BAB III Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama sama dengan kemampuan dan keahlianya masing masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi. Suatu proyek konstruksi yaitu proyek fisik yang dicapai dengan kegiatan konstruksi merupakan suatu sistem. Sedangkan sistem itu sendiri secara konseptual berpengertian adanya perangkat atau kelompok yang menyangkut beberapa usur yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama. Proyek konstruksi yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu bangunan fisik yang memenuhi dan persyaratan melalui suatu ruang lingkup pekerjaan tertentu yang dilakukan beberapa orang atau beberapa kelompok orang. Untuk proyek proyek besar yang harus di laksanakan oleh beberapa kontraktor, maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu badan yang disebut manajemen konstruksi (MK) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai manajer. Dari beberapa pengertian di atas disimpulkan bahwa PT. Tozy Sentosa menunjuk PT. Prokon Bangun Mitra Konstruksi Sebagai Manajement Konstruksi pembangunan Menara Parkson, Sedangkan kontraktor pelaksana proyek terserbut dipegang pada PT. Cipta Dimensi Baja Nusantara, dan beberapa kontraktor lainnya yang terlibat dalam pekerjaan Pembangunan Menara Parkson. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang mengatur pola hubungan kerja antar orang atau badan yang berada di dalamnya, dimana masing-masing mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh. III-1
Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing struktur organisasi adalah sebagai berikut : a) Pemilik Proyek : PT. Tozy Sentosa b) Konsultan Perencana : Arsitektur & Lanscape : PT. Atelier Enam Struktur : PT. Cipta Sukses MEP : PT. Atelier Enam QS : PT. Prokon Bangun Mitra Konstruksi c) Manajemen Konstruksi : PT. Prokon Bangun Mitra Konstruksi d) Kontraktor Utama : PT. Cipta Dimensi Baja Nusantara e) Sub Kontraktor : Bore pile & Sheet pile : PT. Caturpile perkasa STP : CV. Banyu Adhi Utama MEP : PT. KGU III-2
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek III-3
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Masing-masing Organisasi Dalam proyek konstruksi supaya pekerjaan dapat berjalan dengan lancar setiap divisi pekerjaan mempunyai tanggung jawab dan tugas dari masing-masing organisasi yang terlibat dalam pekerjaan proyek tersebut. Baik dari segi koordinasi maupun dari segi manajement dalam proyek konstruksi. Dari level paling atas sampai dengan level terendah didalam proyek konstruksi tersebut. Secara ringkas penjelasan mengenai tugas dari tugas & tanggung jawab dari masing masing organisasi tersebut adalah sebagai berikut. 3.3.1 Pemilik Proyek (Owner / Bouwheer / Employer) Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yang memberikan pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan, badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Pembangunan Menara Parkson pemberi tugas adalah PT. Tozy Sentosa, yang mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara lain lokasi/ lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan dan menyelenggarakan pelelangan (tender). d) Menentukan pilihan dan mengambil keputusan atas rencana yang dikemukakan oleh perencana. e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses konstruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana & konsultan pengawas. f) Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi (MK). g) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya. III-4
Sedangkan wewenang pemilik proyek antara lain: a) Membuat surat perintah kerja ( SPK ) b) Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. c) Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. d) Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. misalnya pelaksanan pembangunann dengan bentuk dan material yang tidak sesuai dengan RKS. 3.3.2 Konsultan Perencanaan (Consultant Engineering) Konsultan perencana adalah orang / badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Yang dimaksud dengan badan hukum yaitu badan yang mempunyai / memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana pada Proyek Pembangunan Menara Parkson adalah : a) Merealisasikan gagasan/ kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek konstruksi (Pembangunan Menara Parkson). b) Membuat sketsa gagasan / pemikiran pertama yang akan didiskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan. c) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. d) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. III-5
e) Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. f) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syaratsyarat (RKS). g) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : Perjanjian Pemborongan Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan. h) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasannya. i) Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau pemilik proyek (owner). Yang bertindak selaku konsultan perencana dalam Proyek Pembangunan Menara Parkson adalah sebagaimana yang telah ditulis dalam data administratif proyek. 3.3.3 Manajemen Konstruksi (MK) Manajemen Konstruksi adalah suatu Team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses konstruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar Proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) di setiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan bekisting, dan proses pengecoran. III-6
Tugas dan tanggung jawab Manajement Konstruksi pada Proyek Pembangunan Menara parkson adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh pelaksana. b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek. Yang bertindak selaku Manajemen Konstruksi pada Proyek Pembangunan Menara Parkson adalah PT. Prokon Bangun Mitra Konstruksi. 3.3.4 Kontraktor Kontraktor adalah orang/ badan hukum yang menerima dan melaksanakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. III-7
Pada pelaksanaan proyek Pembangunan Menara Parkson, kontraktor ditunjuk melalui proses pelelangan (tender) yang dilaksanakan langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. Manajer Group Bobby Parluhutan Kantor Proyek Manajer Proyek Ir. Eky Novritama Safety Supervisor M. Syahrial Ali, ST Site Engineer Bag. Keuangan & ADM Site Manajer Quality Control Admin & Keuangan Pelaksana/Supervisor Ir. winanda YS Marsya Mustikasari, SE Alam Wijaya Engineering Muhammad Rizal, ST Fachrul Hadi, ST Drafter Erwin DS, ST Andriyanto Giri Siswoyo Aji Storekeeper & Mechanic Yanto Heri Quality Surveyor Rachmad Fauzi, ST Surveyor Oman Saputra Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kontraktor PT. Cipta Dimensi Baja. N III-8
Tugas dan tanggung jawab kontraktor pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). b) Mengkoordinasi secara langsung dan melakukan pengawasan kepada sub kontraktor. c) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d) Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang di syaratkan. e) Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja lainnya. f) Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g) Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas/ manajement konstruksi. h) Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i) Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l) Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m) Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. III-9
Yang bertindak selaku kontraktor utama (main kontraktor) pada Proyek Pembangunan Menara Parkson adalah PT. Cipta Dimensi Baja Nusantara. Fungsi kontraktor dalam pekerjaan ini adalah sebagai pelaksana pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas. Sedangkan tanggung jawab dari masing-masing individu dalam lingkup kontraktor pelaksana konstruksi adalah sebagai berikut : a) Manajer Proyek / Project Manager (PM) Manajer proyek pada Proyek Pembangunan Menara Parkson mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Membuat sistem yang baik dan benar Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan. Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor pusat kontraktor. b) Safety Supervisor Safety supervisor adalah orang yang bertanggung jawab atas kesehatan dan keselamatan para tenaga kerja di suatu proyek konstruksi, safety supervisor harus mengawasi dan memastikan para tenaga kerja bekerja sesuai III-10
dengan SOP agar kesehatan dan keselamatan kerja dapat terjamin, berikut adalah tugas dan tanggung jawab safety supervisor : Membuat program kerja K3 dan perencanaan pengimplementasiannya. Memastikan berjalannya program K3 dan membuat dokumentasinya. Membuat laporan dan menganalisis data statistic. Melakukan peninjauan resiko assement. Melakukan pemeriksaan peda peralatan kerja, tenaga kerja, kesehatan tenaga kerja serta lingkungan kerja. Meninjau keselamatan kerja dan pelatihan keselamatan. Mampu melakukan penanggulangan kecelakaan kerja dan melakukan penyelidikan dan penyebabnya. Memastikan tenaga kerja telah bekerja sesuai dengan SOP. Meninjau dan mengarahkan karyawan bekerja sesuai kewajiban dan sesuai dengan system operasi perusahaan. c) Quality Control Setiap perusahaan pasti menghasilkan produk yang baik dan berkualitas, disini peran seorang quality control jelas terlihat. Kualitas produksi suatu perusahaan tergantung dari jasa karyawan di bidang ini yaitu quality control. Untuk tujuan ini, mereka memempekerjakan staff quality control dalam organisasi tersebut. Tugas seorang quality control adalah meneliti produk dan proses produksi perusahaan untuk memperoleh standar kualitas yang diperlukan. Tugas quality control mencakup monitoring, uji-tes dan memeriksa semua proses produksi yang terlibat dalam produksi suatu produk. Dia harus memastikan standar kualitas dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. Memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan. Bertanggung jawab untuk memperoleh kualitas dalam produk dan jasa perusahaannya. Tugas utama Quality Control tetap sama di semua industri Namun, metode untuk menentukan kualitas suatu produk bervariasi setiap perusahaan. III-11
QC memonitor setiap proses yang terlibat dalam produksi produk. Memastikan kualitas barang yang dibeli serta barang jadi. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang dilakukan pada produk dari sebuah perusahaan. Menjaga check list proses inspeksi dan protokol yang digunakan dalam suatu perusahaan. Bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah dan isu-isu mengenai kualitas produk dan juga harus membuat rekomendasi kepada otoritas yang lebih tinggi. Membuat analisis catatan sejarah perangkat dan dokumentasi produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang. d) Engineering Engineer bertanggung jawab pada perencanaan, pekerjaan dan penyelesaian masalah pada hal-hal yang sifatnya teknis dalam suatu pekerjaan proyek tetapi mengingat begitu banyak dan kompleksnya pekerjaan proyek dan melihat kenyataan yang ada pada keterbatasan individu dalam menguasai pekerjaan, seperti : Menyusun rencana kerja dalam pekerjaan yang bersangkutan. Menghimpun team ahli dan membuat schedule pelaksanaan pekerjaan dan menentukan standar yang seragam untuk pekerjaan yang dilakukan oleh anggota team. Mempersiapkan dan melakukan diskusi serta koordinasi dengan instansiinstansi terkait berdasarkan schedule dan rencana kerja yang telah dibuat. Memberikan arahan / mengarahkan team pengawasan dalam identifikasi di lapangan berdasarkan kerangka Acuan Kerja (KAK) yang ada. Mengkoordinir hasil desain team pengawasan. Mengarahkan dan mengkoordinir hasil perencanaan tersebut untuk persiapan penyusunan laporan. e) Drafter Drafter pada Proyek Pembangunan Menara Parkson ini merupakan tenaga pelaksana yang mengelola dan mengatur kegiatan desain di proyek menara parkson dengan tugas antara lain : III-12
Membuat gambar kerja struktur & arsitektur. Mengontrol hasil kerja. Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan. Memonitoring hasil pekerjaan. Membuat metode kerja. f) Berbanding Schedule Barbanding schedule pada Proyek Pembangunan Menara Parkson ini merupakan tenaga pelaksana yang mengelola dan mengatur kegiatan pembesian & opname mandor besi di proyek menara parkson dengan tugas antara lain : Membuat gambar kerja pembesian (bestat) Mengontrol & memonitoring hasil kerja Membuat opname pekerjaan pembesian g) Quality Surveyor Quality surveyor bertugas dalam mengatur opname dan progress lapangan sesuai dengan keadaan yang nyata, serta menyusun progress bulanan & mingguan : Membuat kurva S. Opname mandor. Mengontrol hasil kerja sesuai dengan volume kerja Monitoring progress h) Surveyor Surveyor bertugas dalam memplotkan apa yang ada digambar kerja dan menuangkannya di lapangan dalam bentuk marking dan ukuran, untuk membantu bekerjanya para pelaksana dan tukang i) Site Manager Site manajer pada Proyek Pembangunan Menara Parkson ini adalah orang yang bekerja pada kontraktor yang ditunjuk mewakili perusahaan dan memimpin pelaksanaan proyek dilapangan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : III-13
Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. Menyiapkan progress report. j) Pelaksana / Supervisor Pelaksana pada Proyek Pembangunan Menara Parkson mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para mandor. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan. Membuat perencanaan pekerjaan mingguan. Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan. Menyiapkan gambar shop drawing. Menyiapkan laporan harian dan mingguan Menyiapkan progress report Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga kerja dan peralatan. k) Storekeeper dan Mechanic Pada Proyek Pembangunan Menara Parkson Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan kontraktor pada supplier. Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut : III-14
Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi. Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang. Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek. l) Tenaga Administrasi dan Keuangan Tenaga administrasi dan keuangan pada Proyek Pembangunan Menara Parkson bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja. 3.3.5 Hubungan Kerja Antara Kontraktor dan Pekerja Beserta Sistem Pengupahannya Hubungan antara kontraktor dan pekerja merupakan hubungan kerja sama dengan system borongan/ pengupahan berdasarkan prestasti kerja dilapangan, dengan retensi 10% dari pengupahan diharapkan para pekerja / mandor dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tanggung jawab. Sistem pengupahan dilakukan setiap 2 minggu sekali atas persetujuan volume pekerjaan yang diselesaiakan dari supervisor/pelaksana lapangan dan quality surveyor juga mempunyai hak untuk mengechek prestasi pekerjaan dari masingmasing mandor. III-15