BAB V PENUTUP 5.1. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi MP3 CV Vyto Global Media belum memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. a. Adanya rangkap jabatan pada Finance Manager. b. Tidak adanya Departemen Internal Audit. c. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan dengan melibatkan Fungsi Penjualan, Fungsi Kas & Akuntansi, Fungsi Gudang, dan Fungsi Pengiriman. d. Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Akuntansi. e. Fungsi Kas tidak terpisah dari Fungsi Akuntansi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan belum memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan pendapatan. a. Permintaan pesanan barang diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan membuat Request Order. b. Persetujuan permintaan pemesanan barang diotorisasi oleh Finance Manager dengan membuat Alokasi Stock. c. Tidak ada otorisasi penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap Sudah Diserahkan pada Form Order dan Request Barang. 74
d. Order dari pembeli diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan membuat Faktur Penjualan Tunai. e. Tidak ada otorisasi penerimaan kas dengan membubuhkan cap Lunas pada Faktur Penjualan Tunai. f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. g. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. 3. Perusahaan telah melaksanakan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada setiap unit organisasi a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak pada Surat Jalan, Bon, dan Form Order & Retur Barang yang pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b. Adanya pemeriksaan rutin dan mendadak. c. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari kerja berikutnya. d. Perhitungan fisik barang dan saldo kas yang ada di tangan secara periodik dan mendadak dilakukan pemeriksaan tapi bukan oleh Bagian Pemeriksaan Internal. e. Adanya perputaran jabatan (job rotation) pada jabatan di Head Office. 75
4. Mutu karyawan MP3 CV Vyto Globa Media secara keseluruhan telah sesuai dengan tanggung jawbanya a. Seleksi calon karyawan pada MP3 CV Vyto Global Media berdasarkan persyaratan yang dianut oleh pekerjaannya. b. Melakukan evaluasi dan pengembangan karyawan secara rutin sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 5.2. SARAN 1. Membentuk Fungsi Personalia, Fungsi Produksi (Purchase Order, Penerimaan dan Pengiriman barang), serta Fungsi Akuntansi yang terpisah dari Finance Manager. Pemisahan fungsi ini dilakukan agar setiap fungsi dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan fungsinya sehingga karyawan dapat bekerja fokus dan menghasilkan kinerja yang maksimal bagi perusahaan. 2. Perusahaan sebaiknya merekrut pegawai baru khususnya di bidang keuangan dan akuntansi, sehingga pemisahan tugas dan tanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terkait pada sistem penjualan dan penerimaan kas dapat dilakukan. Dengan adanya perekrutan pegawai baru, diharapkan laporan atas informasi yang dibutuhkan General Manager dan Owner dapat dilakukan dengan tepat waktu, pengawasan atas seluruh prosedur penjualan dan penerimaan kas pun dapat dilakukan 3. Membentuk Departemen Internal Audit. Meskipun kegiatan pemeriksaan telah dilakukan oleh Finance Manager, hal tersebut tidak 76
mencakup seluruh fungsi yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya Departemen Internal Audit, dapat membantu dalam memeriksa dan menilai tugas-tugas yang dilakukan oleh setiap fungsi yang ada dalam perusahan. 4. Otorisasi penyerahan barang kepada Sales dengan membubuhkan tanda tangan Territory Manager, sebaiknya juga ditambahkan pembubuhan cap Sudah Diserahkan pada Form Order & Retur Barang sebagai bukti telah diserahkannya barang dari Admin kepada sales. 5. Membubuhkan cap Lunas pada faktur penjualan tunai (bon) sebagai bentuk otorisasi dari penerimaan kas oleh Fungsi Kas atau membuat dokumen pendukung lainnya seperti Pita Register Kas sebagai bukti Admin telah menerima kas dari transaksi penjualan. Bukti ini menjadi dokumen sumber yang sahih (valid) bagi Fungsi Akuntansi untuk mencatat adanya penerimaan kas. 6. MP3 CV Vyto Global Media sebaiknya melakukan pencatatan akuntansi ke dalam buku jurnal dan buku besar berdasarkan dokumen sumber atas transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi. Dengan melakukan penjurnalan, perusahaan dapat lebih mudah untuk menelusuri adanya kesalahan dalam pencatatan transaksi. 7. Perhitungan fisik barang dan saldo kas yang ada di tangan secara periodik dan mendadak sebaiknya dilakukan oleh Bagian Pemeriksaan Internal, tidak hanya dilakukan oleh Admin bersama dengan Sales Executive untuk meminimalkan selisih stok maupun selisih setoran. 77
8. Membentuk Fungsi Personalia (Human Resource Department) yang terpisah dari divisi Finance yang melakukan pengembangan karyawan. Finance Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya, sehingga perusahaan sebaiknya memisahkan kedua fungsi ini. 9. Membuat prosedur perekrutan karyawan yang baku secara tertulis sebagai pedoman Fungsi Personalia untuk melakukan perekrutan. 78