1.0 LATAR BELAKANG AKAUN AMANAH DANA KECEMERLANGAN AKADEMIK UiTM Akaun Amanah Dana Kecemerlangan Akademik UiTM ditubuhkan pada 3 Disember 2007 dengan tujuan murni untuk merealisasikan impian universiti mencapai kegemilangan akademik di kalangan staf dan pelajar dalam aktiviti dan program akademik di dalam dan luar negara. Sebagai universiti pertama di negara ini yang mewujudkan akaun amanah dana sedemikian, inisiatif tersebut terbukti disambut baik oleh staf dan pelajar melalui sumbangan kewangan yang menggalakkan. Staf sama ada akademik mahupun pentadbiran dan teknikal, membuat sumbangan melalui potongan gaji bulanan, sementara pelajar membuat sumbangan melalui yuran pendaftaran pertama ketika masuk sebagai pelajar baru. Sokongan dan usaha murni sedemikian telah menghasilkan berbagai pencapaian dan kejayaan akademik di peringkat kebangsaan dan antarabangsa dalam usia empat tahun penubuhan dana tersebut. Selain sumbangan dari staf dan pelajar, sumber kewangan bagi dana tersebut turut diperoleh melalui sumbangan organisasi awam dan swasta, dari kelab dan persatuan, pertubuhan kebangsaan dan antarabangsa, serta agensi kerajaan. Aktiviti Dengan adanya dana tersebut, para pelajar dari berbagai fakulti telah berpeluang membentang hasil penyelidikan dan mempamerkan hasil karya di seminar, konferensi dan bengkel di luar negara. Ada di kalangan pelajar yang menyertai program pertukaran pelajar yang dibiayai sebahagian oleh dana mobiliti di bawah Bahagian Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni. Pelajar pasca siswazah pula berpeluang mendapatkan dana bagi menjalankan penyelidikan saintifik di universiti luar negara dalam tempoh tertentu bagi memenuhi keperluan tesis PhD. Begitu juga, staf akademik diluluskan pembiayaan bagi membentang hasil penyelidikan di seminar di luar negara serta menyertai program sabatikal atau attachment di luar negara dalam tempoh tertentu. Akaun Amanah Dana Kecemerlangan juga telah membolehkan perkongsian penyelidikan dan kepakaran dalam berbagai bidang pengajian bersama pakar pelawat dari negara seperti United Kingdom, Australia, Amerika Syarikat, Jerman, Korea, Jepun, Indonesia dan India. Bagi program sedemikian, pembiayaan meliputi kos perjalanan, penginapan, makanminum, yuran atau honorarium.
2.0 ARAHAN AMANAH 2.1 Nama Akaun Amanah Bahawa dengan ini adalah ditubuhkan satu akaun amanah di dalam Akaun Amanah Disatukan yang dikenali sebagai Akaun Amanah Dana Kecemerlangan Pendidikan UiTM, kemudian daripada ini disebut Akaun. 2.2 Tujuan Akaun Akaun ini ditubuhkan bagi tujuan berikut: 2.2.1 Mengumpul sumbangan yang diterima daripada pelbagai sumber seperti potongan gaji staf, yuran perkhidmatan pelajar, yuran konvokesyen, Akaun Amanah UiTM, sumbangan Alumni UiTM serta sumbangan daripada industri dan badan bukan kerajaan. 2.2.2 Membiayai aktiviti pengajaran dan pembelajaran serta usaha penyelidikan, pembangunan dan pengkomersilan yang telah diperakukan oleh Institut Pengurusan Penyelidikan (RMI). 2.2.3 Membiayai projek pembangunan infrastruktur UiTM dari aspek pembelian, penyewaan dan pembinaan bangunan, peralatan dan kelengkapan. 2.2.4 Membiayai perbelanjaan tenaga pakar yang tidak dapat dibayar melalui wang pengurusan seperti pembayaran upah tenaga pakar yang melebihi had peruntukan Kerajaan dengan syarat diperakukan oleh Naib Canselor. 2.2.5 Membiayai perbelanjaan yang melibatkan program pertukaran pelajar, cuti sabatikal, latihan praktikal (internship), program pertukaran kakitangan dan lain-lain aktiviti yang berkaitan dengan hal ehwal akademik. 2.2.6 Menjadi sumber kewangan sokongan bagi pentadbiran UiTM sekiranya berlaku perubahan dalam polisi kerajaan yang melibatkan pembiayaan kewangan UiTM. 2.2.7 Menguruskan hasil daripada akaun bank semasa dan baki Akaun ini untuk tujuan pelaburan dan pembelian saham. 2
3.0 JAWATANKUASA PENTADBIRAN AKAUN 3.1 Akaun ini hendaklah ditadbirkan oleh suatu jawatankuasa, kemudian daripada ini disebut sebagai Jawatankuasa Akaun, yang dianggotai oleh: 3.1.1 Pengerusi Naib Canselor UiTM 3.1.2 Timbalan Pengerusi / Pengerusi Ganti Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3.1.3 Ahli: 1) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni). 2) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi). 3) Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri & Masyarakat). 4) Pendaftar. 5) Bendahari. 6) Penolong Naib Canselor (Penyelidikan). 3.1.4 Setiausaha Ketua Timbalan Pendaftar (Bahagian Hal Ehwal Akademik) 3.2 Jawatankuasa Akaun adalah bersama-sama turut bertanggungjawab bagi pengendalian akaun ini. 4.0 PENGAWALAN AKAUN 4.1 Akaun ini hendaklah dikawal oleh Bendahari UiTM di bawah kendalian Jawatankuasa Akaun. 4.2 Pengawalan dan pengurusan Akaun ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma Arahan Akaun ini, peruntukan-peruntukan Arahan Perbendaharaan serta peraturan-peraturan kewangan yang berkaitan dengannya dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dan UiTM dari semasa ke semasa. 4.3 Semua terimaan dan bayaran yang dibuat kepada, dan dari, Akaun ini hendaklah diperakaunkan oleh Bendahari UiTM. 4.4 Semua perbelanjaan dari Akaun ini hendaklah dibuat dengan baucar yang telah disahkan oleh Bendahari UiTM atau oleh pegawai yang telah dilantik dengan sempurna olehnya. 4.5 Akaun ini hendaklah sentiasa berbaki kredit dan tidak berlaku terlebih pengeluaran. Setiap perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Akaun terlebih dahulu atau melalui kaedah-kaedah lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan. 3
4.6 Secepat mungkin selepas 31 Disember tiap-tiap tahun atau tidak lewat daripada 30 April pada tahun berikutnya, Bendahari UiTM hendaklah menyerahkan kepada Ketua Audit Negara Penyata Kewangan Universiti. Satu salinan Penyata Kewangan yang telah diperiksa oleh Ketua Audit Negara hendaklah dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti untuk pengesahan. 5.0 SUMBER KEWANGAN Akaun ini hendaklah dikreditkan dengan wang dari sumber agihan atau sumbangan daripada Akaun Amanah yang lain, wang sumbangan atau derma daripada orang ramai, sektor swasta, persatuan, pertubuhan antarabangsa atau tempatan dan agensi-agensi yang dibiayai sepenuh atau sebahagiannya oleh Kerajaan Malaysia. 6.0 PENUTUPAN AKAUN 6.1 Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mencapai objektif penubuhannya atau tidak diperlukan lagi atau tidak aktif lagi. 6.2 Baki kredit di dalam Akaun hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Amanah Am UiTM (melainkan terdapat terma atau syarat lain oleh penyumbang yang menghendaki ianya dikembalikan). 7.0 TARIKH KUATKUASA Arahan Akaun Amanah ini adalah mula berkuatkuasa pada 3 Disember 2007. Rujukan Kelulusan : JKP Ke-155 (4 Disember 2007). LAPORAN TAHUNAN Laporan Baki Akaun dan Senarai Keputusan Permohonan Dana mesti disediakan dan dimajukan kepada Bendahari setiap 31 Disember. 8.0 DASAR PEMBIAYAAN PROGRAM LATIHAN ILMIAH PELAJAR/ STAF UiTM KE LUAR NEGARA 8.1 SYARAT KELAYAKAN PERMOHONAN Permohonan yang dikemukakan perlulah telah memenuhi segala syarat-syarat bagi menghadiri atau bagi menganjurkan latihan ilmiah oleh fakulti bagi pelajar; dan Jabatan Pembangunan Sumber Manusia (JPbSM) bagi staf dengan kepastian bahawa: 8.1.1 Pelajar/staf telah menerima persetujuan dari organisasi tuan rumah. 8.1.2 Permohonan ke luar negara bagi pelajar/ staf telah diluluskan mengikut peraturan yang berkuat kuasa. 4
8.2 JENIS AKTIVITI Aktiviti yang dikemukakan oleh pelajar/ staf hendaklah: 8.2.1 Latihan ilmiah yang dicadangkan atau disokong oleh fakulti/jpbsm. 8.2.2 Latihan industri yang dicadangkan atau disokong oleh fakulti/jpbsm. 8.2.3 Lain-lain program yang bersifat ilmiah yang mendapat sokongan fakulti/jpbsm. 8.3 TEMPAT LATIHAN Aktiviti yang dikemukakan oleh pelajar/ staf hendaklah: 8.3.1 Tempat menjalani latihan mestilah di universiti/ organisasi yang diiktiraf oleh UiTM. 8.3.2 Universiti/ organisasi tersebut mempunyai MoU/ MoA dengan UiTM. 8.3.3 Organisasi tersebut mempunyai kepakaran dalam bidang pengkhususan pelajar/ staf berkenan. 8.4 KELAYAKAN PELAJAR Pelajar mesti memperolehi kedudukan yang cemerlang di peringkat program/ fakulti, dan mendapat HPNG tidak kurang dari 3.0. 8.5 KELAYAKAN STAF Staf yang memohon mesti mempunyai prestasi cemerlang dan reputasi yang baik dalam pekerjaan mahupun peribadi dan diperakui oleh Ketua Jabatan. 8.6 AMAUN PEMBIAYAAN Jawatankuasa tidak semestinya memberi kelulusan penuh kerana: 8.6.1 Amaun yang boleh dipertimbangkan oleh jawatankuasa adalah tambang perjalanan pergi-balik sahaja bagi pelajar, setelah diambil kira elaun sara hidup boleh di pohon dari Tabung Amanah Pelajar/Fakulti. 8.6.2 Amaun yang boleh dipertimbangkan oleh Jawatankuasa bagi staf adalah tambang perjalanan pergi-balik sahaja, setelah diambil kira elaun-elaun yang layak dipohon bagi perjalanan rasmi sekiranya kurang dari tiga bulan; dan elaun latihan sekiranya lebih dari tiga bulan. 9.0 GARIS PANDUAN PERMOHONAN DANA 9.1 Permohonan dana yang dikemukakan mestilah bertepatan dengan arahan Akaun Amanah Dana Kecemerlangan seperti berikut: Permohonan yang dikemukakan perlulah telah memenuhi segala syarat-syarat bagi menghadiri atau bagi menganjurkan latihan ilmiah oleh fakulti bagi pelajar; dan Jabatan Pembangunan Sumber Manusia (JPbSM) bagi staf dengan kepastian bahawa: 5
9.1.1 Membiayai aktiviti pengajaran dan pembelajaran serta usaha penyelidikan, pembangunan dan pengkomersilan yang telah diperakukan oleh RMI. 9.1.2 Membiayai projek pembangunan infrastruktur UiTM dari aspek pembelian, penyewaan dan pembinaan bangunan, peralatan dan kelengkapan. 9.1.3 Membiayai perbelanjaan tenaga pakar yang tidak dapat dibayar melalui wang pengurusan seperti pembayaran upah tenaga pakar yang melebihi had peraturan Kerajaan dengan syarat diperakukan oleh Naib Canselor. 9.1.4 Membiayai perbelanjaan yang melibatkan program pertukaran pelajar, cuti sabatikal, latihan praktikal (internship), program pertukaran kakitangan dan lain-lain aktiviti yang berkaitan dengan hal ehwal akademik. 9.1.5 Menjadi sumber kewangan sokongan bagi pentadbiran UiTM sekiranya berlaku sebarang perubahan dalam polisi kerajaan yang melibatkan pembiayaan kewangan UiTM. 9.2 Permohonan dana yang dikemukakan adalah untuk membiayai program/aktiviti yang tidak ditampung oleh akaun pengurusan atau tabung amanah yang lain. 9.3 Permohonan kertas kerja perlulah dilengkapkan dengan dokumen sokongan iaitu: 9.3.1 Surat perakuan/kelulusan bagi aktiviti pengajaran dan pembelajaran serta projek penyelidikan, pembangunan dan pengkomersilan. 9.3.2 Surat kelulusan membeli, menyewa atau membina bangunan, peralatan dan kelengkapan. 9.3.3 Surat kelulusan program pertukaran pelajar/staf, cuti sabatikal, latihan praktikal dan lain-lain aktiviti hal ehwal akademik. 9.3.4 Surat kelulusan Kementerian yang berkenaan, jika berkaitan, contohnya program pertukaran pelajar perlu mendapat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. 9.3.5 Surat kebenaran ke luar negara, sekiranya melibatkan aktiviti di luar negara. 9.3.6 Pekeliling atau makluman berkenaan perubahan polisi yang berkenaan. 9.3.7 Perincian kos keseluruhan dan yang dipohon. 9.3.8 Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Urusetia di Bahagian Hal Ehwal Akademik 60 hari sebelum tarikh aktiviti bermula. Pemohon/wakil akan dijemput membuat pembentangan kepada Jawatankuasa Dana, sekiranya perlu. 6
9.4 Laporan perlu dihantar kepada Urusetia Jawatankuasa dua (2) minggu selepas tarikh tamat aktiviti yang telah diluluskan pembiayaannya. 10.0 FORMAT KERTAS KERJA Kertas Kerja yang dikemukakan perlu dilengkapkan mengikut format berikut: 1. Pendahuluan 2. Latar Belakang : Program/Tarikh/Tempat/Masa/Penganjur 3. Justifikasi Permohonan 4. Perbelanjaan 4.1 Kos keseluruhan 4.2 Kos dipohon 4.3 Hasil yang dianggarkan 5. Penutup 7
11.0 CARTA ALIR Tanggung Jawab Setiausaha Aliran Kerja Proses Kerja Hantar surat pemakluman mengenai tarikh mesyuarat untuk tahun berikut pada setiap akhir tahun kepada semua Fakulti/ Kampus/ Bahagian/Unit. Setiausaha Terima permohonan daripada Fakulti/ Kampus/Bahagian/Unit untuk dibawa ke mesyuarat 7 hari sebelum mesyuarat. PP/PE Kumpul dan semak permohonan. PP/PE Menghubungi Fakulti/Bahagian/Unit yang menghantar kertas kerja/ maklumat yang tidak lengkap. PP/PE Sediakan ringkasan eksekutif dan agenda mesyuarat. Setiausaha Semak agenda mesyuarat. PE Sediakan fail mesyuarat. PP Semak fail mesyuarat. PE Sediakan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa. 8
Tanggung Jawab PT/PO Aliran Kerja Proses Kerja Hantar fail mesyuarat kepada Jawatankuasa selewat-lewatnya dua hari sebelum mesyuarat berlangsung. PP Catat minit mesyuarat. PP Draf surat keputusan permohonan dan minit mesyuarat (dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat) Setiausaha Semak draf minit mesyuarat. PP/PE Keluarkan surat keputusan mesyuarat kepada fakulti/bahagian/unit yang membuat permohonan. Satu salinan dihantar kepada Timbalan Bendahari Kanan, Bahagian Akaun Amanah, Pejabat Bendahari untuk tindakan selanjutnya. PE Mengemaskinikan senarai laporan aktiviti Fakulti/Pusat/Bahagian untuk dimasukkan sebagai salah satu agenda mesyuarat akan datang. PT Simpan satu salinan surat keputusan mesyuarat di dalam fail yang berkenaan. Fakulti/Kampus Bahagian/Unit Sediakan laporan aktiviti selepas 2 minggu dari tarikh tamat aktiviti. Dokumen Sokongan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan. Surat Kelulusan dari Jawatankuasa Tabung Amanah Dana Kecemerlangan Pendidikan. PP : Penolong Pendaftar PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 9
12.0 SENARAI SEMAK Tindakan Sebelum Mesyuarat Surat perakuan/kelulusan bagi aktiviti pengajaran dan pembelajaran serta projek penyelidikan, pembangunan dan pengkomersilan. Surat kelulusan membeli, menyewa atau membina bangunan, peralatan dan kelengkapan. Surat kelulusan program pertukaran pelajar/staf, cuti sabatikal, latihan praktikal dan lain-lain aktiviti hal ehwal akademik. Surat kelulusan Kementerian yang berkenaan, jika berkaitan contohnya program pertukaran pelajar perlu mendapat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. Surat kebenaran ke luar negara dari Naib Canselor, sekiranya melibatkan aktiviti di luar negara. Pekeliling atau makluman berkenaan perubahan polisi yang berkenaan. Perincian kos keseluruhan dan kos yang dipohon. Tindakan Selepas Mesyuarat Surat keputusan mesyuarat kepada Fakulti/Bahagian/Pusat/Unit. Minit mesyuarat disediakan Laporan Aktiviti (2 minggu selepas tamat aktiviti). GARIS PANDUAN AKAUN AMANAH DANA KECEMERLANGAN PENDIDIKAN UiTM disediakan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam dengan kerjasama Pejabat Bendahari. Untuk maklumat lanjut, sila hubungi: Bahagian Hal Ehwal Akademik Aras 4, Canseleri Tuanku Syed Sirajuddin Universiti Teknologi MARA Shah Alam Selangor Tel: 03-55443509/ 55443511/ 55443503 Fax: 03-55443510 10