BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BPJS KETENAGAKERJAAN KANTOR WILAYAH SUMBAGUT Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan untuk menjalankan kegiatan operasi. Karyawan yang bekerja akan mendapat balas jasa dan kompensasi. Dimana kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia yang merupakan balas jasa untuk memotivassi karyawan tersebut. Karyawan-karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan. Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana Pengawasan Internal Gaji Pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut. A. Pengertian Gaji Istilah gaji biasanya digunakan sebagai alat balas jasa atas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh seluruh pekerja. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan dan biasanya dibayar secara berkala dan tetap. Disamping gaji pegawai di BPJS Ketenagakerjaan mungkin memperoleh manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, dan lain-lain.
Menurut Mulyadi (2001:377) pengertian gaji adalah pembayaran dan penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tepat setiap bulan. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005:95) pengertian gaji adalah sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan manajemen yang biasasnya ditetapkan secara bulanan. Gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pemimpin, pengawas, pegawai tata usaha atau lainnya.maka dapat disimpulkan bahwa gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen, administratif, mendidik atau jasa-jasa yang serupa dengan jumlah gaji yang dibayar secara berkala dan tetap, misalnya dalam waktu perbulan. B. Unsur-unsur Gaji Sistem gaji dalam organisasi harus dihubungkan dengan tujuan dan strategi organisasi. Penggajian juga menuntut keseimbangan antara keuntungan biaya perusahaan dengan harapan dari para karyawan. Biaya gaji seharusnya pada tingkat yang memastikan adanya efektifitas maupun pemberian imbalan yang layak bagi seluruh karyawan sesuai dengan kemampuan, target dan kinerja kerja mereka. Penggajian merupakan faktor yang penting karena mempengaruhi bagaimana dan mengapa orang bekerja pada suatu perusahaan. Menurut Ruky (2001:10), unsur-unsur gaji adalah sebagai berikut: a. Imbalan Langsung 1. Upah/gaji pokok, 2. Tunjangan tunai sebagai suplemen gaji dan upah yang diterima setiap bulan atau minggu,
3. Tunjangan hari raya keagamaan, 4. Bonus yang dikaitkan dengan prestasi kerja atau kinerja perusahaan, 5. Insentif sebagai penghargaan untuk prestasi, 6. Sejenis pembagian catu b. Imbalan Tidak Langsung 1. Fasilitas/kemudahan seperti transportasi, pemeliharaan, kesehatan, 2. Bantuan dan santunan untuk musibah, 3. Bantuan biaya pendidikan, 4. Iuran Jamsostek, 5. Iuran dana pensiun, 6. Premi asuransi. Pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut, gaji merupakan hal yang penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Adapun unsur-unsur gaji pada BPJS Ketemagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah sebagai berikut : 1. Gaji Pokok pokok gaji yang diatur berdasarkan golongan dan masa kerja yang ditetapkan dalam bentuk tabel gaji pokok 2. Tunjangan Tetap tunjangan yang pembayarannya dilakukan secara teartur berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan secara tetap untuk pekerja dan keluarganya serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran gaji pokok.
Tunjangan tetap terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Tunjangan Grade/Jabatan Tunjangan yang diberikan kepada pegawai yang memiliki jabatan tertentu sesuai dengan beban pekerjaan dan prestasi yang dihasilkan 2. Tunjangan kemahalan setempat 3. Tunjangan struktural Tunjangan yang diberikan kepada pegawai berdasarkan jabatan struktural atau fungsional Dengan demikian tidak ada alasan bagi karyawan untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak memperhatikan kesejahteraan mereka. Karena pihak perusahaan tidak hanya memperhatikan kebutuhan dari karyawan tersebut tetapi juga memperhatikan kebutuhan keluarganya. Maka dari itu karyawan haruslah bekerja sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan agar tujuan perusahaan dapat terlaksana. C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji Pada BPJS Ketengakerjaan, sistem pengawasan intern gaji dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai. Menurut Sunarto (2004:167) dalam menetapkan perbedaan tingkat gaji masing-masing jabatan atau kelompok jabatan, berdasarkan penilaian terhadap nilai internal relative dan relativitas eksternal. Berdasarkan uraian tersebut terdapat tiga struktur gaji, yaitu:
1. Struktur Gaji Golongan Merupakan struktur gaji yang terdiri dari urutan golongan jabatan. 2. Struktur Broadbanded Merupakan struktur gaji yang terdiri dari lebih sedikit golongan jabatan namun masing-masing golongan jabatan mencakup lebih banyak jabatan dibanding golongan jabatan dalam struktur gaji konvensional. 3. Stuktur Kelompok Jabatan Untuk jabatan-jabatan yang terkait satu sama lain dalam hal kegiatan pokok yang dijalankan dan ketrampilan yang digunakan, meskipun pekerjaan ini dilakukan atau diterapkan pada level yang berbeda-beda. Pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut, sistem pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Bagian SDM (Sumber Daya Manusia) Bagian SDM (Sumber Daya Manusia) bertugas mengelola data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akanberubah oleh database. Pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian SDM (Sumber Daya Manusia) berdasarkan golongan masingmasing pegawai. 2. Bagian Keuangan Bagian keuangan bekerjasama dengan payroll. Setelah itu bagian keuangan melakukan pembayaran gaji para pegawai melalui transfer ke rekening pegawai.
Proses pencatatan gaji yang digunakan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah dengan menggunakan Payroll Departemen. Tugas payroll departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh kesebarumitan perusahaan. Departemen gaji diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif gaji untuk tiap pekerjaan. Sistem perhitungan terhadap gaji dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui besarnya gaji yang diberikan kepada karyawan berdasarkan kegiatan yang telah dikerjakannya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. Gaji pokok yang diterima oleh setiap pegawai berbeda jumlahnya karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan keduduka dalam perusahaan. Rumus secara sistematis pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut : PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN TETAP Ketetapan jam kerja yang berlaku pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah sebagai berikut : 1. Hari Kerja Hari kerja administratif adalah lima hari dalam seminggu, yaitu Senin-Jum at. a. Hari Senin-Jum at : 07.45-17.00 WIB b. Waktu istirahat (Senin-Kamis) : 12.00-13.00 WIB c. Waktu istirahat (Jum at) : 12.00-14.00 WIB
2. Hari Istirahat Istirahat mingguan jatuh pada hari sabtu dan minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh. Hari libur mingguan bagi pegawai yang bekerja pada unit kerja yang beroperasi 24 jam atau bagi pegawai tertentu. 3. Kerja Lembur Kerja lembur dimungkinkan dengan ketentuan tertentu dimana tata caradan pelaksanaannya ditetapkan dengan keputusan kepala unit kerja. Perhitungan uang lembur dihitung berdasarkan peraturan perusahaan. 4. Cuti Cuti yang diberikan kepada pegawai dari perusahaan adalah sebagai berikut: a. Cuti Tahunan Diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun.masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. b. Cuti Besar Diberikan perusahaan kepada karyawan 5 (lima) tahun sekali yaitu sebanyak 75 (tujuhpuluh lima) hari kalender. c. Cuti Bersalin/Gugur Kandungan Karyawan wanita hamil berhak memperoleh istirahat 1,5bulan sebelum persalinan dan 1,5 bulan setelah persalinan sesuai keterangan dokter kandungan dan karyawan wanita yang gugur kandungan berhak istirahat 1,5 bulan sesuai dengan keterangan dokter atau bidan. d. Cuti Haid Karyawan wanita merasa sakit pada hari pertama dan kedua tidak wajib bekerja dengan melampirkan surat keterangan dokter.
e. Cuti diluar Perusahaan Cuti yang mengakibatkan karyawan yang bersangkutan dibebaskan pekerjaan jabatan dan tidak merugikan perusahaan. Adapun potongan-potongan yang ada pada daftar gaji BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumnbagut adalah sebagai berikut: 1. Jamsostek 2. Pensiun 3. BPJS Tenaga Kerja 4. Tabungan Hari Tua 5. PKK (Perkumpulan Kematian Karyawan) Pembayaran gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan internal gaji telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Pada prinsipnya pengawasan internal dimaksudkan untuk mencapai tujuanperusahaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dan dapat menghindari penyelewengan-penyelewengan, penggelapan yang dapat menghambat tujuan perusahaan.pimpinan perusahaan harus menentukan bahwa pengendalian internal berfungsi dengan benar. D. Pengawasan Internal Gaji Dalam perusahaan ini, kepala unit kerja dibantu oleh satuan pengawas intern untuk melakukan penilaian secara independen atas sistem pengawasan, pengelolaan perusahaan dan penilaian atas pelaksanaan melalui pemeriksaan keuangan dan operasional.
Pengawasan intern gaji adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan transaksi gaji dan upah yang diterapkan oleh suatu satuan usaha guna mendapatkan kepastian yang layak bahwa transaksi gaji telah dilaksanakan. Ada dua pengertian pengawasan intern, yaitu: 1. Dalam arti luas Pengawasan tidak hanya meliputi pemeriksaan tahap akhir pimpinan, tetapi meliputi semua bagian yang berwewenang untuk mengadakan pemeriksaan, 2. Dalam arti sempit Pengawasan intern merupakan pengecekkan/pemeriksaan jumlah angka yang tertera dalam daftar pemeriksaan masalah. Pengertian pengawasan intern berdasarkan Comitte on Auditing Procedure adalah pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisien, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:373) pengawasan internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan. Menurut Widjajanto (2001;18) pengawasan internal adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan.
Dari efisisensi diatas, pengawasan internal gaji adalah suatu keadaan dimana prosedur kerja yang diikuti dapat menghindari penyelewengan, penggelapan, kecurangan, dan pencurian yang setidak-tidaknya dapat mengurangi terjadinya bentuk-bentuk perbuatan tersebut. Berdasarkan uraian diatas, peneliti menyimpulkan bahwa pengawasan intern merupakan suatu proses yang dilaksanakan dengan penuh ketelitian guna menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan, serta diperoleh suatu efisiensi tentang proses penggajian dan pengupahan. Semakin baik pengawasan internal suatu perusahaan, maka semakin kecil kesempatan untuk terjadinya kesalahan maupun penyimpangan, tetapi perlu ditekankan bahwa suatu pengawasan internal bukanlah sebagai penjamin untuk meniadakan penyimpangan dan kesalahan tersebut, akan tetapi merupakan suatu alat bagi perusahaan untuk mengawasi jalannya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan E. Penerapan Sistem Pengawasan Internal Pada dasarnya suatu sistem pengawasan intern yang baik tidak terbatas pada masalah yang berhubungan langsung dengan bagian akuntansi dan keuangan. Sistem pengawasan intern meliputi pengawasan anggaran, analisis statsitik, suatu staf pemeriksaan intern, penyelidik waktu. Menururt Mulyadi (2001:163) sistem pengawasan interndibagi menjadi dua macam, yaitu:
1. Pengendalian Intern Akuntansi Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi. 2. Pengendalian Intern Administratif Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2002:183) sistem pengawasan interndibagi menjadi lima unsur pokok, yaitu: a. lingkungan pengendalian b. penaksiran risiko c. informasi dan komunikasi d. aktivitas pengendalian e. pemantauan Menurut Harahap (2001:123) SAS dalam merumuskan sistem pengawasan intern yang baik menggunakan beberapa ciri sebagai berikut: a. pegawai b. pemisahan fungsi c. pelaksanaan transaksi d. transaksi harus dicatat secara benar sesuai dengan bukti-bukti pendukung e. penjamahan terhadap perusahaan f. perbandingan antara catatan dan fisik harta
Sistem penggajian pegawai di BPJS Ketengakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah mulai dari pembuatan daftar gaji, pemeriksaan, serta mengoreksi daftar gaji, penandatanganan hingga penyerahan gaji kepada karyawan. Pengawasan dilakukan guna menghindari adanya jumlah gaji yang lebih yang dapat merugikan perusahaan. Dengan adanya pengawasan internal gaji yang baik, maka tingkat penyelewengan oleh pihak tertentu dapat diminimalisir sehingga kondisi keuangan perusahaan dapat lebih terawasi. Dana-dana yang keluar dan dana-dana yang masuk akan lebih mudah diawasi apabila dilakukan pengecekan. F. Tujuan Pengawasan Internal Berdasarkan uraian pengertian pengawasan internal, dapat disimpulkan bahwa pengawasn internal merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan. Menurut Widjajanto (2001:18) tujuan pengawasan intern adalah : 1. mengamankan aktiva perusahaan 2. mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi 3. meningkatkan efisiensi 4. mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi Berdasarkan uraian diatas, peneliti menyimpulkan bahwa tujuan dilakukannya pengawasan intern adalah : 1. Menjamin keamanan harta perusahaan, dengan mengawasi kelebihan pembayaran gaji dan upah karyawan, 2. Menciptakan catatan gaji dan upah yang sangat efektif.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil data dan hasil riset yang telah dilakukan, penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut. 1. Sistem pengendalian internal gaji pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut telah efektif. 2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara online ke rekening setiap pegawai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan. 3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai, 4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan. 5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku didalam BPJS Ketengakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut. 6. Prosedur penacatatan gaji yang dilakukan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut dijalankan sesuai dengan bagian masing-masing sehingga prosedur dapat berjalan sebagaimana mestinya.
B. Saran Adapun saran yang dapat penulis berikan pada tugas akhir ini sebagai masukan bagi BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut: 1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari. 2. Sistem pelaksanaan pengawasan intern gaji mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut telah efektif, mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran penggajian. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dan dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktifitas pegawai. 3. Sistem pengawasan intern terhadap gaji mengenai fungsi pemotonganyang dilaksanakan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagutlebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan fungsi akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalkan. 4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalahpahaman diantara masing-masing karyawan atau bagian-bagiannya.