Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis telah saya Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP STATIS A. Umum BAB I PENDAHULUAN Layanan Arsip sebagai suatu rangkaian yang tidak bisa dipisahkan meliputi Layanan Peminjaman Arsip Statis, Layanan Penggandaan Arsip Statis dan Layanan Pengembalian Arsip Statis. Oleh karena itu di samping prosedur standar operasional dalam peminjaman dan penggandaan arsip, Layanan Pengembalian Arsip Statis juga penting untuk diatur dalam suatu Prosedur Tetap untuk keamanan dan ketertiban pemanfaatan arsip. Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis mengatur tentang waktu pengembalian arsip untuk mengantisipasi kemungkinan arsip di ruang layanan menumpuk, tercecer atau tertinggal di tempat yang tidak seharusnya berada sehingga arsip tersebut dapat tersedia jika suatu ketika dibutuhkan kembali oleh pengguna lain. Selain itu, pengembalian arsip sesuai prosedur dilakukan untuk meminimalisir kerusakan arsip yang diakibatkan oleh suhu dan tempat penyimpanan yang tidak sesuai. Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis ini merupakan pedoman dan acuan bagi Sub Direktorat Layanan Arsip agar tercapai keseragaman dan ketertiban dalam kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip kepada pengguna sebagai salah satu bentuk pelayanan prima dalam memberikan informasi yang lebih baik. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis dimaksudkan sebagai acuan dan panduan di dalam mengatur prosedur bagi layanan pengembalian arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam Pelaksanaan Layanan Pengembalian Arsip. Tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis adalah terwujudnya pelayanan prima bagi pengguna arsip statis di ANRI di dalam pemanfaatan arsip statis.
- 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis berlaku dan digunakan di Subdit Layanan Arsip, Ruang Layanan Arsip ANRI (selanjutnya disebut Ruang Baca). Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis ini meliputi Layanan Pengembalian Arsip Kertas, Layanan Pengembalian Arsip Kartografik, Layanan Pengembalian Arsip Foto serta Layanan Pengembalian Arsip Mikrofilm dan Kaset. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 3. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 4. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP); 6. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 9. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis ini, terdapat beberapa pengertian antara lain: 1. Petugas Layanan Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas memandu penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan menjelaskan fasilitas layanan secara tidak langsung; 2. Petugas Transit Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit arsip; 3. Seksi Penyimpanan Arsip adalah seksi yang bertugas menyimpan dan mengantarkan arsip konvensional, seperti arsip kertas dan kartografik serta arsip media baru, seperti arsip foto, film serta mikrofilm dan kaset kepada pengguna arsip di Ruang Baca. Kemudian mengembalikan arsip yang telah selesai dibaca dan direproduksi ke tempat penyimpanan arsip. 4. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan; 5. Arsip Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk grafis atau fotometrik tentang permukaan bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasar skala tertentu, seperti peta, bagan, globe, bagan topografi, kartogram, potret udara dan sejenisnya termasuk teks penjelasannya; 6. Arsip Kearsitekturan adalah arsip yang berisi informasi berbentuk gambar teknik; 7. Arsip Konvensional (kertas) adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas, baik tulisan tangan ataupun ketikan; 8. Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya terekam dalam media non kertas, baik berupa arsip bacaan mesin maupun arsip pandang dengar; 9. Formulir Pengembalian Arsip berisi keterangan mengenai: nama pengguna arsip, alamat pengguna arsip, periode arsip yang dipinjam, jenis arsip yang dipinjam (kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, tanggal pengembalian, tanda tangan dan nama jelas.
- 4 - BAB II PROSEDUR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP STATIS Subdit Layanan Arsip yaitu Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip Statis. Layanan Pengembalian Arsip di Ruang Baca dibagi menjadi dua berdasarkan jenis arsip yang dipinjam, yaitu Layanan Pengembalian Arsip Konvensional dan Layanan Pengembalian Arsip Media Baru. A. Layanan Pengembalian Arsip Konvensional 1. Arsip Kertas a. Petugas Layanan Arsip menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip; b. Petugas Transit Arsip menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna; c. Petugas Transit Arsip mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku pengembalian arsip; d. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional; e. Petugas Transit Arsip meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional. 2. Arsip Kartografik a. Petugas Layanan Arsip menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip b. Petugas Transit Arsip menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna c. Petugas Transit Arsip mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku pengembalian arsip; d. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional; e. Petugas Transit Arsip meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional.
- 5 - B. Layanan Pengembalian Arsip Media Baru 1. Arsip Foto a. Petugas Layanan Arsip menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip; b. Petugas Transit Arsipmenerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna; c. Petugas Transit Arsip memeriksa foto yang akan dikembalikan; d. Petugas Transit Arsip membubuhkan keterangan kembali dan tanggal pengembalian pada buku peminjaman arsip foto; e. Petugas Transit Arsip mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku Pengembalian Arsip Foto; f. Petugas Transit Arsip menyerahkan foto yang telah selesai dicatat kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik; g. Petugas Transit Arsip meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik. 2. Mikrofilm dan Kaset a. Petugas Layanan Arsip menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip; b. Petugas Transit Arsip menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna; c. Petugas Transit Arsip mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku Pengembalian Mikrofilm dan Kaset; d. Petugas Transit Arsip menyerahkan Mikrofilm dan Kaset yang telah selesai dicatat kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik; e. Petugas Transit Arsip meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik.
- 6 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip ini dapat menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Subdirektorat Layanan Arsip dan unit kerja terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan prima khususnya dalam kerangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Layanan Pengembalian Arsip ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP STATIS
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP STATIS A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP KERTAS B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP KARTOGRAFIK C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP FOTO D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET
- 2 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP KERTAS Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip Petugas Transit Arsip Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional 1 Menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip 2 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna 3 Mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku pengembalian arsip 4 Menyerahkan arsip kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional 5 Meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional Norma Waktu: 90 180 menit
- 3 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP KARTOGRAFIK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip Petugas Transit Arsip Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional 1 Menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip 2 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna 3 Mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku pengembalian arsip 4 Menyerahkan arsip kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional 5 Meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional Norma Waktu: 90 menit
- 4 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP FOTO Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip Petugas Transit Arsip Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik 1 Menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip 2 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna 3 Memeriksa foto yang akan dikembalikan 4 Membubuhkan keterangan kembali dan tanggal pengembalian pada buku peminjaman arsip foto 5 Mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku Pengembalian Arsip Foto 6 Menyerahkan foto yang telah selesai dicatat kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik 7 Meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik Norma Waktu: 180 menit
- 5 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip Petugas Transit Arsip Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik 1 Menerima dan menyerahkan arsip yang telah selesai digunakan pengguna kepada Petugas Transit Arsip 2 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digunakan pengguna 3 Mencatat arsip yang akan dikembalikan pada buku Pengembalian Mikrofilm dan Kaset 4 Menyerahkan Mikrofilm dan Kaset yang telah selesai dicatat kepada Seksi Peyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik 5 Meminta paraf bukti pengembalian kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik Norma Waktu: 30 60 menit DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI