1 MODUL I : TABEL Microsoft Access adalah perangkat lunak database management system (DBMS). Database dalam Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro, dan modul. Sebuah database tidak harus memiliki keenam elemen yang disebutkan. Orang boleh saja menyebut kumpulan data miliknya sebuah database kendati hanya ada sebuah tabel didalamnya, namun tidak jarang pula database sebuah perusahaan besar memiliki ratusan tabel, ratusan form dan ratusan objek lainnya. Yang pasti, dalam sebuah database haruslah terdapat tabel. Hasil kerja dari Access disimpan dalam 2 file yaitu *.mdb yang berisi tabel dan objek-objek yang telah dibuat dan satu file lain yaitu *.ldb. Jika basisdata digunakan bersama orang lain dalam lingkungan multiuser, keterangan tentang tabel atau record yang dikunci selama waktu tertentu disimpan dalam file *.LDB. Struktur suatu file Access adalah sebagai berikut : Generalisasi dan istilah Access 2000 adalah anggota dari Microsoft Office 2000 yang bekerja dibawah Windows. Istilah-istilah yang digunakan pada Access sama dengan istilah yang digunakan/terdapat pada Windows seperti : icons, buttons, window, klik (click), drag, hotkey dan lain-lain. Pada Access akan sering ditemukan suatu istilah yaitu wizard. Wizard adalah suatu metode yang menuntun pemakai membentuk suatu objek melalui urutan langkah tertentu secara otomatis. Wizard ditemukan pada saat pembuatan button, tabel, query, form dan report. Memulai Access Memulai Access dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Klik START 2. Klik Program 3. Klik Microsoft Office lalu pilih Microsoft Access 2000
2 Membuat Database Baru Ada 2 cara membuat database baru yaitu : 1. Apabila dilayar monitor muncul seperti di bawah ini : Kemudian pilih blank database (klik) kemudian klik icon OK, akan muncul seperti : Kemudian ketik File Name dengan nama BIODATA atau nama lain yang anda kehendaki untuk database baru anda, lalu klik create. 2. Setelah masuk ke Access, lalu klik cancel. Dari menu File, pilih New Database, atau tekan Ctrl+N. Cara yang lebih praktis adalah mengklik tombol New Database pada toolbar. Jendela New akan ditampilkan. New Database Pilih salah satu cara untuk membuat database baru, setelah database baru kita terbentuk maka di layar monitor kita akan muncul :
3 Sebuah tabel dapat memiliki satu atau beberapa field. Field memuat informasi tertentu. Untuk membuat tabel baru kita harus melalui beberapa tahap berikut : 1. Dari jendela Tables, klik New 2. Sorot Design View untuk merancang tampilan objek, lalu klik NEW. 3. Pilih Design View, klik OK. Pada kotak dialog yang muncul, isikan seperti berikut ini. Berpindah sel dapat dilakukan dengan mengklikkan pointer mouse ke sel kemana kita akan pindah. Pada bagian atas ada tulisan Table1: Table. Ini artinya kita sedang berada dalam kotak dialog dari tabel yang bernama Tabel-1. Field Name adalah nama field, Data Type adalah jenis data dari field disebelah kirinya. Kolom ketiga, kolom Description, adalah tempat untuk mengisikan keterangan yang dapat membantu menjelaskan fungsi atau guna field bersangkutan. Jika kita mengisi bagian Description, tulisan yang kita isikan akan muncul pada saat kita mengisi field tersebut nantinya.
4 4. Setelah menentukan field untuk tabel, kita dapat menyimpannya dan mengisi tabel itu nanti. Untuk menyimpannya klik menu File dan pilih Save. Kotak dialog Save As akan muncul karena tabel tersebut belum mempunyai nama tetap. Ketikan Tabel-1 sebagai nama tabel dan klik OK. 5. Klik No bila muncul peringatan seperti berikut : Dalam database Pertama ada sebuah tabel bernama Tabel-1 yang masih kosong. 6. Untuk mengisikan data ke database, sorot saja tulisan Tabel-1 dan klik Open. Lalu isikan data sebanyak 5. Jenis Data untuk Field dalam Microsoft Access 1. Text Text adalah jenis field default bagi setiap field yang baru dibuat. Data yang disimpan dengan jenis text dapat menampung semua karakter yang terdapat pada keyboard. 2. Memo Field memo juga dapat menampung semua jenis karakter tetapi tidak seperti field text, field memo panjangnya bervariasi sehingga tepat untuk membuat field tempat menyimpan catatan.
5 3. Number Tipe data yang disimpan adalah angka dengan berbagai format yang berbeda antara lain : single,double,byte,integer dan long integer. 4. Date / Time Tipe data yang disimpan berupa tanggal dan waktu dengan format yang bevariasi antara lain : short date,medium date, long date, long time dll. 5. Currency Tipe data yang khusus dari number. Untuk memberikan tanda dolar atau koma secara otomatis pada suatu nilai numerik tertentu. 6. Counter Access akan secara otomatis memberikan nilai pada field jenis ini. Record pertama dalam tabel menerima nilai 1, record kedua menerima nilai 2 dan seterusnya. Bila satu record dihapus maka nilai counter ini tetap melekat pada record yang masih ada dan tidak berubah nilainya. 7. Yes / No Tipe ini digunakan pada field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai. 8. OLE ( Object Linking and Embedding ) Field dengan tipe ini sanggup menyimpan objek/file dari aplikasi lain seperti menyimpan gambar/foto hasil scan. Terdapat beberapa jenis prosedur untuk memanipulasi tabel : 1. Menghapus record - pilih record yang akan dihapus dengan mengklik - klik kanan button mouse, klik pilihan cut 2. Menambah data - pindahkan kursor ke record yang kosong/baru atau letakan penunjuk mouse pada posisi baru, kemudian data baru dapat langsung diisi. 3. Menambah field - klik design pada tab Tabel, kemudian isikan field baru. 4. Mengurutkan record - pilih record yang akan diurutkan, lalu blok hitam pada field, klik kanan mouse,klik cara pengurutkan yang diinginkan ( ascending / descending ) 5. Mengimport tabel/mengakses tabel lain - setelah suatu file basisdata dibuka, klik Import/Attach Table pada menu file, pilih jenis format tabel yang telah dibuat, pilih nama file dari tabel basisdata yang telah dibuat 6. Mengganti nama tabel - sorot tabel yang akan di rename, klik pointer mouse, pilih rename dari menu edit, kotak kecil akan muncul ketikan nama baru tabel. 7. Menghapus tabel - sorot nama tabel yang akan dihapus tekan tombol del, lalu tekan yes, bila batal menghapus tekan no. Membuat Relationship (Hubungan Antara Dua Tabel) Sering kali kita mau menampilkan sebuah laporan dengan mengambil data dari dua tabel. Agar dua tabel tersebut saling berhubungan, terlebih dahulu kita buat relationshipnya. Cara membuat : 1. Masing-masing tabel harus kita beri primary key nya.
6 2. Jika primary key telah kita buat, klik Tools, klik Relationships. 3. Klik tabel atau query yang diinginkan untuk saling berhubungan, disini kita akan menghubungkan satu ke satu yaitu Tabel-1 dengan Tabel daftar nilai, sorot Tabel-1 lalu klik add, dan sorot tabel daftar nilai lalu klik add, klik close. 4. Sorot NPM pada tabel-1 lalu tarik ke NPM pada tabel daftar nilai, maka akan muncul jendela edit relationships. Beri tanda pada Enforce Referencial Integrity 6. Klik Create untuk menciptakan hubungan. 7. Tutup jendela relationship. Klik yes untuk menyimpan relationships.
7 Contoh Soal : Buatlah Tabel Mata kuliah dengan spesifikasi sbb : Nama Field Tipe Data Kode Mata Kuliah Text Nama Mata kuliah Text Jenis mata Kuliah MKDU, MKDK Jumlah SKS Numerik Dan buatlah key dari Tabel tersebut ( Kode Mata kuliah = primary key ) Jawab : 1. Pilih Object Tables, lalu pilih Icon New. Pilih Design View 2. Lalu ketik seperti dibawah ini : 3. Untuk membuat key nya, klik field Kode_MK lalu klik icon bergambar kunci 4. Simpan Tabel dengan nama Tabel Mata Kuliah
8 LATIHAN SOAL 1. Buat tabel Dosen dengan spesifikasi sbb : Nama Field Tipe Data Filed Size Kode Dosen Text 8 Nama Dosen Text 35 Kode Mata Kuliah Text 6 Alamat Rumah Text 30 No Telepon Numerik 10 Jenis Kelamin Pria,Wanita Anda tulis beserta urutan langkah-langkahnya! 2. Dan buatlah relationship antara tabel Mata kuliah dengan tabel Dosen, beserta langkah-langkahnya! 3. Sebutkan dan jelaskan beberapa jenis prosedur untuk memanipulasi tabel yang anda ketahui!