BUDAYA KERJA ORGANISASI PEMERINTAH Oleh : Dr. Ir. ALI HANAFIAH MUHI, MP
What is Organization? ORGANISASI adalah suatu kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai tujuan bersama (Stephen P. Robbins, 1994). Dikoordinasikan secara sadar, di sini mengandung pengertian manajemen, merupakan salah satu fungsi manajemen. Kesatuan sosial, berarti bahwa organisasi terdiri dari orang-orang/ sekelompok orang yang berinteraksi satu sama lain. Pola interaksi tidak begitu saja timbul melainkan telah dipikirkan, dengan demikian pola interaksi harus diseimbang dan diselaraskan untuk meminimalkan keberagaman dan keberlebihan (redundancy) dengan tetap memastikan bahwa tugas-tugas dilaksanakan dan diselesaikan. Batasan yang relatif dapat diidentifikasi, karena batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu. Maka batasan yang nyata harus ada agar kita dapat membedakan antara anggota dan bukan angggota. Batasan cenderung dicapai melalui perjanjian yang eksplisit maupun implisit antara para anggota dengan organisasi.
Bekerja atas dasar yang terus menerus, Orang-orang dalam sebuah organisasi mempunyai ikatan yang relative terus-menerus (bukan berarti seumur hidup). Dimana organisasi menghadapi perubahan yang konstan didalam keanggotaannya. Selama menjadi anggota, mereka berpartisipasi secara relatif teratur. Biasanya mereka memperoleh imbalan/penghargaan dari organisasi. Mencapai tujuan tertentu, Dimana tujuan tersebut adalah tujuan organisasi yang biasanya tidak dapat dicapai oleh individu yang bekerja sendiri, tujuan dicapai dengan usaha kelompok secara bersama. Adanya pola interaksi antar anggota kelompok secara formal. Perlu adanya struktur organisasi yang menetapkan siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi serta pola interaksi. Sebuah struktur organisasi mempunyai komponen : kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.
Kompleksitas, Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi, termasuk di dalammnya spesialisasi, tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan hierarki organisasi, serta sejauhmana unit-unit organisasi tersebar secara geografis. Formalisasi, Sejauhmana organisasi menyandarkan diri pada peraturan/prosedur untuk mengatur perilaku para anggotanya, dan sejauh mana pekerjaaan dalam organisasi itu distandardisasikan. Sentralisasi, Mempertimbangkan dimana letak pusat pengambilan keputusan/dimana pengambilan keputusan disentralisasikan. Dimana memperhatikan penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan dalam organisasi. Tidak ada kesangsian bahwa wewenang formal merujuk pada hak-hak formal yang melekat pada posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah tsb dipatuhi, sentralisai pengambilan keputusan mencakup mereka yang mempunyai kekuasaan/kewenangan formal.
ORGANISASI PEMERINTAHAN Organisasi yang menyelenggarakan aktivitas dalam rangka pememenuhan kebutuhan masyarakat, lebih berorientasi utk mencapai tujuan sosial-politis yang lebih besar (non-profit oriented) daripada tujuan ekonomis (profit oriented). Dikenal dengan sebutan Instansi Pemerintah (Milik Negara). Artinya, aktivitas (kerja) yang dilakukan oleh instansi pemerintah (milik negara) tidak didasarkan oleh pertimbangan untuk memperoleh keuntungan semata, melainkan lebih banyak berdasarkan pada pertimbangan untuk mewujudkan keadilan sosial bagi masyarakat.
ORGANISASI PEMERINTAHAN Cirinya : a. Asumsinya bahwa pengguna layanan lebih dilihat posisinya sebagai warga negara daripada hanya dilihat sebagai pengguna layanan semata. b. Hubungan antara pemberi layanan dan masyarakat tidak semata dilihat sebagai hubungan antara penjual dan konsumennya. c. Hubungan antara pemberi layanan dan konsumen dapat dilihat sebagai hubungan yang bersifat resiprokal antara penarik pajak (pemerintah) dan pembayar pajak (warga negara). d. Hubungan tersebut tidak sebatas resiprokal pajak, akan tetapi lebih merupakan komitmen bersama. e. Hubungan pemerintah dan warga negara yang dilayani memiliki landasan fundamental yang ditandai oleh adanya komitmen bersama antara pemerintah dan rakyat untuk membangun suatu negara.
PERSPEKTIF ORGANISASI BIROKRATIS 7 KONSEP BIROKRASI 1. BIROKRASI SEBAGAI ORGANISASI RASIONAL Suatu mekanisme sosial yang memaksimumkan efisiensi dan administrasi, serta memiliki bentuk organisasi yang khas. 2. BIROKRASI SEBAGAI INEFISIENSI ORGANISASI Susunan manifestasi kelembagaan yang cenderung ke arah infleksibilitas dan depersonalisasi (intropersi atau ketertutupan, terlalu menekankan pada umur atau senioritas). 3. BIROKRASI SEBAGAI KEKUASAAN YANG DIJALANKAN OLEH PEJABAT Suatu sistem kontrol pemerintahan yang sepenuhnya berada di tangan pejabat dengan kewenangannya.
PERSPEKTIF ORGANISASI BIROKRATIS 4. BIROKRASI SEBAGAI ADMINISTRASI NEGARA Suatu kelompok manusia yang menjalankan fungsi tertentu yang dianggap penting oleh suatu masyarakat (negara). 5. BIROKRASI SEBAGAI ADMINISTRASI YANG DIJALANKAN OLEH PEJABAT Sistem administrasi modern memiliki ciri umum, yaitu susunan pegawai yang terdiri dari pejabat (jabatan dan hierarkhi), otoritas, diiringi dengan pembagian dalam departemen-departemen dan menitikberatkan pada pencatatan-pencatatan (sistem pelaporan). 6. BIROKRASI SEBAGAI SUATU ORGANISASI Sebagai unit sosial (unity), memiliki spesialisasi, hierarkhi, otoritas, status, rasionalitas, efisiensi, aturan, pembagian kerja, dan juga pemilihan berdasarkan kompetensi. 7. BIROKRASI SEBAGAI MASYARAKAT MODERN Kerangka pengaturan birokrasi yang merefleksikan struktur sosial yang lebih luas. Sebagai keadaan tunduknya masyarakat pada pengaruh, sikap, dan nilai-nilai dari para birokrat.
Memahami BUDAYA ORGANISASI BUDAYA ORGANISASI adalah nilai dan keyakinan bersama yang mendasari identitas organisasi. BUDAYA KERJA ORGANISASI adalah suatu wujud anggapan yang dimiliki, diterima secara implisit oleh kelompok dan bagaimana kelompok tersebut rasakan, pikirkan, bereaksi dan berperilaku terhadap lingkungannya yang beraneka ragam.
DIMENSI BUDAYA KERJA ORGANISASI 1. Inovasi dan Pengambilan Resiko; Sejauhmana karyawan didorong untuk berinovasi dan berani mengambil resiko. 2. Perhatian ke Hal yang Rinci; Sejauhmana para karyawan diharapkan mau memperlihatkan kecermatan, analisis dan perhatian yang rinci dan detail. 3. Orientasi Hasil; Sejauhmana manajemen fokus pada hasil. 4. Orientasi Orang; Sejauhmana keputusan/kebijakan manajemen memperhitungkan efeknya terhadap orang-orang dalam organisasi.
DIMENSI BUDAYA KERJA ORGANISASI 5. Orientasi Tim; Sejauhmana kegiatan kerja diorganisasi-kan dalam tim-tim kerja bukan individual. 6. Keagresifan; Sejauhmana orang-orang dalam organisasi itu agresif dan kompetitif, dan bukan bersantai. 7. Kemantapan; Sejauhmana kegiatan organisasi menekankan dipertahankannya status quo sebagai lawan dari perubahan dan inovasi.
ADA 3 FENOMENA BUDAYA KERJA ORGANISASI 1. Budaya kerja organisasi diberikan/ditularkan kepada karyawan (baru) melalui sosialisasi; 2. Budaya kerja organisasi mempengaruhi perilaku karyawan di tempat kerjanya; 3. Budaya kerja organisasi berlaku dalam 2 (dua) wujud, yaitu : (1). Budaya diwakili benda-benda khusus (terlihat), yang merupakan perwujudan fisik budaya organisasi. Seperti akronim, gaya berbusana (uniform), penghargaan, mitos dan cerita mengenai organisasi, upacara, ritual, perilaku yang ditunjukkan oleh para individu anggota, dekorasi dsb. (2). Budaya merefleksikan nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki oleh para anggota organisasi (tidak terlihat), dimana nilai-nilai ini cenderung berlangsung dalam waktu yang lebih lama dan lebih tahan terhadap perubahan. Seperti keyakinan pelayanan berkualitas tinggi. Para karyawan dapat memberikan pelayanan berkualitas tinggi karena pengalamannya saat berinteraksi dengan para pelanggan atau konsumen. ///// jujur, baik, dan sebagainya.
KARAKTERISTIK PENTING BUDAYA KERJA 1. ATURAN-ATURAN PERILAKU yaitu : bahasa, terminologi, dan ritual yang biasa dipergunakan oleh para anggota suatu organisasi. 2. NORMA yaitu : standar perilaku yang meliputi petunjuk bagaimana melakukan sesuatu. Norma agama, norma sosial, norma susila, norma adat dan sebagainya. 3. NILAI-NILAI DOMINAN yaitu : nilai utama yang diharapkan dari organisasi untuk dilakukan oleh para anggota. Misalnya : produk berkualitas tinggi, layanan berkualitas tinggi, tingkat absensi rendah, produktivitas tinggi, disiplin kerja, efisiensi, high performance work system.
KARAKTERISTIK PENTING BUDAYA KERJA 4. FILOSOFI yaitu : kebijakan yang dipercaya/diyakini organisasi mengenai halhal yang disukai para karyawan dan pelanggan. Seperti : Konsumen adalah Raja Kepuasan Anda adalah Harapan Kami dll. 5. PERATURAN-PERATURAN yaitu : aturan yang tegas dari organisasi. Semua pegawai harus mempelajari dan mentaatinyanya agar keberadaannya dapat diterima di dalam organisasi. 6. IKLIM ORGANISASI yaitu : keseluruhan perasaan yang meliputi hal-hal yang bersifat fisik. Bagaimana para anggota berinteraksi, dan Bagaimana para anggota mengendalikan diri dalam berhubungan dengan sesama anggota, pihak pelanggan dan pihak luar organisasi.
ADA 3 TINGKATAN ELEMEN BUDAYA KERJA ELEMEN BUDAYA KERJA 1. ARTIFACTS yaitu : Sesuatu yang dimodifikasi oleh manusia untuk tujuan tertentu. Hal-hal yang dapat dilihat, didengar, dirasakan. Seperti struktur, proses, cerita-cerita, mitos, ritual, upacara seremoni, pahlawanpahlawan, dan simbol-simbol organisasi dan memiliki dampak yang langsung dapat ditangkap secara emosional. 2. BELIEFS, VALUES, DAN ATTITUDE yaitu : Kepercayaan, Nilai dan Perilaku. Ini baru dapat diketahui jika kita sudah memasuki dan menyelami organisasi serta tinggal atau berada lebih lama dalam organisasi tersebut. Biasanya menjadi acuan bagi tiap langkah yang dilakukan oleh para anggota organisasi. Seperti strategi, tujuan, filosofi dasar, nilai, kepercayaan, moral, etika. 3. BASIC ASSUMPTION yaitu : Asumsi asumsi dasar yang diyakini bersama. Asumsi-asumsi ini baru dapat ditemui jika kita menelusuri sejarah organisasi tersebut. Hal-hal yang dianggap normal/kebiasaan/sudah diterima dan penting dalam membawa kesuksesan organisasi. Ada 5 (lima) dimensi Basic Assumption.
ELEMEN BUDAYA KERJA ARTIFACTS BELIEFS, VALUES, ATTITUDE BASIC ASSUMPTION Gambar : ELEMEN-ELEMEN DASAR BUDAYA KERJA ORGANISASI
ADA 5 (LIMA) DIMENSI TERKAIT BASIC ASSUMPTION 1. Humanity s Relationship To Its Environment yaitu : Hubungan dengan Lingkungannya. Organisasi merubah lingkungan, atau lingkungan yang akan merubah organisasi. 2. The Nature of Reality and Truth yaitu : Cara pandang terhadap kebenaran. Ada organisasi memandang dogma murni berdasarkan tradisi/kebijaksanaan yang ditunjukkan para pemimpin. Ada organisasi yang menganggap dlm memecahkan masalah perlu proses rasional berdasarkan peraturan dan prosedur lainnya. Ada organisasi yang menganggap jika sesuatu bekerja, maka itulah kepercayaan. 3. The Nature of Human Nature yaitu : Konsep tipe manusia, terdiri dari 2 (dua) kelompok. Manusia tipe X, cenderung bersifat pemalas (kurang memiliki motivasi diri). Manusia tipe Y, biasanya memiliki motivasi diri yang tinggi.
ADA 5 (LIMA) DIMENSI TERKAIT BASIC ASSUMPTION 4. The Nature of Human Activity yaitu : Prinsip manusia terhadap tugas. Ada orang yang mampu menyelesaikan tugas yang dibebankan dengan menjadi orang yang practive achievers. Ada orang yang mementingkan untuk menyelaraskan/menjaga hubungan baik dengan orang lain. Ada yang berpegang pada norma kekeluargaan. 5. The Nature of Human Relationship yaitu : Bagaimana tiap orang berinteraksi satu sama lain dalam organisasi. Misalnya, ada organisasi yang menganggap kerja individu lebih penting daripada Team Work. Ada organisasi yang memandang pola Team Work lebih penting.
MODEL ETIKA BERPERILAKU DI TEMPAT KERJA PENGARUH BUDAYA Keluarga Pendidikan Agama Media Massa PENGARUHORGANISASI Kode Etik Budaya Organisasi Model Peran Tekanan untuk Mencapai Hasil yang Diharapkan Sistem Reward-Punishment Peran yang Diharapkan INDIVIDU Kepribadian Nilai Prinsip Moral Sejarah Hidup Gender Perilaku Etis Ekonomi Politik Hukum PENGARUH
BUDAYA KERJA TERKAIT DENGAN KINERJA 1. BUDAYA YANG KUAT (STRONG CULTURE) Budaya yang kuat diasosiasikan dengan kinerja yang unggul, karena pada strong culture hampir semua manajer memiliki seperangkat nilai dan metode yang konsisten dalam menjalankan aktivitas (kerja) organisasi. Karyawan mau tidak mau harus mengadopsi nilai-nilai tersebut secara cepat. Anggota organisasi yang melanggar nilai/norma-norma yang berlaku akan mendapat koreksi dari atasan, rekan sejawat atau bawahannya. 2. BUDAYA ADAPTIF Budaya yang dapat mengantisipasi dan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan. Mengembangkan pendekatan yang berorientasi keberanian mengambil resiko, kepercayaan (menumbuhkan sikap saling percaya), proaktif terhadap kehidupan organisasi, spirit, bersikap reseptif dan antisipatif terhadap perubahan serta inovatif. Budaya adaptif cenderung mendorong kinerja yang unggul.
PERBANDINGAN BUDAYA ADAPTIF DAN TIDAK ADAPTIF NILAI INTI PERILAKU UMUM BUDAYA ADAPTIF Manajemen : Memiliki kepedulian thd kepuasan pelanggan dan stakeholders Menghargai orang-orang dan proses yang dapat menciptakan dan mengantisipasi perubahan Manajemen : Memberikan perhatian lebih terhadap seluruh konstituennya, terutama pelanggan. Mengambil inisiatif perubahan pada saat diperlukan walaupun harus mengambil resiko. BUDAYA TDK ADAPTIF Manajemen : Hanya peduli pada dirinya sendiri, kelompok kerja terdekat, atau beberapa produk yang diasosiasikan dengan kelompoknya saja. Menghargai keteraturan dan menghindar resiko. Manajemen : Cenderung berfikir sempit, politis dan birokratis. Tidak mengubah strategi mereka dengan cepat guna mengambil manfaat dari perubahan lingkungan.