement
8 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan merupakan suatu gambaran umum mengenai isi dari keseluruhan penulisan, yang bertujuan untuk memudahkan pembaca mengikuti alur penulisan yang terdapat dalam skripsi ini. Adapun sistematika penulisan ini terdiri dari lima bab dan secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Penulis menjelaskan mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang digunakan, baik itu teori dasar/ umum maupun teori pendukung/ khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas pada penulisan skripsi ini. BAB 3 ORGANIZATION - BPM FOUNDATION Penulis memberikan gambaran mengenai BPM Foundation yang terdiri dari beberapa fase, yakni organization foundation phase, process foundation phase, technology foundation phase, dan BPM foundation phase itu sendiri. BAB 4 ELABORATION - CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE Penulis menjelaskan mengenai beberapa fase yang akan membantu pengintegrasian proses bisnis baru untuk meningkatkan hasil dari proses bisnis yang sedang berjalan, antara lain: elaboration phase, improvement phase, people and technology development phase, deployment phase, monitor and benefit realization phase, dan yang terakhir adalah
continuous improvement phase. Selain itu akan diberikan penjelasan pula mengenai penerapan BPM dalam sebuah organisasi. 9 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi mengenai simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Di samping itu, terdapat saran-saran yang diharapkan akan berguna bagi BINUS University di masa mendatang dan bagi pihak lain yang ingin mengembangkan skripsi ini lebih lanjut.