BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1 Deskripsi Lokasi Penelitian 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Berdirinya PT Columbus diprakarsai oleh adanya perkembangan dunia ekonomi dan usaha di Indonesia dewasa ini, khususnya bidang perdagangan secara cash dan credit sehingga PT Columbus Group mempunyai cita-cita, visi dan misi untuk menjadi yang terbaik dan terbesar dalam bidangnya. Hal tersebut berawal dari adanya suatu ilham, ide, gagasan dan nilai yang cemerlang atas tokoh yang legendaris dunia, penemuan benua Amerika yaitu Columbus, hal itu sejalan dengan pikiran, jiwa dan tindakan untuk senantiasa meyakini dan mengedepankan kejujuran, keberanian, disipilin, dedikasi, keyakinan yang serta moral dalam memperjuangkan cipta, karya, guna mewujudkan kemakmuran dan kesejahteraan bersama. Berdiri pada tanggal 7 Juli 2001, berawal dari sebuah Toko Columbus di Jalan Letkol Iskandar No 31 D, Palembang yang dilahirkan oleh Z.Harris Nasution, Basuki Lidin dan Darma Sihombing hingga kini menjadi berkembang pesat dan menjadi PT Columbus dengan beberapa cabang. PT. Columbus gorontalo sendiri berdiri pada tanggal 1 juni 2009 dibawah pimpinan Jamalludin Iskandar. Selalu ingin menjadi pertama diartikan bahwa Columbus harus menjadikan yang pertama berkenan dihati konsumen, masyarakat dan menjadi 1
pemimpin (leader) dalam bidang usaha, menjadi pembeda diartikan bahwa Columbus harus senantiasa mempunyai nilai tambah (Value Added) dalam memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen dan masyarakat. Status badan hukum PT Columbus memberikan peluang yang sangat besar untuk melakukan pengembangan kegiatan usaha, sehingga sampai sekarang ini PT Columbus semakin berkembang pesat dengan memiliki berbagai cabang di sebuah wilayah di Indonesia. PT Columbus dapat menciptakan peluang tenaga kerja yang baru untuk para pengangguran supaya dapat bekerja di PT Columbus. 3.1.2 Tujuan Perusahaan ( Visi dan Misi PT Columbus) PT. Columbus cabang Gorontalo memiliki visi dan misi untuk meningkatkan perkembangan usahannya. visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut: a. Visi 1) Menjadi perusahaan terbaik dan nomor satu dibidangnya dimana unit bisnis itu berada. 2) Peduli terhadap kebutuhan masyarakat. 3) Menciptakan karyawan berbudaya dan sejahtera b. Misi 1) Membangun jaringan unit bisnis diseluruh kota besar. 2) Menyediakan barang terlengkap, berkualitas dan bergaransi. 3) Meningkatkan kualitas pelayanan, kemudahan dan kepedulian terhadap nasabah sebagai mitra usaha. 2
4) Meningkatkan kesejateraan dan keharmonisan karyawan yang berbudaya dan berwawasan luas dengan menanamkan budaya, visi dan 8 dimensi nilai-nilai perilaku 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Perusahaan, yang merupakan salah satu unsur yang menentukan sukses tidaknya perusahaan mencapai tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi yang baik harus mampu berfungsi sebagai alat pengatur maupun pengawas usaha pelaksanaan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga usaha-usaha yang dilakukan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Struktur organisasi peerusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki oleh perusahaan digerakan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi yang ada di perusahaan PT.Columbus Cabang Gorontalo mengacu pada bentuk struktur organisasi pada umumnya. Tujuannya adalah agar operasional perusahaan dapat menghemat waktu, karena adanya pembagian struktur para kepala bagian dapat menghemat waktu. Dengan pembagian struktur para kepala bagian dapat memberi keputusan sendiri yang di anggap perlu tanpa menunggu keputusan dari kepala pimpinan. 3
STRUKTUR ORGANISASI PT.COLUMBUS CABANG GORONTALO Kepala Cabang Head Colection HRD Head Marketing Head ACC & Finance Coor Colect Coor H/R Coor analisis Gudang ADM Marketing Purchashing Stock Control General Ladger Kasir Faktur Sumber Data : PT. Columbus Cabang Gorontalo tahun 2012 Berdasarkan struktur organisasi di atas peranan pimpinan sekaligus pemilik perusahaan bertanggung jawab sepenuhnya atas segala kegiatan perusahaan, dan para karyawan bertanggung jawab kepada pimpinan sesuai dengan wewenang dan tugas yang telah diberikan pimpinan. Untuk itu dalam menjalankan kegiatan perusahaan telah disusun job description yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Kepala Cabang 4
1) Bertanggungjawab kepada steak holder dilaporan keuangan pada setiap bulan. 2) Mengkoordinasi dengan kantor pusat dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. 3) Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dengan dibantu oleh key person pada setiap departemen. 4) Melaksanakan sebagian kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh kantor pusat. b. Head Collection 1) Bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kegiatan collection yang telah ditetapkan di Departemen Collection. 2) Mengawasi atau mengontrol setiap personal yang ada di Departemen Collection untuk melaksanakan fungsi dan tugasnya secara baik. 3) Mengawasi piutang dagang perusahaan agar tetap tertagih tiap bulannya oleh colector. 4) Mengejar target collection setiap bulan agar sesuai dengan target yang sudah ditetapkan. b. HRD Mempunyai tugas Merekrut sumber daya manusia dan bertanggungjawab dalam menggkoordinir sumber daya manusia tersebut. c. Head Maketing 5
1) Bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kebijakan perusahaan di departemen marketing kepada kepala cabang. 2) Mengejar target penjualan setiap bulannya. 3) Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara keseluruhan. d. Head Accounting and Finance 1) Bertanggungjawab secara keseluruhan mengenai tugas-tugas dari masing-masing staff accounting kepada kepala cabang. 2) Melaksanakan kebijakan-kebijakan yang sudah ditetapkan di departemen accounting. 3) Membuat dan memberikan laporan keuangan setiap bulannya kepada kepala cabang dan steak holder. e. Koor Colector Bertugas di lapangan yang datang ke rumah konsumen satu per satu untuk menagih. f. Koor A/R (Koordinasi Account Receiveble) 1) Mengawasi piutang dagang perusahaan agar tetap tertagih tiap bulannya sesuai jatuh tempo, sesuai dengan wilayah pertanggungjawaban masingmasing koordinasi AR 2) Membuat kwitansi setiap hari yang akan dibawa oleh colector untuk ditagih ke konsumen sesuai wilayah masing-masing. 6
3) Membuat rekapan kwitansi yang dibawa oleh colector pada daftar penyerahan ke intansi (DDK) sesuai dengan colector masing-masing. 4) Membantu colector apabila di lapangan menemukan kendala. g. Koor Analist 1) Melakukan survey tentang kelayakan kredit terhadap konsumen. 2) Menuntaskan survey konsumen 1 x 24 jam terhadap order yang masuk dari marketing. 3) Bertanggungjawab terhadap Head Collection mengenai tugasnya dengan mengacu pada target penjualan perwilayah. h. Administrasi Marketing 1) Melakukan input order yang dihasilkan oleh marketing secara harian kemudian menyerahkan kepada analisis. 2) Melakukan input order yang sudah disurvey oleh analisis setiap hari. 3) Merekap data order yang yang sudah terkirim ke konsumen berdasarkan faktur dari accounting setiap hari. 4) Merekap data penjualan barang permerk atau nama marketing. 5) Memberikan laporan data penjualan setiap hari ke kepala cabang, kantor pusat, dan head marketing. i. Gudang 1) Melakukan koordinasi dengan purchasing mengenai kebutuhan barang. 7
2) Mencatat barang barang yang kurang dan melaporkan ke bagian pembelian. 3) Memberikan info barang yang ada di gudang ke marketing untuk dijual. 4) Melakukan penerimaan barang secara crosslet secara kualitas dan kuantitas (sesuai PO yang dibuat purchasing) dari Supplier. 5) Melakukan pengiriman barang kepada konsumen sesuai faktur yang dibuat oleh fakturisasi. j. Purchasing 1) Mencari produk unggulan yang bisa jual dengan harga dan kualitas yang bisa bersaing. 2) Melakukan negoisasi dengan supplier masalah delivery dengan jangka waktu pembayaran. 3) Koordinasi dengan bagian gudang mengenai jumlah stok yang ada di gudang. 4) Melakukan order barang ke Supplier sesuai kebutuhan atas persetujuan head marketing. 5) Membuat jadwal pembayaran baik kas atau giro terhadap Supplier yang sudah jatuh tempo. 6) Memberikan laporan pembelian secara bulan ke kepala cabang dan kantor pusat k. Stock Control 8
1) Stock ofname per satu minggu sekali barang yang ada di gudang dan showroom. 2) Input data stock berdasarkan surat penerimaan gudang dari gudang secara jumlah dan harga dilakukan harian. 3) Posting di program komputer untuk barang yang sudah terjual secara harian. 4) Memberikan info data stok harian ke marketing. l. General Ledger 1) Melakukan pencatatan harian untuk semua transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan. 2) Mencatat dan mengontrol uang yang keluar masuk di perusahaan. 3) Memegang kas kecil untuk operasional harian. m. Kasir Menerima setoran dari colection dan show room dari konsumen yang bayar. n. ADM Fakturisasi 1) Membuat faktur atau surat jalan untuk barang yang akan di kirim ke konsumen. 9
2) Melakukan kontrol atas barang yang betul-betul terkirim atau kembali di bawa ke kantor dalam arti tidak terjual bisa karena orangnya tidak ada, uang belum siap atau alamat tidak jelas. 3) Sebelum membuat faktur harus dicek masalah kelengkapan persyaratan kredit, harga barang yang tercantum diaplikasi. 3.2 Deskripsi Hasil Penelitian PT. Columbus cabang Gorontalo adalah sebuah perusahaan retail yang bergerak dalam bidang penjualan berbagai produk kebutuhan masyarakat, dengan fokus penjualan barang-barang elektronik dan funiture. Barang - barang yang dijual tersebut akan di order dari supplier, pembelian barang dari supplier dapat dilakukan secara cash maupun kredit dengan menyerahkan dokumen permintaan pembelian barang kepada supllier. Berikut ini merupakan siklus pembelian barang dalam PT. Colombus. KURIR SUPLIER KONSUMEN MARKETING GUDANG PURCHASING SURVEYOR Siklus pembelian pada PT. Colombus Bagian purchasing akan melakukan pembelian barang manakala terdapat pesanan dari konsumen dan barang yang dipesan tersebut kehabisan stock. Maka purchasing akan melakukan negosiasi dengan 10
pihak supplier apakah barang yang akan dibeli ini akan dikreditkan atau di tunai sekaligus menyerahkan dokumen permintaan barang. Namun berdasarkan hasil penelitian diperoleh data bahwa sistem akuntansi pembelian pada PT. COLOMBUS Kota Gorontalo belum optimal, karena dalam melakukan transaksi pembelian barang masih mengalami kesalahan pencatatan pada saat pembelian barang dilakukan. Hal ini disebabkan karena pencatatan yang di lakukan masih menggunakan metode manual, sehingga dengan keadaan tersebut maka akan berpengaruh terhadap pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan tersebut. Dari hasil penelitian dapat diperoleh data sebagai berikut : Sehingga sistem pembelian barang ke supplier yang seharusnya diterapkan pada PT.Columbus Cabang Gorontalo adalah sebagai berikut: 1. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian barang ke supplier pada PT. Columbus Cabang Gorontalo adalah: a. Fungsi central order (purchasing) Fungsi ini bertugas mengkoordinasi dengan bagian gudang mengenai jumlah stok yang ada di gudang, Melakukan order barang ke Supplier sesuai kebutuhan atas persetujuan head marketing, Membuat jadwal pembayaran baik kas atau giro terhadap Supplier yang sudah jatuh tempo, Memberikan laporan pembelian secara bulan ke kepala cabang dan kantor pusat. 11
b. Fungsi gudang Fungsi ini bertugas mencatat barang barang yang kurang dan melaporkan ke bagian pembelian, memberikan info barang yang ada di gudang ke marketing untuk dijual, Melakukan penerimaan barang secara crosslet secara kualitas dan kuantitas (sesuai PO yang dibuat purchasing) dari Supplier, Melakukan pengiriman barang kepada konsumen sesuai faktur yang dibuat oleh fakturisasi. c. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertugas untuk melakukan pengiriman barang yang telah diorder dari supplier untuk pemenuhan permintaan pelanggan. d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian kredit, serta membuat laporan keuangan. 2. Jaringan yang membentuk sistem pembelian kredit Jaringan prosedur yang membentuk sistem sistem pembelian barang ke supplier pada PT.COLUMBUS Kota Gorontalo adalah sebagai berikut: a. Berdasarkan Prosedur Pengadaan Barang Inventaris dan Prosedur Pembelian Barang. Purchasing mencari supplier yang tepat. b. Setelah menemukan supplier yang tepat, purchasing menerbitkan Purchasing Order(PO) Rangkap 4 (empat): Purchase Order putih : di berikan pada supplier Purchase Order biru : di tujukan ke gudang Purchase Order merah : di tujukan ke accounting and finance 12
Purchase Order kuning : di simpan sebagai arsip c. Keempat Purchase Order tersebut dikirim ke Head Accounting and Finance (HAF) dan Direktur Operasional Unit (DOU) untuk di tandatangani. Kemudian Purchasing Order tersebut di Distribusikan sesuai dengan kepentinganya. d. Supplier menerima Purchasing Order tersebut dan mengirim barang di sertai dngan surat Jalan (SJ). e. Kepala gudang menerima barang tersebut dan mencocokkan dengan dokumen pendukung Dan purchase Order. f. Jika barang yang datang tidak sesuai maka kepala gudang menolak untuk menerima barang Dan jika supplier tidak ada di tempat,maka di lakukan retur barang. g. Jika barang yang datang sesuai dengnan pesanan,maka kepala gudang akan menerbitkan surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 3 (tiga): Surat Penerimaan Barang Putih : di berikan ke supplier Surat Penerimaan Barang merah : di tujukan ke Accounting Surat Penerimaan Barang biru : di simpan sebagai arsip h. Surat Penerimaan Barang (SPB) merah dan surat jalan di kirim ke Accounting untuk di input Dalam sistem. i. Pada hari ke-3,supplier akan mengirim tagihan dan selanjutnya mengacu kepada prosedur Pembayaran hutang dagang. 1. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian barang ke supplier pada PT.COLUMBUS Kota Gorontalo adalah: a. SPB (Surat Penerimaan Barang) meruapakan bukti penerimaan barang yang dikeluarkan perusahaan untuk pihak eksternal perusahaan. 13
b. SPO (Surat Purchase Order) merupakan dokumen yang di buat empat rangkap dan akan diberikan ke Supplier, gudang, accounting dan finance dan disimpan sebagai arsip. c. SPB (Surat Penerimaan Barang) dokumen yang diterbitkan oleh kepala gudang, apabila barang yang dipesan tidak sesuai dengan pesanan. d. NBP (Nota Pengeluaran Barang) yaitu bukti pengeluaran barang untuk pihak eksternal perusahaan. e. SPBS (Surat Penerimaan Barang Servis) yaitu bukti penerimaan barang yang akan di servis. f. SPI (Surat Permohonan Inventaris) adalah formulir untuk pengajuan barang inventaris. 2. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT.COLUMBUS Kota Gorontalo adalah : a. Jurnal pembelian Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit. b. Kartu piutang Merupakan buku pembantu rincian piutang perusahaan kepada tiaptiap debitunya. c. Kartu persediaan 14
Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu gudang Catatan yang digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal umum Digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 3.2 Pembahasan Melihat kondisi yang ada sekarang ini, dimana transaksi yang ada pada perusahaan colombus ini semakin besar baik dari segi penjualan, pemesanan hingga pada pembelian barang membuat perusahaan ini membutuhkan suatu sistem yang bagus agar dapat menjamin suatu pengendalian yang baik dari segi pencatatan kas keluar dan kas masuk maupun sampai pada pembelian barang. Hal ini perlu dilakukan agar supaya perusahaan tidak akan dirugikan oleh karena adanya kesalahan pencatatan yang masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu untuk mengoptimalisasi sistem yang berkaitan dengan pembelian barang ini maka perusahaan harus mampu memisahkan fungsi-fungsi yang terkait dengan pembelian ini seperti: 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 15
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4) Transaksi pembelian harus di laksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. Sebagai usulan juga untuk PT. Colombus berkaitan dengan sistem pembelian utamanya dalam hal kesalahan pencatatan yang kerap terjadi oleh karena masih dilakukan secara manual, maka penulis dalam hal ini mengusulkan agar semua bentuk pencatatan yang dilakukan baik dari segi penjualan barang hingga pada pembelian barang, harus bisa dikomputerisasikan sehingga kesalahan-kesalahan ini bisa diminimalisir atau bahkan tidak akan terjadi lagi. Terlebih lagi sekarang sudah ada aplikasi yang menyediakan semua transaksitransaksi yang dapat diolah dengan cepat dan mudah baik untuk perusahaan jasa, manufaktur ataupun dagang, yakni aplikasi Accurate. 16
17