INSTRUKSI KERJA IK Ketua Jurusan dalam Pengendalian Dokumen dan Rekaman Kode Dokumen : 0110208011 JURUSAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
INSTRUKSI KERJA Ketua Jurusan dalam Pengembangan Kurikulum Jurusan Ilmu Komunikasi Kode Dokumen : 01102 08011 Revisi : 0 Tanggal : 1 Juni 2011 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan ttd Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si Disetujui oleh : Ketua Jurusan ttd Drs. M. Shobaruddin, MA.
KATA PENGANTAR Dokumen Instruksi Kerja Jurusan Ilmu Komunikasi memberikan penjelasan yang lebih mendetail dari Manual Prosedur yang telah disusun mengenai Ketu Jurusan di dalam proses pengendalian dokumen dan rekaman. Diharapkan dengan Instruksi Kerja ini, akan didapatkan kejelasan mengenai deskripsi tugas Ketua Jurusan dan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar di Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya, khususnya dalam pengendalian dokumen dan rekaman. Dokumen Instruksi Kerja ini disusun untuk kelengkaan dari manual prosedur pengendalian dokumen dan rekaman. Harapan kami, dokumen ini bisa memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan di Jurusan, Fakultas maupun Universitas. Malang, 1 Juni 2011 Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi Drs. M. Shobaruddin, MA NIP 19590219 1986011001
TIM UNIT JAMINAN MUTU JURUSAN ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Penanggung Jawab : Drs. M. Shobaruddin, MA Manager Representative :Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si Ketua : Diyah Ayu Amalia Avina, SE, M.Si Sekretaris : Dyan Rahmiati, S.Sos, M.Si Bendahara : Nanik Puji Rahayu, SE Anggota : Maya Diah Nirwana, S.S M.Si Galuh Ayu Savitri, S.I.Kom Azizun Kurnia Illahi, S.I.Kom Anggota Unsur Mahasiswa : Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi Sekretaris Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi
DAFTAR ISI Kata pengantar... 1 Tim UJM... 2 Daftar Isi... 3 Instruksi Kerja... 4
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Instruksi Kerja Ketua Jurusan dalam Pengendaian Dokumen dan Rekaman NO. DOKUMEN 01102 08011 NO. REVISI HALAMAN 0 4 UNIT JAMINAN MUTU TANGGAL TERBIT DITETAPKAN OLEH KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI 1 Juni 2011 Drs. M. Shobaruddin, MA 1 Tujuan Menjelaskan tentang prosedur pengendalian dokumen dan rekaman di lingkungan Jurusan Ilmu Komunikasi agar tercipta sistem manajemen dokumen yang teratur 2 Referensi 1. Manual Mutu UB 2. Dokumen Mutu UB
3. Renstra Jurusan Ilmu Komunikasi 3 Dokumen Lembar Penilaian dokumen dan rekaman MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 4 Pihak yang terkait Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Bidang Akademik Jurusan Dosen 5 Definisi 1. Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan / diganti dengan yang baru dan dokumen lama akan ditarik dari peredaran 2. Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik kembali 3. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk jurusan / program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu
4. Dokumen Internal adalah dokumen SMM yang dibuat dan dipelihara untuk penerapan SMM di Jurusan Sosiologi UB 5. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang terkait dengan SMM dan berasal dari pihak eksternal Jurusan Komunikasi UB seperti Akreditasi BAN PT, WCU, dan ISO 6. Koordinator Bidang di Jurusan Komunikasi adalah bidang-bidang kerja yang ada di Jurusan Komunikasi yang memiliki tugas dan wewenang masing-masing, seperti : Manajemen Jurusan, Staf Administrasi, Ketua Laboratorium, dosen atau kepanitiaan kegiatan 6 Prosedur : 1. UJM menyerahkan dokumen baru atau dokumen yang telah direvisi kepada Sekretaris Jurusan / MR 2. Sekretaris Jurusan mengkaji ulang dokumen baru atau dokumen yang telah direvisi 3. Ketua Jurusan mengesahkan dokumen baru atau dokumen yang telah direvisi dengan menandatangani kolom tanda tangan yang disiapkan 4. Sekretaris Jurusan menerbitkan dan menggandakan dokumen 5. Sekretaris Jurusan mendistribusikan dokumen kepada
pelaksana kegiatan dengan mengacu pada daftar distribusi dokumen dan daftar perubahan dokumen mengikuti intruksi dalam dokumen lama dengan dokumen yang baru 6. UJM atau administrasi jurusan menyimpan dokumen lama dalam folder tersendiri dan member stempel KADALUWARSA terlebih dahulu 7. Sekretaris Jurusan membuat instruksi kerja untuk staf yang terlibat / kompeten dengan kegiatan tersebut berdasarkan dokumen yang baru 8. Sekretaris Jurusan melakukan koordinasi dengan bidang lain jika dalam penerapannya mengaitkan kegiatan tersebut 9. Dengan koordinasi dari Sekretaris Jurusan semua bidang mengimplementasikan dokumen baru dnegan yang telah direvisi 10. Setiap coordinator bidang di Jurusan Komunikasi (Dosen, KaLab, UJM, dan staf) bertanggung jawab untuk memperbahurui / mengganti dokumen tersebut apabila terjadi peruabahan atau dianggap tidak sesuai dengan kondisi 11. Sekretaris Jurusan membuat Dokumen Perubahan / revisi 12. Ketua Jurusan mengesahkan Dokumen Perubahan / revisi
13. UJM melakukan kaji ulang dan atau perubahan pada dokumen dan / atau jika diperlukan setelah satu tahun dari tanggal penerbitan 14. Sekretaris Jurusan melakukan peninjauan dan persetujuan terhadap perubahan dokumen 15. UJM memberi identitas dokumen sebagai berikut : a. Judul / Nama b. Nomor c. Tanggal penerbitan d. Persetujuan yang berwenang e. Status perubahan (revisi) Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul atau borang 16. UJM mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : a. Peta lokasi file dokumen (site map) b. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing kegiatan 17. UJM mengimplementasikan prosedur pengendalian perubahan yang ditetapkan untuk identifikasi dokumen revisi terkahir guna mencegah penggunaan dokumen yang lama 18. Sekretaris Jurusan menerbitkan kembali dokumen setelah
sejumlah perubahan dibuat dan data terkendali 19. Dokumen terkendali disahkan Ketua Jurusan dengan menggunakan stempel jurusan. Dokumen tanpa stempel resmi Jurusan Komunikasi dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali 20. Sekretaris Jurusan secara periodic meninjau daftar distribusi dokumen sesuai kegiatannya 21. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman