28 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Quality Assurance 2.1.1 Pengertian Umum Quality Assurance (penjaminan mutu) adalah semua tindakan terencana, sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan yang ditetapkan "akan dijamin" tercapai. Salah satu elemen dari QA adalah QC. Elemen yang lain yaitu: Planning, organization for quality, Established Procedure, Supplier Selection, Corrective Action, Document control, training, Audit dan Management review. QA lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk, dan datanya bisa diperoleh dari data sampling orang QC atau feedback dari internal perusahaan ataupun adanya Quality complain dari luar perusahaan yaitu costumer. Dan QA biasanya juga berperan sebagai sertifikasi dari produk tersebut. (Sumber: Mailing List Migas Indonesia, Juni 2007). Berdasarkan ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary) (section 3.2.11) Quality Assurance Part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled. Jika diterjemahkan Quality Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi.
29 Quality Assurance tugasnya memahami spec. customer dan standard atau spec. yang berhubungan dengan product, kemudian membuat / menentukan cara inspeksinya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspeksinya (manufacturing data report). Jadi kesimpulannya : QA bersifat proactive, preventive in nature. 2.1.2 Pengertian Dalam Konteks Manajemen Proyek Merupakan semua aktifitas yang dilakukan oleh organisasi proyek (Manager proyek, tim proyek, dan manajemen) untuk memberikan jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan tanggungjawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan mutu yang sudah disepakati. Kualitas yang dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya adalah memenuhi ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah baku software engineering yang memenuhi software quality assurance). Ada 2 tipe dari Quality Assurance dalam proyek yaitu: Internal QA: Jaminan yang disediakan untuk manajemen dan tim proyek. External QA: Jaminan yang disediakan kepada customer yang ada di luar proyek. Dalam pelaksanaan Quality Assurance pada proyek, perlu disusun suatu rencana mutu yang dapat diartikan sebagai totalitas ekspektasi yang diharapkan oleh
30 pemrakarsa atau sponsor proyek; dalam arti kata mereka yang termasuk di dalam stakeholder proyek mendefinisikan harapanharapannya terhadap hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam proyek juga dikenal adanya Project Quality Management yang terdiri dari beberapa aktifitas antara lain: Quality Planing, mengidentifikasi standar kualitas untuk pelaksanaan proyek dan bagaimana memenuhinya. Perform Quality Asurance, mengimplementasikan rencana jaminan kualitas agar proyek memenuhi semua requairement Perform Quality Control, memonitor hasil pelaksanaan proyek apakah memenuhi standar kualitas atau tidak. Penjelasan detail dapat dilihat pada bagan berikut:
Gambar 2.1 Struktur Project Quality Management 31
32 2.1.3 Rencana Mutu Rencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal berikut : Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality objective) dan sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu konstruksi. Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis, administrasi, keuangan maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan dalam Perencanaan Program. Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu konstruksi yang diinginkan. Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen sistem manajemen mutu konstruksi (meliputi: Pedoman Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, petunjuk teknis, instruksi kerja, dan daftar periksa/simak) dalam rangka mencapai kesesuaian mutu konstruksi yang diinginkan. Rencana Mutu harus mencakup aktivitas verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya. Rencana Mutu harus mencakup Catatan Mutu (quality records) yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan kegiatan memenuhi persyaratan mutu konstruksi yang telah ditetapkan.
33 Dalam penyusunan Rencana Mutu Proyek (RMP) diwajibkan untuk mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan. Sasaran mutu merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu penyelenggaraan proyek. Semua pihak yang terkait, baik Pimpinan atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya, sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju perbaikan yang berkelanjutan. Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu. Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, agar mereka memiliki tanggung jawab dalam keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek. Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target- target yang direncanakan bagi pelaksanaan proyek, terutama yang terkait dengan kendala keterbatasan Biaya, Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek. Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu, misalnya : perolehan laba, target pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target perolehan omzet, efisiensi kinerja, tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya.
34 Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis, mudah dipantau, sehingga apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi tertentu dalam pelaksanaan proyek, maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan direvisi, dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi persyaratan dalam peristilahan kata : SMART yang selanjutnya diuraikan sebagai berikut : Simple, yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti. Measureable, yaitu dapat diukur pencapaiannya. Applicable, yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Reasonable, yaitu memiliki alasan yang jelas bagaimana sasaran tersebut digunakan dan diterapkan. Timely, yaitu waktu pencapaiannya jelas, ada batas waktu yang ditentukan (Nara Sumber : Edy Rahen,2007)
35 2.2 Perbedaan QC dengan QA Tabel 2.1 Perbedaan QC dan QA No QA QC 1 Berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk (QA= Conceptor) Orang operasional yang langsung melakukan aktivitas checking atau inspeksi terhadap produk. (QC= Executor) 2 Prosedur untuk pencapaian mutu Aktifitasnya (pelaksanaan dari prosedur tsb) yang dibuktikan dengan record-record 3 Kategori QA: Perencanaan mutu, sertifikasi ISO, audit sistem manajemen, dsb. Kategori QC: Kegiatan2 inspeksi dan uji (in-coming, in-process, outgoing). 4 Bersifat proactive, preventive in nature Bersifat reactive, problem solving in nature 5 QA= Sistem QC= Tools
36 2.3 Kedudukan Quality Assurance dalam Manajemen Mutu Gambar 2.2 Tingkat Evolusi Manajemen Mutu
37 2.4 Prosedur Quality Assurance Gambar 2.3 Prosedur Umum Pelaksanaan Quality Assurance
38 Adapun langkah pada prosedur di atas dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Umum. Review dilakukan oleh personil QA yang tidak terlibat dalam pekerjaan proyek yang direview. Review dilakukan terhadap setiap tahapan proyek atau dengan ruang lingkup yang ditetapkan bersama Ketua Tim Proyek. 2. Membuat QA Plan. Personil QA menyusun dokumen QA Plan. Untuk proyek aplikasi merujuk pada template Software Quality Assurance (SQA) Plan. Dokumen QA Plan harus disetujui oleh Ketua Tim Proyek 3. Review Quality. Personil QA melakukan review terhadap pekerjaan proyek sesuai QA Plan. Personal QA menyampaikan Laporan Quality Assurance ke Ketua Tim Proyek untuk disetujui dan ditindaklanjuti. 4. Ketua Tim Proyek menugaskan tindak lanjut Laporan Quality Assurance, baik berupa tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) ke tim proyek. 5. Tim proyek melaksanakan dan menyelesaikan tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) dalam jangka waktu yang telah ditetapkan di Laporan Quality Assurance. 6. Personil QA akan memverifikasi ketepatan hasil tindakan koreksi. jika tindakan koreksi tepat, personil QA menutup Laporan QA. jika tindakan koreksi tidak tepat, personil QA akan meminta Ketua Tim untuk penugasan tindakan koreksi yang baru.
39 2.5 Quality Assurance Tools and Methods Termasuk di dalam QA Tools and Methods ini antara lain: Systems modeling Flowchart Cause-and-effect analysis Force field analysis Statistical and data presentation tools Bar and pie charts Run chart Control chart Histogram Scatter diagram Pareto chart Client window Benchmarking Gantt chart Quality assurance storytelling
40 2.5.1 Pareto Chart Diagram 2.1 Contoh Pareto Chart Dalam Quality Assurance pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan untuk memilih prioritas kendala/resiko yang hendak diperbaiki. Pareto bekerja dengan memaparkan dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto chart ini sendiri merupakan hubungan antara: Sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi hingga terendah) dengan, Nilai Satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi, harga, dan waktu
41 Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah yang memberikan dampak terbesar. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut. Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan the Pareto Principles, yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi. Prinsip ini lebih dikenal dengan prinsip 80/20 yang dapat diartikan 80 % masalah diakibatkan oleh 20% penyebab. Langkah pengerjaan: Langkah 1: Buatlah list-list dari masalah, item, atau penyebab masalah untuk dibandingkan Langkah 2: Tentukan satuan ukuran pembanding dari item-item tersebut. Frekuensi terjadinya masalah Lamanya masalah terjadi Berapa banyak biaya yang digunakan Langkah 3: Tentukan waktu pengumpulan data Langkah 4: Urutkan masalah dari satuan terbesar hingga terkecil
42 Langkah 5: Tally, untuk tiap item, berapa banyak kejadian (atau biaya, atau waktu yang diperlukan). Lalu jumlahkan untuk menentukan total keseluruhan untuk semua item. Tentukan persentase dari tiap item dengan membagi antara jumlah kumulatif antar item (n+ (n-1)) dengan jumlah total seluruh item dan dikalikan dengan 100. Contoh: Tabel 2.2 Contoh Tabel Perhitungan Pada Diagram Pareto Causes for Late Arrival Number of Percentage Cumulative (Decreasing Order) Occasions Percentage Traffic tie-up 32 44 44 Woke up late 20 28 71 Family problems 8 10 82 Sick 6 8 90 Had to take the bus 4 6 96 Bad weather 3 4 100
43 Langkah 6: Masukkan urutan item tersebut ke garis horizontal pada pareto chart dan untuk satuan (frekuensi, harga, waktu) letakkan di garis vertikal kiri. Sedangkan garis vertikal kanan diisi oleh persentase kumulatif (Jumlah kumulatif harus dengan total 100%). Gambar bars untuk tiap itemnya. Langkah 7: Hubungkan garis persentase kumulatif tiap item dimana untuk titik awal dimulai dari paling atas bars item pertama. Langkah 8: Analisa diagram dengan identifikasi item yang menimbulkan dampak paling besar. Lakukan ini dengan mencari breakpoint dari line graph yang memiliki tanda penurunan level lebih cepat. Jika tidak ada break point tentukan item mana yang menyumbang 50 % atau lebih dari efek. Jika ternyata pola grafik stabil (tidak ada perbedaan tinggi antar bar), pikirkan beberapa faktor yang mungkin mempengaruhi hasil seperti: Hari kerja, shift, dll). Lalu pisahkan data tersebut dan buat pareto chart terpisah untuk tiap subgrup untuk melihat jika ada perubahan pola grafik. 2.5.2 Cause and Effect Analysis Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang ditemukan. Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan
44 hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan menyediakan gambaran tentang mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek yang diakibatkan dari masalah tersebut. Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah. Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut. Peringatan: Ingatlah bahwa cause and effect diagram ini mewakili hipotesa tentang causes bukan facts. Kegagalan dalam menyusun hipotesa in- memperlakukannya sebagai facts seringkali mengantar tim pada implementasi solusi yang salah dan menyianyiakan waktu. Tipe-tipe Cause and Effect Analyses: Berdasarkan kategori: Dinamakan diagram fishbone atau Ishikawa diagram Berdasarkan rantai penyebab: Dinamakan diagram pohon (tree diagram) Sesuai dengan metoda pengolahan data yang dipakai dalam laporan ini, maka penulis hanya akan menjabarkan tentang teori Tree diagram.
45 Diagram pohon (tree diagram) merupakan tipe kedua dari cause and effect analysis yang menunjukkan serangkaian rantai penyebab masalah. Diagram ini dimulai dengan efek dan kelompok mayoritas dari penyebab untuk kemudian ditanya setiap cabangnya, Kenapa ini terjadi?, Apa penyebabnya?. Diagram pohon juga merupakan tampilan grafik dari metode sederhana yang dikenal dengan metode Five Why s. Metode ini menjabarkan susunan dari penyebab-penyebab masalah, menggali lebih dalam untuk mencari akar permasalahan. Metode ini dapat digunakan sendiri atau digabung dengan diagram cause and effect lainnya. Diagram 2. 2 Contoh Layout Diagram Pohon pada Metode 5 Why s
46 Langkah pengerjaan Five Why s diagram: Step 1. Sepakati masalah atau kondisi ideal yang ingin dicapai dan tuliskan dalam kotak effect. Cobalah untuk lebih spesifik dalam memilih topik permasalahan. Masalah yang terlalu luas atau samar dapat menjerumuskan tim. Step 2. Tentukan penyebab spesifik dan masukkan dalam cabang atau sub cabang yang sesuai. Gunakan brainstorming sederhana untuk mencatat ide-ide sebelum mengklasifikasikannnya dalam diagram, atau gunakan cabang yang telah ada terlebih dahulu untuk menstimulasi keluarnya ide. Jika sebuah ide cocok untuk lebih dari satu cabang, tempatkan pada keduanya. Pastikan bahwa peyebab masalah yang telah disusun memiliki hubungan langsung dan logic terhadap masalah atau efek yang disebutkan pada kepala diagram pohon. Step 3. Teruslah bertanya Why? dan Why else? untuk setiap penyebab ssampai akar masalahnya ditemukan. Akar masalah adalah sesuatu yang: (a) Dapat menjelaskan effect baik secara langsung atau melalui serangkaian kejadian, (b) Jika dihilangkan akan mengeliminasi atau mengurangi masalah. Cobalah untuk meyakinkan bahwa jawaban dari pertanyaan Why merupakan penjelasan yang dapat diterima dan jika mungkin dapat diajukan sebagai action. Periksa kelogisan dari rantai penyebab masalah : baca diagram dari akar hingga effect untuk melihat apakah alirannya logis dan tidak melenceng dari topik. Lakukan perubahan bila perlu.
47 5 Kesalahan yang sering terjadi dalam menyusun Five Why Analysis: Langsung ke kesimpulan Mencari symptoms dan bukannya sebab utama Tidak banyak bukti yang dikumpulkan Tidak mengecek atau memeriksa langsung kondisi lapangan. Pemecahan masalahnya terlalu melebar atau tidak kena sasaran Tidak melibatkan orang-orang terkait Peringatan: Dalam menentukan akar masalah tim harus mengumpulkan data untuk menguji hipotesis. Effect atau masalah harus dijabarkan dengan jelas untuk menghasilkan hipotesis paling relevan tentang penyebab (cause). Jika effect atau masalah terlalu umum tim akan kesulitan dalam fokus terhadap effect, dan diagram akan membengkak dan kompleks. Pastikan untuk mengembangkan setiap cabang secara penuh. Jika tidak mungkin tim perlu mengumpulkan lebih bannyak informasi atau bantuan dari pihak lain untuk mencapai pemenuhan dari seluruh cabang-cabang ini.
48 2.5.3 System Modelling Gambar 2.4 Contoh Layout System Modelling Pemodelan sistem menunjukkan bagaimana sistem seharusnya bekerja. Teknik ini digunakan untuk menilai bagaimana sejumlah variasi komponen bekerja bersama untuk menghasilkan output tertentu. Dengan membuat diagram dari sambungan aktivitas-aktivitas sistem, model sistem mempermudah pembaca untuk mengerti hubungan di antara aktivitas dan pengaruh aktivitas satu terhadap lainnya. Model sistem menggambarkan proses sebagai bagian dari sistem yang lebih besar yang sasarannya untuk memenuhi keinginan client. Model sistem bermanfaat ketika suatu gambar keseluruhan dibutuhkan. Model sistem menunjukkan bagaimana servis langsung dan pendukung berinteraksi, dimana input kritis berasal, dan bagaimana produk atau servis diharapkan untuk memenuhi kebutuhan masyakat/user. Ketika tim tidak tahu bagaimana memulai, model sistem
49 dapat membantu menempatkan area masalah atau menganalisa masalah dengan menunjukkan beragam komponen sistem dan hubungan di antara mereka. Model sistem ini juga dapat mencapai sasaran dari area masalah lain. Secara keseluruhan model sistem dapat membantu dalam pengawasan kinerja performansi. Element Pemodelan Sistem System modeling terdiri dari 4 elemen yaitu: Input Input merupakan sumber-sumber yang digunakan untuk pelaksanaan aktivitas proses. Input dapat berupa bahan mentah, produk atau servis yang dihasilkan oleh bagian lain dalam sistem. Contoh: Dalam sistem penyembuhan Malaria, input meliputi obat anti malaria dan pekerja kesehatan terlatih. Bagian lain dari sistem yang menyediakan kedua input ini adalah: Subsistem logistik dan pusat pelatihan. Proses Proses merupakan aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk merubah input menjadi produk dan servis. Untuk penyembuhan malaria, proses terdiri dari kegiatan diagnosis, konseling dengan pasien, dan proses penyembuhan itu sendiri.
50 Output Output merupakan hasil langsung (produk atau servis) dari proses. Output secara umum merujuk pada output langsung yang dihasilkan proses, dapat pula berupa efek tak langsung yang dirasakan oleh client atau dampak kepada komunitas yang lebih luas. Untuk sistem penyembuhan malaria ini outputnya berupa pasien menerima terapi dan konseling. Hasil yang dirasakan dari output ini dapat berupa efek maupun dampak. Efek timbul akibat perubahan dalam sikap, pengetahuan, perilaku, maupun psikologis yang disebabkan dari output. Dalam kasus malaria ini, efek berupa pengurangan tingkat fatalitas dari kasus penyakit tersebut dan penambahan pengetahuan dari pasien tentang cara penanganan jika demam kembali terjadi. Sedangkan dampak merupakan hasil jangka panjang dari output yang dirasakan oleh client maupun masyarakat luas. Untuk kasus malaria ini dampaknya berupa peningkatan status kesehatan masyarakat dan minimalisasi terhadap tingkat kematian pada bayi dan anak kecil. Control. Control merupakan segala usaha yang dilakukan untuk menjaga proses tetap berjalan secara terkendali sehingga dapat menghasilkan output sesuai kriteria yang diinginkan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengontrol seluruh
51 komponen yang terlibat dalam proses, baik inputnya sendiri, orang yang bertugas melaksanakan proses, metoda yang digunakan, frekuensi pengecekan, sosialisasi peraturan, kebutuhan stakeholder, sampai relevansi proses terhadap sasaran dan target. Visi, misi, sasaran mutu, dan kompetensi Merupakan masukan dasar yang melandasi setiap proses yang hendak dijaminkan mutunya. Semua proses tersebut sebaiknya menunjang visi, misi, dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Visi, misi, dan sasaran mutu biasanya ditetapkan untuk jangka waktu tertentu misalnya 4 hingga 5 tahun atau untuk satu siklus kerja saja seperti yang terjadi pada proyek-proyek pembangunan.