Enterprise Asset Management [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 2
Proses 1: Work Order Unschedule Dalam Proses ini kita akan mencoba beberapa proses yang berhubungan dengan Work Order Unschedule. Setiap adanya event breakdown, maka pihak Plant harus menerbitkan work order sebagai record data Breakdown dan perhitungan Equipment Performance. Work Order juga sebagai dasar untuk penerbitan permintaan Part ke Warehouse Task 1 Pembuatan Work Order Unschedule Pit Control Laporan kerusakan unit yang dilaporka operator akan dicatat oleh Pit Control untuk kemudian dibuatkan Work Order Unschedule nya. 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) Work Shop Work Order Unschedule. 2. Buat Work Order Unschedule. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document Type Tipe dokumen Default Work Order (OT) No dokumen WO, terisi sesuai dengan urutan dan Otomatis format penomoran dokumen Equipment No Unit No yang rusak Pilih SMU Hours Hour Meter dari unit yang rusak Isi Breakdown Date Tanggal dan jam unit dilaporkan rusak Isi Job Location Lokasi dari unit yang rusak Isi 3
Description of Trouble Laporan kerusakan Isi 3. Catat nomor Work Order lalu laporkan ke Plant 4. Tutup menu. Task 2 Update Work Order Plant User Setelah dikoordinasikan dengan mekanik, ternyata perbaikan memerlukan beberapa part. Plant user akan melakukan update terhadap work order yang sudah dibuat sebelumnya untuk mencatat kebutuhan penggunaan part-part tersebut. 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) Work Shop Work Order. 2. Lakukan pencarian untuk nomor Work Order yang dilaporkan Pit Control. 3. Lakukan update terhadap work order, jika diperlukan. Field Deskripsi Cara Isi Component Komponen yang mengalami kerusakan Pilih Component Posisi dari komponenyang rusak Pilih Position Job Progress Ktereangan progress dari aktivitas yang dikerjakan Isi 4. Klik tab Breakdown Activity untuk mencatat aktifitas Waiting Part dari part yang diperlukan. 4
Field Deskripsi Cara Isi Start Date Tanggal dan Jam aktivitas dimulai Isi Breakdown Type Tipe breakdown Pilih Status Status aktivitas Pilih 5. Tutup menu. Task 3 Print WO 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) Work Shop Work Order (OT). 2. Buka WO. 3. Klik tombol Print 5
4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen WO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark Continue. Jika sudah Complete watermarknya Ready for Use. Task 4 Pengecekan Part Availibility Plant User Jika diperlukan, Plant user dapat mengecek ketersedian part yang dibutuhkan di warehouse termasuk part subtitusinya jika part awalnya tidak tersedia. Tujuan nya adalah supaya bisa diantisipasi dari awal jika memang part utama yang diminta tidak ada dan masih bisa digantikan oleh part subtitusinya maka waktu pembuatan SRO part yang digunakan adalah part subtitusinya. 1. Di Home, klik View Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang diperlukan. 6
Field Search Key Name Available Quantity On Hand Quantity Reserved Quantity Ordered Quantity Deskripsi Part No Nama part Quatity yang tersedia Quantity yang ada di warehouse, termasuk yang sudah di reserverd Quantity yang sudah di reserved, tidak termasuk dalam hitungan Available Quantity Quantity yang sedang dalam proses pembelian 3. Jika part yang dicari tidak tersedia (kolom Available Quantity = 0), klik tab Subtitute untuk mengecek part penggantinya 4. Tutup menu. Note: Untuk kasus quantity part yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, hasilnya kolom Available Quantity akan menjadi negatif. Hasil ini sudah sesuai dan menjadi kontrol untuk MM User untuk segera membuat Material Requisition SRO yang akan dibahas di bagian berikutnya. Proses 2: Pembuatan Service Request Order Untuk melakukan pemesanan pengambilan part dari warehouse (biasa disebut Material Requirement Planning), Plant User harus membuat dokumen Service Request Order (SRO) terlebih dahulu. Task 1 Pembuatan SRO Plant User 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) Work Shop Service Request Order. 2. Buat SRO. 7
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan Otomatis format penomoran dokumen Target Document Tipe dokumen Default Type User Contact PIC dari SRO Pilih Work Order Referensi no work order Pilih Equipment No Unit No, terisi dari pilihan WO Pilih SMU Hour meter dari WO, terisi dari pilihan WO Otomatis Model Model dari unit, terisi dari pilihan WO Otomatis 3. Klik tab Order Line untuk memasukan informasi part yang akan dipesan. 8
Field Deskripsi Cara Isi Product Nama part, masukkan part no atau nama part nya Pilih Last SRO No dokumen SRO terakhir dari unit no untuk part no Otomatis yang sama Last SRO Date Tanggal SRO terakhir dari unit no untuk part no Default yang sama Description Terisi dari deskripsi part yang dipilih Otomatis Quantity Jumlah part yang dipesan Isi UOM Satuan barang dari part yang dipilih Otomatis Fully Supply Flag bahwa part yang dipesan harus di supply secara full atau bisa sebagian Checkbox Klik tombol New untuk menambahkan part yang lainnya. 4. Jika ternyata quantity yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, warning di bawah akan muncul Klik tombol OK untuk melanjutkan. 5. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 6. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Plant. 7. Tutup menu. 9
Note: Kolom Last SRO dan Last SRO Date digunakan sebagai kontrol apakah pemesanan part yang dibuat sesuai dengan kewajaran life time dari part yang dipesan. Task 2 Approval SRO Head of Plant Dept Workflow dari approval SRO adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Plant Completed Notifikasi Plant User & MM User 1. Head of Plant akan menerima email notifikasi untuk approval SRO seperti di bawah: 2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove. 10
Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen SRO nya. 4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang. 6. Status dokumen akan berubah dari in Progress menjadi Complete. 7. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi: Untuk Plant User bahwa dokumen SRO nya sudah mendapat approval. Untuk MM User bahwa ada dokumen SRO yang baru untuk dipersiapkan part yang dipesan. 11
8. Dokumen SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 9. Tutup menu. Task 3 Print SRO 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) Work Shop Service Request Order. 2. Buka SRO. 3. Klik tombol Print 12
4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT. Task 4 Pengecekan Part Reservation Plant User Setelah status dokumen SRO nya Complete, Plant User bisa memastikan bahwa quantity part yang dipesan status availibility di view Product Info nya akan berubah menjadi Rerserved Quantity. 1. Di Home, klik View Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved. 13
3. Tutup menu. 14
Material Management [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 15
Proses 1: Pembuatan Issued Slip Setelah dokumen SRO status nya Complete, maka status part yang dipesan adalah reserved. Selanjutnya bagian plant akan mengambil part tersebut untuk kemudian dipergunakan dalam proses maintenance dari WO yang dijadikan dasar pembuatan SRO. Proses pengeluaran barang dari warehouse ini akan menggunakan dokumen Issued Slip. Task 1 Pembuatan Issued Slip MM User 1. Masuk ke menu Material Management Material Requisition Issued Slip. 2. Buat Issued Slip. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document Type Tipe dokumen Default Issued No SRO No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen No dokumen SRO yang menjadi dasar pengambilan par Otomatis SRO Date Tanggal SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis User SRO PIC SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis Unit No Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis Model Cost Center Model Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Cost center Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Pilih Otomatis Otomatis Activity Activity dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO Otomatis 16
3. Selanjutnya klik tab Shipment Line, untuk mencatat detil part yang diambil. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Issued Slip No dokumen Issued Slip Default Document No No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan Otomatis format penomoran dokumen SRO Line SRO Line dari yang akan dibuatkan line Issued Slip Pilih nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan Issued Slip Line sebelumnya. Product Part No, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Full Supply Flag Full Supply, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika Otomatis, Edit jika diperlukan berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya. UOM Satuan part, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya. 4. Jika semua data sudah terinput, klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen. 5. Tutup menu. Task 2 Pengecekan Part Reservation Plant User & MM User 17
Setelah status dokumen Issued Slip nya Complete, Plant User & MM User bisa memastikan bahwa quantity part yang sudah di ambil statusnya sudah tidak reserved lagi and Quantity on Hand nya berkurang sebanyak quantity part yang diambil. Untuk Plant User juga bisa memastikan di SRO Line kolom Delivered Quantity nya akan terupdate sesuai dengan quantity part yang diambil. 1. Di Home, klik View Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved. SRO sebelum SRO sesudah Product Info sebelum Product Info sesudah 18
3. Tutup menu. Financial Issued Slip Berikut adalah efek financial dari proses Issued Slip. 1. Hasil posting GL dari Issued Slip Db 6-5130 - Expense Maintenance 1.037.500 Cr 1-8110 Asset Sparepart 1.037.500 Cost Center Unit No dari WO Activity Jenis aktivitas dari WO 2. Hasil Trial Balance nya 19
3. Hasil Income Statement nya 4. Tutup menu. 20
Proses 2: Pembuatan Material Requisition - SRO Jika ternyata part yang dipesan oleh dokumen SRO tidak tersedia di warehouse dan harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu, maka Warehouse User akan membuatkan dulu dokumen Material Requisition SRO (MR SRO) sebagai dokumen purchase requisition (PR) nya. Task 1 Pembuatan Material Requisition SRO MM User 1. Masuk ke menu Material Management Material Requisition Material Requisition - SRO. 2. Buat MR SRO. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document Type Tipe dokumen Default MR No No dokumen MR - SRO, terisi sesuai dengan urutan Otomatis dan format penomoran dokumen SRO No dokumen SRO yang menjadi dasar pembuatan Pilih MR - SRO SRO Status Status SRO, terisi dari pilihan SRO Otomatis User/Contact PIC dari MR SRO Pilih Note Note Isi Supply Status Status supply Pilih Order Date Tanggal pembuatan dokumen, default hari ini Default Estimation Date Tanggal diharapkan part diterima di warehouse Isi 3. Klik tab Requisition Line untuk memasukkan part yang dipesan 21
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default MR No No dokumen MR SRO Default SRO Line SRO Line dari yang akan dibuatkan line MR - SRO Pilih nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan MR - SRO Line sebelumnya. Line No Nomor urut line Otomatis Product Part No, terisi dari pilihan SRO Line Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika Otomatis, Edit jika diperlukan berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya. UOM Satuan part, terisi dari pilihan product SRO Line Otomatis Remark Deskripsi part, terisi dari pilihan product SRO Line Otomatis Klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya. 4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 5. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of MM. 6. Tutup menu. Task 2 Approval Material Requisition - SRO Head of MM Head of Project Workflow dari approval MR - SRO adalah sebagai berikut: 22
Drafted In Progress Approval by Head of MM Approval by Head of Project Completed Notifikasi MM User & Buyer 1. Head of MM akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah: 2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove. 23
Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya. 4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang. 6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut: 7. Lakukan seperti Langkah 2 Langkah 4 untuk melakukan approval. 8. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi: Untuk MM User bahwa dokumen MR - SRO nya sudah mendapat approval. 24
Untuk Buyer User bahwa ada dokumen MR - SRO yang baru untuk dipersiapkan dokumen purchase order (PO) nya. 9. Dokumen MR - SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 10. Tutup menu. Task 3 Print Material Requisition SRO MM User 1. Masuk ke menu Material Management Material Requisition Material Requisition - SRO. 2. Buka MR - SRO. 3. Klik tombol Print 25
4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen MR - SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT. Proses 3: Material Receipt Material receipt adalah proses penerimaan barang dan jasa dari vendor di warehouse berdasarkan dokumen purchase order yang sudah diterbitkan sebelumnya oleh bagian Procurement. Task 1 Pembuatan Material Receipt - Standard MM User 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice Material Receipt. 2. Buat Material Receipt. 26
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Receipt No No dokumen receipt, terisi sesuai dengan urutan Otomatis dan format penomoran dokumen Order Reference Dapat diisi dengan nomor manifest pengantaran Isi barang dari Vendor Receipt Routing Receipt routing yang digunakan. Kosongkan jika Pilih receipt dilakukan secara regular. Description Deskripsi receipt Isi Document Type Tipe dokumen Default Receipt Date Tanggal receipt Isi Business Partner Nama Vendor Pilih Partner Location Lokasi dari Vendor yang dipilih Default Transportir Nama transportir Isi Warehouse Warehouse yang melakukan receipt Default Priority Prioritas dari receipt Pilih Receiver/Fuelman User yang melakukan receipt Pilih Note: Untuk pilihan Receipt Routing akan dibahas di Proses berikutnya. 3. Klik tombol Create lines from untuk memilih PO atas nama Vendor yang dipilih yang akan dilakukan proses receipt barang dan jasa 27
Field Deskripsi Cara Isi Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada Default waktu pembuatan receipt header sebelumnya Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah Pilih atau belum seluruhnya di receipt Quantity Edit sesuai quantity barang yang di receipt Default Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di receipt Pilih Note: Setelah PO dipilih otomatis PO Line yang belum atau baru sebagian di receipt akan digenerate. 4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 5. Tutup menu. Task 2 Pembuatan Material Receipt Receipt Routing MM User Ada kalanya Vendor tidak bisa mengantarkan barangnya sampai ke warehouse tujuan, tapi hanya sampai ke warehouse terdekat saja. Untuk itu diperlukan receipt routing, yaitu proses receipt yang melibatkan routing beberapa warehouse sampai ke warehouse tujuan. Tujuannya supaya barang yang di receipt benar dilakukan oleh warehouse yang melakukan pemesanan barang karena dia lah yang paling tahu spesifikasi barang yang dia pesan. 28
Pada dasarnya cara material receipt menggunakan receipt routing dengan yang standard hampir sama. Yang membedakan adalah isi pilihan Receipt Journal nya. Bedanya adalah sebagai berikut: Receipt Routing 2 Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari dua warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete. Receipt Routing 3 Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari tiga warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete. 1. Lakukan Langkah 1 4 seperti di Material receipt Standard sebelumnya. 2. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi akan terkirim ke MM2 User. 3. Tutup menu. Task 3 Konfirmasi Receipt Routing MM2 User MM3 User Workflow dari approval Receipt Routing adalah sebagai berikut: Receipt Routing 2 Drafted In Progress Konfirmasi MM2 User Completed Receipt Routing 3 Drafted In Progress Konfirmasi MM2 User Konfirmasi MM3 User Completed 1. MM2 User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah: 29
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi. 30
4. Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Receipt MM2 untuk membuka window Material Receipt. 5. Selanjutnya lakukan konfirmasi, seperti misalnya: Merubah quantity barang yang diterima jika ternyata berbeda dengan tercatat Menghapus receipt line nya jika ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan untuk kemudian barangnya dikembalikan. 6. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK. 7. Untuk Receipt Routing 2 prosesnya sudah selesai dan status dokumen sudah berubah dari In Progress menjadi Complete. Untuk Receipt Routing 3 masih ada satu konfirmasi lagi untuk MM3 User. Lakukan langkah 2 6 untuk melakukan konfirmasi 8. Tutup menu. Task 4 Pengecekan On Hand Quantity MM User Untuk barang yang sifatnya Stock, proses material receipt akan menambah On Hand Quantity barang tersebut sebesar quantity yang di receipt dan secara financial akan menambah nilai inventory. Note: Untuk Jasa mapupun barang yang sifatnya Non Stock setelah proses material receipt tidak akan merubah On Hand Quantity. 1. Di Home, klik View Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved. Product Info sebelum material receipt On Hand Quantity 104 31
Ordered Quantity 100 + 1 Product Info sesudah material receipt On Hand Quantity 204 Ordered Quantity 1 Financial Material Receipt PO Line yang di receipt adalah sebagai berikut: Line Price Tipe Tax Tax Amount Total 001-01010- 61220_Bolt 10.000.000 Barang PPn 10% 1.000.000 11.000.000 W1502_Penerbangan Dalam Negeri 1.000.000 Jasa PPh 15 1.2% (12.000) 988.000 Total setelah PPn 12.000.000 Total setelah dipotong PPh 11.988.000 Berikut adalah efek financial dari proses Material Receipt. 1. Hasil posting GL dari window Material Receipt 32
Db 1-1810 Inventory Sparepart 10.000.000 Cr 2-1122 GRNI 10.000.000 2. Hasil Trial Balance nya 3. Hasil Balance Sheet nya: 33
4. Tutup menu. Note: Pada proses material receipt, yang diperhitungkan secara finance baru untuk barang yang sifatnya stock karena langsung menambah nilai inventory. Sedangkan untuk jasa dan barang non stock baru akan timbul pada waktu matching invoice Note: Proses selanjutnya adalah proses Account Payable di modul Finance 34
Procurement [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 35
Proses 1: Pembuatan Purchase Order [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan Purchase Order dari Material Requisition Buyer [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice Create PO from Requisition. 2. Pilih MR yang akan dibuatkan PO nya. Kilk tombol OK. 3. Hasilnya adalah konfirmasi bahwa PO berhasil dibuat. 4. Klik no PO yang dihasilkan untuk membuka dokumen PO nya, lalu edit isian yang perlu disesuaikan. 36
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default PO No No dokumen PO, terisi sesuai dengan urutan dan Otomatis format penomoran dokumen Order Reference Bisa diisi dengan nomor quotation dari Vendor Isi MR No No dokumen MR yang menjadi dasar pembuatan Otomatis PO Note Catatan Isi Target Document Tipe dokumen Default Type Order Date Tanggal dokumen PO dibuat Default Estimation Date Tanggal part diharapkan tiba di warehouse Isi Business Partner Nama vendor Pilih Partner Location Lokasi dari vendor yang dipilih Default Warehouse Warehouse yang akan menerima barang Default Priority Prioritas dari PO Pilih Currency Currency sesuai dengan quotation dari Vendor Pilih Purchaser Nama buyer pilih Payment Rule Metode pembayaran Pilih Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih Total Lines Nilai total PO sebelum PPn Otomatis Grand Total Nilai total PO setelah PPn Otomatis 5. Klik tab PO Line untuk melengkapi informasi part yang dipesan. 37
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Purchase Order No PO Default Line No No urut PO Line Otomatis Product Nama produk berupa barang Pilih Tax Charge Nama produk berupa jasa Pilih Description Deskripsi produk Isi Quantity Quantity produk, jika produk berupa jasa isikan 1 Isi UoM Satuan produk, terisi berdasarkan product yang Otomatis dipilih Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Isi List Price Patokan harga dari budget Isi Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Pilih Jika diperlukan klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya. 6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Purchasing. 8. Tutup menu. Note: Untuk PPh akan diperhitungkan berdasarkan pilihan Tax Charge (Jasa) yang digunakan. Perhitungannya akan dilakukan pada waktu penerimaan Invoice Vendor dan potongan pajak nya diaplikasikan pada waktu pembayaran invoice. 38
Task 2 Approval Purchase Order Head of Purchasing Head of Project - Director Workflow dari approval Purchase Order adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Purchasing Approval by Head of Project Approval by Director Completed Notifikasi Buyer User 1. Head of Purchasing akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah: 2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove. 39
Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya. 4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang. 6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut: 7. Lakukan seperti Langkah 2 Langkah 4 untuk melakukan approval. 8. Selanjutnya Director akan menerima email notifikasi approval seperti berikut: 40
9. Lakukan seperti Langkah 2 Langkah 4 untuk melakukan approval. 10. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Buyer bahwa purchase order sudah mendapat approval. 11. Dokumen PO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 12. Tutup menu. Task 3 Print Purchase Order Buyer User 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice Create PO from Requisition. 2. Buka PO. 3. Klik tombol Print 41
4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen PO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT Note: Setelah pembuatan purchase order, proses selanjutnya adalah Material Receipt di modul Material Management. 42
Finance Account Payable [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 43
Proses 1: Matching Invoice Vendor [Deskripsi Proses]. Task 1 Penerimaan Invoice Vendor AP User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice Invoice (Vendor). 2. Buat Invoice Vendor. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Purchase Order No dokumen PO, terisi setelah proses three-way Otomatis matching Date Ordered Tanggal dokumen PO, terisi setelah proses threeway Otomatis matching Document No No dokumen Invoice (Vendor), terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Order Reference Referensi dokumen Isi Description Deskripsi dokumen Isi Document Type Tipe dokumen Default Date Invoiced Tanggal penerimaan invoice Default Account Date Tanggal accounting Default Business Partner Nama Vendor Pilih Partner Location Lokasi vendor, terisi dari Vendor yang dipilih Default 3. Kemudian klik tombol Create lines from untuk melakukan proses Three-way matching 44
Field Deskripsi Cara Isi Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada Default waktu pembuatan matching invoice header sebelumnya Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah Pilih atau belum seluruhnya di matching invoice Receipt Daftar material receipt atas nama Vendor yang Pilih belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di matching invoice Pilih 4. Setelah proses matching selesai dilakukan maka di tab Invoice Line akan ter-generate record sesuai dengan hasil matchingnya. 5. Di tab header Invoice juga akan terbentuk nilai total dari invoice yang dterima sebagai berikut: 45
Line Price Tipe Tax Tax Amount Grand Total 001-01010-61220 Bolt W1502_Penerbangan Dalam Negeri 10.000.000 Barang PPn 10% 1.000.000 11.000.000 1.000.000 Jasa NA 0 1.000.000 Total 11.000.000 1.000.000 12.000.000 Note: Proses perhitungan PPh belum dilakukan pada proses penerimaan invoice. Verifikasi perhitungannya akan dilakukan oleh bagian Tax untuk memastikan tarif pajak nya sudah sesuai. Untuk perhitungan PPn sudah langsung dilakukan ke line yang tipe nya barang. 6. Klik tombol Generate Withholding untuk men-generate perhitungan PPh. Selanjutnya muncul konfirmasi, klik tombol OK. Hasilnya di tab Withholding akan terbentuk hasil perhitungan PPh nya. 7. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen Invoice (Vendor). 8. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi pajak akan terkirim ke Tax User. 9. Tutup menu. 46
Task 2 Konfirmasi Tax Tax User Workflow dari approval konfirmasi tax adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Konfirmasi Tax User Completed 1. Tax User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah: 2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi. 47
Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Konfirmasi Tax untuk membuka window Invoice (Vendor). 4. Lakukan verifikasi apakah tarif pajak nya sudah sesuai atau belum. Jika ada yang belum sesuai untuk merubahnya adalah dengan merubah pilihan di isian Tax Charge nya. 5. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK. 6. Dokumen Invoice (Vendor) akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 7. Tutup menu. Task 3 Matched Invoice AP User Proses matching di Task 1 juga akan menghasilkan record matched invoice. Record ini tujuannya untuk membentuk hubungan antara Invoice Line dengan Material Receipt Line. Jika ternyata ada perbedaan harga antara Invoice Line dengan PO Line maka di hasil posting window Matched Invoice akan disertakan juga selisih harganya. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice Matched Invoices. 2. 3. Tutup menu. 48
Task 4 Open Items AP User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info. 2. Lakukan pencarian berikut Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah 4. Tutup menu. Financial Matching Invoice Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Vendor) 49
Db 1-1640 PPn Masukan 1.000.000 Db 5-3110 Inventory clearing 10.000.000 Db 9-2400 - Expense 1.000.000 Cr 2-1100 AP 12.000.000 2. Hasil posting GL dari window Matched Invoice Db 2-1122 GRNI 10.000.000 Cr 5-3110 Inventory clearing 10.000.000 3. Hasil net off nya bersama dengan proses material receipt adalah Material Receipt Db 1-1810 Inventory Sparepart 10.000.000 Cr 2 1122 GRNI 10.000.000 Invoice (Vendor) Db 1-1640 PPn Masukan 1.000.000 Db 5 3110 Inventory clearing 10.000.000 Db 9-2400 - Expense 1.000.000 Cr 2-1100 AP 12.000.000 Matched Invoice Db 2 1122 GRNI 10.000.000 Cr 5 3110 Inventory clearing 10.000.000 Hasilnya akhirnya adalah Db 1-1810 Inventory Sparepart 10.000.000 Db 1-1640 PPn Masukan 1.000.000 50
Db 9-2400 - Expense 1.000.000 Cr 2-1100 AP 12.000.000 Note: Sampai tahap ini account PPh memang belum terposting karena pemotongan PPh baru akan dilakukan pada waktu proses Payment 4. Hasil Trial Balance nya 5. Hasil Income Statement nya 6. Hasil Balance Sheet nya 51
Proses 2: Payment 52
[Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan AP Payment AP User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items Payment. 2. Buat AP Payment Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AP payment, terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Bank Account Akun bank yang digunakan untuk melakukan Pilih pembayaran Document Type Tipe dokumen Default Transaction Date Tanggal pembayaran Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi dokumen Isi Business Partner Nama Vendor Pilih Invoice Invoice dari vendor yang akan dibayar Pilih 3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding pembayarannya. 4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi 53
Field Deskripsi Cara Isi Payment Amount Nilai dari payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis Write-off Amount Nilai potongan PPh Otomatis 5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen AP payment. 6. Tutup menu. Task 2 Payment Allocation Setelah dokumen AP Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AP dengan Invoice Vendor yang sudah dialokasikan pembayarannya. 1. Masuk ke menu Open Items View Allocation. 2. Lalu klik tab Allocation Line. 54
3. Tutup menu. Task 3 Bank Statement [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk pembayaran Pilih Name Nama bank statement Isi Statement Date Tanggal bank statement Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi bank statement Isi 55
Beginning Saldo awal Default Balance Statement Jumlah total nilai pembayaran Otomatis Difference Ending Balance Saldo akhir Otomatis 3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya. 4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih. Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih. 56
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu. Task 4 Open Items setelah Payment AP User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info. 2. Lakukan pencarian berikut Lalu klik tombol ReQuery 57
3. Hasilnya adalah Sebelum payment Sesudah payment 5. Tutup menu. Financial AP Payment Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Payment Db 2-1500 Payment Selection 11.988.000 Cr 1-1211 Bank In Transit 11.988.000 2. Hasil posting GL dari window View Allocation 58
Db 2-1100 AP 12.000.000 Cr 2-1500 Payment Selection 11.988.000 Cr 1-1610 PPh 12.000 3. Hasil posting GL dari window Bank/Cash Statement Db 1-1211 Bank In Transit 11.988.000 Cr 1-1211 Bank 11.988.000 4. Hasil net off nya Payment Db 2 1500 Payment Selection 11.988.000 Cr 1 1211 Bank In Transit 11.988.000 View Allocation Db 2-1100 AP 12.000.000 Cr 2 1500 Payment Selection 11.988.000 Cr 1-1610 PPh 12.000 Bank/Cash Db 1 1211 Bank In Transit 11.988.000 Statement Cr 1-1211 Bank 11.988.000 Hasilnya akhirnya adalah Db 2-1100 AP 12.000.000 Cr 1-1610 PPh 12.000 Cr 1-1211 Bank 11.988.000 5. Hasil Trial Balance nya 59
6. Hasil Balance Sheet nya 60
61
Finance Account Receivable [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 62
Proses 1: Invoice Customer [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan Invoice Customer AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Sales Invoices Invoice (Customer). 2. Buat Invoice Customer. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Order Reference Referensi dokumen Target Document Tipe dokumen Default Type Date Invoiced Tanggal invoice Isi Account Date Tanggal accounting Isi Business Partner Nama customer Pilih Partner Location Lokasi customer yang dipilih Default Price List Price list Pilih 63
Currency Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang Otomatis dipilih Sales PIC invoice Pilih Representative Payment Rule Metode pembayaran Pilih Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih 3. Klik tab Invoice Line untuk memasukan line invoice Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Invoice No invoice Default Line No No urut line Otomatis Product Nama barang atau jasa yang ditagihkan Pilih Description Deskripsi line Quantity Quantity yang ditagihkan Isi Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Isi List Price Patokan harga dari budget Isi Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Pilih 4. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer. 5. Tutup menu. Task 2 Open Items AR User 64
Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info. 2. Lakukan pencarian berikut Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah 6. Tutup menu. Proses 2: AR Payment [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan AR Payment AR User [Deskripsi task 1]. 65
1. Masuk ke menu Open Items Payment. 2. Buat AR Payment Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima Pilih pembayaran Document Type Tipe dokumen Default Transaction Date Tanggal pembayaran Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi dokumen Isi Business Partner Nama Customer Pilih Invoice Invoice dari customer yang ditagihkan Pilih 3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding 4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi Field Deskripsi Cara Isi 66
Payment Amount Nilai payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis 5. Tab Withholding akan otomatis ter-generate hasil perhitungan PPh nya 6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment. 7. Tutup menu. Task 2 Payment Allocation Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya. 1. Masuk ke menu Open Items View Allocation. 2. Lalu klik tab Allocation Line. 67
3. Tutup menu. Task 3 Bank Statement [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima Pilih pembayaran Name Nama bank statement Isi Statement Date Tanggal bank statement Isi Account Date Tanggal accounting Isi 68
Description Deskripsi bank statement Isi Beginning Saldo awal Default Balance Statement Jumlah total nilai pembayaran Otomatis Difference Ending Balance Saldo akhir Otomatis 3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya. 4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih. Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih. 69
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu. Task 4 Pengecekan saldo bank setelah bank statement AR User 1. Masuk ke menu System Admin Organization Rules Bank / Cash. 2. Pilih record bank yang akan dicek. 3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance. 70
4. Tutup menu. Financial AR Payment Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer) Db 1-1310 AR 330.000.000 Cr 4-2100 Revenue 300.000.000 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 30.000.000 2. Hasil posting GL dari window AR Payment 71
Db 1-1211 Bank in transit 330.000.000 Cr 1-1212 Unallocated Payment 330.000.000 3. Hasil posting GL dari window View Allocation Db 1-1212 Unallocated Payment 330.000.000 Cr 1-1310 AR 330.000.000 4. Hasil posting GL dari window Bank Statement Db 1-1127 Bank 330.000.000 Cr 1-1211 Bank in transit 330.000.000 72
5. Hasil net off nya Invoice Db 1 1310 AR 330.000.000 (Customer) Cr 4-2100 Revenue 300.000.000 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 30.000.000 Payment Db 1 1211 Bank in transit 330.000.000 Cr 1 1212 Unallocated Payment 330.000.000 View Allocation Db 1 1212 Unallocated Payment 330.000.000 Cr 1 1310 AR 330.000.000 Bank Statement Db 1-1127 Bank 330.000.000 Cr 1 1211 Bank in transit 330.000.000 Hasilnya akhirnya adalah Cr 4-2100 Revenue 300.000.000 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 30.000.000 Db 1-1127 Bank 330.000.000 6. Hasil Trial Balance nya 73
7. dssd 74
Sales [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 75
Proses 1: Sales Order [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan Sales Order Sales User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Sales Orders Sales Order. 2. Buat Sales Order. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen sales order, terisi sesuai dengan urutan Otomatis dan format penomoran dokumen Order Reference Referensi dokumen Isi Target Document Tipe dokumen Default Type Date Ordered Tanggal pemesanan Isi Business Partner Nama customer Pilih Partner Location Lokasi customer, terisi sesuai dengan pilihan customer Default 76
Invoice Partner Nama customer untuk penagihan invoice, terisi Default sesuai dengan pilihan customer Invoice Location Lokasi custome untuk penagihan invoicer, terisi Default sesuai dengan pilihan customer User/Contact PIC dari dokumen sales order Pilih Invoice Contact PIC customer untuk penagihan invoice Pilih Warehouse Warehouse untuk pengiriman part Pilih Invoice Rule Metode invoice Pilih Price List Price list yang digunakan Pilih Currency Mata uang yang digunakan Pilih Sales Nama sales Pilih Representative Payment Rule Metode pembayaran Pilih Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih 3. Klik tab Order Line untuk memasukkan detil part yang dipesan. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Order No sales order Default Date Promised Tanggal barang dijanjikan sampai ke lokasi customer Isi Date Ordered Tanggal pemesanan Default Line No No urut SO Line Otomatis Product Part yang dipesan Pilih Description Deskripsi produk Isi Quantity Quantity part yang dipesan Isi 77
UoM Satuan produk, terisi berdasarkan product yang Otomatis dipilih Price Harga part yang ditawarkan Isi List Price Patokan harga dari budget Isi Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Pilih Discount Rate diskon yang ditawarkan Isi Jika diperlukan klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya. 4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header. 5. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn. 6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SO. 7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Sales. 8. Tutup menu. Task 2 Approval Sales Order Head of Sales Workflow dari approval Sales Order adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Sales Completed Notifikasi Sales User 1. Head of Sales akan menerima email notifikasi untuk approval SO seperti di bawah: 78
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending. 3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove. Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen SO nya. 4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang. 79
6. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Sales User bahwa SO sudah mendapat approval. 7. Dokumen SO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 8. Tutup menu. Task 3 Print Delivery Note Sales User 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Sales Orders Sales Order. 2. Buka SO. 3. Klik tombol Print 4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT Proses 2: Shipment Setelah dokumen SO status nya Complete, secara otomatis dokumen shipment nya terbentuk dan statusnya sudah Complete. 80
Task 1 Inquiry Shipment (Customer) Warehouse 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Shipments Shipment. 2. Lakukan pencarian sesuai dengan no dokumen SO nya. 3. Buka dokumen Shipment (Customer) nya Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Order No dokumen SO Default Date Ordered Tanggal pemesanan Default Document No No dokumen shipment, terisi sesuai dengan urutan Otomatis dan format penomoran dokumen Order Reference Referensi dokumen Pilih Description Deskripsi dokumen Isi Document Type Tipe dokumen Default Movement Date Tanggal pengiriman Default 81
Account Date Tanggal pencatatan accounting Default Business Partner Nama customer Default Partner Location Lokasi customer Default Warehouse Warehouse pengiriman part Default Delivery Rule Metode delivery Default 4. Klik tab Shipment Line untuk melihat detil part yang dikirim. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Shipment/Receipt No dokumen shipment Default Sales Order Line Line dari sales order yang dikirim Default Line No No urut Shipment Line Otomatis Product Part yang dikirm, terisi berdasarkan Sales Order Line Otomatis yang terpilih Description Deskripsi part yang dikirim Otomatis Quantity Quantity part yang dikirim, terisi berdasarkan Sales Otomatis Order Line yang terpilih UoM Stauan part yang dikirim, terisi berdasarkan product yang terpilih Otomatis 5. Tutup menu. 82
Financial Shipment (Customer) Berikut adalah efek financial dari proses shipment ke customer. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer) Db 5-1100 COGS 1.000.000,00 Cr 1-1810 inventory Part 1.000.000,00 Db 5-1100 COGS 1.005.000,00 Cr 1-1810 inventory Part 1.005.000,00 Db 5-1100 COGS 1.007.674,42 Cr 1-1810 inventory Part 1.007.674,42 83
Finance Sales Account Receivable [Menyusul]: [Menyusul] [Menyusul] Note: [Menyusul]. 84
Proses 1: Invoice Customer [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan Invoice Customer AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Sales Invoices Invoice (Customer). 2. Buat Invoice Customer. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Order Reference Referensi dokumen Target Document Tipe dokumen Default Type Date Invoiced Tanggal invoice Isi Account Date Tanggal accounting Isi Business Partner Nama customer Pilih Partner Location Lokasi customer yang dipilih Default Price List Price list Pilih Currency Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang Otomatis dipilih Sales Representative PIC invoice Pilih 85
Payment Rule Metode pembayaran Pilih Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih 3. Klik tombol Create lines from 4. Selanjutnya akan muncul window Invoices Create lines from Pilih dokumen SO atau shipment yang akan ditagihkan, lalu klik tombol Select All untuk memilih seluruh lines nya, kemudian klik tombol OK. 5. Selanjutnya tab Invoice Line akan tergenarte otomatis sesuai dengan line yang dipilih sebelumnya. 86
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Invoice No invoice Default Line No No urut line Otomatis Product Nama barang atau jasa yang ditagihkan Otomatis Description Deskripsi line Quantity Quantity yang ditagihkan Otomatis Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Otomatis List Price Patokan harga dari budget Otomatis Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Otomatis 6. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header. 7. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn. 8. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer. 9. Tutup menu. Task 2 Print Invoice & Sales Order AR User 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice Sales Invoices Invoice (Customer).. 2. Buka Invoice Customer. 3. Klik tombol Print 87
4. Tutup menu. Note: Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT Task 3 Open Items AR User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info. 2. Lakukan pencarian berikut 88
Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah Sebelum Sesudah 7. Tutup menu. Proses 2: AR Payment [Deskripsi Proses]. Task 1 Pembuatan AR Payment AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items Payment. 2. Buat AR Payment 89
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan Otomatis urutan dan format penomoran dokumen Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima Pilih pembayaran Document Type Tipe dokumen Default Transaction Date Tanggal pembayaran Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi dokumen Isi Business Partner Nama Customer Pilih Invoice Invoice dari customer yang ditagihkan Pilih 3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding 4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi Field Deskripsi Cara Isi 90
Payment Amount Nilai payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis 5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment. 6. Tutup menu. Task 2 Payment Allocation AR User Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya. 1. Masuk ke menu Open Items View Allocation. 2. Lalu klik tab Allocation Line. 3. Tutup menu. 91
Task 3 Bank Statement AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement. Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk menerima Pilih pembayaran Name Nama bank statement Isi Statement Date Tanggal bank statement Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi bank statement Isi Beginning Saldo awal Default Balance Statement Jumlah total nilai pembayaran Otomatis Difference Ending Balance Saldo akhir Otomatis 3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya. 92
4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih. Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih. 6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu. 93
Task 4 Pengecekan saldo bank setelah bank statement AR User 1. Masuk ke menu System Admin Organization Rules Bank / Cash. 2. Pilih record bank yang akan dicek. 3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance. 4. Tutup menu. 94
Task 5 Open Items setelah Paymnet AR User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info. 2. Lakukan pencarian berikut Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah Sebelum Sesudah 95
8. Tutup menu. Financial Sales AR Payment Berikut adalah efek financial dari proses AR Payment dari transaksi sales. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer) Db 1-1310 AR 3.316.500,00 Cr 4-9230 Revenue 1.000.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.005.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.010.000,00 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 301.500,00 2. Hasil posting GL dari window AR Payment 96
Db 1-1211 Bank in transit 3.316.500,00 Cr 1-1212 Unallocated Payment 3.316.500,00 3. Hasil posting GL dari window View Allocation Db 1-1212 Unallocated Payment 3.316.500,00 Cr 1-1310 AR 3.316.500,00 4. Hasil posting GL dari window Bank Statement Db 1-1127 Bank 3.316.500,00 Cr 1-1211 Bank in transit 3.316.500,00 97
5. Hasil net off nya Invoice (Customer) Db 1 1310 AR 3.316.500,00 Cr 4-9230 Revenue 1.000.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.005.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.010.000,00 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 301.500,00 Payment Db 1 1211 Bank in transit 3.316.500,00 Cr 1 1212 Unallocated Payment 3.316.500,00 View Allocation Db 1 1212 Unallocated Payment 3.316.500,00 Cr 1 1310 AR 3.316.500,00 Bank Statement Db 1-1127 Bank 3.316.500,00 Cr 1 1211 Bank in transit 3.316.500,00 Hasilnya akhirnya adalah Cr 4-9230 Revenue 1.000.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.005.000,00 Cr 4-9230 Revenue 1.010.000,00 Cr 2-1330 Hutang Pajak PPn 301.500,00 Db 1-1127 Bank 3.316.500,00 6. Hasil Trial Balance nya 98
99
AstinaERP AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan. Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat. T. 021 7000 5431 F. 021 766 7976 E. info@astinaconsulting.com www.astinaconsulting.com 100