(IK) UNIT PENGEMBANGAN PENELITIAN (UPP) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
PENERIMAAN PROPOSAL PENELITIAN 1. Memberitahukan kepada segenap staf dosen/ pengajar Fakultas Kedokteran UB bahwa program penelitian dpp/spp telah dibuka melalui surat, via email. 2. Penerimaan proposal penelitian dpp/spp di sekretariat Unit Pengembangan Penelitian. 3. Proposal masuk administrasi Unit Pengembangan Penelitian (UPP) FKUB 4. Proposal diperiksa oleh Admin UPP untuk kelengkapan proposal yang diajukan khususnya pada lembar pengesahan proposal apakah sudah ditandatangani pengusul proposal atau belum. 5. Proposal dicatat oleh Admin UPP pada Daftar Penerimaan Proposal UPP. 6. Admin UPP membuat jadwal dan Undangan Presentasi. 7. Admin UPP menyiapkan perlengkapan untuk pelaksanaan presentasi. 8. Admin UPP membuat undangan yang telah ditandatangani Ketua UPP. 9. Admin UPP mengirimkan undangan kepada peneliti. 10. Proses selesai
REVIEW PROPOSAL 1. Seleksi administrasi setiap proposal yang diajukan,apakah sesuai dengan persyaratan / panduan hibah penelitian 2. Setelah diperiksa, proposal yang terpilih akan dibahas dengan Tim UPP. 3. Rapat Seleksi proposal penelitian yang lolos oleh Tim UPP. 4. Admin UPP menyiapkan konsumsi, tempat serta bahan untuk rapat. 5. Seleksi proposal, administrasi dan penentuan reviewer. 6. Reviewer akan ditentukan oleh Tim UPP sesuai bidang proposal yang diajukan. 7. Setelah rapat selesai, Administrasi membuat ringkasan/ notulen rapat. 8. Admin UPP membuat surat permohonan untuk mereview proposal kepada para Reviewer yang telah ditunjuk dengan melampirkan Lembar review dan proposal. 9. Meminta tandatangan kepada Ketua Unit Pengembangan penelitian untuk surat permohonan review. 10. Membagikan proposal yang akan dinilai pada Para Reviewer. 11. Pengumpulan proposal yang telah direview pada Sekretariat. 12. Pengembalian proposal kepada Pengusul untuk segera di revisi sesuai dengan penilaian Reviewer.
INSTRUKSI KERJA PROPOSAL MASUK PENGAJUAN PROPOSAL PADA PIMPINAN & (HASIL REVISI) BAG. KEUANGAN 2. Proposal (Revisi) masuk di terima oleh admin Unit Pengembangan Penelitian (UPP) FKUB 3. Proposal dicatat oleh Admin UPP pada Daftar Penerimaan Proposal penelitian yang lolos seleksi. 4. Proposal diperiksa oleh Admin UPP untuk kelengkapan proposal. 5. Rapat Seleksi penerimaan proposal yang ke2 6. Admin UPP meminta persetujuan proposal kepada Ketua UPP, apakah yang lolos seleksi sudah sesuai dengan criteria/ persyaratan atau belum. 7. Jika sudah ditetapkan, Admin UPP memberitahukan pengumuman peneliti yang lolos. 8. Admin UPP membuat surat permohonan anggaran dana penelitian yang telah disetujui oleh ketua dan Bendahara Unit Pengembangan Penelitian. 9. Admin UPP mengajukan surat permohonan kepada pimpinan dan tembusan kepada ka.sub.bag Keuangan 10. Proses selesai, menunggu pencairan dana dari Bag. Keuangan.
PENCAIRAN DANA TAHAP I 2. Admin UPP membuat surat pemberitahuan bagi peneliti yang lolos seleksi, bahwa dana 70% sudah dapat diambil di bag. Keuangan dengan tandatangan SPK terlebih dahulu. 3. Admin UPP menyiapkan SPK/Surat Perjanjian pelaksanaan Penelitian. 4. Admin UPP meminta tandatangan SPK/Surat Perjanjian penelitian kepada pengaju proposal. 5. Pengaju Proposal menandatangani SPK//Surat Perjanjian penelitian diatas materai Rp.6000,. 6. Admin UPP konfirmasi dengan bag. Keuangan bahwa peneliti sudah tanda tangan SPK. 7. Peneliti mengambil dana penelitian di bag. keuangan. 8. Proses selesai.
PENGARSIPAN PROPOSAL DAN SPK 2. Proposal yang telah disetujui oleh ketua UPP dan Pimpinan Fakultas diarsip di kantor UPP dan dicatat pada buku proposal masuk. 3. SPK yang telah ditandatangani oleh pimpinan dicopy, dan distempel asli kemudian diberikan kepada peneliti untuk arsip. 4. SPK yang telah disetujui oleh Ketua UPP dan Pimpinan Fakultas diarsip di kantor UPP dan dicatat pada buku SPK (Tahap I). 5. Proses selesai
PENGUMPULAN LAPORAN KEMAJUAN 1. Admin UPP membuat surat pemberitahuan untuk pengumpulan laporan kemajuan penelitian bagi peneliti, guna mengetahui sampai mana kah penelitian dilaksanakan. 2. Pembagian/ penyebaran surat pemberitahuan kepada peneliti yang telah ditandatangani oleh Ketua UPP. 3. Peneliti mengumpulkan laporan kemajuan sesuai dengan format yang telah ditentukan dan diserahkan ke Sekretariat UPP. 4. Admin UPP memeriksa kelengkapan laporan kemajuan. 5. Proses selesai.
PENCAIRAN DANA (TAHAP II) 2. Setelah laporan kemajuan terkumpul, Admin memeriksa peneliti yang belum mengumpulkan laporan kemajuan, bagi peneliti yang belum mengumpulkan tidak dapat mengambil dana penelitian 30% 3. Admin UPP membuat surat pemberitahuan bagi peneliti untuk pengambilan dana 30% dan ditandatangani Ketua UPP. 4. Admin menyebarkan/ menginformasikan ke peneliti. 5. Admin menyiapkan SPK (Surat Penjanjian Pelaksana) untuk syarat pengambilan dana penelitian. 6. Peneliti menandatangani SPK bermaterai. 7. Admin UPP konfirmasi ke bagian keuangan. 8. Peneliti mengambil dana penelitian 30% di bag. Keuangan. 9. Proses selesai.
PENGUMPULAN LAPORAN AKHIR PENELITIAN 2. Admin UPP membuat surat pemberitahuan pada peneliti tentang pengumpulan laporan akhir penelitian, dan ditandatangani oleh Ketua UPP. 3. Admin UPP menyebarkan surat pemberitahuan pada Peneliti. 4. Peneliti menyiapkan laporan Akhir penelitian sesuai dengan format laporan yang telah ditentukan oleh Tim UPP. 5. Peneliti menyerahkan laporan akhir penelitian di Sekretariat UPP. 6. Pemeriksaan kelengkapan laporan Akhir Penelitian oleh Admin UPP 7. Bagi Peneliti yang menyerahkan laporan dan belum lengkap, diperbaiki dan segera dikumpulkan hingga batas akhir pengumpulan. 8. Proses selesai
PENYELENGGARAAN SEMINAR DISEMINASI dan PUBLIKASI JURNAL 2. Admin UPP menyiapkan rapat untuk penyelenggaraan seminar diseminasi sebagai bukti penelitian telah dilaksanakan. 3. Persiapan rapat UPP (admin UPP menyiapkan tempat rapat, konsumsi, bahan rapat dan membuat undangan yang telah disetujui oleh Ketua UPP) 4. Pengiriman undangan rapat UPP pada Tim Unit pengembangan Penelitian. 5. Diskusi tentang penyelenggaraan Seminar Diseminasi (Jadwal pelaksanaan, persiapan, undangan) 6. Setelah diperoleh keputusan, Ketua Panitia Seminar membuat proposal pelaksanaan seminar diseminasi. 7. Admin UPP mengurus pemrosesan penyelenggaraan (pengajuan proposal ke pimpinan hingga pelaksanaan kegiatan) 8. Menunggu follow up dari pimpinan fakultas tentang pelaksanaan Seminar Diseminasi. 9. Setelah disetujui, Admin UPP mengkoordinasikan dengan panitia penyelenggara Seminar Diseminasi. 10. Penyebaran undangan pada peneliti, (peneliti menyiapkan materi/ laporan hasil penelitian dan publikasi jurnalnya) 11. Pelaksanaan Seminar Diseminasi yang diikuti oleh Semua Staf dosen dan penerima hibah penelitian (persiapan hingga pelaksanaan, dilakukan oleh panitia sesuai dengan tanggungjawab masing-masing). 12. Proses selesai.
PENGARSIPAN LAPORAN HASIL PENELITIAN & DOKUMENTASI SEMINAR 2. Penandatanganganan lembar pengesahan pada Ketua UPP dan pimpinan fakultas serta pemeriksaan kelengkapan laporan akhir penelitian oleh Admin UPP. 3. Admin UPP mengarsip laporan hasil penelitian berdasarkan tahun. 4. Admin UPP mencatat publikasi jurnal yang telah diterbitkan. 5. Dokumentasi Seminar disimpan dalam bentuk file di CD/DVD. 6. Proses selesai.
UPLOAD DATA di WEBSITE FAKULTAS 2. Pembuatan surat permohonan upload data penelitian di website yang ditujukan kepada Ketua Unit TIK. 3. Admin UPP meminta tandatangan surat kepada Ketua UPP 4. Ketua UPP menandatangani surat permohonan data penelitian dan publikasi jurnal. 5. Admin UPP mengcopy file data penelitian dan publikasi jurnal untuk diupload di web fakultas kedokteran universitas brawijaya. 6. Admin UPP memberikan surat permohonan dan menyerahkan file data penelitian ke Unit TIK. 7. Unit TIK menerima surat permohonan dan copy file data penelitian. 8. Proses upload dilakukan oleh unit TIK. 9. Proses selesai.