SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP NEGERI 2 AMPEL BERBASIS JAVA

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP NEGERI 2 AMPEL BERBASIS JAVA Naskah Publikasi diajukan oleh Mariyani 08.11.2140 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 i

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SMPN 2 AMPEL BERBASIS JAVA JAVA BASED SYSTEM FOR NEW STUDENT RECQUIREMENTS IN SMP NEGERI 2 AMPEL Mariyani Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Progress in various fields of technology, particularly advances in information technology and computers to a wide variety of new innovations in the presentation of information to meet information needs. As a tool for human, computer also has the advantage, among others, speed, accuracy, and efficiency of data processing as compared to the human system. Processing data into information that is the advantages of computers. Computers have also been extended in various fields of the segment, both in business and in education. 2 Ampel junior high school is one of the schools in Boyolali that still use manual way in the presentation of information which teachers or employees during the time in the registration, re-registration, distribution and presentation of class still use manual way so that motivated me to do research. Hopefully with this research and this new system, it can facilitate the new student data collection. Keywords: information systems, academic information systems, organization iii

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada masa sekarang ini, perkembangan teknologi semakin hari semakin meningkat, satu bukti dari perkembangan tersebut yaitu teknologi informasi berbasis komputer. Dalam dunia teknologi informasi saat ini, waktu memegang peranan penting. Sehubungan dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat dari waktu ke waktu menyebabkan manusia terus berusaha untuk menemukan sesuatu yang baru, sesuatu yang bisa dimanfaatkan untuk mengerjakan banyak hal secara cepat dan efisien terutama dalam bidang pengolahan data dan informasi. SMPN 2 Ampel merupakan salah satu tempat pendidikan yang terletak di kabupaten Boyolali Provinsi Jawa tengah, dimana sekolah ini masih menggunakan cara yang manual dalam penginputan data siswa dan pendaftaran colon siswa baru. Ditinjau dari segi pengolahan data dan informasi SMPN 2 Ampel memang telah memanfaatkan sistem komputerisasi, tapi hal tersebut hanya sebatas pada bagianbagian tertentu saja, seperti untuk mengetik laporan yang berhubungan dengan sekolah atau pembuatan surat pendidikan saja. Suatu contoh aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Word dan Excel. Jadi pencatatan-pencatatan dalam mengentrikan data siswa tahun ajaran baru masih menggunakan beberapa buku folio dan proses pembuatan laporan dan pendaftaran data siswa tahun ajaran baru masih dilakukan secara manual. Sehingga laporan yang akan dibuat membutuhkan waktu yang cukup lama dan proses kerja menjadi lambat serta sering terjadi kesalahan dan perulangan dalam pembuatan laporan data siswa tahun ajaran baru tersebut, sehingga mengakibatkan sering terjadinya kesalahan. Akibatnya informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan data siswa tahun ajaran baru tidak jelas, tidak akurat dan apabila ada data lama yang dibutuhkan akan sulit menemukanya kembali karena belum adanya suatu usaha menjadikan komputer sebagai media arsip dan belum adanya sistem pengolahan data yang khusus. Oleh karena itu penulis akan menerapkan Bahasa Pemrograman Java dalam proses pengolahan data dan pembuatan informasi dalam sekolah yang bersangkutan, dengan harapan akan lebih memperbaiki sistem yang telah ada sekarang sehingga mampu membuat sekolah tersebut menjadi lebih baik dari sebelumnya. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mengangkat masalah ini dalam laporan tugas akhir yang berjudul SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMP N 2 AMPEL Dengan mempertimbangkan hal di atas, dimana SMPN 2 Ampel selama ini melakukan pekerjaannya dalam mengolah dan mengimputkan data masih secara manual atau dengan kata lain belum optimal dalam penggunaan sarana yang ada. Untuk itu 1

sekolah ini perlu melakukan pengaplikasian komputer dengan sistem yang lebih akurat dalam pemprosesan data. 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabelvariabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. (Hanif Al Fatta,2007,halaman: 3) Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur ( procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Analisis dan perancangan sebuah sistem harus terlebih dahulu mengetahui komponen-kompinen dari sistem tersebut. Berdasarkan hal di atas, definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan ( input) sehingga menghasilkan keluaran ( output) yang diinginkan.(jogiyanto HM,1999,halaman: 2) 2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk membedakan dan mengembangkan suatu sistem, maka membedakan unsur-unsur dari sistem yang di bentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.(hanif al Fatta, 2007, hal 5) 1. Batasan (boundary) Penggamabaran dari suatu elemen atau unsure mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) 2

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan,energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar, computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubungan (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energy, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut berkerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. ( Hanif Al Fatta, 2007,halaman:5-6 ) 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik, berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil pengolah data tersebut dapat menjadi informasi. (Kusrini,2007,hal 7) 2.3 Pengertian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem informasi penerimaan siswa baru bisa diartikan mempersiapkan pengolahan data-data penerimaan calon siswa baru agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan baik pihak sekolah atau pihak luar yang 3

membutuhkan di dalam menyeleksi calon siswa baru. Sistem informasi penerimaan siswa baru yang berkomputerisasi akan membantu instansi sekolah SMPN 2 Ampel untuk memecahkan masalah dalam melakukan proses penerimaan siswa baru.. Dengan Sistem Informasi penerimaan siswa baru, para guru dan pihak sekolah memiliki informasi yang diperlukan dalam penerimaan siswa seperti : 1. Komposisi siswa berdasarkan NEM yang setiap tahunnya memiliki standarisasi yang ditentukan oleh pihak sekolah. 2. Komposisi siswa yang akan masuk SMP dengan poin di bawah rata-rata akan mengikuti tes ujian masuk terlebih dahulu. 3. Komposisi siswa berdasarkan Usia maksimal 15 ketika siswa masuk SMP. 4. Selain dengan pertimbangan nilai nim, sekolah juga mempertimbangkan prestasi calon siswa yang akan masuk SMPN 2 Ampel. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Sejarah Berdirinya SMP Negeri 2 Ampel SMP Negeri 2 Ampel didirikan pada tahun 1979 oleh Bejo Adi Siswanto di atas lahan 7010 m². SMP Negeri 2 Ampel dalam perjalanannya terus berupaya meningkatkan / menambah sarana prasarana termasuk menambah tenaga pendidik / guru dan staff tatausaha agar mampu memberikan pelayanan yang baik kepada anak didik dan warga masyarakat pencari pendidikan lainnya, agar mampu bersaing / mengikuti perkembangan dunia pendidikan supaya menjadi Terdepan dalam membangun dan mengantarkan pribadi terdidik yang berakhlakul karimah dan berbudaya lingkungan menuju sukses di era globalisasi. Perkembangan SMP Negeri 2 Ampel sekarang ini telah memiliki 42 staff pengajar (GT dan GTT), selain itu SMP Negeri 2 Ampel memiliki 18 ruang kelas, ruang kepala sekolah, ruang guru, Tata Usaha dan perpustakaan. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja 4

a. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi(throughput) dan waktu tanggap(respon time) dari suatu sistem. System yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan penerimaan siswa bar.u di SMP N 2 Ampel. Kelemahan : 1. Laporan penerimaan siswa baru masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu 1-2 hari untuk mengerjakan laporan karena masih dilakukan penginputanr dan pengolahan data siswa baru. 2. Dalam pembuatan laporan siswa baru dibutuhkan waktu ± 20 menit untuk membuka kembali pembukuan karena pencatatannya masih manual. 1.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah menganalisis kebutuhan suatu sistem yang diperlukan di SMP Negeri 2 Ampel, seorang analisis harus membagi kebutuhan sistem kedalam dua jenis yaitu kebutuhan fungsional ialah proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem, sistem yang dibutuhkan harus dapat mengolah data pendaftaran siswa, pengolahan data test untuk siswa baru, pengolahan data laporan penerimaan siswa baru, laporan siswa. Jenis kedua yaitu kebutuhan nonfungsional yaitu kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, yaitu : 1. Operasional a. Menggunakan sistem operasi windows XP profesional b. Intel Celeron 440 c. RAM Visipro DDR2 1GB PC6400 d. HDD 160 GB Seagata Printer Pixma 1200 untuk mencetak data proses pendaftaran, laporan siswa, dan laporan tahunan.. 3.3.3 Analisis kelayakan Sistem Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang baru dan akan di tetapkan layak dipakai atau tidak. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem yang baru.. 5

1.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Rancangan Model a. Use Case Use case dari sistem yang akan dibuat terdapat pada Use case diagram memperlihatkan interaksi yang terjadi antara aktor-aktor dengan use case - use casedalam sistem. Use case diagram menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang di luar sistem. Fungsi dari perangkat lunak ini dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut: petugas Login input,lihat,edit,hapus Input Pendaftaran include admin iput,lihat,edit.hapus iput,lihat,edit,hapus Olah Data Pendaftaran lihat inpu,lihat,edit,hapus input,lihat,hapus,edit input,lihat,edit,hapus input,lihat,edit,hapus Lihat Hasil input,lihat,edit,hapus <<extend>> Lihat Data <<extend>> Lihat Data Siswa Tes Lihat data Siswa Tanpa Tes Petugas Gambar 3.2 Use case Diagram Sistem b. Sequence Sistem ini terdiri dari beberapa sequence diantaranya: 6

: calon siswa : petugas pendaftaran Form penerimaan siswa baru.java Menyerahkan Data Input Data Cek nilai 2.Menampilkan data penerimaan Menyerahkan data pendaftaran c. 3 Class Gambar 3.3 Sequence Penerimaan siswa baru Class diagram dari sistem yang akan dibuat, terdapat pada Gambar 3.5 petugas String id petugas; String nama petugas; String username; String password; String alamat petugas; String no telepon; update() insert() delete() Login String user nama; String pasword; getlogin() Test String id test; String id daftar; Float nilai; update() insert() Pendaftaran iddaftar; String nama; String alamat; String tempat lahir; Int tanggal lahir; String jenis kelamin; String agama; String nama orang tua; String pekerjaan orang tua; String alamat orang tua; String no telepon;l Float MTK; Float B.indonesia; Float B.inggris; Float IPA; Float Prestasi; String STTB; String Ijazah; String status; insert() update() delete() 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian Implementasi Gambar 3.5 Class Diagram 7

Implementasi sistem adalah akhir kegiatan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan. 4.2 Kegiatan Implementasi Sistem Kegiatan implementasi sistem dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam jadwal rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang dilakukan adalah : 4.2.1 Pembuatan Database Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database ini penulis menggunakan MySQL 4.2.2 Pembuatan Program Dalam pembuatan program aplikasi ini, penulis akan membatasi cakupan dari pembahasan tersebut dan selebihnya akan dibahas di lampiran. Pada pembahasan ini penulis akan membahas tentang koneksi database MySQL. Untuk dapat mengakses sebuah database My SQL terlebih dahulu dikoneksikan antara program Java dengan database MySQL. 4.3.3 Testing 4.3.3.1 Pengetesan Sistem Sesuai dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi, maka program yang dibuat haruslah sesuai dengan dokumentasi yang telah dibuat. Dalam penerapan kode-kode program yang membangun sistem ini juga harus diuji agar terhindar dari kesalahan program secara menyeluruh. 4.4.4.1 Pemilihan Personil 1. Manusia merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika sistem informasi ingin sukses maka personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas mereka. 2. Sistem Informasi yang diterapkan di SMPN 2 Ampel adalah sistem yang baru, walaupun sebelumnya pegawai penerimaan siswa baru tidak asing bekerja 8

dengan komputer, tetapi sistem baru yang akan dipakai belum pernah ditemui oleh pegawai bagian penerimaan, dalam hal ini petugas penerimaan. Agar informasi yang diolah berjalan dengan lancar, maka perlu adanya pelatihan personil yang akan mengoperasikan sistem baru. 4.3 Pembahasan Interface 4.3.1 Form Halaman Utama Gambar 4.1 Tampilan Form Utama 9

4.3.2 Form Menu Laporan Data Siswa Gambar 4.2 Tampilan Laporan Siswa 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan padaa proses pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat yaitu : 1. Informasi dapatat disajikan tepat waktu, akurat dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk melakukan 3. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap. Dapat meningkatkann kinerja dalam rangka melakukan penerimaan siswa dengan baik. dan penyeleksian 5.2 Saran Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya ini dapat bermanfaat bagi SMPN 2 Ampel untuk membantu mengolah data penerimaan siswa baru. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang didapat selama di bangku kuliah. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya ini masih banyak kekurangan, sehingga penulis berharap kepada pembaca agar memberikan saran atau memperbaiki dan mengembangkan skripsi ini menjadi karya yang lebih baik. 10

Daftar Pustaka Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999 Hanif Al fatta,analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007 Kusrini, M. Kom Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, 2007 Didik Dwi Prasetyo, 150 RAHASIA Pemrograman Java, PT Elex Media Komputindo. Jakarta, 2007 11