PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO ASTOR 3 PURWOKERTO NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh M. Ilham Akbar 10.12.5288 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO ASTOR 3 PURWOKERTO M. Ilham Akbar 1), Anggit Dwi Hartanto 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : ilham.ak@students.amikom.ac.id 1), aggit@amikom.ac.id 2) Abstract - The development of information technology has developed rapidly, where almost all areas of business applications have been using information systems, so as to promote and grow their businesses. One of these information systems are information systems sales. Through sales information system, the process of buying and selling in shops ASTOR 3 Purwokerto which still uses a simple way to use the recording notes and calculations manually, which sometimes occurs recording and calculation errors, this can be helped through a computerized process. Thus recording notes and calculations can be done automatically, accurately, and more practical only with the input data. Formulation of the problem of this research is how to design information systems sales at stores ASTOR 3 Purwokerto. This study is limited to the design of information systems sales at stores ASTOR 3 Navan using Visual Basic applications. The purpose of this study is to design information systems sales at stores ASTOR 3 Purwokerto to accelerate and facilitate the sales process automatically, accurately, and more practical. The benefits of this research is that it can be used as an information system that is precise and accurate sales at stores ASTOR 3 Purwokerto. The results achieved in this research is the Sales Information System is expected to be useful to store Astor 3 Purwokerto. Keywords - Sales Information Systems, Information Technology. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Toko Astor 3 sebagai salah satu usaha yang menangani banyak transaksi jual beli tiap harinya juga membutuhkan suatu sistem komputer untuk dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang akurat. Salah satu masalah dalam sistem jual beli pada Toko Astor 3 adalah lambatnya pengerjaan dan pendataan transaksi jual beli, karena masih terdapat kelemahankelemahan yang dihadapi di mana kegiatan pengelolaan data penjualan tersebut masih dilakuakan secara manual dengan menggunakan nota sebagai bukti transaksi. Pengelolaan informasi penghasilan perhari dilakukan dengan menghitung total keseluruhan dari nota-nota tersebut dengan dibantu kertas coretan dan kalkulator. Hal ini tentunya kurang efektif karena akan membutukan waktu yang lama. Selain itu pencarian pengelolaan data dengan cara ini juga akan menghasilkan informasi yang tidak akurat karena sering terjadi kesalahan perhitungan. Hal ini tentu saja sangat tidak efisien serta membuang banyak waktu. Berdasarkan kepada masalah diatas, maka perlu adanya sebuah sistem yang dapat mancatat, mengolah dan mengontrol data transaksi jual beli tersebut secara cepat, tepat dan akurat, sehingga data yang diolah memiliki validitas yang dapat dipercaya. Berdasarkan uraian di atas, menjadi faktor pendorong bagi penulis dalam melakukan penelitian yang penulis tuangkan dalam judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Astor 3 Purwokerto. 1.2 Rumusan Masalah Pentingnya pengelolaan administrasi yang baik dan akurat diharapkan dapat memberikan acuan sebagai sarana untuk mengoptimalkan seluruh pencatatan hasil penjualan barang. Berdasarkan hasil pengamatan dan riset, penulis mendapat beberapa masalah yang sering terjadi yaitu: 1. Bagaimana cara merancang sistem informasi penjualan untuk memepermudah pencarian data transaksi? 2. Bagaimana mengurangi kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam pembutan laporan jual beli? 3. Bagaimana memantau persediaan dan jenis barang? 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Merancang atau membuat suatu sistem penjualan yang berbasis komputer secara sistematis, tepat, cepat, dan akurat pada Toko Astor 3. 2. Untuk merancang sebuah aplikasi yang dapat mengurangi kesalahan maupun ketidaktepatan harga. 3. Disusun sebagai salah satu syarat pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah metode penelitian Action Research atau riset tindakan, yaitu metode yang digunakan untuk mengevaluasi masalah sistem yang lama dengan sistem yang baru, yaitu sistem komputerisasi yang digunakan untuk lebih mendukung proses bisnis pada Toko Astor 3. Ada 2 metode yang di gunakan yaitu Metode Pengumpulan Data (Metode wawancara, observasi, 1
kearsipan, kepustakaan) dan Metode Pengembangan Perangkat Lunak (System engineering, Requirement Analysis, Design, Coding, Testing, Maintenance). 1.5 Tinjauan Pustaka Dalam penelitian penulis yang berjudul Sistem Informasi Penjualan pada toko Astor 3 Purwokerto. Penulis sangat membutuhkan bahan referensi dan sebagai bahan perbandingan dalam penelitian, serta untuk membuktikan keaslian penelitian dari penulis. Oleh karena itu penulis mencantumkan beberapa penelitian terdahulu sebagai tinjauan pustaka. Angga Dika Anditama dari jurusan S1 Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta pada tahun 2012 dalam Skripsinya yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Inventory Dan Penjualan Pada Tb. Ud Nanang Putra Yogyakarta membahas tentang sistem informasi yang meliputi pengadaan barang, persediaan barang, penjualan dan pembeliaan barang, serta retur dari pembelian dan penjualan barang. Selain itu, Dines Pawitra Haris Nawan (2014) dari jurusan S1 Sistem Informasi STMIK Amikom Yogyakarta pada Skripsinya yang berjudul Sistem Informasi Rental Mobil pada Dido Transport membahas tentang sistem informasi rental mobil yang meliputi peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pengembalian mobil. Dan dalam perancangannya menggunakan aplikasi visual basic. Brigita Yulia Damayanti pada tahun 2013 dari Jurusan S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta pada Skripsinya yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Inventory Pada PT Paloma Agung membahas tentang persediaan barang, pengadaan barang, dll. Namun pada sistem tersebut tidak adanya fitur retur barang untuk memudahkan perusahaan mengetahui retur barang. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan Rose (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi dalam kamus Webster s Unbriged adalah elemen elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 2.1.2 Karakteristik Sistem Berikut adalah beberapa karakteristik system: Batasan, 2 Lingkungan, Masukan, Keluaran, komponen, penghubung, penyimpan, 2.2 konsep dasar informasi 2.2.1 pengertian informasi Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memilik arti. 2.2.2 kualitas informasi Informasi dikatakan bekualitas apabila informasi tersebut akurat, relevan, tepat waktu. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemberkasan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Rose, 1993). 2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan didefinisikan sebagai suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait. 2.6 Konsep Dasar Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. 2.7 Konsep Dasar Basis Data Database adalah kumpulan data (elementer) yang secara logika berkaitan dalam mempresentasikan fenomena / fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan, memberikan refleksi fakta-fakta yang terdapat di organisasi.
2.8 Software yang digunakan 2.8.1 Microsoft Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah.visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/intansi dengan sistem yang lebih besar. 2.8.2 SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Microsoft Access yang diincludkan dalam paket Microsoft Office yang ada. 3. Analisis Dan Perancangan 3.1 Deskripsi singkat perusahaan 3.1.1 Identitas perusahaan 1. Nama : Toko Astor 3 2. Alamat : Jl. Suwatio No. 37B Purwokerto, HP. 081226666684 3. Pemilik : Hamka Pulungan 3.1.2 Tujuan Perusahaan 1. Meraih keuntungan berupa finansial secara maksimal dari usaha yang telah dijalankan. 2. Membuka cabang toko atau kios di tempat lain. 3. Membuka lapangan pekerjaan sebanyak banyaknya. 4. Mensejahterahkan keluarga dan karyawan. 3.4 Analisis kelemahan system Analisis terhadap kelemahan sistem lama bertujuan untuk menunjukan masalah-masalah yang ada pada sistem lama. Untuk menggambarkan sistem informasi ini diperlukan anlisis kelemahan agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis PIECES yaitu analisis terhadap kinerja (performance), informasi (Information), ekonomi (economic), pengendalian (control), efisiensi (efficiency), pelayanan (service). 3.5 Analisis kebutuhan system Tujuan dari analisis kebutuhan sistem ini adalah untuk merancang dan membangun sistem yang baru agar dapat memperoleh kualitas kerja dan pelayanan yang memuaskan,serta tepat dalam menyajikan informasi. Analisis kebutuhan system ada 2, yaitu: analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non fungsional. 3.6 Analisis keleyakan system Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan sistem pemesanan sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak. Dan analisis ini terdiri dari kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi, dan kelayakan hukum. 3.7 Perancangan Sistem 3.7.1 Flowchart 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasikan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan secara umum analisis sistem yakni memandang, mengamati dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan sistem informasi secara fisik dan konseptual. 3.3 Identifikasi Masalah Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Toko Astor 3 di Purwokerto, didefinisikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini bisa dilihat dari proses pencatatan semua data dan transaksi toko dengan nota, jadi pemilik belum bisa mengontrol barang yang sudah laku dan barang yang belum laku, dan pemilik hanya mengandalkan kejujuran karyawannya, juga dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama karena dikerjakan secara manual. 3 Gambar 1. Flowchart
3.7.2 DFD Gambar 2. DFD level 0 Gambar 4. ERD Gambar 3. DFD level 1 3.7.3 Database Gambar 5. Relasi Antar Tabel 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi merupakan kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem yang dirancang. Langkahlangkah dari proses implementasi adalah urutan dari kegiatan awal sampai kegiatan akhir yang harus dilakukan dalam mewujudkan sistem yang dirancang. Hasil dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang sudah dapat berjalan dengan baik. 4.2 Pengujian 4
Pengujian program dilakukan setelah proses pemograman selesai dilakukan. Pengujian ini bertujuan untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. Kesalahan program tersebut dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu: Kesalahan Bahasa, Kesalahan Sewaktu Proses, kesalahan Logika. 4.3 Manual Program Manual program yaitu penjelasan mengenai tatacara dalam menggunakan program yang dibuat untuk memudahkan pengguna program agar tidak terjadi kesalahan dalam pengoperasiannya. 1. Saat program dijalankan akan muncul menu login. Pengguna diharuskan untuk memasukkan username dan password, serta memilih status (admin/operator) untuk dapat masuk ke dalam program. Jika username,password, atau status tidak sesuai maka akan muncul pesan username atau password salah. Jika sesuai maka akan masuk ke menu utama. Gambar 6. Menu Login 2. Dalam menu utama ini terdapat seluruh menu dan fitur-fitur yang disediakan oleh program. Pengguna dapat dengan mudah menentukan pilihan menu yang ingin dijalankan sesuai dengan hak akses dari masing-masing pengguna (admin/operator). 5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya penelitian pada Toko Astor 3 Purwokerto, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Astor 3 Purwokerto, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya aplikasi ini, pemborosan yang terjadi pada proses transaksi jual beli yang sebelumnya masih bersifat manual kini dapat dikurangi. 2. Diharapkan dengan sistem yang baru ini perhitungan dalam proses transaksi yang dilakukan bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi. 3. Penyimpanan data secara terkomputerisasi akan membantu dalam melakukan penyimpanan data, penambahan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian data dan pembuatan laporan. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI [2] Gordon B, Davis 1974. Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development. Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha [3] Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI [4] Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data.Yogyakarta: ANDI [5] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.Yogyakarta: ANDI Biodata Penulis M. Ilham Akbar, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Magister Teknik Informatika (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Gambar 7. Menu Utama 5