PERANCANGAN STRATEGI MITIGASI RESIKO SUPPLY CHAIN DI PT ATLAS COPCO NUSANTARA DENGAN METODA HOUSE OF RISK Retno Utari 1) dan Imam Baihaqi 2) 1) Program Studi Magiter Manajemen Teknologi Manajemen Proyek Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya, Indonesia Email: retnoutari810@gmail.com 2) Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya, Indonesia ABSTRAK PT Atlas Copco Nusantara, seperti perusahaan-perusahaan lainnya, mempunyai jaringan supply chain untuk mendatangkan barang-barang yang dibutuhkan. Saat ini supply chain dilakukan mengikuti praktek terbaik yang ada, termasuk dalam menanggulangi resiko yang mungkin terjadi berdasarkan pemikiran para praktisi. Hanya saja belum pernah ada suatu penelitian yang mengkategorikan urutan resiko tersebut dan strategi mitigasi resiko yang digunakan. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi, menganalisa dan memilih urutan resiko dan strategi mitigasi resiko supply chain yang terkait, dengan menggunakan metoda House of Risk, yang merupakan penggabungan dua buah metoda, yaitu Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang dimodifikasi dan mengadaptasi metoda House of Quality (HOQ). FMEA adalah model untuk mengkuantifikasi resiko sedangkan HOQ memprioritaskan agen resiko mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan menyeleksi tindakan yang paling efektif dalam rangka mengurangi potensial resiko yang diakibatkan oleh agen resiko yang dipriotaskan sebelumnya. Terminology supply chain operations reference (SCOR) untuk mendefinisikan dasar supply chain (SC) proses akan digunakan dalam tahap kuantifikasi. Inti dari supply chain proses akan dianalisa untuk mengidentifikasikan resiko yang mungkin terjadi dan akibat yang ditimbulkan. Agen resiko dan probabilitas yang terkait juga akan dianalisa. Agregat atau keseluruhan potensial resiko didefinisikan untuk setiap agen resiko sebagai tingkat dampak keparahan yang diakibatkan oleh agen resiko tersebut. Adapun aplikasi metoda ini akan dilakukan pada perusahaan PT Atlas Copco Nusantara, suatu perusahaan yang bergerak di bidang distributor penjualan compressors, construction and mining equipment, power tools and assembly system. Berdasarkan hasil analisis diperoleh 6 penyebab resiko utama. Sedangkan diperoleh7 tindakan mitigasi utama,yang diharapkan meminimalisir 6 penyebab resiko utama sebelumnya, yaitu: strategi stock di DC, pelaksanaan SOP, peramalan dan perencanaan kolaboratif, strategi integrasi lintas fungsional, strategi transshipment lateral di DC, multitasking untuk beberapa karyawan, strategi pengaturan ulang ruang warehouse. Kata kunci: Penyebab Resiko, Kejadian Resiko, Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain, HOR. B-19-1
PENDAHULUAN Semua perusahaan yang memiliki supply chain, baik sebagai supplier maupun sebagai pelanggan, baik yang beroperasi dalam wilayah Indonesia maupun di lingkungan global sedang menghadapi supply chain yang semakin kompleks dan maju. Perusahaan harus mulai waspada dan mau berubah dalam mengelola dan mengoperasikan supply chainnya agar dapat beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan. Disamping itu perusahaan perlu mengetahui faktor-faktor utama yang berpengaruh terhadap kelancaran supply chain dan resiko-resiko yang mungkin terjadi serta strategi mitigasi resiko apa yang dapat diterapkan untuk menanggulangi resiko-resiko yang terjadi. Agar penerapan strategi mitigasi resiko dapat membawa pengaruh yang lebih baik pada perusahaan, maka perusahaan perlu pula melakukan langkah-langkah implikasi manajerial. Beberapa implikasi manajerial akan diterangkan untuk mendapatkan gambaran agar perusahaan berhasil melakukan strategi mitigasi sesuai kondisi penyebab resiko yang terjadi saat itu. Seperti halnya PT Atlas Copco Nusantara (PTACN) yang berpusat di Jakarta, telah mengalami merger antara PT Atlas Copco dengan PT Fluidcon Jaya, yang kemudian berubah nama menjadi PT Atlas Copco Fluidcon. Seiring dengan waktu, nama PT Atlas Copco Fluidcon berubah menjadi PT Atlas Copco Nusantara pada tahun 2012. Dengan mergernya kedua perusahaan ini, masing-masing membawa produk yang dipasarkan dan tidak terlepas dari bagian supply chainnya yang bertugas mendatangkan barang untuk kebutuhan perusahaan. Beberapa hambatan dan resiko, baik dari supply chain hulu sampai hilir dapat terjadi, dimana bagian hulu berupa supplier, bagian hilir berupa penyimpanan barang dan pengiriman barang ke pengguna akhir, dengan ditengah-tengahnya adalah pelaksanaan pengurusan bea masuk barang-barang yang diimpor oleh perusahaan PTACN. Tidak terlepas adanya resiko-resiko yang dilalui oleh perjalanan barang menuju PTACN, dan juga perjalanan barang menuju lokasi-lokasi dimana PTACN beroperasi memberikan dukungan dan penjualan yang cukup dekat kepada perusahaan perusahaan pelanggannya di 12 lokasi di Indonesia termasuk Timika, Balikpapan, Bengalon, Satui, Sangatta, Adaro, Pekanbaru dan Sumbawa. METODA Tahapan Penelitian Salah satu metoda yang akan digunakan dalam tesis ini adalah House of Risk (HOR) yang didasarkan pada gagasan bahwa suatu manajemen supply chain yang proaktif harus berusaha untuk memfokuskan pada tindakan pencegahan, misalnya mengurangi probabilitas dari agen resiko yang terjadi. Mengurangi terjadinya agen resiko biasanya akan mengurangi beberapa dari kejadian resiko. Dalam hal ini, diperlukan identifikasi kejadian resiko dengan agen resiko yang terkait. B-19-2
Tahapan penelitian dilakukan seperti diagram alir dibawah ini: Gambar 1. Diagram Alir Penelitian HOR1 HOR1 meliputi langkah-langkah identifikasi resiko (penyebab dan kejadian resiko), penilaian dan evaluasi resiko. B-19-3
Tabel 1. HOR1 Sumber: Pujawan, 2009 Penilaian resiko bertujuan untuk menentukan agen-agen resiko yang perlu mendapat prioritas tindakan preventif, dan di rangking atau diurut berdasarkan besaran dari suatu nilai yang disebut Aggregate Risk Potential dari agen resiko, disingkat ARP. Formula ARP adalah sebagai berikut: Dimana: j Atau dapat diinterpretasikan seberapa besar kemungkinan agen resiko j dapat menyebabkan kejadian resiko i. HOR2 HOR2 merupakan penanganan resiko atau risk respond, yang bertujuan untuk melakukan pengurutan strategi mitigasi yang perlu dijalankan oleh perusahaan untuk meminimalisir penyebab atau sumber resiko yang terjadi. Formulanya adalah sebagai berikut: ETDk = TEk / Dk Dimana: ETDk = Rasio Efektivitas Total (Total Effectiveness) terhadap Tingkat Kesulitan (Difficulty) TEk = Efektifitas Total (Total Effectiveness) dari masing-masing tindakan mitigasi k Dk= Tingkat Kesulitan (difficulty) dalam melakukan aksi mitigasi B-19-4
Tabel 2. HOR2 Sumber: Pujawan, 2009 HASIL DAN PEMBAHASAN Menetapkan Konteks Tujuan dari penelitian ini adalah: - Mengindentifikasi kejadian resiko yang berpotensi timbul dalam proses bisnis supply chain PTACN. - Mengindentifikasi penyebab-penyebab yang mendorong timbulnya resiko yang terjadi di dalam proses bisnis PTACN. - Merancang strategi mitigasi yang tepat sebagai upaya meminimalkan atau menghilangngkan resiko yang kemungkinan terjadi di PTACN. - Memberikan contoh implikasi manajerial yang dapat diterapkan sebagai upaya pelaksanaan strategi mitigasi yang berhasil meminimalkan atau menghilangngkan resiko yang kemungkinan terjadi di PTACN. Dari kajian data yang diperoleh diperoleh informasi sebagai berikut: Tabel 3. Identifikasi Kejadian Resiko dan Tingkat Severity B-19-5
Sumber: Retno, 2014 B-19-6
Tabel 4. Identifikasi Penyebab Resiko dan Tingkat Probabilitas Sumber: Retno, 2014 Tabel 5. Identifikasi Tindakan Pencegahan Sumber: Retno, 2014 B-19-7
Tabel 6. Urutan Penyebab Resiko berdasarkan Nilai ARP Sumber: Retno, 2014 Tabel 7. Urutan Tindakan Pencegahan berdasarkan Nilai Rasio Efektifitas Total terhadap Tingkat Kesulitan (ETDk) B-19-8
Sumber: Retno, 2014 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Dalam penggunaan metoda House of Risk, hasil parameter-parameter yang diperoleh adalah: a. Kejadian resiko berjumlah 48 kejadian resiko. b. Penyebab resiko awal berjumlah 25 penyebab resiko. c. Perolehan nilai Aggregate Risk Potential (ARP) awal korelasi resiko kejadian dan penyebab resiko kemudian dilakukan Pareto Analysis, dan diperoleh 6 penyebab resiko utama yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. d. Tindakan pencegahan atau strategi mitigasi diperoleh sebanyak 17 tindakan pencegahan. e. Hasil korelasi 6 penyebab resiko utama dengan 17 tindakan pencegahan kemudian diperoleh rasio efektifitas total terhadap tingkat kesulitan dan setelah dilakukan Pareto Analysis diperoleh 7 tindakan pencegahan/strategi mitigasi utama. 2. Penggunaan metoda House of Risk terbukti sebagai solusi tepat untuk merancang strategi mitigasi terhadap penyebab resiko. Jumlah penyebab resiko yang paling utama harus diperhatikan ada 6 penyebab resiko dan 7 tindakan pencegahan/strategi mitigasi utama yang perlu dilakukan oleh perusahaan untuk meminimalisir penyebab resiko tersebut. 6 (enam) penyebab resiko adalah: - A1 : Peningkatan permintaan yang signifikan - A2 : Kekurangan dalam kapasitas supply - A4 : PR mendesak dari user - A7 : Ketergantungan pada satu supplier - A11 : Masalah custom clearance - A14 : Kedatangan kapal tidak tepat waktu Sedangkan 7 (tujuh) tindakan pencegahan/strategi mitigasi yang perlu dilakukan terlebih dahulu oleh perusahaan adalah: - PA3 : Strategik stock di DC - PA14 : Menggalakkan implementasi SOP - PA15 : Peramalan dan Perencanaan Kolaboratif di seluruh perusahaan - PA5 : Integrasi Lintas Fungsional yang lebih baik - PA4 : Lateral transshipment di DC - PA16 : Multi tasking untuk beberapa karyawan yang mampu - PA13 : Pengaturan ulang warehouse untuk memenuhi kondisi tertentu (contoh: Barang yang banyak dibutuhkan, barang yang sedikit dibutuhkan, dan lainnya) 3. Berbagai implikasi manajerial diterangkan berdasarkan 7 (tujuh) tindakan pencegahan/strategi mitigasi utama yang terjadi di perusahaan, yang bertujuan agar pelaksanaan tindakan pencegahan/strategi mitigasi dapat dilakukan dengan berhasil. B-19-9
Saran Berikut adalah beberapa saran yang ingin diajukan oleh peneliti, yaitu: 1. PTACN dapat membentuk sebuah tim dan mulai menerapkan Risk Management di perusahaan. 2. Dari informasi Risk Management di perusahaan, PTACN dapat melakukan monitoring terjadinya resiko dan mencari penyebab resiko, kemudian dilanjutkan dengan penetapan tindakan pencegahan/strategi mitigasi untuk menanggulangi resiko yang terjadi. 3. Membentuk suatu upaya Risk Management continous plan untuk dapat tetap mempertahankan pengendalian resiko di perusahaan DAFTAR PUSTAKA Christopher, M., Peck, H., (2004), "Building the Resilient Supply Chain", International Journal of Logistics Management, Vol. 15, No. 2, hal. 331-346 Hidaya, S. (2013), "Analisis dan Mitigasi Resiko Rantai Pasok pada PT Crayfish Softshell Indonesia", Skripsi, Sepuluh November Institute of Technology, Surabaya. Juttner, U., (2005). "Supply Chain Risk Management: Understanding the Business Requirements from a Practitioner Perspective", The International Journal of Logistics Management, Vol. 16, No. 1, hal. 120-141 Pujawan, I. N., Geraldin, L. H., (2009). "House of Risk: A Model for Proactive Supply Chain Risk Management", Business Process Management Journal, Vol. 15, No. 6, hal. 953-967 Pujawan, I. N., Geraldin, L. H., Dewi, D. S., (2007). "Manajemen Resiko dan Aksi Mitigasi untuk Menciptakan Rantai Pasok yang Robust", Jurnal Teknologi dan Rekayasa Teknik Sipil 'Torsi', Vol bulan Maret, hal. 53-64. Pujawan, I. N., (2010). Supply Chain Management, ed 2.,Penerbit Guna Widya, Surabaya Stephens, S., (2001), "A Supply Chain Operation Reference Model Version 5.0: A New Tool to Improve Supply Chain Efficiency and Achieve Best Practice, Information Systems Frontiers, Vol. 3, No. 4, hal. 471-476. Tang, C. S., (2005), "Perspective in Supply Chain Risk Management: A Review", International Journal Production Economics, Vol. 132, No. 2, hal. 451-488. Oktavia, C.W., (2014), "Analisis dan Mitigasi Resiko dengan Pendekatan Interpretive Structural Modeling (ISM), Analytical Network Process (ANP), dan House of Risk (HOR) pada Proses Pengadaan Barang dan Jasa di PT. Semen Indonesia (Persero) Tbk., Tesis, Sepuluh Nopember Institute of Technology, Surabaya. B-19-10