BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, bidang teknologi informasi dan sistem informasi telah mengalami perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Untuk mencapai visi dan misi perusahaan, maka perusahaan harus menguasai teknologi dan informasi sebagai modal untuk memenangkan persaingan global. Semakin rumit dan kompleksnya proses dan fungsi bisnis yang dimiliki oleh suatu perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang terintegrasi untuk dapat memberikan informasi yang akurat, informatif, dan up to date yang dapat digunakan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Salah satu tools yang dapat digunakan untuk mendukung proses dan fungsi bisnis perusahaan adalah dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan (profitable) yang maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholders). 1
2 PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di industri busana dan memproduksi bermacam-macam produk busana dari berbagai kategori. Perusahaan menawarkan sahamnya pada publik pada tahun 1990 dan terdaftar di Bursa Saham Indonesia sejak 1990. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 21 Agustus 1980 dan berlokasi di Jatiuwung, Tangerang. Adapun visi dari PT. Pan Brothers Tbk ini ialah menjadi perusahaan penyuplai busana terpadu dan mendunia. Visi ini didukung dengan misi dari PT. Pan Brothers Tbk, yaitu meningkatkan kinerja dan produk perseroan dengan menerapkan keahlian manajemen terbaik, menciptakan peluang yang terbaik bagi para karyawan untuk berkembang dan mencapai potensi maksimal, meningkatkan secara maksimal nilai investasi para pemegang saham dan memberikan kesempatan yang menarik, meningkatkan tata kelola perseroan yang baik, memanfaatkan sumber daya keuangan secara efisien, mempertahankan kepemimpinan di bidang penyuplai busana serta memasok produk-produk bermutu dengan harga pantas, memberikan kontribusi aktif untuk membangun perekonomian Indonesia. PT. Pan Brothers Tbk menyadari bahwa untuk mencapai visi perusahaan perlu didukung oleh teknologi informasi yang handal. Untuk itu, PT. Pan Brothers Tbk selalu melaksanakan penyempurnaan berkesinambungan terhadap peralatan dan sistem yang ada, serta membuat perencanaan teknologi informasi yang berjalan searah dengan perencanaan bisnis perusahaan. Perencanaan ini menekankan pada perbaikan proses bisnis perusahaan secara menyeluruh dan integrasi sistem informasi melalui penerapan
3 Enterprise Resource Planning (ERP). Dalam rangka usaha untuk meningkatkan peran teknologi informasi dalam mengintegrasikan semua proses bisnisnya dan meningkatkan budaya perusahaan, serta mengintegrasikan seluruh sistem informasinya, PT. Pan Brothers Tbk telah memutuskan untuk membangun sistem ERP secara inhouse development. Dalam menjalankan proses bisnisnya agar sistem dapat terintegrasi, PT. Pan Brothers Tbk telah melakukan implementasi ERP pada modul-modul, antara lain Sales Order Processing, Merchandising, Purchasing, Inventory, Distribution (Shipment), Production and Operation. Di antara keenam modul tersebut, modul yang paling utama adalah modul Production and Operation dikarenakan PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang core bisnisnya berfokus pada kegiatan produksi/manufacturing. Dan kegiatan produksi tersebut sangat berhubungan erat dengan persediaan yang dibahas pada modul Inventory. Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka kami tertarik untuk melakukan analisis terhadap pengembangan sistem ERP di PT. Pan Brothers Tbk. Adapun dengan pertimbangan di atas, maka topik laporan internship ini adalah Pengukuran Nilai Teknologi Informasi pada Modul Inventory dan Production and Operation di PT. Pan Brothers Tbk Menggunakan Metode Business Value of IT, Effectiveness of IT, Effectiveness and Efficiency of IT Supply (BTripleE).
4 1.2 Ruang Lingkup Lingkup penyusunan akan difokuskan ke beberapa hal berikut ini: Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan proses produksi, yang dilakukan oleh perusahaan. Aktivitas tersebut antara lain, proses penerimaan atas pembelian fabric dan accessories, serta proses-proses yang berada di dalam aktivitas produksi itu sendiri. Modul dalam sistem ERP yang diukur: Modul Inventory serta Modul Production and Operation dari 6 modul yang ada di perusahaan yaitu Sales Order Processing, Merchandising, Purchasing, Inventory, Production and Operation, dan Distribution (Shipment). Pembahasan dengan menggunakan BTripleE Framework ini hanya berfokus pada layer Effectiveness and Efficiency of IT Supply berdasarkan IT Supply Scorecards of Measures, dimana perspektif yang digunakan hanya dibatasi pada Innovation and Learning Perspective pada kelima scorecard berikut antara lain: IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure Management, Account Management, dan Client Support serta Internal Perspective pada IT Supply Management Scorecard. Sedangkan berbagai hal yang tidak disertakan dalam pembahasan adalah sebagai berikut: Aktivitas Divisi Finance and Accounting tidak diperkenankan untuk dibahas.
5 Aktivitas pembelian bahan baku dan bahan pendukung yang terdapat pada modul Merchandising dan Purchasing tidak dibahas. (keterangan hanya sebatas aliran proses bisnis menuju atau dari modul tersebut). Aktivitas penerimaan order yang terdapat pada modul Sales Order Processing tidak dibahas. Aktivitas pengiriman barang jadi yang terdapat pada modul Distribution (Shipment) tidak dibahas. Pembahasan hanya sebatas proyek yang dikerjakan oleh kantor pusat PT. Pan Brothers Tbk, tanpa melibatkan anak-anak perusahaan maupun kantor cabang, kecuali dalam pembahasan struktur organisasi. Pembahasan tidak melibatkan database sistem ERP perusahaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh perusahaan di masa mendatang dengan adanya laporan internship ini antara lain: Menganalisis kekurangan sistem ERP (Modul Inventory dan Production and Operation ) saat ini dalam menunjang proses bisnis yang ada. Mengukur hasil pencapaian sistem ERP ((Modul Inventory dan Production and Operation) untuk kepentingan top management.
6 Manfaat penulisan dari laporan internship ini yang dapat diperoleh oleh perusahaan adalah sebagai berikut: Peningkatan kinerja fungsi-fungsi terkait, sehingga dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan yang optimal bagi semua pihak yang berkepentingan. Perusahaan dapat mengidentifikasi strategi bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Perusahaan dapat mengambil langkah lebih lanjut terkait pengembangan sistem ERP ke depannya. Sedangkan berbagai manfaat yang dapat diperoleh pembaca antara lain: Menjadi bahan acuan dalam melakukan analisis serta evaluasi sistem informasi yang serupa. Mengetahui alur proses bisnis aktivitas persediaan dan produksi pada bidang usaha garmen, serta bagaimana sistem ERP dapat digunakan untuk mendukung keseluruhan proses bisnis tersebut. 1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan laporan internship ini meliputi metode pengumpulan data dan metode analisis. Adapun pelaksanaan metodemetode tersebut, sebagai berikut:
7 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode Studi Kepustakaan, yakni literatur-literatur yang membahas konsep sistem ERP serta karya tulis (skripsi) yang sebelumnya telah diteliti oleh orang lain yang memiliki keterkaitan dengan topik yang dibahas pada laporan internship ini. Review dokumentasi, untuk berbagai dokumen manual yang digunakan perusahaan (terbatas pada beberapa dokumen yang diperkenankan oleh perusahaan). Observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terjadi dan kegiatan implementasi yang dilakukan. Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas persediaan dan produksi pada modul Inventory dan Production and Operation. 1.4.2 Metode Analisis Kerangka BTripleE merupakan suatu kerangka yang menghubungkan antara perencanaan IT dengan penilaian IT pada tingkat/level tertentu. IT Supply Scorecards of Measures berdasarkan buku Measuring the Value of Information Technology oleh Han van der Zee (2002). Pembahasan hanya berfokus pada Innovation and Learning Perspective pada kelima scorecard berikut antara lain: IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure
8 Management, Account Management, dan Client Support serta Internal Perspective pada IT Supply Management Scorecard. 1.5 Sistematika Penulisan Laporan internship ini dijabarkan dalam 5 (lima) bab yang terdiri dari: BAB 1: PENDAHULUAN Bab pertama ini menguraikan secara singkat mengenai latar belakang penulisan laporan internship, ruang lingkup yang berisi batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penulisan laporan internship, tujuan yang hendak dicapai dan manfaat yang diharapkan dari penulisan ini, metodologi pembuatan laporan internship berupa metode pengumpulan data dan metode analisis, serta sistematika penulisan laporan internship. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab kedua memberikan penjelasan mengenai teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teoriteori mengenai sistem ERP, BTripleE Framework, dan teori pendukung lainnya. Teori tersebut diperoleh dari berbagai sumber literatur dan digunakan sebagai acuan dalam melakukan pembahasan serta pembuatan kesimpulan.
9 BAB 3: DATA DAN ANALISIS Bab ketiga menjelaskan tentang latar belakang perusahaan, proses bisnis yang sedang berjalan, serta sistem ERP yang sedang digunakan oleh perusahaan. Selain itu, diberikan identifikasi permasalahan dalam perusahaan. BAB 4: HASIL DAN PEMBAHASAN Bab keempat berisi hasil dari pengukuran nilai teknologi informasi dengan menggunakan kuesioner berdasarkan kerangka kerja BTripleE serta gambaran mengenai uraian atas alternatif pemecahan masalah lainnya secara rinci guna mencapai tujuan serta manfaat penulisan laporan internship. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab kelima merupakan bab penutup yang berisi simpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya serta saran-saran yang berguna dalam pengembangan sistem ke arah yang lebih baik.