ANALISA PERENCANAAN DAN MANAJEMEN RISIKO PADA PROYEK PEMBANGUNAN PIPA GAS JUMPER PT. PETROKIMIA GRESIK

Transkripsi

1 Magister Manajemen Teknologi Manajemen Industri Tesis ANALISA PERENCANAAN DAN MANAJEMEN RISIKO PADA PROYEK PEMBANGUNAN PIPA GAS JUMPER PT. PETROKIMIA GRESIK Oleh : Jogi Krisdianto Nrm Pembimbing : Dr.Ir. Budi Santosa, MSc

2 Latar Belakang Gas alam merupakan bahan baku utama pabrik NH3, terjadi shortage akhir 2006 sehingga production rate hanya 85% dan kebutuhan solar tinggi. Proyek pembangunan pipa gas jumper dilakukan untuk mengembalikan pasokan gas alam PKG. Pelaksanaan proyek terlambat penyelesaiannya dan biaya membengkak, karena perencanaan kurang baik dan tidak mengantisipasi risiko proyek. Penting untuk dilakukan analisa perencanaan proyek serta penanganan risiko dalam proyek.

3 Latar Belakang Proyek direncanakan selama 9 bulan yang meliputi persiapan hingga comissioning test. Aktual penyelesaian menjadi 10 bulan dan pembengkakan biaya sekitar 20% dari yang dianggarkan. Beberapa hal yang menjadi penyebab yaitu perijinan, desain, metode yang digunakan, serta masalah sosial.

4 Perumusan Masalah Bagaimana melakukan analisis proyek pembangunan pipa gas yang meliputi : perencanaan, analisa biaya manfaat (cost benefit analysis), analisa risiko, pengawasan pelaksanaan proyek guna mendapatkan pelaksanaan proyek yang efisien, baik dari sisi waktu maupun biaya sehingga perpanjangan waktu pelaksanaan proyek bisa diminimalisasi.

5 Tujuan Penelitian Melakukan tinjauan terhadap perencanaan serta pengendalian proyek pembangunan pipa gas. Melakukan analisa kelayakan proyek pembangunan pipa gas melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis). Melakukan analisa risiko proyek. Mendapatkan informasi teknis guna menentukan strategi pelaksanaan proyek. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proyek. Usulan untuk menentukan strategi dalam rangka melaksanakan proyek pembangunan pipa gas berikutnya.

6 Manfaat Penelitian Mengetahui sistem perencanaan serta pengendalian dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas. Mengetahui kelayakan proyek melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis). Bisa memberikan informasi mengenai penjadwalan dan pelaksanaan suatu proyek secara efisien. Mendapatkan informasi tentang berbagai risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek pembangunan pipa gas dan cara penanggulangannya. Dapat menentukan langkah-langkah dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas. Ketersediaan bahan baku gas alam terpenuhi secepatnya, target produksi tercapai dan biaya produksi bisa diminimalisasi.

7 Ruang Lingkup Penelitian Batasan Penelitian meliputi perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek dilakukan selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas jumper PKG diameter 12 dari ORF Pertagas di Porong s/d pipa gas EJGP 28 di KM Jl. Tol Surabaya-Porong. Perhitungan cost benefit dilakukan terkait penggunaan bahan baku gas alam untuk operasional pabrik amoniak dan utilitasnya dan digunakan untuk membandingkan biaya pada saat persiapan dan realisasi hingga akhir proyek. Penentuan analisa risiko dilakukan pada hal-hal yang terkait selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas ini berlangsung. Evaluasi pelaksanaan proyek dilakukan setelah proyek pembangunan pipa gas jumper ini dinyatakan selesai.

8 Ruang Lingkup Penelitian Asumsi Selama penelitian tidak terdapat perubahan kebijaksanaan pelaksanaan proyek. Selama penelitian tidak terjadi perubahan peraturan dari instansi terkait yang dapat menyebabkan berubahnya atau berhentinya pelaksanaan proyek ini.

9 Metodologi Penelitian Mulai Identifikasi masalah Tujuan Penelitian Studi Literatur: a. Manajemen Proyek b. Analisa Biaya Manfaat c. Analisa Risiko Proyek Studi Lapangan: a. Persiapan proyek b. Perencanaan proyek c. Pelaksanaan proyek A

10 Metodologi Penelitian A Pengumpulan Data: Estimasi biaya proyek Penjadwalan proyek Data-data selama pelaksanaan proyek Data-data kebutuhan bahan bakar atau energi di pabrik Amoniak Urea Identifikasi risiko melalui brainstorming B

11 Metodologi Penelitian A Pengolahan Data: a Melakukan perhitungan kelayakan proyek melalui analisa biaya-manfaat dengan beberapa metode seperti NPV, Payback Period, ROI maupun IRR. b Penjadwalan proyek : Penyusunan work breakdown structure Pembuatan jadwal proyek Pembuatan network planning dan menentukan lintasan kritis. C

12 Metodologi Penelitian A c Menentukan tingkat risiko berdasarkan hasil analisa risiko proyek yang meliputi : Identifikasi risk event Identifikasi risk agent Penghitungan ARP Pengisian tabel HOR 1 dan menentukan risk agent yang berkontribusi besar. Identifikasi proactive action Penghitungan dalam tabel HOR 2 Penentuan peringkat prioritas proactive action untuk proses penanganan risiko. Analisis dan interpretasi Kesimpulan dan saran Selesai

13 ANALISA HASIL & PEMBAHASAN

14 Analisa Biaya Manfaat Analisa terhadap estimasi biaya dan realisasi biaya. Pengoperasian pipa hanya 3 tahun. Biaya (Cost) Estimasi biaya Rp ,00 Realisasi biaya Rp ,00 Biaya pengoperasian Rp ,00

15 Analisa Biaya Manfaat Manfaat (Benefit) Tangible benefit Rp ,00 Intangible benefit Rp ,00

16 Analisa Biaya Manfaat NPV (Net Present Value) Estimasi biaya ~ positif (Rp. 818,9 M) Realisasi biaya ~ positif (Rp. 812,7 M) (suku bunga 14%) Payback Period Estimasi biaya ~ 31,806 hari Realisasi biaya ~ 38,316 hari

17 Analisa Biaya Manfaat ROI (Return on Invesment) Estimasi biaya ~ > 0 (120,70 %) Realisasi biaya ~ > 0 (119,18 %) IRR (Internal Rate of Return) Estimasi biaya ~ > 0 (1173,84 %) Realisasi biaya ~ > 0 (974,21 %)

18 Persiapan Proyek Tahapan persiapan proyek meliputi : Engineering procurement, Perijinan dari berbagai instansi terkait, Sosialisasi ke warga desa sekitar, Pelaksanaan pengadaan material, Pengadaan jasa konstruksi hingga penentuan pemenang. Pelaksanaan konstruksi proyek meliputi : Mobilisasi peralatan dan material, Pelaksanaan instalasi pipa, Pengujian-pengujian, Commisioning test

19 Perencanaan Proyek Proyek direncanakan 9 bulan : Persiapan : 6 bulan Konstruksi : 3 bulan Pelaksanaan proyek 01 Pebruari s/d 1 Oktober Pendefinisian pekerjaan ~ dibuat work breakdown structure (WBS). Penjadwalan dengan gantt chart.

20 Work Breakdown Structure (WBS) Proyek Pembangunan Pipa Gas Jumper PKG Engineering Perijinan Ditjen Migas Perijinan Dinas Pengairan Perijinan PT Pertagas Perijinan Pemkab Sidoarjo Sosialisasi proyek Instalasi pipa Mekanik Sipil Sosialisasi ke warga desa Penyerahan CSR Gambar desain Estimasi biaya bid mekanikal Rapat teknis & presentasi Rapat teknis Rapat teknis & presentasi Pengadaan pipa dan aksesoris Pengadaan Jasa Penggalian sungai Gambar desain Estimasi biaya bid. sipil Peninjauan lapangan Peninjauan lapangan Peninjauan lapangan Pengurusan Dinas Perijinan Presentasi & sosialisasi proyek ke pemkab ]Penggelaran pipa Hydrostatic test Pigging&cleaning Proses tender Fabrikasi pipa Pengiriman pipa Proses tender Kick of meeting Purging N2 Proses Gas in Kualifikasi jurulas & WPS PQR Penyiapan sample uji Pengujian Sertifikasi & Kualifikasi Hot tapping Pengelasan Uji radiografi Pemasangan isolasi Holiday test Penanaman pipa Pemasangan cover beton Perijinan Ditjen Migas Pengelasan Proses Hot Tapping Beveling Fit up joint Pengelasan

21 Daftar Kegiatan Proyek No. Jenis Kegiatan Kode Kegiatan Waktu Kegiatan Sebelumnya (hari) 1 Engineering A 40 2 Perijinan Ditjen Migas B A 35 3 Perijinan Dinas Pengairan C A 20 4 Perijinan Pemkab Sidoarjo D C 20 5 Perijinan PT. Pertagas E B 20 6 Pengadaan pipa dan aksesoris F A Pengadaan jasa konstruksi G B 32 8 Sosialisasi proyek H B 18 9 Kualifikasi Juru las dan WPS PQR I H Penggelaran pipa J F,G 25

22 Daftar Kegiatan Proyek No. Jenis Kegiatan Kode Kegiatan Waktu Kegiatan Sebelumnya (hari) 11 Penggalian tanah dasar sungai K F Instalasi pipa L D,E,H,I,J Hot tapping M L Uji hidrostatik N M 3 15 Pigging dan cleaning O N 3 16 Purging N2 P O 3 17 Proses gas in Q P 1

23 Jadwal Proyek

24 Network Planning Lintasan kritis proyek meliputi : Engineering - Pengadaan pipa dan aksesoris - Penggelaran pipa - Instalasi pipa - Hot tapping - Hydrostatic test - Pigging dan cleaning - Purging N2 - Proses gas-in.

25 ANALISA RISIKO PROYEK

26 Identifikasi Risiko Proyek 1. Risiko dari sisi internal : a. Perusahaan (PT. Petrokimia Gresik) Pembayaran kontraktor Penentuan jadwal proyek Desain konstruksi Kontrak proyek b. Rancang bangun Desain konstruksi c. Kontraktor Pelaksanaan konstruksi Kinerja Personil Kontrak kerja d. SDM Pengawas Pengawasan proyek Jumlah tenaga pengawas e. Rekanan (Supplier) Pengiriman barang Kualitas barang

27 Identifikasi Risiko Proyek 2. Risiko dari sisi eksternal : a. Perijinan Instansi Pemerintah Perijinan Ditjen Migas Perijinan Dinas Pengairan Perijinan Pemkab Sidoarjo b. Perijinan Instansi Swasta Perijinan PT. Pertagas c. Sosialisasi proyek Sosialisasi ke warga desa d. Faktor ekonomi Fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar US Pasokan material e. Kondisi alam Perubahan cuaca Kondisi area penanaman pipa

28 Risk Breakdown Structure (RBS) Resiko Proyek Resiko Internal Resiko Eksternal Manajemen Perusahaan Rancang Bangun Kontraktor SDM Rekanan Pengawas (Supplier) Instansi Pemerintah Instansi Swasta Sosialisasi Proyek Faktor Ekonomi Kondisi Alam Pembayaran kontraktor Penentuan Jadwal proyek Desain konstruksi Kontrak proyek Desain konstruksi Pelaksanaan konstruksi Kinerja Personil Kontrak kerja Pengawasan proyek Jumlah tenaga pengawas Pengiriman barang Kualitas barang Perijinan Ditjen Migas Perijinan Dinas Pengairan Perijinan Pemkab Sidoarjo Perijinan PT Pertagas Sosialisasi ke warga desa Fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar US Pasokan material Perubahan cuaca

29 Metode House Of Risk (HOR) Identifikasi Risk Event ~ Severity & Code Identifikasi Risk Agent ~ Occurrence & Code Perhitungan dalam Tabel HOR 1 Identifikasi Proactive Action Perhitungan dalam Tabel HOR 2 Penentuan peringkat Proactive Action

30 Data Risk Event Major Sources Manajemen Perusahaan Sub Sources Risk Event Severity Pembayaran kontraktor Penentuan jadwalproyek Keterlambatan pembayaran kontraktor Code 2 E1 Jadwal proyek dipercepat 4 E2 Desain konstruksi Perubahan desain konstruksi 3 E3 Kontrak proyek Pelanggaran kontrak kerja 2 E4 SDM Pengawas Pengawasan proyek Jumlah tenaga Pengawas proyek Terjadi keterlambatan inspeksi 3 E31 Tahapan pekerjaan terhenti 3 E32

31 Data Risk Agent Code Risk Agent Occurrence A1 Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR 5 A2 Kewenangan Kepala Proyek terbatas 4 A3 Faktor perubahan musim 3 A28 Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam A29 Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan 6 A30 Pengawasan pekerjaan proyek kurang 5 5

32 Perhitungan Tabel HOR 1 Penentuan nilai korelasi antara risk agent dan risk event, dimana diberikan nilai 0, 1, 3, 9. memasukkan nilai-nilai tersebut dalam tabel HOR 1, Perhitungan aggregate risk potential (ARP) : ARPj = Oj Si Rij i

33 Tabel HOR 1 ARP Risk Agent Peringkat Risk Agent

34 Penentuan peringkat Risk Agent PARETO DIAGRAM OF ARP OF RISK AGENT % % 80.00% 60.00% 40.00% 20.00% ARPj Cum ARPj 0 A24 A6A19 A20 A29 A11 A18A1 A14 A10 A13 A16A26 A28 A30A9 RISK AGENT A18 A5 A12 A15 A21A4 A25 A3A27 A2 A23 A17A22 A7 0.00% Berdasarkan diagram pareto dapat ditentukan risk agent yang berkontribusi terhadap 75% total ARP.

35 Penentuan peringkat Risk Agent Urutan 18 besar nilai ARP risk agent yaitu : 1. Adanya LSM yang menentang dan memprovokasi warga ARP = Keterlambatan surat permohonan perijinan dari manajemen ARP = Desain konstruksi tidak memenuhi standar ARP = Metode dan teknik pengerjaan tidak sesuai ARP = Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan ARP = Perbedaan acuan standar/ code yang digunakan ARP = Kelengkapan persyaratan perijinan kurang ARP = Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR ARP = Kontraktor atau sub kontraktor rugi ARP = Penundaan jadwal rapat, diskusi teknik dan studi lapangan ARP = Keterbatasan informasi teknik pembangunan pipa gas ARP = Spesifikasi barang atau material tidak memenuhi standar ARP = Biaya sewa peralatan bantu (alat berat) terlalu mahal ARP = Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam ARP= Pengawasan pekerjaan proyek kurang ARP = Kesalahan evaluasi kontraktor ARP = Perubahan rencana produksi ARP = Terjadi fluktuasi nilai tukar uang ARP = 240

36 Identifikasi Proactive Action Berdasarkan hasil identifikasi, diperoleh beberapa tindakan Preventif atau proactive action yang harus dilakukan sbb : 1. Melakukan diskusi teknis dan rapat koordinasi dengan pihak instansi terkait secara intensif (PA 1). 2. Membentuk beberapa tim kecil yang bertugas mengurus perijinan di masing-masing instansi terkait, sehingga proses perijinan bisa berjalan paralel (PA 2). 3. Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa (PA 3). 4. Melakukan studi banding tentang pembangunan pipa gas (PA 4). 5. Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas (PA 5). 6. dan seterusnya, hingga 16. Strategi pemenuhan produk pupuk (PA 16).

37 Perhitungan Tabel HOR 2 Perhitungan pertama adalah total effectiveness of proactive k (TEk), TEk = ARPjEjk i k Tahap berikutnya merupakan perhitungan total effectiveness to difficulty ratio, TEk ETDk = Dk

38 Tabel HOR 2 TEk ETDk Dk Peringkat Proactive Action

39 Hasil Analisa HOR 2 Berdasarkan analisa dan perhitungan dalam HOR2 diperoleh hasil peringkat sebagai berikut : PA 9 dengan nilai ETDk = 4016,25 Melibatkan tenaga ahli pembangunan pipa gas PA 3 dengan nilai ETDk = 3678,75 Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa. PA 5 dengan nilai ETDk = 3686 Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas. dan seterusnya

40 Prioritas Proactive Action Prioritas utama adalah melibatkan tenaga ahli pembangunan pipa gas. Tindakan ini bisa meminimalisir : Kesalahan penggunaan standar/ code Kesalahan metode pelaksanaan Kesalahan desain konstruksi

41 Prioritas Proactive Action Prioritas kedua adalah pendekatan persuasif terhadap tokoh LSM dan tokoh masyarakat. Tindakan ini bisa meminimalisir : Kegiatan demonstrasi Terhentinya konstruksi proyek

42 Kesimpulan Analisa biaya manfaat sangat membantu dalam uji kelayakan proyek. Hasil analisa biaya manfaat menunjukkan bahwa proyek sangat menguntungkan meskipun hanya beroperasi 3 tahun. WBS bisa memberikan detail pekerjaan proyek sehingga penjadwalan bisa dibuat dengan baik. Dari Network planning bisa diketahui beberapa pekerjaan yang menjadi lintasan kritis proyek. Metode House of Risk (HOR) sangat membantu dalam penanganan risiko proyek, dimana dengan melakukan tindakan preventif (proactive action) bisa meminimalisir peluang terjadinya risk agent sehingga terjadinya risiko bisa dihindari. Hasil analisa HOR diperoleh prioritas proactive action yang harus dilakukan sesuai dengan risiko yang sudah diidentifikasi.

43 Saran Analisa biaya manfaat dengan metode NPV,Payback period,roi dan IRR sangat baik digunakan dalam uji kelayakan proyek, dengan perhitungan secara akurat terutama dalam penentuan intangible benefit. Implementasi House of Risk (HOR) bisa lebih efektif lagi bila dalam penentuan risk event, risk agent dan proactive action melibatkan tenaga ahli sesuai bidang proyek maupun pejabat yang berkompeten dalam perusahaan. Langkah-langkah dalam penelitian ini bisa diimplementasikan untuk proyek-proyek yang sejenis agar pelaksanaan proyek bisa berjalan sesuai dengan rencana.

44