BAB V WAWANCARA Wawancara merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Wawancara bukanlah satu-satunya teknik yang terbaik untuk semua situasi sama halnya dengan teknik pengumpulan data yang lain. 5.1. Jenis-jenis Informasi Wawancara untuk mengumpulkan informasi adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab. Jenis informasi yang didapat dalam wawancara dapat berupa : 1. Pendapat orang yang diwawancarai. Pendapat sangat penting dan lebih bisa mengungkapkan dibandingkan fakta yang ada. 2. Perasaan tentang kondisi sistem yang ada saat itu. Orang yang diwawancarai mengetahui tentang organisasi dengan baik dibandingkan pewawancara (analis), sehingga analis dapat lebih memahami budaya organisasi dengan cara mendengarkan perasaan respoden sekaligus menentukan tingkat optimismenya. Perasaan yang diekspresikan membantu menangkap emosi dan sikap. 3. Tujuan-tujuan pribadi dan organisasional. Fakta yang diperoleh dari hard data bisa menjelaskan kinerja di masa lalu sedangkan tujuan proyek menjelaskan masa depan organisasi. Berusaha menemukan berapa banyak tujuan-tujuan organisasi yang masuk akal lewat wawancara. 4. Prosedur-prosedur informal. Dalam wawancara analis dapat membangun hubungan dengan seseorang yang kemungkinan asing bagi analis. Analis perlu segera membangun kepercayaan dan V_Wawancara 1
pemahaman, namun pada saat yang sama dituntut mempertahankan kontrol atas wawancara. Sehingga perlu merencanakan wawancara sebelum menjalankannya. 5.2. Merencanakan Wawancara Langkah-langkah mempersiapkan wawancara : 1. Membaca materi latar belakang Mencari informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa dihubungi segera untuk menanyakan tentang Web site perusahaan, laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik. Saat diperoleh materi yang harus diperhatikan bahasa yang digunakan oleh anggota organisasi dalam menggambarkan diri mereka sendiri dan organisasi mereka. Dari materi ini pewawancara dapat menyusun pertanyaan-pertanyaan wawancara sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh orang yang diwawancarai dan juga dapat memaksimalkan waktu yang digunakan. 2. Menetapkan tujuan dari wawancara Dari informasi latar belakang yang dikumpulkan dan pengalaman dalam menetapkan tujuan-tujuan wawancara ada beberapa area yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin ditanyakan, yaitu : sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pembuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuatan keputusan. 3. Memutuskan siapa yang diwawancarai Untuk menentukan siapa saja orang yang akan diwawancarai adalah dengan melibatkan orang-orang yang berkompeten yang dapat mempengaruhi sistem. 4. Menyiapkan orang yang diwawancarai Menyiapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon atau menulis email sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berfikir. Bila ingin melakukan wawancara yang mendalam, dapat mengirimkan pertanyaan-pertanyaan terlebih dahulu agar orang yang diwawancarai punya waktu dan kesempatan untuk memikirkan resposnya. V_Wawancara 2
5. Memutuskan jenis dan struktur pertanyaan Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara. Ada dua jenis pertanyaan dasar yaitu pertanyaan terbuka (open-ended) dan pertanyaan tertutup (closeended), masing-masing punya kelebihan dan kekurangannya. 5.3. Jenis-jenis Pertanyaan Ada dua jenis pertanyaan, yaitu 1. Pertanyaan terbuka (open-ended) menggambarkan berbagai pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Contoh pertanyaan terbuka : Bagaimana pendapat anda tentang kondisi bisnis ke bisnis e-commerce di perusahaan anda? Apa tujuan-tujuan terpenting departemen anda? Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara on-line? Keuntungannya, sebagai berikut : a. Membuat orang-orang yang diwawancarai merasa senang. b. Memungkinkan orang-orang yang diwawancarai meningkatkan kosa katanya, yang mencerminkan pendidikan, nilai-nilai, sikap dan kepercayaan yang dimiliki. c. Kaya akan detail. d. Membuka peluang pertanyaan-pertanyaan berikutnya. e. Lebih menarik perhatian orang-orang yang diwawancarai. f. Memunculkan spontanitas. g. Penyusunan kata-kata yang lebih mudah bagi orang-orang yang diwawancarai. h. Bisa digunakan saat terdesak karena pewawancara tidak siap. Kekurangannya, sebagai berikut : a. Kemungkinan menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan. b. kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara. c. Memungkinkan respons yang memakan banyak waktu untuk informasiinformasi yang berguna yang ingin dikumpulkan. d. Kemungkinan menunjukkan pewawancara tidak siap. V_Wawancara 3
e. Kemungkinan memberi kesan bahwa pewawancara sedang memancing tanpa tujuan yang jelas dari wawancara. 2. Pertanyaan tertutup (close-ended). Merupakan alternatif dari pertanyaan terbuka. Pertanyaan tertutup responsnya kemungkinan tertutup bagi orang yang diwawancara karena hanya dapat memberi jawaban terbatas. Contoh pertanyaan tertutup : Berapa banyak bawahan yang anda miliki? Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya? Dari sumber-sumber informasi berikut ini yang mana yang paling bermanfaat menurut anda : o Formulir keluhan konsumen o Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi Web site o Interaksi tatap muka dengan konsumen o Barang yang dikembalikan konsumen Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda untuk ujian. Kelebihannya, sebagai berikut : a. Menghemat waktu. b. Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai. c. Langsung ke sasaran. d. Tetap dapat mengontrol wawancara. e. Membaongkar banyak hal dengan cepat. f. Mendapatkan data-data yang relevan. Kekuranganya, sebagai berikut : a. Membosankan orang yang diwawancarai. b. Gagal mendapatkan banyak detail. c. Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya. d. Gagal membangunhubungan antara pewawancara dengan orang yang diwawancarai. Memilih salah satu pertanyaan sebenarnya melibatkan suatu pertukaran, walaupun pertanyaan terbuka menghasilkan jawaban yang luas`dan mendalam tapi respons terhadap pertanyaan terbuka sangat sulit dianalisis seperti terlihat pada Tabel 5.1. V_Wawancara 4
Tabel 5.1. Atribut-atribut Pertanyaan Terbuka dan Pertanyaan Tertutup Atribut Pertanyaan Terbuka Pertanyaan Tertutup Kelayakan data Rendah Tinggi Penggunaan waktu yang efisien Rendah Tinggi Ketepatan data Rendah Tinggi Keluasan dan kedalaman Banyak Sedikit Diperlukan keahlian pewawancara Banyak Sedikit Analisis Sulit Mudah 3. Pertanyaan Berlanjut Tujuan pertanyaan berlanjut atau berkembang adalah untuk melampaui jawaban awal agar mendapat gambaran yang lebih jelas lagi, untuk mengklarifikasi dan memperluas poin orang yang diwawancarai. Pertanyaan berlanjut bisa berupa pertanyaan terbuka atau pertanyaan tertutup. Contoh pertanyaan berlanjut : Mengapa? Bisakah anda menyebutkan satu contohnya? Bisakah anda menguraikannya lebih rinci lagi? 5.4. Menyusun Pertanyaan-pertanyaan Ada tiga cara menyusun pertanyaan-pertanyaan, yaitu : 1. Struktur piramid Dengan menggunakan struktur ini, pewawancara mulai menanyakan pertanyaanpertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup, kemudian memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka responsrespons yang lebih umum. Struktur piramid juga dapat digunakan: - Jika orang yang akan diwawancarai membutuhkan pemanasan terhadap topik yang dibicarakan. - Jika orang yang diwawancarai tampak segan membicarakan topik yang dimaksud. 2. Struktur corong Pewawancara memulai dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan pertanyaan-pertanyaan tertutup. V_Wawancara 5
3. Struktur wajik (diamond) Kombinasi antara struktur piramid dengan struktur corong. Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara yang khusus kemudian menentukan hal-hal yang umum dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik. 5.5. Format Wawancara Format wawancara dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu : 1. Wawancara terstruktur Wawancara terstruktur menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang terstruktur atau pertanyaan-pertanyaan yang berurutan. Dalam wawancara terstruktur tersebut materi yang kemukakan merupakan materi yang lengkap, terencana dan dirancang dengan baik. Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang digunakan pertanyaan tertutup. 2. Wawancara tak terstuktur Pertanyaan tak terstruktur pada umumnya sangat sulit dievaluasi karena diperlukan waktu kontak yang lebih besar dan banyak pelatihan yang diperlukan. Atribut wawancara terstruktur dengan wawancara tak terstruktur dapat dilihat pada Tabel 5.2. Tabel 5.2. Atribut-atribut Wawancara Terstruktur dan Tak Terstruktur Atribut Wawancara Terstruktur Wawancara tak Terstruktur Evaluasi Mudah Sulit Jumlah waktu yang diperlukan Rendah Tinggi Pelatihan yang diperlukan Terbatas Banyak diperlukan Memunculkan spontanitas Sedikit Banyak Menampilkan pandangan-pandangan Sangat sedikit Banyak kemungkinan orang yang diwawancarai Fleksibilitas Sedikit Besar Kontrol pewawancara Tinggi Rendah Ketepatan Tinggi Rendah Kelayakan Tinggi Rendah Keluasan dan kedalaman Rendah Tinggi V_Wawancara 6
5.6. Rekaman Wawancara Rekaman adalah aspek terpenting dalam wawancara. Rekaman dapat dibuat menggunakan sebuah tape recorder (audio) atau kertas dan pena (catatan) tergantung pada siapa yang akan diwawancarai dan apa yang akan dilakukan dengan informasi tersebut begitu wawancara berakhir. 1. Membuat rekaman audio Kelebihannya, sebagai berikut : Menampilkan rekaman yang akurat dari setiap perkataan orang yang diwawancarai. Membebaskan pewawancara mendengarkan apapun yang dikatakan sekaligus meresponsnya saat itu juga. Memungkinkan kontak mata yang lebih baik serta pengembangan hubungan yang lebih baik antara pewawancara dan orang yang dianalisis. Wawancaranya bisa didengarkan ulang untuk anggota tim yang lain. Kerugiannya, sebagai berikut : Orang yang diwawancara kemungkinan agak tertekan dan tidak bisa bebas meresponsnya. Pewawancara kemungkinan mendengar dengan mudah, karena semuanya sudah terekam. Sulit menempatkan bagian yang dianggap penting selama perekaman. Biaya pengumpulan data menjadi meningkat karena membutuhkan pentranskripsian tape. 2. Membuat catatan Catatan kemungkinan menjadi satu-satunya cara merekam wawancara bila orang yang akan diwawancarai menolak direkam dengan tape recorder. Kelebihannya, sebagai berikut : Membuat pewawancara tetap siaga. Menambah ingatan akan pertanyaan-pertanyaan penting. Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara terpenting. Menunjukkan ketertarikan pewawancara dengan wawancara. Mendemostrasikan kesiapan pewawancara. V_Wawancara 7
Kerugiannya, sebagai berikut : Hilangnya kontak mata yang vital (serta hubungan) antara pewawancara dan orang yang diwawancarai. Hilangnya rentetan percakapan. Membuat orang yang diwawancarai ragu-ragu untuk bicara saat pewawancara menulis. Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap fakta dan justru mengurangi perhatian terhadap perasaan dan pendapat orang yang diwawancarai. 5.6. Joint Application Design (JAD) Wawancara pribadi menghabiskan banyak waktu dan kemungkinan terjadi kesalahan serta data-data mereka cenderung disalahartikan. Pendekatan alternatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD (rancangan aplikasi bersama) yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya JAD adalah untuk menyingkat waktu (dan biaya) yang diperlukan dalam wawancara pribadi, untuk meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh, serta untuk menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil prosesproses yang partisipatif. JAD dapat digunakan sebagai teknik penganalisis sitem, menganalisis kebutuhan dan untuk merancang antarmuka pengguna. JAD memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis serta kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna. Kondisi yang mendukung penggunaan JAD, adalah sebagai berikut : 1. Kelompok pengguna menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu problem khusus. 2. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah secara bersama-sama antar pegawai dari level yang berbeda-beda. 3. Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang bisa dihasilkan melalui wawancara empat mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari perluasan pengamatan kelompok. 4. Workflow organisasional memungkinkan ketiadaan personil kunci selama waktu dua atau empat hari. V_Wawancara 8
Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan (penganalisis, pengguna dan pihak eksekutif) yang saling memberi kontribusi latar belakang dan keahlian beragam. Dalam pendekatan JAD diperlukan seorang pemimpin sesi yang mempunyai kemapuan berkomunikasi untuk menfasilitasi secara tepat. Salah satu kunci keberhasilan JAD adalah menentukan dasar masalah melalui studi lanjut dan perencanaan. Kelebihan utama dari JAD adalah : 1. Menghemat waktu wawancara. 2. Memungkinkan perkembangan yang cepat. 3. Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. 4. Pengembangan disain yang kreatif. Sedangkan kekurangan dari JAD adalah sebagai berikut : 1. Membutuhkan komitmen waktu dari 18-20 partisipan. 2. Persiapan untuk setiap sesi JAD tidak cukup memadai terutama jika laporan tindak lanjut serta dokumentasi untuk spesifikasi tertentu tidak lengkap. 3. Keahlian organisasional dan budaya organisasional yang diperlukan tidak cukup dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif. V_Wawancara 9