2016 Buku Petunjuk Update Data Kepegawaian pada Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIMSDM) BKKBN TAHUN 2016 Badan Kependudukan dan KB Nasional (BKKBN)
Daftar Isi Daftar Isi... 1 BAB I Tata Cara Masuk, Merubah Password Dan Keluar Dari SIMSDM... 2 1.1 Cara Masuk Ke dalam SIMSDM... 2 1.2 Cara Merubah Password... 2 1.3 Cara Keluar Dari SIMSDM... 3 BAB II Mengupdate Data Pegawai... 4 2.1 Data Pegawai... 4 2.2 Data Kepegawaian... 5 2.3 Data Pribadi... 7 2.4 Informasi lainnya... 8 2.5 Data Riwayat Keluarga... 9 2.6 Data Riwayat Golongan... 14 2.7 Data Riwayat Jabatan... 15 2.8 Data Riwayat Pendidikan... 16 2.9 Data Riwayat Diklat... 18 2.10 Data Riwayat Penghargaan... 21 2.11 Data Riwayat Prestasi... 22 2.12 Data Riwayat DP3... 24 2.13 Data Riwayat Hukuman... 25 2.14 Data Riwayat Cuti Luar Tanggungan Negara (CTLN)... 26 2.15 Data Riwayat Medikal... 27 2.16 Data Riwayat Gaji... 29 2.17 Data Digitalisasi... 30 2.18 Riwayat Penilaian Angka Kredit (PAK)... 30 2.19 Riwayat Penilaian Prestasi Kerja... 31 2.20 Memasukkan Foto Pegawai... 31 1 H A L A M A N
BAB I Tata Cara Masuk, Merubah Password Dan Keluar Dari SIMSDM 1.1 Cara Masuk Ke dalam SIMSDM a. Bukalah SIMSDM melalui webbrowser (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, dll) dengan alamat : simsdm.bkkbn.go.id kemudian klik enter b. Klik tulisan Login SIMSDM di sebelah kanan atas, sampai muncul tampilan dibawah ini, kemudian masukkan NIP lama untuk username dan password, klik tombol Login 1.2 Cara Merubah Password a. Harap merubah password default yang di berikan Admin, yaitu NIP Lama dengan password pilihan user sendiri dengan mengklik link Update Password di bagian kiri atas b. Setelah muncul form seperti dibawah ini, masukkan Password dan ulang pengisian password pada Retype Password, isi keduanya harus sama. Kemudianklik button simpan. 2 H A L A M A N
1.3 Cara Keluar Dari SIMSDM a. Untuk keluar dari SIM SDM pilih Log Out di bagian kiri atas, biasakan untuk Log Out saat keluar dari SIMSDM agar username kita tidak dimanfaatkan oleh orang yang tidak berhak. 3 H A L A M A N
BAB II Mengupdate Data Pegawai 2.1 Data Pegawai a. Login ke dalam SIMSDM, mengikuti langka-langkah pada Subbab 1.1 b. Data Pegawai di bagi 2 Kelompok besar yaitu : 1. Data Utama : Data Kepegawaian Data Pribadi Informasi lainnya 2. Data Riwayat: Riwayat Keluarga Riwayat Golongan Riwayat Jabatan Riwayat Pendidikan Riwayat Diklat Riwayat Penghargaan Riwayat Prestasi Riwayat DP3 Riwayat Hukuman Riwayat CLTN (Cuti Luar Tanggungan Negara) Riwayat Medikal Riwayat Gaji Digitalisasi Riwayat PAK (Penilaian Angka Kredit) Riwayat PPK (Penilaian Prestasi Kerja) 4 H A L A M A N
2.2 Data Kepegawaian a. Berikut adalah data pada Data Kepegawaian yang dapat dirubah oleh user yaitu, Nama Pegawai, Gelar Depan, Gelar Belakang, KPPN, No. Karpeg, No Karis/No. Karsu. Pilih button Simpan jika data yang ingin dirubah sudah dimasukkan. Sedangkan untuk seluruh field yang didesable (Instansi Induk, Instansi Tempat Bekerja, Satuan Organisasi, Deputi, Asdep/Biro, Bidang/Bagian, Sub Bagian, Status Pegawai, Jenis Pegawai, Uang Makan, TMT CPNS, TMT PNS, MK Keseluruhan, dan MK Golongan) untuk melakukan perubahan harus mengghubungi Biro Kepegawaian. b. Muncul pop up dengan tampilan berikut, lalu pilih button Oke 5 H A L A M A N
c. Setelah button Oke dipilih akan muncul pop up ke-2 yang memberitahukan bahwa perubahan yang kita kirim menunggu persetujuan dari Biro Kepegawaian, pilih button Oke. d. Notifikasi terhadap data yang kita kirim dan telah diproses oleh Biro Kepegawaian dapat dilihat pada link Notifikasi e. Setelah dipilih akan terlihat Notifikasinya apa, ada 3 jenis notifikasi : 1. Setuju = Biro Kepegawaian menyetujui perubahan data, karena telah sesuai dengan data dukung 2. Tolak = Biro Kepegawaian menolak permohonan perubahan data, karena perubahan yang di minta tidak memiliki legalitas 3. Pending = Biro Kepegawaian menunda permohonan perubahan data yang diminta, dan mengharapkan pemohon untuk secepatnya melampirkan data pendukung perubahan data yang diinginkan f. Tampilan Notifikasi yang menyatakan perubahan di setujui Saat Auto reply diklik 6 H A L A M A N
g. Tampilan Notifikasi yang menyatakan perubahan di tolak Saat Auto reply diklik h. Tampilan Notifikasi yang menyatakan perubahan di pending, maka user harus menyerahkan dokumen pendukung perubahan data secepatnya ke Bagian Perencanaan dan Informasi Kepegawaian, Biro Kepegawaian Saat Auto reply diklik 2.3 Data Pribadi Berikut adalah tampilan setelah Data Pribadi dipilih, data yang perubahan datanya menunggu persetujuan dari Biro Kepegawaian adalah Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Status Perkawinan. data yang perubahan datanya dapat langsung diubah oleh user adalah Email, Jenis Kelamin, dan Agama. Lalu pilih button simpan untuk merubah datanya. 7 H A L A M A N
data yang tidak dapat dirubah oleh user adalah BUP, Perpanjangan BUP, dan Memasukkan SK Perpanjangan. 2.4 Informasi lainnya Berikut adalah tampilan setelah Informasi Lainnya dipilih data-data pada bagian Informasi lainnya ini dapat langsung di rubah oleh user tanpa perlu konfirmasi dari Biro Kepegawaian, lalu pilih button simpan untuk merubah datanya. 8 H A L A M A N
2.5 Data Riwayat Keluarga a. Pada riwayat keluarga terdapat 3 data yang dapat dirubah yaitu Data Istri/Suami, Data Anak, dan Data Orang Tua b. Untuk menambah Data Istri/Suami, pilih button bergambar + Tambah Istri/Suami c. Setelah button + Tambah Istri/Suami dipilih akan muncul form untuk memasukkan Data Suami/Istri dengan memilih link Data Perorangan, jika data ingin disimpan dapat memilih button simpan d. Untuk memasukkan Data Pernikahan dapat memilih link Data Pernikahan, lalu pilih button simpan 9 H A L A M A N
e. Untuk mengedit data yang mengalami perubahan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin c dan d f. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data g. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke h. Untuk menambah Data Anak pilih link bertuliskan Data Anak, pilih button bergambar + Tambah Anak i. Setelah button + Tambah Anak dipilih akan muncul form untuk memasukkan Data Anak dengan memilih link Data Perorangan, jika data ingin disimpan dapat memilih button simpan 10 H A L A M A N
j. Untuk memasukkan data lainnya dapat memilih link Data Lainnya, lalu pilih button simpan k. Untuk mengedit data yang mengalami perubahan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin i dan j l. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data 11 H A L A M A N
m. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke n. Untuk menambah Data Orang Tua pilih link bertuliskan Data Anak, pilih button bergambar + Tambah Orang Tua o. Setelah button + Tambah Orang Tua dipilih akan muncul form untuk memasukkan Data Orang Tua dengan memilih link Data Perorangan, jika data ingin disimpan dapat memilih button simpan p. Untuk memasukkan data lainnya dapat memilih link Data Lainnya, lalu pilih button simpan 12 H A L A M A N
q. Untuk mengedit data yang mengalami perubahan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin o dan p r. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data s. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke t. Seluruh perubahan datapada riwayat keluarga memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 13 H A L A M A N
2.6 Data Riwayat Golongan a. Pada riwayat golongan untuk menambah data golongan pilih button + Tambah Golongan b. Setelah button + Tambah Golongan dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan Golongan, Jenis Kenaikan Pangkat untuk Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Tertentu walaupun naik pangkatnya pada periode 4 tahun tetap disebut Kenaikan Pangkat Pilihan, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Untuk mengedit riwayat golongan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke 14 H A L A M A N
f. Seluruh perubahan pada data riwayat golongan memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.7 Data Riwayat Jabatan a. Pada riwayat jabatan untuk menambah data jabatan pilih button + Tambah Jabatan b. Setelah button + Tambah Jabatan dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan Jabatan, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Untuk mengedit riwayat jabatan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b 15 H A L A M A N
d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat jabatan memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.8 Data Riwayat Pendidikan a. Pada riwayat pendidikan untuk menambah data pendidikan pilih button + Tambah Pendidikan b. Setelah button + Tambah Pendidikan dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan Pendidikan, cek list Pengangkatan Pertama jika Pendidikan yang dimasukkan adalah digunakan untuk pengankatan CPNS, Pilih jenjang Pendidikan Formal, Jika pendidikan diperoleh dari Luar Negeri pilih Negara dengan pilihan Negara Lain lalu masukkan Nama Sekolah / Universitas, Tahun lulus, Jurusan, No.Ijazah, dan IPK, setelah diisi lalu pilih button Simpan 16 H A L A M A N
c. Jika Pendidikan diperoleh dari dalam Negeri pilih jenjang pendidikan formal, pada pilihan Negara dipilih Indonesia, masukkan ketikan Kota tempat sekolah, Nama Universitas, Tahun lulus dan Jurusan, No. Ijazah dan IPK, setelah diisi lalu pilih button Simpan. Jika Nama Universitas atau jurusan tidak terdapat di dalam list pilihan yang disediakan harap menghubungi Biro Kepegawaian. d. Untuk mengedit riwayat pendidikan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b dan c 17 H A L A M A N
e. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data f. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke g. Seluruh perubahan data pada riwayat pendidikan memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.9 Data Riwayat Diklat a. Pada riwayat Diklat terdiri dari 2 data riwayat diklat Struktural/Fungsional dan diklat Teknis, untuk menambah data riwayat diklat Struktural/Fungsional pilih button + Tambah Diklat Struktural b. Setelah button + Tambah Diklat Struktural dipilih akan muncul form seperti di bawah ini, setelah diisi lalu pilih button Simpan 18 H A L A M A N
c. Untuk mengedit riwayat diklat struktural/fungsional pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. untuk menambah data riwayat diklat Teknis pilih button + Tambah Diklat Teknis 19 H A L A M A N
g. Setelah button + Tambah Diklat Teknis dipilih akan muncul form seperti di bawah ini, Jika Tipe diklatnya pelatihan dan jenis diklat yang diikutinya tidak terdapat pada kategori pilihan yang telah ada maka pilih Manajemen lainnya, setelah diisi lalu pilih button Simpan. h. Untuk mengedit riwayat diklat teknis pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin g i. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data 20 H A L A M A N
j. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke k. Seluruh perubahan data pada riwayat diklat memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.10 Data Riwayat Penghargaan a. Pada riwayat penghargaan untuk menambah data penghargaan yang telah diperoleh pilih button + Tambah Penghargaan b. Setelah button + Tambah Penghargaan dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan penghargaan, setelah diisi lalu pilih button Simpan 21 H A L A M A N
c. Untuk mengedit riwayat penghargaan pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat penghargaan memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.11 Data Riwayat Prestasi a. Pada riwayat prestasi untuk menambah data prestasi yang telah diperoleh pilih button + Tambah Prestasi b. Setelah button + Tambah Prestasi dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan prestasi, setelah diisi lalu pilih button Simpan 22 H A L A M A N
c. Untuk mengedit riwayat prestasi pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat prestasi memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 23 H A L A M A N
2.12 Data Riwayat DP3 a. Pada riwayat DP3 untuk menambah data DP3 yang telah diperoleh pilih button + Tambah DP3 b. Setelah button + Tambah DP3 dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan nilai DP3, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Khusus untuk riwayat DP3 tidak difasilitasi untuk mengedit data d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke 24 H A L A M A N
f. Perubahan data pada riwayat DP3 tidak memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.13 Data Riwayat Hukuman a. Pada riwayat hukuman untuk menambah data hukuman yang telah diperoleh pilih button + Tambah Hukuman b. Setelah button + Tambah Hukuman dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan hukuman, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Untuk mengedit riwayat hukuman pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b 25 H A L A M A N
d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat hukuman memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.14 Data Riwayat Cuti Luar Tanggungan Negara (CTLN) a. Pada riwayat CTLN untuk menambah data CTLN pilih button + Tambah CTLN b. Setelah button + Tambah CTLN dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan CTLN, setelah diisi lalu pilih button Simpan 26 H A L A M A N
c. Untuk mengedit riwayat CTLN pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat CTLN memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.15 Data Riwayat Medikal a. Pada riwayat medikal untuk menambah data medikal yang telah diperoleh pilih button + Tambah Medikal 27 H A L A M A N
b. Setelah button + Tambah Medikal dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan Medikal, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Untuk mengedit riwayat medikal pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat medikal memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 28 H A L A M A N
2.16 Data Riwayat Gaji a. Pada riwayat gaji untuk menambah data gaji yang telah diperoleh pilih button + Tambah Gaji b. Setelah button + Tambah Gaji dipilih akan muncul form seperti di bawah ini untuk memasukkan gaji pada keterangan harus diperhatikan antara proses Inpassing dan Kenaikan Gaji Berkala, setelah diisi lalu pilih button Simpan c. Untuk mengedit riwayat gaji pilih button bergambar pensil, setelah itu akan muncul form seperti poin b d. Untuk menghapus data yang telah dimasukkan pada beri tanda pada kotak yang tersedia lalu pilih button bergambar Hapus Data 29 H A L A M A N
e. Akan muncul pop up untuk memastikan data akan di hapus, jika yakin akan menghapus data pilih button oke f. Seluruh perubahan data pada riwayat gaji memerlukan persetujuan dari Biro Kepegawaian 2.17 Data Digitalisasi a. Pada riwayat digitalisasi user dapat melihat hasil digitalisasi dokumen kepegawaian yang di bagi kedalam 3 dokumen yaitu: Dokumen Gaji, Dokumen Pangkat, dan Dokumen Umum b. Untuk melihat dokumen dapat memilih link View, di harapkan user memanfaat digitalisasi ini hanya untuk melihat dokumen pendukung untuk melengkapi data pegawai. Mohon tidak menggandakan, menyimpan dan menggunakan hasil digitalisasi data pegawai di luar kepentingan tersebut. 2.18 Riwayat Penilaian Angka Kredit (PAK) a. Pada riwayat penilaian angka kredit user hanya dapat melihat hasil penialai angka kredit yang telah dilakukan oleh Tim Penilai, untuk melihat dapat memilih link bergambar pensil 30 H A L A M A N
2.19 Riwayat Penilaian Prestasi Kerja a. Pada riwayat penilaian prestasi kerja user hanya dapat melihat hasil penialai prestasi kerja yang telah dilakukan oleh Pejabat Penilai yang terdiri dari Sasaran Kerja Pegawai, Penilaian Sasaran Kerja Pegawai, Penilaian Perilaku Kerja dan Buku Catatan Penilaian Perilaku Kerja, untuk melihat dapat memilih link bergambar pensil 2.20 Memasukkan Foto Pegawai a. Untuk memasukkan atau merubah foto pegawai dapat memilih link belum ada foto atau mengklik foto pegawai yang ingin dirubah b. Setelah foto diklik akan muncul form untuk mengupload foto seperti dibawah ini, lalu pilih button Pilih File, cari dimana file foto di letakkan setelah itu pilih button simpan 31 H A L A M A N