SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA DI SMP NEGERI 2 KEMALANG KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Boy Eka Febrian Zain 09.02.7625 Friliana Pasadi 09.02.7629 Arum Sinta Candrawati 09.02.7634 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
SYSTEM INFORMATION OF STUDENT DATA PROCESSING IN SMP NEGERI 2 KEMALANG KLATEN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA DI SMP NEGERI 2 KEMALANG KLATEN Boy Eka Febrian Zain Friliana Pasadi Arum Sinta Candrawati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT School is a facility that had a role to educate the youth of the nation. In the implementation of education activity in a school need a support from various sectors, especially technology sector, which by using computer technology. For complex data processing systems necessary to provide user convenience and accuracy in data processing. Student data processing system capable of covering a wide data processing from the beginning until the students enter graduate school students. The system is capable of providing data and information that can be processed quickly, so that information about students can be presented to the right as needed. Student data processing system capable of covering a wide data processing from the beginning until the students enter graduate school students. The system is capable of providing data and information that can be processed quickly, so that information about students can be presented to the right as needed. Keywords: Technology, User, Data Processing
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi saat ini memberikan kontribusi besar bagi kehidupan manusia. Manusia dapat dengan mudah melakukan aktivitas sehari-hari dengan bantuan dari teknologi canggih yang telah ada. Teknologi membawa manusia melihat lebih jauh dunia luar, membuka cakrawala berfikir, membangun sebuah kreativitas untuk menciptakan hal-hal baru. Salah satu teknologi yang berkembang saat ini adalah teknologi komputer. Hal ini membuat sistem terkomputerisasi semakin banyak diterapkan oleh instansiinstansi disegala bidang, baik instansi swasta maupun instansi pemerintah. Hal ini berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang biasanya dilakukan secara manual oleh manusia akan semakin cepat dan efisien apabila dilakukan dengan sistem komputerisasi. SMP Negeri 2 Kemalang adalah salah satu sekolah yang masih menggunakan cara manual dalam pengolahan data siswa, sehingga dalam pengolahan data diperlukan waktu yang cukup lama. Pencatatan data siswa secara manual seringkali menyebabkan redudansi data. Selain itu data siswa yang diolah secara terpisah dan tidak berkesinambungan menyebabkan kesulitan dalam pengarsipan data siswa. Dengan dukungan sistem berbasis komputerisasi, cara kerja sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat, dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif dalam pengambilan keputusan. 2. Dasar Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling bergantung sama lain. Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi sistem dalam kamus Webster s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi.
2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut Gordon B Davis, informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan 1 Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 2.3 Siklus Informasi Untuk memperolah informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level managemen). Sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, dari keputusan yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses) begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi atau (information cycle). 2.4 Kualitas Informasi Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu: 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan 1 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi,2003,hal.31
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data hasil tersebut. 2. Tepat waktu Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (using), informasi yang using tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi terbaru. 3. Relevan Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk. 2.6 Sistem Informasi Data Proses dari sistem pengolahan data pada awalnya dilaksanakan secara manual. Dengan adanya perkembangan sistem informasi maka pengolahan data dimodifikasi secara terkomputerisasi. Tugas utama dari sistem pengolahan data terdiri dari dua bagian yaitu : 1. Pengumpulan data Proses ini berlangsung pada saat lembaga atau instansi menyediakan jasa layanan terhadap siswa. Setiap tindakan akan di jelaskan dalam catatan data (buku besar).
2. Manipulasi data Operasi manipulasi data meliputi : a. Pengklasifikasian Merupakan elemen-elemen data tertentu dalam catatan dan digunakan sebagai kode atau tanda dalam komputer. b. Penyortiran Pada proses ini catatan yang ada kemudian disusun secara urut berdasarkan kode atau elemen data lain. c. Perhitungan Operasi aritmatika dan logika didasarkan pada elemen-elemen data tambahan. Jadi pengolahan data siswa adalah sistem informasi yang juga dapat diartikan mempersiapkan data-data siswa agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi manajemen atau pihak luar yang memerlukan. 2.7 Sistem Informasi Data Siswa Secara umum pengolahan data siswa merupakan rangkaian kegiatan pengolahan data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses penerimaan siswa baru, pembagian kelas dan kenaikan kelas. Sistem informasi pengolahan data siswa dapat diartikan mempersiapkan data-data kesiswaan yang dilakukan oleh lembaga sekolah yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen, dengan tujuan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan.
2.8 Flowchart Sistem Flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Sistem flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan dan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan. 2.9 DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. 2.10 Konsep ERD (Entity Relationship Diagram) Entity relationship diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol.
3. Tinjauan Umum 3.1. Profil SMP Negeri 2 Kemalang Klaten 1. Sekolah : SMP Negeri 2 Kemalang 2. Alamat Jalan : Deles Km. 20 Desa / Kecamatan : Bumiharjo, Kemalang Kabupaten : Klaten No. Telp / HP : 08122606728 Kode POS : 57484 3. NSS : 201 031 023 181 Ket. Sekolah Baru 4. Jenjang Akreditasi : B No. Dp.005165 Tgl. 3 Desember 2005 5. Tahun Didirikan : 1989 6. Tahun Beroperasi : 1989 7. Kepemilikan Tanah : Pemerintah Status tanah : SHM Luas tanah : 8240 m 2 Keliling Tanah : 374 m Dipagar Permanen : 374 m 8. Status Bangunan Surat Ijin Bangunan : No. 11.19.23.09.4.00033 Luas Seluruh Bangunan : 2769 m 2 Luas Seluruh Halaman/Taman : 1143 m 2 Luas Seluruh Lapangan Olah Raga : 4328
4. Analisis 4.1. Flowchart Sistem Data Calon Siswa Data kelas Data wali kelas Data guru Data mapel Data Nilai siswa Kelas wali kelas guru mapel nilai data siswa data kelas data wali kelas data guru data mapel data nilai Data calon siswa baru Data kelas Data wali kelas Data guru Data mapel Data nilai Laporan Calon Siswa Seleksi calon siswa Pembagian kelas Laporan Guru Laporan Mapel Laporan Nilai Data siswa Detail data kelas VII Laporan Siswa Laporan siswa per kelas & wali kelas 5. Kesimpulan Berikut beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Aplikasi Sistem Data Siswa di SMP Negeri 2 Kemalang dapat membantu user, khususnya staff Tata Usaha untuk mengolah data siswa dari mulai siswa masuk ke SMP Negeri 2 Kemalang sampai siswa tamat belajar. 2. Memudahkan user dalam input, update, dan pencarian data. 3. Dengan adanya sistem pengolahan data siswa yang terkomputerisasi, mampu mengurangi adanya redudansi data yang tidak perlu dan mengefisiensikan ruang penyimpanan data.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatah, Hanif. 2007. Analisi dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Fathansyah.(2002).sBasis Data. Informatika.Bandung. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kusrini, M.Kom, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi.