Pendahuluan Sebelum melakukan Input Transaksi, anda dapat membuka database yang telah anda Create atau dapat anda Download databse Contoh (database setelah melakukan Setup Database) Di Link berikut ini untuk Anda lakukan Input transaksi sesuai dengan contoh berikut ini Untuk membuka Database yang sudah ada lakukan sebagai berikut: buka Program Accurate yang telah anda install sebelumnya, dan klik pada pilihan OPEN EXISTING COMPANY Selanjutnya klik pada titik tiga (gambar kiri) pada gambar kanan klik di Look In cari lokasi folder dan klik File databasenya dan klik Open (gambar kanan) Selanjutnya Nama berkas akan terisi dengan sendirinya, Klik OK Akan muncul kotak Daftar Isikan nama Pengguna dengan Supervisor atau yang sudah anda buat sendiri passwordnya juga supervisor atau password yang telah anda buat sendiri, klik OK, (gambar bawah) Halaman ke-1
Transaksi Penerimaan (Revenue) Seperti yang diketahui bahwa pada organisasi nirlaba seperti gereja tidak ada transaksi penjualan dan pembelian barang dagangan inventory, oleh karena itu pada contoh ini hanya akan menggunakan modul Penerimaan untuk melakukan penerimaan pendapatan, ikuti contoh-contoh di bawah ini: TRANSAKSI 1 : Pada tanggal 04 Januari 2014, Gereja Menerima Perpuluhan dari MR. Andi Sebesar 2.000.000 Rupiah Untuk melakukan penerimaan Perpuluhan, buka dari Modul KAS BANK dan klik pada menu PENERIMAAN (perhatikan gambar di bawah) Isikan DEPOSIT TO ke :CASH PERPULUHAN 100%:, isikan Voucher No: P-001, tanggal Penerimaan: 04/01/2014, Memo: dengan Keterangan Mr Andi (Amount jangan diisikan, akan secara otomatis diisi), selanjutnya klik pada kolom ACCOUNT NO. dan pilih account PENDAPATAN PERPULUHAN 100%, disampingnya isikan kolom AMOUNT dengan angka 2000000, dan berikut keterangannya, Klik pada gambar KALKULATOR maka kolom AMOUNT (warna KUNING) akan secara otomatis terisi sendiri dengan angka 2.000.000 (lakukan seperti gambar di bawah) Selanjutnya anda dapat klik pada pilihan KE LAYAR (gambar di bawah) Maka akan tampil Voucher Other Deposit yang dapat anda customized dan print sebagai bukti penerimaan yang dapat ditandatangani dan di file (gambar di bawah) Halaman ke-2
Anda juga dapat melakukan Klik pada Icon Journal (seperti gambar di bawah) untuk melihat tampilan Jurnal Berikut ini adalah tampilan jurnal dari transaksi penerimaan perpuluhan sebesar 2.000.000, yiatu: (Debet) Kas Perpuluhan 100%...2.000.000 (Kredit) Pendapatan Perpuluhan 100%...2.000.000 Halaman ke-3
TRANSAKSI 2 : Tgl 04 Januari 2014, Persembahan Lepas yang terkumpul sebanyak Rp.5.000.000 Untuk melakukan input transaksi seperti ini pada prinsipnya metodenya sama saja dengan cara menginput transaksi 1, tetapi berbeda dalam detail-detailnya, yaitu: DEPOSIT TO yang dipilih adalah CASH PERSEMBAHAN LEPAS DAN KHUSUS, isi VOUCHER NO: S-001, DATE : 04/01/2014 dan Memo Jemaat, Amount (Warna kuning) jangan diisi tetapi akan secara otomatis, langsung saja pilih account no: 4101.003 maka pada bagian account name, akan terisi PENDAPATAN PERSEMBAHAN LEPAS DAN KHUSUS, isikan AMOUNT yang ada di sebelah kanannya dengan angka 5000000 dan memonya (perhatikan dan lakukan seperti gambar di bawah) Berikut ini adalah hasil jurnal dari transaksi 2 Transaksi 3 : Tgl 04 Januari 2014 Persembahan Syukur hari lahir dari Ibu Susi sebesar 1.000.000 Untuk menginput transaksi 3, lakukan seperti menginput transaksi 2 atau transaksi 1, tetapi berbeda detailnya seperti gambar di bawah, yaitu, Deposit to kepada Cash persembahan syukur & terpadu 50%, Voucher No: Y-001, Date: 04/01/2014, Memo: Ibu Susi, Amount (warna kuning) jangan diisikan, Pilih Account No: 4101.002 Secara otomatis terisi account name dan isikan amount 1000000 dan Memonya sama dengan memo yang di bagian header (perhatikan gambar di bawah). Klik gambar kalkulator, maka secara otomatis kolom Amount (warna kuning) akan terisi angka 1.000.000 (lakukan seperti gambar di bawah Halaman ke-4
Transaksi 4 : Tgl 06 Januari 2014 Menerima sumbangan dari Donatur untuk Pembangunan sebesar 10.000.000 Untuk melakukan input Transaksi 4, prinsipnya sama dengan cara menginput transaksi 1, 2 dan 3, lakukan seperti gambar di bawah ini Hasil Jurnal dari transaksi 4 (seperti gambar di bawah) Setelah anda selesai melakukan Input transaksi dari transaksi 1 s/d transaksi 4, sekarang anda dapat buka List-Chart of Account maka dapat anda lihat di sana bahwa account yang sudah anda pilih pada transaksi 1 s/d 4 sudah terisi saldo-saldonya Halaman ke-5
Transaksi Transfer Saldo Antara Akun kas/bank Transaksi 5 : Tgl 9 Januari 2014 Memindahkan seluruh Uang Kas Sumbangan ke rekening Bank Mandiri Milik Gereja Sebelum melakukan input transaksi Transfer, perhatikan di List-Chart of Account masing-masing saldo baik yang akan dipindahkan (Cash sumbangan) terdapat Rp.20.000.000 dan account yang menerima transfer (bank Mandiri gereja) terdapat saldo Rp.150.000.000 Untuk Melakukan Input Proses Transfer, Buka Panel bagian kanan Buku Besar dan Klik pada Icon Bukti Jurnal Umum Pada Modul Journal Voucher tersebut, input seperti gambar di bawah ini, pada modul Journal Voucher ini, anda harus melakukan Input dengan menentukan saldo Debet maupun Credit pada masing-masing account, (pelajari kembali konsep Journal dan Normal Balance masing-masing Tipe Account). (debet) Bank Mandiri Gereja Rp.20.000.000 (credit) Cash Sumbangan Rp.20.000.000 Note: hati-hati saat melakukan input saldo Jangan salah dalam menentukan debet atau kredit Halaman ke-6
Klik pada Icon Jornal dan Hasil Journal dari Journal Voucher Pemindahan saldo dari Cash Sumbangan ke Bank Mandiri Gereja akan tampil sebagai berikut Sekarang anda lihat hasilnya setelah melakukan pemindahan saldo pada journal voucher, di Daftar-Daftar Account, dimana Cash Sumbangan Sisa saldonya sudah NOL dan Bank Mandiri bertambah 20.000.000 menjadi 170.000.000 Transaksi Pembayaran atau Pengeluaran Cash utk Pembayaran Hutang Pada tanggal 10 Januari 2014 Menyetorkan Perpuluhan Bulan Desember sebesar 100% (Rp.100.000.000) dan Persembahan Syukur dan terpadu 50% (Rp.37.500.000) ke Kantor Daerah NTT Perlu diketahui bahwa: perpuluhan yang akan disetor adalah yang sudah terkumpul pada bulan Desember 2013, oleh karena itu Metode yang harus dipakai adalah Metode AKRUAL dimana beban biaya setoran sudah diakui pada bulan desember, sedangkan pengeluaran cash nya dapat dilakukan di periode (bulan) kapan saja setelah desember 2013, dalam hal ini cash tersebut akan dikeluarkan bulan januari 2014. Metode Akrual ini akan dilakukan setiap bulan (biasa pada akhir bulan) setelah mengetahui dengan pasti jumlah saldo. Sebelum melakukan setoran, anda dapat membuka laporan Neraca Sementara, caranya seperti di bawah ini, buka dari Laporan Daftar Laporan Neraca (Standar), perhatikan gambar di bawah ini Halaman ke-7
Selanjutnya masukkan tanggal 31/12/2013 pada Kolom per tanggal. (perhatikan gambar di bawah) Inilah Neraca sementara, anda dapat melihat Saldo Account cash Perpuluhan 100%, Rp.100.000.000 Account Cash persembahan Syukur & terpadu, Rp.75.000.000 Hutang Perpuluhan, Rp.100.000.000 (artinya seluruh Kash tersebut akan disetor ke Kantor DNT Hutang Persembahan Syukur, Rp.37.500.000 (50% x 75.000.000. Halaman ke-8
Klik pada Panel sebelah Kiri Kas bank kemudian Klik pada Icon Pembayaran di bagian kanan Cara Inputnya lakukan seperti di bawah ini: Paid From, pilih Cash Perpuluhan 100%, Voucher No.L-001 atau sesuaikan dengan Laporan yang berlaku di Jemaat anda, pilih Cheque Date, biasanya diisikan dengan Nomor Transfer, atau Nomor Cek atau Giro, Date,, masukkan tanggal pembayaran, memo, masukkan keterangan, Payee, masukkan yang menerima Amount yang berwarna kuning tidak perlu diisikan, tetapi pada saat anda lupa dan ingin melakukan SAVE maka aka nada peringatan seperti gambar di bawah, maka anda harus klik pada icon Kalculator agar secara otomatis muncul total saldo yang sudah diinput pada kolom detail AMOUNT. Di bagian detail Pilih Account No dengan 2104.001, maka account name akan otomatis terisi sendiri, perhatikan bahwa account name nya sudah tepat, isikan Amount dengan 100000000 dan isikan Memo dengan keterangannya Halaman ke-9
Hasil Journalnya akan tampil seperti di bawah ini, Hutang Perpuluhan telah berkurang sebanyak 100.000.000 di Debet dan Cash Perpuluhan berkurang 100.000.000 di debet. (pelajari kembali normal balance Type account) Untuk melakukan Setoran Persembahan Syukur dan terpadu 50% lakukan dengan metode yang sama dengan melaporkan perpuluhan pada langkah sebelumnya, hanya berbeda pada pengisian detailnya seperti gambar di bawah ini, Lakukan input di accurate seperti gambar di bawah ini Hasil Journal Pengeluaran cash terhadap Persembahan Syukur dan terpadu 50% akan tampil seperti gambar di bawah ini Pada halaman selanjutnya Saldo Perpuluhan dan Saldo Persembahan Syukur di Neraca sudah berkurang dan saldo pada account Hutang Perpuluhan dan Account Persembahan Syukur dan terpadu sudah menjadi Nol. (lihat dan bandingkan dengan saldo di neraca sebelumnya pada halaman 8 dengan neraca yang ada di halaman 11 Halaman ke-10
Halaman ke-11
Tanggal 13 Januari 2014 Membayar Gaji Koster (Akrual Bulan Desember) sebanyak Rp 1.000.000 Untuk melakukan input Transaksi ini, pilih pada Paid From, dengan Cash Persembahan Lepas & Khusus Isikan Voucher No. B-001 (atau sesuai dengan nomor yang berlaku pada Jemaat anda), Pilih Date 13/01/2014, Memo: Membayar gaji Koster Bulan Desember. Langsung pada bagian detail pilih Account No. dengan 2104.003, Account Name akan otomatis terisi dengan Hutang Gaji (Ingat bahwa Hutang gaji) adalah beban gaji yang sudah diakrual/diakui pada bulan desember 2013, tetapi masih belum dibayarkan secara cash yang baru dibayarkan pada bulan Januari 2014, ini akan dilakukan Akrual setiap bulan. Sekarang anda dapat bisa membuka dari List- Nama Akun, maka Hutang Gaji sudah menjadi Nol Transaksi Pengeluaran Cash untuk Biaya Tanggal 15 Januari 2014 - Biaya Utilities Desember dikeluarkan Cash untuk Membayar biaya Ulititas Bulan Desember 2013, tetapi diakui sebagai biaya di bulan Januari 2014, yaitu: - Biaya Listrik, Rp.250.000 - Biaya Telepon Rp.200.000 - Biaya Internet Rp.150.000, TOTAL BIAYA Rp.600.000 Mengapa untuk Pengeluaran Cash untuk biaya Ulititas di atas Bulan desember 2013 akan diakui biaya di bulan Januari 2014? Jawabnya adalah karena secara Akrual di Bulan Desember 2013, tidak memungkinkan sebab sampai dengan tutup buku Bulan Desember 2013 tidak dapat diketahui biaya Utilitas tersebut, sehingga tidak dapat diakui/akrual, Biaya Akrual adalah biaya yang sudah diketahui dengan pasti, (Bukan biaya hanya berdasarkan Taksiran saja), sehingga dengan demikian disini yang digunakan adalah CASH BASIS Sehingga expense yang seharusnya dikaui di bulan sebelumnya akan diakui sebagai expense pada bulan selanjutnya, begitu dilakukan setiap bulannya Halaman ke-12
Hasil Jurnal dari Pengeluaran Cash pembayaran ulititas di atas akan seperti gambar di bawah ini Apabila di Klik pada Daftar-Nama Account, maka Journal di atas tersebut, telah masuk ke dalam Ledger/Accountnya masing-masing, seperti gambar di bawah ini Tanggal 20 Januari 2014 Sesuai dengan Catatan Rekening Koran Bank BCA bahwa ada pendapatan Bunga dari Deposito di Bank BCA sebanyak 2.000.000 dan dipotong 2% (Rp.40.000) untuk Biaya Pajak Bunga tersebut Karena Account Pendapatan Dari bunga Bank & deposito belum ada maka harus dilakukan Create Account terlebih dahulu, caranya adalah buka dari List-Chart of Account (Daftar-Nama Account) lalu klik NEW, selanjutnya pilih Account Type: Other Income, Account No: 7100.002, Name: Pendapatan dari Bunga Bank & Deposito, Sub Account of: Pendapatan lain-lain, Lakukan sesuai dengan Gambar di bawah ini. Input Transaksi Pendapatan Bunga Bank dan Potongan Pajaknya seperti gambar di bawah ini. Khusus Biaya Pajak Bunga Bank Masukkan dengan angka minus (-) Halaman ke-13
Hasil Journalnya akan terbentuk sebagai berikut: Apabila anda melihat Ledger/account nya maka akan terlihat bahwa Saldonya sudah bertambah dari Jurnal di atas. Tanggal 21 Januari 2014 Melakukan Penarikan Dana dari Bank Mandiri untuk Biaya Perbaikan Gedung sebanyak 700.000 untuk Biaya Perbaikan Gedung dengan Spesifikasi sebagai berikut: Pemberlian material ke TB Surya Makmur sejumlah Rp.500.000, Jasa Tukang untuk perbaikan Rp.150.000 dan biaya sewa Mobil untuk membawa barang-barang material tersebut ke Lokasi gereja sejumlah Rp.50.000 Untuk Melakukan Inputnya buka Pengeluaran (Other Payment) dan Input seperti gambar di bawah ini Hasil Journalnya akan tampil seperti gabmar di bawah ini. Halaman ke-14
Pada tanggal 24 Januari 2014 Mengakui Pemakaian Biaya Sewa dan Asuransi masing-masing sebesar Rp.100.000. Perlu diketahui bahwa berdasarkan neraca Akhir Desember 2013 ada tersisa saldo Sewa dibayar di Muka sejumlah Rp.1.000.000 dan Asuransi dibayar di muka sebesar 1.000.000,- dan ini merupakan biaya yang dibayar dimuka untuk digunakan sebanyak 10x atau 10 bulan ke depannya oleh sebab itu maka pengakuan kedua biaya ini akan dilakukan setiap tanggal 24 dari bulan Januari s/d Oktober Untuk melakukan penyesuaian biaya sewa dan biaya asuransi seperti keterangan di atas, maka buka Journal Voucher, dan lakukan seperti gambar di bawah ini. Oleh karena ini merupakan Proses Reccuring (Pengulangan) yang akan dilakukan sebanyak 10 x atau 10 bulan, maka klik pada Tombol Reccuring seperti pada gambar di bawah ini. Hal ini dimaksudkan agar accurate dalam mengeluarkan reminder dan membantu dalam melakukan penjurnalan secara otomatis dalam setiap Journal Pengakuan pada setiap bulan Januari s/d Oktober seperti Journal Vouher di atas Pada Proses reccuring lakukan seperti gambar di bawah ini, yaitu masukkan Reccuring No: 1001, Reccuring Perioda: Montly (artinya proses ini akan dilakukan sekali dalam setiap bulan yaitu di tanggal 24 setiap bulannya) Number of Times : 10 (artinya proses penjurnalan otomatis akan dilakukan selama 10 Bulan sejak bulan Januari, Referense secara otomatis akan terisi dengan Journal Voucher, dan Description masukkan keterangannya. Lakukan seperti gambar di bawah Note: perlu diketahui, bahwa proses reccuring adalah Accurate hanya membantu dalam membuat Reminder/pengingat dan ayat Journal nya saja, tetapi untuk melakukan penyimpanan (SAVE) ayat journal agar saldonya masuk ke dalam Ledger/Account harus dilakukan sendiri oleh anda, hal ini karena banyak kasus yang dalam masa reccuring tiba-tiba berubah, misalnya karena kebijakan Promo atau discount sehingga dapat mengurangi pembayaran baik frekuensi maupun value, atau mungkin karena Inflasi sehingga value atau Frekuensi dapat bertambah. Selanjutnya buka dari Daftar-Nama Account maka dapat anda lihat bahwa saldo Sewa dan Asuransi di bayar dimuka sekarang sudah berkurang menjadi Rp.900.000 Halaman ke-15
Tanggal 25 Januari 2014 Menerima perpuluhan secara cash dari Mr Andi sejumlah Rp.2.500.000 Lakukan seperti gambar di bawah ini Tanggal 25 Januari 2014 Menerima Persembahan Khusus dari Mr. Andi sejumlah Rp.1.000.000 secara cash. Lakukan seperti gambar di bawah ini Tanggal 25 Januari 2014 Menerima Persembahan terpadu dari Mr. Andi sejumlah Rp.1.500.000 secara cash. Lakukan seperti gambar di bawah ini Tanggal 25 Januari 2014 Menerima Perpuluhan secara cash dari Ibu Susi sejumlah Rp.1.450.000 secara cash. Lakukan seperti gambar di bawah ini Halaman ke-16
Tanggal 25 Januari 2014 Menerima Persembahan Khusus secara cash dari Ibu Susi sejumlah Rp.400.000 secara cash. Lakukan seperti gambar di bawah ini Tanggal 25 Januari 2014 Menerima Persembahan Lepas secara cash dari Jemaat sejumlah Rp.4.000.000 secara cash. Lakukan seperti gambar di bawah ini Tanggal 25 Januari 2014 - Menerima Persembahan Sabat ke-13, sejumlah Rp.5.100.000 yang akan membantu pekerjaan Tuhan, tetapi agar saldonya tidak bercampur dengan kas lainnya, maka buatlah suatu Account untuk menampung persembahan khusus sabat ke-13 dengan cara sebagai berikut, buka dari Daftar-Nama Account Baru dan (lakukan seperti gambar di bawah ini) Hasilnya adalah Persembahan Sabat ke-13 adalah sub dari Cash lainnya Halaman ke-17
Untuk Melakukan penerimaan persembahan sabat ke-13, lakukan seperti gambar di bawah ini Hasil Journal penerimaan persembahan sahbat ke-13 adalah sebagai berikut Jika dilihat dari Daftar-Nama Account maka Saldo dari Persembahan Sabat ke-xiii sudah terisi sejumlah Rp.5.100.000 Tanggal 28 Januari 2014 Membeli Buku sekolah Sabat sebanyak 100 Pcs @ Rp.4.500 dan membeli 1 set buku Alfa dan Omega Rp.600.000. pembelian dilakukan secara langsung ke IPH dengan cara transfer dari bank BCA, Lakukan Input dari Other Payment (Pengeluaran) seperti gambar dibawa Hasil Journal dari Pembelian sekolah sabat Halaman ke-18
Tanggal 31 Januari 2014 Melakukan pengakuan setoran Perpuluhan 100% dan Persembahan Syukur dan terpadu 50% ke Kantor Daerah DNT, sebagaimana diketahui bahwa pendapatan perpuluhan selama bulan Januari 2014 adalah sejumlah Rp.5.950.000 sehingga yang akan disetorkan adalah 100% sejumlah Rp.5.950.000, sedangkan Persembahan Syukur dan terpadu yang diperoleh selama bulan Januari 2014 adalah Rp.2.500.000, jadi yang yang akan disetor sebanyak 50% yaitu sejumlah Rp.1.250.000 Sesuai dengan Keterangan bahwa Untuk setoran Perpuluhan dan Persembahan Syukur & terpadu ke daerah DNT maka akan dilakukan secara Akrual pada setiap Akhir bulan, dan pengeluaran Cashnya akan dilakukan setelah periode bulan yang diakui tersebut. Untuk melakukan Input Pengakuan Perpuluhan 100% dan persembahan Syukur & terpadu 50% lakukan dari Journal Voucher seperti gambar di bawah ini Hasil Journalnya akan tampil seperti di bawah ini Jika dilihat dari Daftar-Nama Akun, maka anda dapat melihat perubahan saldo Akun/Ledger yang terjadi dari Journal di Atas adalah sebagai berikut: Halaman ke-19
Tanggal 31 Januari 2014 Dilakukan rekapitulasi Biaya-biaya sejumlah Rp.890.000 yang terdiri dari Perhatikan nama biaya dan Saldo, Input seperti gambar yang ada di bawah Jurnal dari Rekapitulasi biaya tersebut akan tampil sebagai berikut (lihat gambar di bawah) Tanggal 31 Januari 2014 Dilakukan pengakuan gaji Koster selama bulan Januari sebanyak Rp.1.000.000 yang akan dibayarkan pada bulan selanjutnya. Input seperti gambar di bawah ini. Hasil Journal pengakuan biaya dan Hutang Gaji Koster adalah sebagai berikut: Hasil yang terlihat pada perubahan saldo di daftar akun dari Journal di atas adalah sebagai berikut: Halaman ke-20
Tanggal 31 Januari 2014 Melakukan Pengakuan Setoran dari Persembahan Sabat Ke-13 seluruhnya atau 100% ke daerah DNT sejumlah Rp.5.100.000. Untuk melakukannya seperti biasa buat dari Journal Voucher dan Lakukan pengakuannya seperti gambar di bawah Hasil Journalnya pengakuan Sabat ke-13 adalah seperti gambar di bawah ini. Lakukan Cross Cek terhadap Account yang ditimbulkan journal pengakuan persembahan sabat ke-13 adalah sebagai berikut: MATERI PEMBAHASAN AKAN DILANJUTKAN KEPADA LAPORAN-LAPORAN KEUANGAN NIRLABA Halaman ke-21