Ringkasan Penelitian Mengenai Pentingnya Knowledge Dan Knowledge Management System Berbasis IT Beserta Dampak- Dampak Yang Ditimbulkannya Pada Organisasi I. Pendahuluan Knowledge merupakan bagian vital dalam kehidupan sosial manusia modern. Selain itu, dalam sebuah organisasi, peran knowledge yang dimiliki secara keseluruhan dapat meningkatkan daya saing dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan. Dalam era informasi penting untuk disadari bahwa aliran knowledge kedalam dan keluar organisasi berlangsung sangat cepat. Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi, revolusi penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan merupakan hal yang aneh. Banyak organisasi dewasa ini mengadopsi dan mengimplementasikan knowledge management system sebagai sarana dalam menunjang proses-proses yang terkait dengan pemberdayaan knowledge yang mereka miliki. Namun, untuk mewujudkan budaya berbagi knowledge dalam suatu organisasi bukanlah hal mudah. Selain faktor internal, berupa sifat dasar dari knowledge itu sendiri, hal lain yang biasanya menjadi kendala adalah kesiapan individu-individu dalam organisasi dalam mengadaptasi perubahan menuju kearah learning organization. Makalah ini merupakan ringkasan dari penelitian studi literatur yang kami lakukan terhadap lima buah paper. Pembahasan dimulai dengan tinjauan tentang knowledge itu sendiri dan bagaimana knowledge dikelompokkan untuk knowledge management system yang sesuai. Setelah itu dilanjutkan dengan pembahasan mengenai knowledge transfer dan proses-proses knowledge management lainnya dan peranan teknologi informasi didalamnya yang mempengaruhi transformasi budaya suatu organisasi. Pada bagian akhir makalah ini, kami merangkum beberapa isu tentang penerapan knowledge management system berbasis IT dinegara berkembang dan pemanfaatannya dalam e-government.
II. Studi Literatur II.A. Klasifikasi Knowledge Pemanfaatan knowledge dan knowledge management system yang optimal sangat bergantung pada klasifikasi dari knowledge itu sendiri. Hal ini penting karena knowledge yang didapat akan digunakan oleh sebuah organisasi yang terdiri dari beragam individu yang mempunyai keunikannya masing-masing. Burrel dan Morgan mengusulkan empat paradigma tentang cara melihat suatu knowledge. Keempat paradigma tersebut ialah: radical humanist, radical structuralist, interpretive dan functionalist[bur79]. Keempat paradigma tersebut lahir dari tarik-ulur antara sudut pandang para filsuf kontemporer yang melihat knowledge dari sisi yang berbeda. Deetz mengusulkan empat discourse alih-alih paradigma. Discourse tersebut adalah: normative, interpretive, critical and dialogic. Schultze melakukan penelitian terhadap makalah-makalah yang membahas mengenai keempat discourse Deetz[SCH02]. Dari penelitiannya, Schultze et al mengklasifikasikan knowledge dan bentuk knowledge management yang sesuai untuk studi lebih lanjut. Discourse normative menitikberatkan penggunaan knowledge untuk kegiatan problem solving dan decision making dengan pemanfaatan teknologi informasi, seperti DBMS, dalam mendukung proses didalamnya. Discourse interpretive menitikberatkan pada pemanfaatan knowledge oleh individu daripada knowledge itu sendiri. Discourse critical menitikberatkan perimbangan hak akses terhadap knowledge dan aspek sosio-politik dalam hal kesamaan hak dalam memperoleh knowledge. Discourse dialogic menitikberatkan proses transformasi budaya suatu organisasi yang menerapkan teknologi informasi dalam proses knowledge management-nya. Dari klasifikasi ini terlihat bahwa jenis knowledge yang berbeda pada organisasi yang berbeda memerlukan implementasi IT pada tingkat yang berbeda pula. Implementasi IT pada knowledge management system yang digunakan juga tergantung pada budaya asal organisasi dan individu didalamnya. Yaitu sejauh mana IT telah diterapkan dalam proses-proses organisasi. Karena bagaimanapun IT hanya berperan sebagai penunjang dalam manajemen informasi sebuah organisasi.
II.B. Penerapan IT Dalam Knowledge Management Tingkat virtualness[gri03] dari suatu organisasi memegang peranan penting dalam adaptasi sebuah knowledge management system berbasis IT. Organisasi yang telah terbiasa memanfaatkan IT dalam kesehariannya (lebih virtual) menyebakan individu didalamnya lebih mudah beradaptasi dengan peran knowledge management system berbasis IT dibanding dengan organisasi yang kurang virtual atau tradisional. Selain itu proses transfer knowledge berlangsung lebih cepat dan transformasi knowledge dari bentuk tacit menjadi implisit juga lebih mudah. Namun penggunaan IT bukannya tanpa masalah. Griffith et al menemukan bahwa dengan implementasi IT dalam knowledge management system bisa menimbulkan dampak yang sifatnya sosial dalam organisasi bersangkutan. Misalnya, sebelum implementasi IT dalam proses transfer knowledge, pemilik asal knowledge(knower) adalah individu yang unik. Setiap kali ada individu lain yang membutuhkan knowledge yang hanya diketahui oleh knower tadi, maka ia harus bertemu langsung dan menanyakannya kepada knower tersebut. Dengan diimplementasikannya IT dalam proses knowledge management, knower tadi bisa merasa kehilangan keunikannya karena semua knowledge yang diketahuinya harus diserahkan ke sistem untuk diketahui semua orang. II.C. Isu Dalam Proses Knowledge Management Masalah yang disebutkan pada paragraf terakhir bagian sebelumnya adalah contoh isu pada proses knowledge storage, yang merupakan salah satu proses dalam knowledge management. Yaitu bagaimana tindakan organisasi dalam mensiasati agar knower mau berbagi knowledge yang diketahuinya kepada individu lain. Misalnya dengan memberi penghargaan atau bentuk insentif lain kepada knower tersebut. Masalah lain adalah pada proses knowledge transfer. Yaitu bagaimana semua unit dalam organisasi memperoleh knowledge secara efektif dan efisien. Seperti dipahami bersama bahwa knowledge base suatu organisasi adalah sangat besar dan berisi aneka ragam informasi dan knowledge. Namun unit-unit yang berbeda pasti hanya memerlukan subset tertentu saja dari knowledge yang tersedia didalam knowledge base. Jika suatu unit memerlukan knowledge dalam rangka penunjang untuk mengambil keputusan, akan
sangat tidak efisien apabila harus mencari-cari keseluruh knowledge base. Mengingat kecepatan dalam pengambilan keputusan adalah hal yang kritikal dalam persaingan dengan kompetitornya. Oleh karena itu, knowledge management system yang baik harus menyediakan mekanisme bagi penggunanya untuk memberi masukan tentang kredibilitas suatu knowledge[pos05]. Urgensinya adalah agar dengan adanya masukan dari pengguna ini, pemelihara dan administrator knowledge management system bisa lebih baik lagi dalam mengklasifkasi knowledge dalam knowledge base. Salah satu caranya adalah dengan meminta pengguna sistem untuk memberi rating. Apakah knowledge yang dicarinya sesuai dengan keperluannya atau tidak. Namun perlu diperhatikan bahwa mekanisme pemberian rating ini rentan akan sabotase. Bisa saja pengguna memberikan rating secara asal-asalan sehingga hasil akhirnya bisa jadi sebuah klasifikasi yang tidak benar. II.D. Penerapan Knowledge Management pada Pemerintahan ( e-government ) Aplikasi knowledge management systems yang telah berhasil diimplementasikan di tingkat organisasi dapat pula diimplementasikan untuk tahap yang lebih lanjut di tingkat pemerintahan. Knowledge management systems yang cocok untuk e-government pada sebuah negara berkembang adalah knowledge management system berbasiskan komunitas virtual [WAG03], hal ini disebabkan karena komunitas virtual dapat menyediakan informasi secara cepat dan akan selalu memiliki nilai kebaruan karena melibatkan para anggota dari komunitas virtual itu dan biaya untuk pengadaan knowledge management ini lebih murah dibandingkan dengan biaya pengadaan knowledge management di tingkat enterprise. Penerapan knowledge management di tingkat pemerintahan atau negara dapat turut mencerdaskan kehidupan bangsa karena knowledge management system di tingkat pemerintahan memiliki potensi mencerdaskan dan dapat menyejahterakan masyarakat dengan membagi pengetahuan dengan harga terjangkau dan dapat mendekatkan pemerintah terhadap rakyatnya karena rakyat dapat mendapatkan pelayanan pemerintah khususnya dalam bentuk informasi dan layanan lainnya.
II.E. Kesimpulan Penerapan knowledge management berbasiskan IT pada suatu organisasi, baik di organisasi tingkat perusahaan maupun di tingkat pemerintahan memiliki banyak manfaat dan nilai tambah yang sebelumnya tidak didapat. IT memungkinkan proses pencarian dan penyampaian knowledge lebih cepat dibandingkan dengan metode lainnya yang lebih manual. Namun untuk membuat knowledge management systems yang baik dibutuhkan infrastruktur yang bagus dan sumberdaya manusia yang siap untuk menggunakan sistem itu, karena sistem yang berhasil bila sistem itu digunakan oleh individu-individu yang ada dalam organisasi itu. III. Daftar Pustaka 1. [ALA01]Alavi, Maryam and Leidner, Dorothy E. Review: Knowledge Management And Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations And Research Issues, MIS Quarterly, Volume 25, March 2001. 2. [BUR79]Burrel, Gibson and Morgan, Gareth. Social Paradigms And Organizational Analysis. Elements Of The Sociology Of Corporate Life, Heineman, London, 1979. 3. [GRI03]Griffith, Terri L., Sawyer, John E. and Neale, Margaret A. Virtualness And Knowledge In Teams: Managing The Love Triangle Of Organizations, Individuals And Information Technology, MIS Quarterly,Volume 27, June 2003. 4. [POS05]Poston, Robin S. and Speier, Cheri. Effective Use Of Knowledge Management Systems: A Process Model Of Content Ratings And Credibility Indicators, MIS Quarterly,Volume 29, June 2005. 5. [SCH02]Schultze, Ulrich and Leidner, Dorothy E. Studying Knowledge Management In Information Research Systems: Discourses And Theoretical Assumptions, MIS Quarterly, Volume 26, September 2002. 6. [WAG03]Wagner, Christian, Cheung, Karen, Lee, Fion and Ip, Rachel. Enhancing E-Government In Developing Countries: Managing Knowledge Through Virtual Communities, EJISDC 14, 2003.