BAB VI PENGENDALIAN PROYEK 6.1 Uraian Umum Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangatlah kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksanaan proyek harus diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacammacam unsur dan komponen pendukung. Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan cukup penting adalah organisasi proyek. Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat pengorganisasian yang baik. 6.2 Pengendalian Proyek Pengendalian proyek merupakan suatu kegiatan pengawasan (monitoring) suatu proyek agar proyek tersebut dapat berjalan dengan lancar dan didapatkan hasil yang berkualitas serta sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Dalam rangka pengendalian dan pengawasan pekerjaan di lapangan diperlukan suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi secara tepat dan cepat. Umumnya pengendalian tersebut menggunakan media seperti jaringan kerja, master schedule, kurva S dan formulir disamping kontrak (spesifikasi teknis, gambar, dll). Media komunikasi tersebut bermanfaat untuk memastikan tentang kondisi kemajuan proyek, masalah yang terjadi, serta keputusan dan tindakan yang diambil oleh pihak yang berwenang. Pengendalian Proyek dilaksanakan secara umum dapat dikelompokan sebagai berikut : 1) Pengendalian Mutu 2) Pengendalian Waktu 3) Pengendalian Biaya VI - 1
6.2.1 Pengendalian Mutu Pada umumnya dalam sebuah proyek konstruksi mengenal beberapa aspek pengendalian mutu yang sering diterapkan, diantaranya adalah pengendalian mutu bahan dan pengendalian mutu peralatan. Tujuan dari pengendalian mutu adalah agar kualitas pekerjaan yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Pengendalian mutu dilakukan terhadap bahan/material struktur, peralatan kerja, pelaksanaan pekerjaan dan hasil pekerjaan. Hal-hal yang dilakukan dalam pengawasan kualitas atau mutu pekerjaan pondasi di proyek 45 Antasari antara lain adalah sebagai berikut: 1) Pengawasan langsung pekerjaan pondasi mulai dari pengeboran, pemasangan tulangan hingga pengecoran. Gambar 6.1 Pemasangan tulangan VI - 2
2) Pengukuran langsung kedalaman pondasi di lapangan menggunakan meteran saat proses pengeboran. Gambar 6.2 Pengukuran Langsung Kedalaman Pondasi 3) Melakukan uji slump untuk setiap readymix sebelum dilakukan pengecoran. Gambar 6.3 Uji Slump VI - 3
4) Melakukan pengujian pondasi di lapangan, seperti Axial Loading Test Gambar 6.4 Axial Loading Test 5) Melakukan uji tekan beton di laboratorium. 6) Melakukan uji lengkung statis dan uji tarik statis BjTS di laboratorium. Hasil pengawasan dan pengujian tersebut digunakan sebagai data dalam pembuatan laporan kemajuan proyek, serta hambatan yang timbul dalam suatu proyek. Dengan pengujian dan pengawasan tersebut, diharapkan akan terwujud sistem pengendalian proyek yang terpadu, sehingga akan didapatkan hasil yang sesuai dengan perencanaan. 6.2.2 Pengendalian Waktu Pada proyek 45 Antasari pengendalian waktu didasarkan pada master schedule pekerjaan. Keterlambatan pekerjaan pada suatu proyek akan berpengaruh pada anggaran pelaksanaan pekerjaan. Agar dapat berlangsung tepat waktu, master schedule disusun sebagai alat kontrol untuk mengukur tingkat prestasi pekerjaan dengan lamanya pelaksanaan. VI - 4
Dari master schedule dapat diketahui pekerjaan apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan kapan pekerjaan tersebut harus dimulai, sehingga keterlambatan pekerjaan sebisa mungkin dihindari. Manfaat dari master schedule adalah : a) Sebagai pedoman kerja bagi pelaksana maupun MK terutama menyangkut batasan-batasan untuk masing-masing pekerjaan. b) Sebagai alat koordinasi bagi pimpinan. c) Sebagai tolok ukur kemajuan pekerjaan yang dapat dipantau setiap saat. d) Sebagai evaluasi tahap akhir dari setiap kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan. Kontrol terhadap pelaksanaan pekerjaan adalah dengan membandingkan kurva S pelaksanaan dengan kurva S penawaran. Jika kurva S pelaksanaan berada diatas kurva S penawaran berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang ditargetkan. Sedangkan jika hasil kurva S pelaksanaan berada dibawah kurva S penawaran berarti pekerjaan mengalami keterlambatan. Waktu pelaksanaan Bored Pile adalah 330 hari kalender. Waktu pekerjaan per hari 24 jam (2 Shift). Untuk mengejar keterlambatan yang terjadi dalam proyek maka diambil langkah-langkah sebagai berikut: 1) Menambah jam kerja (lembur). 2) Penambahan jumlah tenaga kerja. 3) Evaluasi terhadap manajemen kontraktor khususnya mengenai pelaksanaan proyek. 4) Penyediaan bahan dipercepat. 6.2.3 Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dimaksudkan untuk mengetahui dan mengendalikan besarnya biaya yang telah dikeluarkan agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang sudah direncanakan. Besarnya biaya dapat dibandingkan dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) yang telah disusun. Dari pembandingan ini, dapat diketahui apabila terjadi pembengkakan VI - 5
biaya pada pekerjaan yang telah dilaksanakan, sehingga dapat dilakukan evaluasi biaya secepatnya. Pengendalian biaya biasanya dilakukan dengan membuat rekapitulasi biaya yang telah dikeluarkan. Setiap pembelian material, bagian logistik mencatat jumlah material yang dibeli dan besarnya biaya yang digunakan, sedangkan pengendalian biaya tenaga kerja dilakukan dengan memeriksa daftar absensi pekerja selama satu minggu dan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar gaji pekerja. Besar total biaya inilah yang akan selalu dikontrol dan dievaluasi sebagai pengendalian biaya. Selain itu total biaya yang telah dikeluarkan juga dapat digunakan untuk menyusun kurva S realisasi dan untuk memperkirakan prosentase pekerjaan proyek yang telah dicapai. Ada 5 faktor yang perlu diperhatikan dalam mengendalikan biaya proyek terutama dalam hal pelaksanaan proyek, yaitu: 1) Jenis kontrak yang dilaksanakan. 2) Mengetahui batasan prosentase pekerjaan tambah kurang yang diijinkan sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak. 3) Mengetahui cara perhitungan pembobotan masing-masing item pekerjaan. 4) Mengetahui cara mengukur atau menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan di lapangan dibandingkan dengan biaya pelaksanaan yang telah dikeluarkan (kurva S ). 5) Cash Flow Proyek (laporan keuangan yang menggambarkan arus kas masuk dan keluar selama proyek berjalan). 6.3 Kemajuan Pekerjaan Pengendalian teknis di lapangan dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan dan permasalahan di proyek melalui laporan kemajuan dan koordinasi proyek. Dalam setiap kemajuan proyek diperlukan adanya suatu laporan mengenai evaluasi kemajuan proyek dari awal hingga akhir pelaksanaan pekerjaan. Laporan ini berguna untuk mengetahui kemajuan pekerjaan proyek VI - 6
tersebut. Laporan kemajuan proyek 45 Antasari dibuat dalam bentuk laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. 6.3.1 Laporan Harian Laporan harian merupakan laporan mengenai seluruh pekerjaan dalam satu hari kerja meliputi pekerjaan fisik, catatan atau perintah- perintah yang disusun oleh pelaksana dengan persetujuan Manajemen Konstruksi (MK). Biasanya laporan harian dibuat pada akhir jam kerja. Dalam laporan harian memuat antara lain: 1) Jumlah tiang pondasi Bored Pile yang dikerjakan. 2) Kejadian penting yang terjadi pada hari tersebut (seperti kesepakatan tambah/kurang pekerjaan, perubahan desain, dan lain lain). 3) Keadaan cuaca di lokasi proyek. 4) Situasi dan kondisi yang menyebabkan pekerjaan ditunda atau dihentikan. 5) Material dan peralatan yang digunakan beserta jumlahnya. 6) Jumlah tenaga kerja, waktu jam kerja dan hal-hal spesifik lain yang terjadi di lapangan (lihat lampiran). 6.3.2 Laporan Mingguan Berisi laporan tentang kegiatan yang dilakukan selama satu minggu, meliputi catatan prestasi kerja dalam satu minggu, jumlah tenaga kerja, peralatan dan bahan yang digunakan. Gambaran mengenai laporan mingguan adalah sebagai berikut: 1) Kemajuan pelaksanaan pekerjaan Bored Pile sampai dengan minggu yang berlalu. 2) Jenis peralatan beserta jumlahnya, jumlah tenaga kerja dan material yang digunakan beserta volumenya. 3) Besar biaya proyek yang dikeluarkan selama satu minggu dan perencanaan biaya yang akan dikeluarkan minggu berikutnya. 4) Jumlah pemakaian dan pemasukan bahan. VI - 7
5) Catatan permasalahan yang ada selama satu minggu pelaksanaan. 6) Hambatan-hambatan yang timbul mengenai tenaga kerja, bahan dan peralatan serta cara menanganinya. 7) Catatan tentang ada tidaknya pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang dalam pelaksanaan proyek selama satu minggu. 8) Instruksi, informasi serta keputusan yang diperlukan untuk minggu berikutnya dari pihak pemberi tugas. 6.3.3 Laporan Bulanan Laporan bulanan dibuat dari hasil rekapitulasi laporan mingguan dan harus dibuat setiap bulan. Dalam laporan bulanan, berisi seluruh informasi kegiatan proyek dan evaluasi kemajuan pekerjaan terhadap rencana awal, baik pelaksanaan maupun kegiatan-kegiatan penunjangnya. Dalam laporan bulanan proyek 45 Antasari terdapat hal hal sebagai berikut: 1) Data umum proyek. 2) Master schedule pekerjaan. 3) Monthly progress report (prosentase pekerjaan selama satu bulan serta kemajuan proyek yang dicapai sampai saat laporan itu dibuat). 4) Nilai pekerjaan yang telah dilakukan selama satu bulan. 5) Catatan jenis pekerjaan selama satu bulan. 6) Permasalahan yang terjadi beserta pemecahannya. 7) Kondisi cuaca di proyek selama satu bulan lengkap. 8) Foto dokumentasi yang merupakan tolak ukur realisasi kemajuan pelaksanaan proyek kemajuan proyek. 9) Laporan bulanan ditandatangani oleh project manager sebagai bukti nilai pekerjaan yang telah dilakukan selama satu bulan, kemudian dari Manajemen Konstruksi (MK) diserahkan kepada owner. 6.3.4 Rapat Koordinasi Dalam pelaksanaan fisik suatu proyek masalah-masalah yang tidak terduga dan tidak dapat diatasi oleh satu pihak bisa saja terjadi, untuk itu organisasi VI - 8
proyek 45 Antasari perlu melakukan rapat koordinasi untuk memecahkan dan menyelesaikan masalah secara bersama. Rapat koordinasi dihadiri oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proyek 45 Antasari, antara lain PT. Prospek Duta Sukses (owner), PT. Geo Prima, Inc (MK), PTI Architects (Konsultan Arsitektur), PT. Gistama Intisemesta (Konsultan Struktur), PT. Mepro Indo Consultant (Konsultan ME), PT. WT Partnership (Konsultan QS). Dan PT. Indonesia Pondasi Raya (Kontraktor). Hasil dari rapat koordinasi disusun dalam sebuah laporan yang berisi informasi sebagai berikut: 1) Daftar hadir peserta rapat koordinasi. 2) Risalah rapat koordinasi yang menjelaskan seluruh perihal yang dibicarakan dalam rapat koordinasi. 3) Tanda tangan dari tiap-tiap peserta rapat koordinasi. VI - 9