User Manual E-REPORT UNTUK ADMIN PENYALUR VERSI 1.0 COPYRIGHT @2014
Daftar Isi Pendahuluan... 2 Memulai Aplikasi... 3 Halaman Utama Aplikasi... 3 Informasi... 4 Alat Kesehatan... 4 Sertifikat Produksi Alat Kesehatan... 4 Izin Penyalur Alat Kesehatan (PAK)... 5 Peraturan... 6 Bantuan... 7 Petunjuk Penggunaan... 7 Pertanyaan & Jawaban... 7 Kontak Kami... 8 Kontak Kami... 8 Login ke Aplikasi... 8 Halaman Home Aplikasi... 9 Menu Aplikasi... 9 Petunjuk Penggunaan Aplikasi... 10 Produk... 10 Data Masuk... 10 Data Keluar... 16 Partner... 21 Downline... 21 Upline... 25 Pelaporan... 26 Data Penyaluran... 26 User Management... 28 Daftar User... 28 Data Perusahaan... 32 Data User... 33 Ubah Password... 34 Daftar Isi i
Bab 1 Pendahuluan A plikasi e-report Alat Kesehatan dan PKRT dibuat sebagai fasilitas pelaporan hasil produksi dan penyaluran Alat Kesehatan oleh Produsen atau Penyalur Alat Kesehatan, serta pelaporan hasil produksi atau impor Perbekalan Keseharian Rumah Tangga (PKRT) oleh produsen atau importir PKRT. Aplikasi e-report Alat Kesehatan dan PKRT merupakan rekapitulasi peredaran alat kesehatan dan PKRT di dalam atau luar negeri serta diharapkan mampu menelusuri apabila terjadi keluhan terhadap penggunaan alat kesehatan dan/atau PKRT. Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi e-report Alat Kesehatan dan PKRT. Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses pada aplikasi sesuai dengan prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan dapat dijadikan sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan aplikasi. Pendahuluan 2
Bab 2 Memulai Aplikasi Halaman Utama Aplikasi Tampilan halaman utama aplikasi e-report Alat Kesehatan & PKRT sebagai berikut: Halaman Utama Aplikasi 3
Informasi Alat Kesehatan Langkah-langkah untuk menampilkan informasi alat kesehatan sebagai berikut: 1. Pilih menu [INFORMASI ALAT KESEHATAN]. 2. Aplikasi akan menampilkan form informasi Alat Kesehatan berikut: Sertifikat Produksi Alat Kesehatan Langkah-langkah untuk menampilkan informasi sertifikat produksi alat kesehatan sebagai berikut: 1. Pilih menu [INFORMASI SERTIFIKAT PRODUKSI ALAT KESEHATAN]. Informasi Alat Kesehatan 4
2. Aplikasi akan menampilkan form informasi Sertifikat Produksi Alat Kesehatan berikut: Izin Penyalur Alat Kesehatan (PAK) Langkah-langkah untuk menampilkan informasi izin Penyalur Alat Kesehatan (PAK) sebagai berikut: 1. Pilih menu [INFORMASI IZIN PENYALUR ALAT KESEHATAN (PAK)]. Informasi Izin Penyalur Alat Kesehatan (PAK) 5
2. Aplikasi akan menampilkan form informasi Izin Penyaluran Alat Kesehatan berikut: Peraturan Langkah-langkah untuk menampilkan informasi peraturan sebagai berikut: 1. Pilih menu [INFORMASI PERATURAN]. 2. Aplikasi akan menampilkan form informasi Peraturan berikut: Informasi Peraturan 6
Bantuan Petunjuk Penggunaan Menu ini berfungsi untuk menampilkan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi dalam format file PDF. Pilih menu [BANTUAN PETUNJUK PENGGUNAAN], akan menampilkan informasi berikut: Pertanyaan & Jawaban Menu ini berfungsi untuk menampilkan daftar pertanyaan dan jawaban yang berhubungan dengan aplikasi. Bantuan 7
Kontak Kami Kontak Kami Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi kontak. Pilih menu [KONTAK KAMI] untuk menampilkan informasi kontak seperti berikut: Login ke Aplikasi Untuk dapat menggunakan aplikasi, user harus terlebih dahulu melakukan proses login ke aplikasi. Langkah-langkah proses login ke aplikasi sebagai berikut: 1. Buka alamat akses aplikasi melalui web browser, akan menampilkan halaman login seperti berikut: 2. Masukkan data User ID, Password dan Key Code. 3. Klik, akan menampilkan halaman home aplikasi. Kontak Kami 8
Halaman Home Aplikasi Tampilan halaman home aplikasi e-report Alat Kesehatan & PKRT untuk Admin Penyalur sebagai berikut: Menu Aplikasi Menu aplikasi untuk Admin Penyalur sebagai berikut: No. Nama Menu Keterangan 1. BERANDA BERANDA 2. PRODUK Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi singkat mengenai aplikasi. - Data Masuk Menu ini berfungsi untuk mengelola daftar laporan pemasukan. - Data Keluar Menu ini berfungsi untuk mengelola daftar laporan pengeluaran. 3. PARTNER - Downline Menu ini berfungsi untuk mengelola daftar sarana penyaluran. - Upline Menu ini berfungsi untuk menampilkan daftar perusahaan asal produk. 4. PELAPORAN - Data Penyaluran Menu ini berfungsi untuk proses export daftar laporan penyaluran ke dalam format file excel. 5. PROFIL - Daftar User Menu ini berfungsi untuk mengelola data user. - Data Perusahaan Menu ini berfungsi untuk mengubah data profil perusahaan. - Data User Menu ini berfungsi untuk mengubah data profil user. - Ubah Password Menu ini berfungsi untuk mengubah data password. Halaman Home Aplikasi 9
Petunjuk Penggunaan Aplikasi Produk Data Masuk Langkah-langkah untuk mengelola daftar laporan pemasukan sebagai berikut: 1. Pilih menu [PRODUK DATA MASUK]. Bab 3 2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar Laporan Pemasukan berikut: Produk Data Masuk 10
3. Tambah Data: a. Klik, akan menampilkan form Input Data Barang Masuk berikut: b. Masukkan data sesuai kebutuhan. Note: - Tanda bintang (*) menandakan data wajib diisi. - Tanda bintang (**) menandakan jika data kosong isi dengan N/A. - Tanda bintang (***) menandakan isi data dengan satuan terkecil. - Tanda bintang (****) menandakan jika terdapat bulan dan tahun harap isikan tanggal 01. Kolom Nomor Izin Edar * Nama Dagang / Merk ** Tipe * Ukuran ** Kemasan ** Kode Produk / Katalog * Nomor Seri / Batch / Lot * Jumlah Stok * Satuan Terkecil *** Tanggal Masuk * Tanggal Kadaluarsa (bila ada) **** Asal Produk Asal Produk ** Nama Perusahaan / Pabrik * Keterangan Isi dan pilih Nomor Izin Edar yang sesuai. Otomatis terisi sesuai Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai dengan Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Diisi dengan Kode Produk / Katalog. Diisi dengan NomorSeri / Batch / Lot. Diisi dengan Jumlah Stok yang sesuai. Diisi dengan Satuan Terkecil. Diisi dengan Tanggal Masuk (format: YYYY-MM-DD). Diisi dengan Tanggal Kadaluarsa (format: YYYY-MM-DD). Pilih Asal Produk yang sesuai (Dalam Negeri atau Luar Negeri). Otomatis terisi sesuai Nomor Izin Edar yang telah dipilih. c. Klik untuk menyimpan data. Produk Data Masuk 11
4. Upload Data: a. Klik, akan menampilkan form Upload Excel berikut: b. Klik untuk memilih lokasi data yang akan di-upload, akan menampilkan window berikut: c. Pilih data yang sesuai. Data yang dipilih harus dalam format file Excel. d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk menyimpan data yang telah di-upload, akan menampilkan pesan berikut: Produk Data Masuk 12
5. Preview Data: a. Pilih data yang akan ditampilkan. b. Pilih proses, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan detil data pemasukan seperti berikut: 6. Ubah Data: a. Pilih data yang akan diubah. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: Produk Data Masuk 13
c. Klik, akan menampilkan form berikut: d. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. e. Klik untuk menyimpan data yang telah diubah. 7. Hapus Data: a. Pilih data yang akan dihapus. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik untuk melanjutkan proses hapus data. Produk Data Masuk 14
8. Revisi Data: a. Pilih data dengan status "Diterima". b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan form Permintaan Revisi berikut: d. Masukkan data Catatan yang sesuai. e. Klik untuk melanjutkan proses revisi. Data yang berhasil diproses akan ditampilkan dengan status "Permintaan Revisi". 9. Search Data Laporan Pemasukan: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Pencarian Masukkan kata kunci b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: Produk Data Masuk 15
Data Keluar Langkah-langkah untuk mengelola daftar laporan pengeluaran sebagai berikut: 1. Pilih menu [PRODUK DATA KELUAR]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar Laporan Pengeluaran berikut: 3. Tambah Data: a. Klik, akan menampilkan form Input Data Barang Keluar berikut: Note: - Tanda bintang (*) menandakan data wajib diisi. - Tanda bintang (**) menandakan jika data kosong isi dengan N/A. - Tanda bintang (***) menandakan isi data dengan satuan terkecil. - Tanda bintang (****) menandakan jika terdapat bulan dan tahun harap isikan tanggal 01. Produk Data Keluar 16
b. Masukkan data sesuai kebutuhan. Kolom Nomor Izin Edar * Nama Dagang / Merk ** Tipe * Ukuran ** Kemasan ** Kode Produk / Katalog * Nomor Seri / Batch / Lot * Jumlah Barang Keluar * Satuan Terkecil *** Tanggal Barang Keluar * Tanggal Kadaluarsa (bila ada) **** Penyaluran Jenis Penyaluran ** Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan * Keterangan Isi dan pilih Nomor Izin Edar yang sesuai. Otomatis terisi sesuai dengan Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai dengan Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai dengan Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Otomatis terisi sesuai dengan Nomor Izin Edar yang telah dipilih. Diisi dengan Kode Produk / Katalog. Diisi dengan NomorSeri / Batch / Lot. Diisi dengan Jumlah Barang Keluar yang sesuai. Diisi dengan Satuan Terkecil. Diisi dengan Tanggal Barang Keluar (format: YYYY-MM- DD). Diisi dengan Tanggal Kadaluarsa (format: YYYY-MM-DD). Pilih Jenis Penyaluran. Isi dan pilih Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang sesuai. c. Klik untuk menyimpan data. 4. Upload Data: a. Klik, akan menampilkan form Upload Excel berikut: b. Klik untuk memilih lokasi data yang akan di-upload, akan menampilkan window berikut: Produk Data Keluar 17
c. Pilih data yang sesuai. Data yang dipilih harus dalam format file Excel. d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk menyimpan data yang telah di-upload, akan menampilkan pesan berikut: 5. Preview Data: a. Pilih data yang akan ditampilkan. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan detil data pengeluaran seperti berikut: Produk Data Keluar 18
6. Ubah Data: a. Pilih data yang akan diubah. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan form berikut: d. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. e. Klik untuk menyimpan data yang telah diubah. Produk Data Keluar 19
7. Hapus Data: a. Pilih data yang akan dihapus. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik untuk melanjutkan proses hapus data. 8. Revisi Data: Fungsi ini digunakan untuk revisi data laporan pemasukan dengan status "Diterima". Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih data dengan status "Diterima". b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan form Permintaan Revisi berikut: d. Masukkan data Catatan yang sesuai. e. Klik untuk melanjutkan proses revisi, data yang telah berhasil diproses akan ditampilkan dengan status "Permintaan Revisi". Produk Data Keluar 20
9. Search Data Laporan Pengeluaran: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Pencarian Masukkan kata kunci b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: Partner Downline Langkah-langkah untuk mengelola daftar sarana penyaluran sebagai berikut: 1. Pilih menu [PARTNER DOWNLINE]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar Sarana Penyaluran berikut: Partner Downline 21
3. Tambah Data: a. Klik, akan menampilkan form Input Data Penyaluran berikut: b. Masukkan data sesuai kebutuhan. Kolom Jenis Penyaluran * Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan * Keterangan Pilih Jenis Penyaluran yang sesuai. Diisi dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan. Nomor PAK * Otomatis terisi sesuai dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang telah dipilih. PIC / Nama Penanggung Jawab * Email ** Alamat Sarana Note: - Tanda bintang (*) menandakan data wajib diisi. - Tanda bintang (**) menandakan jika data kosong isi dengan N/A. Diisi dengan data PIC / Nama Penanggung Jawab. Diisi dengan alamat Email yang sesuai. Alamat ** Otomatis terisi sesuai dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang telah dipilih. Negara * Otomatis terisi sesuai dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang telah dipilih. Telepon Otomatis terisi sesuai dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang telah dipilih. Fax Otomatis terisi sesuai dengan Nama Perusahaan / Institusi / Perorangan yang telah dipilih. c. Klik untuk menyimpan data. Partner Downline 22
4. Preview Data: a. Pilih data yang akan ditampilkan. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan detil data berikut: 5. Ubah Data: a. Pilih data yang akan diubah. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: Partner Downline 23
c. Klik, akan menampilkan data berikut: d. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. e. Klik untuk menyimpan data yang telah diubah. 6. Hapus Data: a. Pilih data yang akan dihapus. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik untuk melanjutkan proses hapus data. Partner Downline 24
7. Search Data Sarana Penyaluran: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Pencarian Masukkan kata kunci b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: Upline Langkah-langkah untuk menampilkan daftar perusahaan asal produk sebagai berikut: 1. Pilih menu [PARTNER UPLINE]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar Perusahaan Asal Produk berikut: Partner Upline 25
3. Search Data Perusahaan Asal Produk: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Pencarian Masukkan kata kunci b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: Pelaporan Data Penyaluran Langkah-langkah untuk proses export daftar laporan penyaluran ke dalam format file excel sebagai berikut: 1. Pilih menu [PELAPORAN DATA PENYALURAN]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar Laporan Penyaluran berikut: Pelaporan Data Penyaluran 26
3. Export to Excel: a. Pilih data yang akan diproses. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, lalu simpan file tersebut pada komputer anda! e. Data akan ditampilkan dalam format file excel seperti berikut: Pelaporan Data Penyaluran 27
4. Search Data Laporan Penyaluran: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Pencarian Masukkan kata kunci b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: User Management Daftar User Langkah-langkah untuk mengelola data user sebagai berikut: 1. Pilih menu [USER MANAGEMENT DAFTAR USER]. User Management Daftar User 28
2. Aplikasi akan menampilkan form Daftar User berikut: 3. Tambah Data: a. Klik, akan menampilkan form input data user berikut: b. Masukkan data sesuai kebutuhan. Note: Tanda bintang (*) menandakan data wajib diisi. Kolom User ID * Password * Konfirmasi Password * Nama Penanggung Jawab * Email * Jabatan * Status * Keterangan Diisi dengan User ID yang sesuai. Diisi dengan Password yang sesuai. Ketik ulang data Password. Diisi dengan Nama Penanggung Jawab. Diisi dengan alamat Email yang valid. Diisi dengan Jabatan user. Pilih Status yang sesuai (Aktif atau Tidak Aktif). c. Klik untuk menyimpan data. User Management Daftar User 29
4. Ubah Data: a. Pilih data yang akan diubah. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik, akan menampilkan form berikut: d. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. e. Klik untuk menyimpan data yang telah diubah. User Management Daftar User 30
5. Hapus Data: a. Pilih data yang akan dihapus. b. Klik, akan menampilkan pesan berikut: c. Klik untuk melanjutkan proses hapus data. 6. Search Data User: a. Pilih Kriteria Pencarian, lalu masukkan data yang akan dicari. Kriteria Masukkan kata kunci Pencarian b. Tekan Enter pada keyboard, akan menampilkan hasil pencarian seperti berikut: User Management Daftar User 31
Data Perusahaan Langkah-langkah untuk mengubah data profil perusahaan sebagai berikut: 1. Pilih menu [USER MANAGEMENT DATA PERUSAHAAN]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Profil Data Perusahaan berikut: 3. Lakukan perubahan pada data perusahaan sesuai kebutuhan. 4. Klik untuk menyimpan data perusahaan yang telah diubah. User Management Data Perusahaan 32
Data User Langkah-langkah untuk mengubah data profil user sebagai berikut: 1. Pilih menu [USER MANAGEMENT DATA USER]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Profil Data User berikut: 3. Lakukan perubahan pada data user sesuai kebutuhan. 4. Klik untuk menyimpan data user yang telah diubah. User Management Data User 33
Ubah Password Langkah-langkah untuk mengubah data password sebagai berikut: 1. Pilih menu [USER MANAGEMENT UBAH PASSWORD]. 2. Aplikasi akan menampilkan form Ubah Password berikut: 3. Masukkan perubahan pada data password sesuai kebutuhan (maksimal 10 karakter): - Masukkan data password lama pada kolom Password Lama. - Masukkan data password baru pada kolom Password Baru. - Ketik ulang data password baru pada kolom Konfirmasi Password Baru. 4. Klik untuk menyimpan data password yang telah diubah. User Management Ubah Password 34