SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KOPERASI SIMPAN PINJAM SEJAHTERA KABUPATEN OGAN KOMERING ULU TIMUR Naskah Publikasi diajukan oleh Fuad Setyoadi 11.22. 1307 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN SEJAHTERA CREDIT UNIONS EAST OGAN KOMERING ULU SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KOPERASI SIMPAN PINJAM SEJAHTERA KABUPATEN OGAN KOMERING ULU TIMUR Fuad Setyoadi Kusrini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT "SEJAHTERA" Credit Unions is a financial institution engaged in the savings and loan that is owned and managed by its members that aims the welfare of its own members. Nowdays, "SEJAHTERA" Credit Unions is still using data recording and bookkeeping manually. Those data are in the form of a member data, non-members data, member s deposit data, non-member s deposit data, member s transaction data, nonmember s transaction data, and other. This recording method of course, requires a quite long time and expensive funds since it requires paper, stationery and a lot of manpower. Along with the development of information technology today, the manual system currently used will be replaced by computer-based systems. So that data are recorded manually will be automated or administered using a computer. Its purpose are to improve employee performance, enhance service to members, increase effectiveness and efficiency of the company so that profits can be maximized and also enhance the competitiveness of firm. The research method used is by collecting data related to the object of research by doing the field survey and correspondence over the phone with the manager of the firm to adjust the rules and the name of the account that will be used in the system will be made and seek for additional references from various sources such as books and internet related to accounting information systems.softwares to be used in the making of this application are a Microsoft Visual Basic 6.0, Crystall Report 8.5 and SQL server 2000. Keywords : accounting information system, Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server, Crystal Report 8.5
1. Pendahuluan Ilmu pengetahuan dan teknologi Informasiyang terus berkembang setiap waktu merupakan factor pendukung yang sangat membantu manusia dalam menjalankan aktifitasnya. Bertambahnya tahun bertambah pula perkembangan informasi di dunia ini.berbagai aspek kehidupan manusia saat ini semakin banyak yang menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi kerja, daya saing dan produktifitasnya.terciptanya suatu aplikasi teknologi yang berdaya guna dan tepat guna, serta didukung dengan kualitas sumber daya manusia dan sarana infrastruktur penunjang yang memadai akan semakin meningkatkan produktifitas suatu instansi atau lembaga. Koperasi Simpan Pinjam Sejahtera merupakan koperasi yang beranggotakan warga yang berada di sekitar kecamatan Belitang III kabupaten Ogan Komering Ulu Timur. Dengan ditingkatkannya pelayanan terhadap anggota, maka diharapkan dapat meningkatkan profesionalitas independensi sebagai pelayanan masyarakat dalam bidang keuangan. Dengan struktur permodalan yang lebih kokoh, penerangan prudential dan pengendalian risiko yang lebih baik serta dukungan dari semua pihak, keberhasilankeberhasilan itu tentunya tidak terlepas dari sistem informasi yang bersifa trelevan, akurat, lengkap dan tepat waktu. Selain itu semua teknologi yang diterapkan juga mempengaruhi. Semua itu menjadi faktor pendukung untuk mencapai laba, karena tujuan koperasi umumnya adalah mencapai laba yang maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup dan mengejar pertumbuhan dalam usahanya serta mampu mensejahterkan anggotanya. Koperasi Simpan Pinjam Sejahtera saat ini dalam pengolahan administrasi masih manual, yakni dengan mencatat di buku atau lembar dokumen koperasi.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian sistem Sistem merupakan seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. (Murdick dan Ross, 1993). Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu pendekatan yang menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan yang menekankan pada pendekatan komponen. 2.2 Pengertian Informasi Informasi selalu dibutuhkan dalam suatu organisasi, sehingga suatu informasi menjadi sangat penting peranannya. Informasi dapat dikatakan mempunyai nilai manfaat apabila memiliki ketepatan atau aturan, keakuratan atau lokasi, serta adanya pemakai informasi atau keterkaitan antar informasi. Informasi didefinisikan oleh (John Burch,1989) dan (Gary Grudntski,1989)adalah: Data yang diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sehingga definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan (Kusrini dan Koniyo, 2007).
2.4 Pengertian Akuntansi Akuntansi berasal dari kata dalam bahasa Inggris, to account, yang mempunyai arti menghitung atau mempertanggungjawabkan. Dalam arti yang sebenarnya, akuntansi diambil dari kata accountancy yang berarti hal-hal yang berkaitan dengan akuntan (accountant) atau hal-hal yang dikerjakannnya(kusrini, M.Kom dan Andri Koniyo, 2007). 2.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya (Kusrini, M.Kom dan Andri Koniyo, 2007) 2.6 Pengertian Koperasi Koperasi didirikan sebagai persekutuan kaum yang lemah untuk membela keperluan hidupnya. Mencapai keperluan hidupnya dengan ongkos semurah-murahnya, itulah yang dituju. Pada koperasi didahulukan keperluan bersama, bukan keuntungan. ( Hatta,1954). 2.7 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Koperasi Sistem informasi akuntansi koperasi adalah sistem informasi yang mengolah data transaksi akuntasi koperasi menjadi informasi keuangan yang bisa digunakan oleh pemakai baik pengelola koperasi, anggota koperasi maupun pihak lain yang berkepentingan. 2.8 Analisis Sistem Analisis dapat diartikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dengan maksud untuk mengidentifikasi masalah dan hambatan yang terjadi sehingga diharapkan mampu memberikan solusi terhadap masalah tersebut. Tahap analisis sisem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap
analisis merupakan suatu tahap yang sangat penting karena kesalahan di tahap ini akan berdampak di tahap selanjutnya. 2.9 Konsep Database Database terdiri dari dua kata, yaitu data dan base. Base merupakan tempat untuk berkumpul, sedangkan data adalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mewakili suatu obyek seperti manusia. Secara umum database dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang disimpan dan saling berhubungan satu sama lain. 2.10 Software-Software yang digunakan 2.10.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung pemrograman berorientasi objek. 2.10.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan andalan Microsoft untuk database server.
2.11 Konsep Basis Data 2.11.1 Pengertian Basis Data Basis data merupakan kumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu. (M.Rudyanto, 2006) 3.1. Analisis Sistem 3.1.1. Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka (Hanif, 2007). 3.1.2 Kebutuhan Fungsional Sistem baru yang dibuat dirancang untuk mempermudah pihak pengelola apotek dalam mengelola dan mengolah data mereka. Sistem ini dibuat dengan berbagai fungsi, antara lain: sistem bisa memasukkan data, menghapus, menyimpan, mengubah dan mencari data yang diinginkan seperti data obat, data pemasok, data karyawan, data pembeli, data penjualan dan data pembelian. Selain itu sistem juga diharapkan mampu memberikan output dsan mencetak laporan-laporan. 3.1.3 Kebutuhan Non Fungsional a. Perangkat Keras (Hardware) b. Perangkat Lunak (Software) c. Brainware 3.1.4 Analisis Kelemahan Sistem Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan yang diperlukan. Dalam merancang
sebuah sistem akan tampak ideal jika diketahui terlebih dahulu adanya kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman / hambatan yang dalam hal ini biasa dikenal dengan analisis SWOT. Kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman / hambatan ini jika dipahami dan dijadikan dasar pijakan akan didapat solusi yang tepat di dalam mendapatkan sebuah perencanaan yang strategis. 3.1.5 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang dibuat benar-benar dapat bermanfaat. 3.1.6 Analisis Kelayakan Teknologi Untuk merancang sistem yang baru ini dibutuhkan sarana komputer dan perangkat lunak yang sudah beredar luas di pasaran dan harganya pun relatif terjangkau. Pengoperasian komputer tidak terlalu sulit. Dengan sedikit pelatihan orang akan dapat mengoperasikannya dengan baik dan lancar. 3.1.7 Analisis Kelayakan Operasional Sistem dirancang untuk mudah digunakan sehingga tidak memerlukan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. 3.1.8 Analisis Kelayakan Hukum Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan produk resmi, sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. 3.1.9 Analisis Kelayakan Ekonomi Agar tidak terjadi pemborosan di dalam pemakaian sumber daya maka harus dilakukan analisis, perhitungan biaya dan manfaat untuk menentukan apakah sistem informasi ini layak atau tidak untuk diterapkan.
3.2 Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam system. 3.3 Pemodelan Proses Untuk dapat membuat tabel yang terkomputerisasi harus lebih dahulu memperjelas perjalanan aliran data, hal tersebut dapat digambarkan dengan membuat DAD (Diagram Aliran Data) atau dalam bahasa Inggris disebut dengan DFD (Data Flow Diagram). 3.4 Rancangan Database Database berfungsi untuk menyimpan data-data, sebab data-data dapat di update setiap saat, dan juga data harus dikelompokan sesuai fungsinya masing-masing. Untuk itu, dalam membangun sistem informasi apotek, dibuat rancangan database agar setiap tabel memiliki fungsi dan tujuan masing-masing dengan jelas. 3.5 Rancangan User Interface Setelah perancangan database di buat, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan atau sketsa setiap halaman form 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Database Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 4.2 Pembuatan Program Program dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. sebagai media pemanggilan dan juga mempermudah user dalam mengakses sistem, dibuatkan satu program utama yaitu berupa form utama. Form utama merupakan halaman yang berada paling depan ada saat program dijalankan. Form utama biasanya digunakan untuk mengontrol semua modul atau bagian program yang ada di dalam sistem yang dibuat.
4.3 Pengetesan Sistem 4.3.1 Uji Coba White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode proram yang ada, dan menganalsis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan maka baris-basris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki kemudian di compile ulang.4.3.2 Uji Coba Black Box Testing Black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan atau belum. Jika ada unit yang tidak sesuai dengan outpunya maka untuk menyelesaikannnya diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. 4.4 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem informasi adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga, menanggulangi, mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja sistem yang ada agar dalam penggunaannya dapat bekerja secara optimal. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru ini waktu kerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, karena dengan sekali proses pegawai bisa melakukan 2 atau lebih pekerjaan sekaligus.
Sistem yang baru ini memberikan penghematan ruang dan biaya. Penghematan ruang karena data-data hanya disimpan dalam satu PC yang tidak terlalu banyak memakan tempat, sementara pada sistem yang lama data-data yang disimpan di bukubuku yang berbeda membuat pegawai kesulitan baik dalam pencarian data dari buku maupun penyimpanan buku-buku tersebut. Hal ini juga bisa meminimalkan resiko kehilangan data atau informasi. Penghematan biaya diperoleh karena berkurangnya biaya-biaya alat tulis. Sistem yang baru hanya memerlukan media kertas dan tinta printer untuk mencetak laporanlaporan. 5.2 Saran Penulis menyarankan kepada pihak KSP Sejahtera dan semua pihak yang terlibat di dalamnya supaya dapat memperhatikan hal-hal seperti: sskemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang bisa merusak program. Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang lebih baik dan menarik. Seperti perlunya ditambahkan fasilitas cetak kartu anggota maupun non anggota dengan sistem barcode, sehingga memudahkan pencarian data anggota maupun non anggota dan transaksi menjadi lebih optimal.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transac-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta. Baswir, Revrisond. 2012. Koperasi Indonesia, BPFE, Yogyakarta. Jogiyanto, HM, MBA, Akt, Ph.D., 2003, Sistem Akuntansi Berbasis Komputer, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph. D., 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Medias Yogyakarta. Kusrini, Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Publisher, Yogyakarta. Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset, Yogyakarta. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta.