BAB II KAJUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur - Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2000:5) menyatakan bahwa: Prosedur adalah suatu kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. - Menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen (2005:263) menyatakan bahwa: Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. 2.1.2 Pengertian Kas Kecil Menurut Kusnadi dalam bukunya Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) (2000:64) menyatakan bahwa: Dana kas kecil adalah dana yang meliputi pembayaran, yang tidak menggunakan cek melainkan menggunakan uang tunai. 1
Menurut Henry Simamora dalam bukunya Akuntansi Basis pengambilan Keputusan Bisnis (2000:213) menyatakan bahwa: Kas kecil adalah dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran pengeluaran yang nilainya relatif kecil. Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dimana pembayaran tersebut tidak dapat menggunakan cek. Adapun dua metode pengelolaan dana kas kecil sebagai berikut: - Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) Menurut Kusnadi dalam bukunya Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) (2000:65) menyatakan bahwa: Sistem dana tetap (Imprest Funds System) adalah metode kas kecil yang tidak mencatat pengeluaran-pengeluarannya dan jurnal dilakukan pada saat kas kecil diisi kembali berikut penyetoran bukti transaksi. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam metode sistem dana tetap, jumlah pengisian kembali, besarnya sesuai dengan buktibukti pengeluaran sehingga jumlah keseluruhannya tetap. Kas kecil dapat dipercayakan kepada petugas untuk memegangnya. Petugas tersebut melaksanakan tugasnya dengan membuat catatan untuk pencatatan pengeluaran tetapi pencatatan tersebut bukan berupa buku jurnal namun berupa catatan intern untuk kasir kas kecil. 2
- Sistem Dana Berubah (Fluctuating Fund System) Menurut Kusnadi dalam bukunya Akuntansi keuangan Menengah (Intermediate) (2000:65) menyatakan bahwa: Sistem dana berfluktuasi adalah sistem dana kas kecil yang jumlahnya dapat berubah-ubah dan pada saat ada transaksi dilakukan jurnal. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem dana berfluktuasi menekankan pada pencatatan dalam setiap perubahan yang terjadi pada dana kecil. Akibat pengeluaran-pengeluaran rutin yang terjadi dan dari jumlah pengisian kembali ini dapat berubah-barubah sesuai dengan besarnya pengeluaran. Pengisian kas kecil sistem fluktuasi tidak harus sama dengan waktu pembentukan kas kecil tersebut, karena saldo kas kecil ini bisa kurang ataupun lebih. 1.1.3 Pembentukan Dana Kas Kecil Menurut Henry Simamora dalam bukunya Akuntansi Basis pengambilan Keputusan Bisnis (2000:213), dua langkah esensial dalam membentuk dana kas kecil adalah: 1) Menunjuk orang yang akan menyimpan kas kecil 2) Menentukan besarnya dana kas kecil Dana kas kecil dibentuk dengan menaksir terlebih dahulu banyaknya kas yang dibutuhkan untuk pembayaran-pembayaran dari dana tersebut selama satu periode, misalnya untuk satu minggu atau satu bulan. Jika dipakai sistem voucher, maka sebuah voucher disiapkan untuk sejumlah kas kecil tersebut. 3
1.1.4 Pembayaran Dana Kas Kecil Menurut Henry Simamora dalam bukunya Akuntansi Basis pengambilan Keputusan Bisnis (2000:214), penyimpanan dana kas kecil mempunyai wewenang untuk melakukan pembayaran dana yang sejalan dengan kebijakan manajemen. Manajemen biasanya membatasi besarnya pengeluaran yang dapat ditalangi dari dana kas kecil dan tidak memperkenankan penggunaan dana untuk tujuan-tujuan tertentu (seperti pemberian pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Formulir yang memperlihatkan bukti pembayaran kas kecil disebut resi atau slip penerimaan kas kecil (petty cash slip). Slip-slip penerimaan kas kecil diberi nomor urut untuk mencegah pemakaian ulang slip-slip tersebut. Pada saat ditandatangani oleh pegawai yang berwenang, slip tadi dipakai untuk mencairkan dana kas kecil sejumlah yang tertera didalamnya. Setelah melakukan pembayaran, kasir haruslah meminta karyawan penerima dana kas kecil membubuhkan tanda tangan pada slip tadi sebagai bukti bahwa pembayaran dana sudah dilakukan. Slip-slip penerimaan kas kecil disimpan di dalam kotak khusus sampai dana tersebut kelak diisi kembali. Jumlah nilai slip penerimaan kas kecil dan dana kas kecil yang tersisa harus sama dengan jumlah dana kas kecil pada waktu pertama kali dibentuk. Tidak dilakukan penjurnalan untuk pembayaran kas kecil. 4
1.1.5 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Menurut Henry Simamora dalam bukunya Akuntansi Basis pengambilan Keputusan Bisnis (2000:215), dana kas kecil biasanya diisi kembali secara berkala atau pada waktu mencapai jumlah minimum. Pada saat kas kecil itu diisi kembali, jumlah yang didebit ditentukan dengan merangkum penerimaan-penerimaan kas. Permintaan untuk pengisian kembali dana kas kecil biasanya dilakukan oleh penyimpan kas kecil. Karyawan ini akan membuat skedul pembayaran-pembayaran kas kecil yang sudah dilakukan dan mengirimkan skedul ini, beserta slip penerimaan kas dan dokumen pendukung lainnya, kepada bagian keuangan. Slip penerimaan kas dan dokumen pendukung ini akan diteliti kembali oleh bagian keuangan untuk membuktikan bahwa dana kas kecil telah dipakai secara semestinya. Bagian keuangan kemudian menyetujui permintaan pengisian dana tersebut dan menyiapkan cek dan voucher untuk pengisian kembali dana kas kecil itu. Selain itu bagian keuangan juga akan mencap atau menstampel semua dokumen pendukung dengan tanda dibayarkan supaya dokumendokumen tersebut tidak dapat dipakai lagi untuk mengisi kas kecil. 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Febi Khoirunisah (2014) dalam penelitiannya yang berjudul Prosedur Klaim atas Program Sales Discount pada PT. Astra International Tbk. Honda Cabang Denpasar. Penelitian ini menjelaskan bagaimana prosedur klaim pada program Sales Discount yang diterapkan PT. Astra International Tbk. Honda Cabang Denpasar. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang penulis 5
lakukan adalah terletak pada prosedur yang diteliti. Penelitian sebelumnya membahas prosedur klaim atas program Sales Discount, sedangkan penelitian penulis membahas prosedur pembentukan dan pengeluaran dana kas kecil. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang penulis lakukan adalah terletak pada lokasi penelitian yang sama yaitu di PT Astra International Tbk. Honda Cabang Denpasar. 6