PROGRAM MOBILITI PELAJAR PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)
KLASIFIKASI PROGRAM MOLIBITI PELAJAR Internship / Nongraduatin g Student (NGS) Global Outreach program Summer School Lawatan Akademik Summer School Program Malaysia- Indonesia -Thailand (M-I-T) Program Lain-lain UTM Internship / Nongraduatin g Student (NGS) Malaysia- Indonesia -Thailand (M-I-T) Program
DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit 1. UTM Global Outreach Program Outbound Satu program pengantarabangsaan yang menggalakkan pelajar UTM untuk melawat universiti di luar negara dan melakukan aktiviti akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya, khidmat masyarakat Disediakan maksimum RM1000 Tiada 7 14 hari Tiada 2. Lawatan Akademik Inbound Pelajar dari universiti luar negara datang ke mana-mana fakulti di UTM dan menjalani program akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya Tidak disediakan, Dibiayai oleh pelawat Hostel Maksima 7 hari Tiada Samb
No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit 3. Non-Graduating Student (NGS) Outbound Pelajar UTM pergi ke universiti luar negara untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration Disediakan Tiada Lebih daripada 2 minggu dan kurang dari 1 semester Jika Berkaitan 4. Non-Graduating Student (NGS) Inbound Pelajar universiti luar negara datang ke UTM untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration/ lab attachment Tidak Disediakan. Dibiayai oleh pelajar Hanya pelajar dari Indian Institute of Technology (IIT), India sahaja yang dibiayai RM 4000 Ada 2 minggu hingga 1 tahun kalendar akademik Ada 5. Study Abroad (Termasuk Program Summer School contoh : M-I-T Program, Harvard Summer School, Hanyang International Summer School) Outbound Pelajar UTM menjalani program akademik seperti pengajian satu semester atau pengajian pada musim pana (summer school program) di universiti luar negara Disediakan Bergantung kepada universiti yang disertai 1 bulan hingga 1 tahun kalendar akademik Ada
1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND) - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG Rujuk 1.1 Rujuk 1.2 Rujuk 1.3 PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA.PENAJAAN PIHAK LUAR PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN PEMANTAUAN PROGRAM PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh program PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN PIHAK LUAR Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) PEMANTAUAN PROGRAM Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari Permohonan keluar negara : Jadual KN HEMA E-form Tuntutan Permohonan Pendahuluan Pelbagai / E-form tuntutan lain-lain perbelanjaan (Bayaran Balik Wang) - Sistem UTMFin Laporan Program
1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah YA Semak nama pelajar. Lengkap? Semak aktiviti program. Lengkap? YA Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan. 1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan. 1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program) 1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan 1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iprogram) dan diproses. 1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah untuk semakan aktiviti program dan sokongan 1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan Fakulti Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) 1) Surat permohonan fakulti 2) Kertas Kerja Proram *Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan. Templete Kertas Kerja *Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1 Letter 1 Borang permohonan GOP (Sistem iprogram) 1) Contoh 1 memenuhi syarat 2) Contoh 2 Tidak memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan
1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad HEMA Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program; Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni) Semakan. Lengkap? YA 1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara: a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad) 1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program 1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan Fakulti / Penganjur Pejabat TNC (HEM & A) 1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B 4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A) 1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan. Pejabat TNC (HEM & A) Surat kelulusan program ke luar negara
1.3 PROSIDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PROGRAM - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad Permohonan wang pendahuluan ke Pej. TNCAA melalui e-from tuntutan kewangan UTMFin Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang 1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang Pegawai Pengiring Dokumen dokumen bagi permohonan wang pendahuluan 1) E-form tuntutan pendahuluan pelbagai dalam portal UTMFin Permohonan diproses ke Pej. Bendahari 1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai Pejabat TNCAA 2) Surat kelulusan program Urusan mentunaikan cek, pembelian tiket dan lain-lain 1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses 1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan Pejabat TNCAA Pejabat Bendahari/ Pegawai Pengiring
1.4 PEMANTAUAN SELEPAS PROGRAM - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad 1.4 PEMANTAUAN PROGRAM Perlaksanaan Program GOP oleh pelajar dan pengiring ***Selepas tamat program Penganjur perlu menghantar Laporan Program dan laporan Kewangan selepas 14 hari dari tarikh program berjalan Pegawai Pengiring Pelaporan program 1.4.1 Selepas tamat program dan kembali ke UTM, penganjur diwajibkan untuk menyediakan laporan Fakulti 1.4.2 : 1) Laporan kewangan Laporan kewangan kepada Pej. Bendahari untuk penyelarasan kewangan dan tutup akaun Pelaporan program/ aktiviti sebenar dijalankan 1.4.2 Laporan kewangan dikemukakan ke Pej. Bendahari untuk penyelarasan dan tutup akaun 1.4.3 Laporan program perlu dikemukakan ke Pejabat untuk pengrekodan dan dinaik turun ke dalam laman web Fakulti/ Pej. Bendahari Fakulti/ Pejabat 2) Resit dan bukti pembelian yang telah disahkan 1.4.3 : 1) Laporan program (hardcopy dan softcopy di dalam CD) Sijil Pelajar 1.4.4 Sijil penyertaan akan diberikan kepada penganjur yang menghantar laporan program ke Pejabat Pejabat Format laporan Lampiran C1 & C2 1.4.4 Contoh Sijil GOP
2.0 PROSIDUR PERMOHONAN MENERIMA PELAJAR TANPA IJAZAH/ NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND Program Pelajar Tanpa Ijazah (NGS) termasuklah program-program seperti internship,lab-attachment,one-two semester abroad dan student exchange Semua permohonan pelajar dari universiti luar negara yang ingin belajar di UTM perlu melalui pejabat Hal Ehwal Antarabangsa () Rujuk 2.1 Permohonan dari fakulti Permohonan dari universiti luar negara/ pelajar PERMOHONAN Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 2 bulan sebelum ketibaan pelajar. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada pemohon setelah proses permohonan tamat Rujuk 2.2 Prosidur selepas ketibaan pelajar SELEPAS KETIBAAN PELAJAR Pelajar NGS yang tiba di UTM perlu melalui proses pendaftaran yang telah ditetapkan termasuklah perlu membuat pembayaran yuran dan perlu menyediakan laporan untuk dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa ()
2.1 PROSIDUR MENERIMA PERMOHONAN DARI FAKULTI BAGI PELAJAR TANPA IJAZAH/ NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND PERMOHONAN DARI FAKULTI SPS PG Permohonan Status Pelajar? Prosedur 2.1 terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh pihak fakulti apabila pihak fakulti menerima permohonan terus daripada universiti luar negara/ pelajar 2.1.1 Pihak fakulti yang telah menerima permohonan terus daripada pelajar, perlu mengemukakan permohonan ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa () selewat-lewatnya dua bulan sebelum kedatangan pelajar 2.1.2 Pejabat akan menyemak status pelajar. Permohonan bagi pelajar pasca-ijazah (PG) akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk pemprosesan Fakulti 1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)- 1B1 Mohon data dari fakulti Lengkap? UG 2.1.3 Permohonan pelajar pra-ijazah (UG) akan disemak dan diproses oleh. Maklumat yang tidak lengkap dimohon dari fakulti Terima Data Lengkap? Permohonan No. Matrik Terima No. Matrik dari BPA Surat Tawaran Permohonan Kolej Kediaman Kelulusan Pej. HEMA 2.1.4 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A) 2.1.5 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti. 2.1.6 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti Tamat proses permohonan Edar Surat Tawaran Maklum pada fakulti
2.2 PROSIDUR PERMOHONAN DARI UNIVERSITI LUAR NEGARA/ INSTITUSI BAGI PELAJAR NGS - INBOUND PERMOHONAN DARI UNIVERSITI/ INTITUSI LUAR SPS Mohon data dari fakulti Terima Data PG Terima Permohonan Status Pelajar? Lengkap? UG Prosedur ini terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh universiti luar negara/ pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa () 2.2.1 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa () Menerima permohonan dari universiti luar 2.2.2 Menyemak status pelajar samada Pra-Ijazah (UG) atau Pasca-Ijazah (PG). Permohonan bagi pelajar PG akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk diproses. 2.2.3 Menyemak permohonan samada lengkap atau tidak 2.2.4 Mohon maklumat tambahan bagi permohonan yang tidak lengkap dari pemohon 1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)- IB1 Lengkap? Hantar Permohonan ke fakulti 2.2.5 Permohonan yang lengkap akan dimajukan ke fakulti yang bersesuaian dengan pemohon untuk semakan & persetujuan Maklumbalas fakulti 2.2.6 Menerima maklumbalas fakulti samada menerima atau menolak permohonan A
Samb Maklum pemohon Setuju? YA A Terima? Tawaran Subjek YA 2.2.7 Tamat proses permohonan bagi pemohon yang tidak diterima fakulti. 2.2.8 Permohonan yang diterima akan melalui proses persetujuan tawaran subjek. Fakulti mencadangkan subjek untuk diambil pemohon. menjadi perantara antara pemohon dan fakulti dalam penawaran subjek 2.2.9 Pemohon yang tidak bersetuju dengan subjek yang ditawarkan akan membatalkan permohonan. /FAKULTI YA Permohonan No. Matrik Terima No. Matrik dari BPA Surat Tawaran Edar Surat Tawaran Permohonan Kolej Kediaman Kelulusan Pej. HEMA Maklum pada fakulti 2.2.10 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A) 2.2.11 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti. 2.2.12 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti Tamat proses permohonan BPA/ HEMA Surat Tawaran - Contoh Surat Tawaran
2.3 PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR NGS PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR Daftar Masuk Kolej Kediaman 2.3.1 Pelajar daftar masuk ke kolej kediaman. Fakulti membantu urusan menyambut ketibaan pelajar Fakulti/ Pelajar POSTGRADUATE Permohonan Kad Matrik di SPS Pembayaran Yuran di Pej. Bendahari Visa? Program Berjalan Program Tamat Pendaftran di fakulti YA UNDEGRADUATE Pengaktifan No. ISID di Pej. BPA Permohonan kad Matrik dari BPPO Medical Check up Permohonan Visa di ISC 2.3.2 Bagi pelajar PG, pendaftaran perlu dilakukan di Sekolah Pengajian Siswazah (SPS), 2.3.2.1 Bagi pelajar UG, pengaktifan No. ISID di Bahagian Pengurusan AKademik (BPA), dan 2.3.2.2 Bagi pelajar PG, permohonan kad matrik dibuat di SPS dan pelajar PG di Bah. Pengurusan & Pentadbiran Organisasi (BPPO) 2.3.3 Pembayaran yuran di Pej. Bendahari 2.3.5 Pendaftaran pelajar di fakulti 2.3.6 Medical Check-up di Pusat Kesihatan Universiti (jika perlu visa pelajar) 2.3.7 Permohonan visa di Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC) jika perlu 2.3.8 Penghantaran laporan program oleh fakulti setelah program tamat Perlajar/SPS Pelajar/BPA Pelajar/Pej. Bendahari Pelajar/SPS/ BPPO Pelajar/Fakulti Pelajar/ PKU Pelajar/ISC Visa 1)Gambar 4 keping (latarbelak ang biru) 2)Salinan Paspot (Entrance Sta,p & Muka hadapan) 3)Salinan surat tawaran Laporan Pogram 1) Sijil Laporan dari Fakulti Sijil Pelajar 2.3.9 Pengeluaran sijil oleh Pejabat selepas menerima laporan program Fakulti