MEMPELAJARI EFEKTIVITAS PERAN GUGUS KENDALI MUTU DALAM PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN (STUDI KASUS : PT PERTAMINA UNIT PENGOLAHAN IV CILACAP) Oleh DILLA RESTU PRATIWI H24102001 DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006
Bukankah Kami telah melapangkan untukmu dadamu? Dan Kami telah hilangkan daripadamu bebanmu, Yang memberatkan punggungmu? Dan Kami tinggikan bagimu sebutan (nama)mu? Karena sesungguhnya s sesudah kesulitan itu ada kemudahan Sesungguhnya, guhnya, sesudah kesulitan itu ada kemudahan Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain Dan hanya kepada Tuhanmu lah hendaknya kamu berharap (QS 94 : 1-8) Skripsi ini kupersembahkan untuk Ibu, Bapak, dan kedua adikku yang kucinta dan sayangi
ABSTRAK Dilla Restu Pratiwi. H24102001. Mempelajari Efektivitas Peran Gugus Kendali Mutu dalam Peningkatan Kinerja Perusahaan (Studi Kasus : PT Pertamina Unit Pengolahan IV Cilacap). Di bawah bimbingan Pramono Djoko Fewidarto. PT Pertamina (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berperan dalam memenuhi kebutuhan minyak dan gas bumi. Salah satu unit pengolahannya adalah PT Pertamina UP IV Cilacap. Sejak berakhirnya tugas pelayanan umum (public service obligation) sebagai satu-satunya penyedia BBM dalam negeri, Pertamina dituntut untuk senantiasa meningkatkan efisiensi dan mutu pelayanannya. Gugus Kendali Mutu (GKM) merupakan basic tool dari manajemen mutu. Penelitian ini bertujuan : (1) mengetahui implementasi GKM di PT Pertamina UP IV, (2) mengidentifikasi indikator kinerja perusahaan yang terkait dengan mutu, (3) mengukur korelasi efektivitas GKM dengan kinerja PT Pertamina UP IV yang meliputi kinerja mutu dan produktivitas. Penelitian dilaksanakan di Kantor pusat PT Pertamina UP IV Cilacap, khususnya di Fungsi Kilang. Data primer diperoleh dari hasil wawancara dan kuesioner, sedangkan data sekunder diperoleh melalui studi literatur yang berhubungan dengan penelitian, berupa buku yang memuat teori-teori, hasil penelitian terdahulu, data perusahaan berupa laporan tahunan, sumber elektronik dari situs resmi Pertamina, dan lain-lain. Penelitian menggunakan analisis statistik regresi linear berganda dengan alat pengolah data Minitab dan SPSS versi 13.0. Implementasi GKM di PT Pertamina UP IV Cilacap merupakan salah satu program dalam Sistem Manajemen Mutu Pertamina (SMMP). Implementasi ini terdiri dari empat tahap : (1) persiapan, pengenalan, dan sosialisasi, (2) pembuatan struktur dan prosedur, (3) pelaksanaan, (4) pembudayaan. Implementasi GKM di UP IV berada pada transisi tahap ke-3 dan ke-4. Indikator kinerja perusahaan tertuang dalam Key Performance Indicator (KPI) General Manager yang terdiri dari 10 kriteria berdasarkan empat aspek Balanced Scorecard. KPI yang berhubungan dengan Fungsi Kilang dan yang terkait dengan mutu adalah KPI berdasarkan aspek pelanggan, yaitu realisasi produksi (quantity, quality, delivery) dan volume produksi BBM. Indikator kinerja mutu juga bisa diidentifikasi dari tujuh kriteria Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA). Indikator mutu yang berkontribusi terhadap kinerja perusahaan, yaitu : (1) kepemimpinan, (2) fokus pelanggan dan pasar, (3) fokus pada SDM, (4) manajemen proses, dan (5) hasil-hasil usaha. Model fungsi regresi linear berganda tidak mampu menjelaskan peran GKM terhadap peningkatan kinerja perusahaan di PT Pertamina UP IV Cilacap karena koefisien determinasi maksimal dari berbagai model yang telah dicoba sangatlah kecil, yaitu 22,2 persen terhadap kinerja mutu dan 33,3 persen terhadap produktivitas. Dari berbagai macam alternatif fungsi regresi yang digunakan, terdapat kesamaan faktor yang nyata pada tingkat kepercayaan 95 persen, yaitu keberhasilan pemecahan masalah. Masalah yang ditangani GKM sebagian besar berkaitan dengan peningkatan efisiensi dan simplifikasi metode. Terdapat berbagai kemungkinan lemahnya model fungsi regresi linear berganda, antara lain : (1) ketidakcocokan model, (2) adanya faktor lain dan hubungan yang tidak langsung (3) masalah teknis dari sisi responden dan dari sisi kuesioner.
MEMPELAJARI EFEKTIVITAS PERAN GUGUS KENDALI MUTU DALAM PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN (STUDI KASUS : PT PERTAMINA UNIT PENGOLAHAN IV CILACAP) SKRIPSI sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh DILLA RESTU PRATIWI H24102001 DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN MEMPELAJARI EFEKTIVITAS PERAN GUGUS KENDALI MUTU DALAM PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN (STUDI KASUS : PT PERTAMINA UNIT PENGOLAHAN IV CILACAP) SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh DILLA RESTU PRATIWI H24102001 Menyetujui, Februari 2006 Ir. Pramono D. Fewidarto, MS Dosen Pembimbing Mengetahui, Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc. Ketua Departemen Tanggal Ujian : 10 Februari 2006 Tanggal Lulus : ii
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Cilacap pada tanggal 22 November 1983. Penulis adalah sulung dari tiga bersaudara pasangan Bambang Yartomo dan Sri Nurhidayah. Sebelum menjadi mahasiswa, penulis menghabiskan pendidikan di Yayasan Pendidikan Al-Iryad Al-Islamiyyah Cilacap dari TK hingga SMU, yaitu TK Al- Irsyad 01 pada tahun 1988, dilanjutkan ke SD Al-Irsyad 02 pada tahun 1990, kemudian SLTP Islam Al-Irsyad pada tahun 1996, dan SMU Plus Al-Irsyad Al- Islamiyyah pada tahun 1999. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor pada tahun 2002 melalui jalur USMI (Undangan Seleksi Masuk IPB) di Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Departemen Manajemen sebagai angkatan ke tiga puluh sembilan. Selama mengikuti perkuliahan, penulis bergabung dengan Paduan Suara Mahasiswa Agriaswara memperkuat tim sopran, menjadi staf Departemen Humas BEM FEM, dan staf pengajar Private Intensive Studies (PIS). Penulis juga aktif mengisi acara-acara hiburan di FEM dan lingkungan kampus sebagai keyboardist. Prestasi yang pernah diraih selama menjadi mahasiswa antara lain menjadi juara I Mahasiswa Berprestasi tahun 2005 di tingkat Departemen, juara II Mahasiswa Berprestasi tahun 2005 Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dan juara II Speech Contest tingkat IPB yang diadakan dalam rangka Dies Natalis IPB ke- 40. iii
KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil alamin, segala puja dan puji hanya milik Allah Swt Tuhan seru sekalian alam. Atas berkat rahmat dan hidayahnya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Mempelajari Efektivitas Peran Gugus Kendali Mutu dalam Peningkatan Kinerja Perusahaan (Studi Kasus : PT Pertamina Unit Pengolahan IV Cilacap). Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Perhatian tehadap mutu pada saat sekarang ini, terutama jika dikaitkan dengan industri manufaktur dan jasa merupakan suatu keharusan. Telah disadari bahwa ilmu dan konsep manajemen mutu berkembang sangat cepat dan banyak sistem dan alat yang ditawarkan, mulai dari yang basic seperti Gugus Kendali Mutu (GKM), sampai yang advance seperti ISO series, MBNQA, Six Sigma, Balance Score Card, dan Economic Value Added (EVA). Penelitian ini mengkaji alat yang mendasar yaitu GKM, dengan melihat efektivitas peran GKM dikaitkan dengan peningkatan kinerja perusahaan. Tak lupa penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada berbagai pihak yang telah mendukung penulisan skripsi ini, antara lain : 1. Ir. Pramono D. Fewidarto, MS sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia memberikan arahan, bimbingan, saran yang sangat bermanfaat, dan dukungan serta motivasi yang kuat kepada penulis untuk menyelesaikan studi lebih cepat. 2. Ibu dan Bapak atas kasih sayang, dukungan, doa yang tiada putusnya dan segala kemudahan fasilitas yang diberikan selama penelitian, serta adik-adikku Rani dan Bom-Bom yang senantiasa memberikan semangat dan inspirasi. 3. Prof. Dr. Ir. H. Musa Hubeis, MS, Dipl. Ing., DEA dan Heti Mulyati, STP, MT sebagai dosen penguji yang telah meluangkan waktu dan memberikan berbagai masukan yang sangat berarti. 4. Setyo Rumekso, S.E. sebagai pembimbing lapangan atas bimbingan dan arahan yang telah diberikan, Bapak Fauzy Baron selaku Kabag OP&M dan Bapak Suryono Renbang SDM atas kemudahan dan izin penelitiannya, Bapak iv
Sofyan Komptroller dan Indah Kurnianingsih Kasie Manajemen Kinerja atas informasi yang diberikan, Bapak Agus the driver yang telah dengan setia mengantar penulis memasuki areal kilang, dan seluruh staf bagian OP&M, Renbang, dan Fungsi Kilang PT Pertamina UP IV Cilacap atas bantuan, informasi dan kerjasama yang baik. 5. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB. 6. Sahabat-sahabat sejatiku Segitiga Bermuda, Vien, Bie-Bie, Empox, dan Ennie yang telah menemani dan saling berbagi dalam suka duka serta mewarnai hidup dengan kenangan dan keceriaan. 7. Teman-temanku Manajemen 39 atas segala dukungan, kekompakan, dan torehan memori masa kuliah. Mpu, Arya, Kak Tresna, Kak Indra, Kak Humam, atas bantuan dan dukungan semangatnya. 8. Sobat terkasih Nove nun jauh di sana yang selalu mengirimkan doa dan semangat. 9. Semua pihak yang mendukung dalam penyelesaian skripsi ini. Semoga Allah Swt membalas segala kebaikan dan bantuan yang telah diberikan. Tak ada gading yang tek retak, dan kesempurnaan hanyalah miliknya. Penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun tentunya sangat dinantikan oleh penulis. Semoga skripsi ini bisa memberikan manfaat. Bogor, Februari 2006 Penulis v
ABSTRAK DAFTAR ISI Halaman RIWAYAT HIDUP...iii KATA PENGANTAR...iv DAFTAR ISI...vi DAFTAR TABEL...viii DAFTAR GAMBAR...ix DAFTAR LAMPIRAN... x I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Perumusan Masalah... 4 1.3. Tujuan Penelitian... 5 1.4. Kegunaan Penelitian... 6 1.5. Ruang Lingkup Penelitian... 6 II. TINJAUAN PUSTAKA... 7 2.1. Konsep Mutu... 7 2.1.1. Mutu Produk... 8 2.1.2. Mutu Proses... 10 2.2. Total Quality Management... 12 2.2.1. Prinsip-Prinsip Total Quality Management (TQM)... 14 2.2.2. Faktor Kegagalan Menerapkan MMT atau TQM... 14 2.2.3. ISO 9000, 14000, dan MBNQA... 14 2.2.4. Balanced Scorecard... 15 2.3. Gugus Kendali Mutu (GKM)... 15 2.3.1. Definisi dan Ciri-Ciri GKM... 15 2.3.2. Langkah-Langkah Aktual Pembentukan GKM... 18 2.3.3. Mekanisme Kerja GKM... 20 2.3.4. Penilaian Kinerja Gugus... 22 2.4. Kinerja Perusahaan... 23 2.4.1. Pengertian Kinerja... 23 2.4.2. Pemilihan Ukuran-Ukuran Kinerja... 23 2.5. Analisis Regresi Berganda (Multiple Regression)... 25 2.6. Penelitian Terdahulu... 26 III. METODOLOGI PENELITIAN... 30 3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual... 30 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian... 31 3.3. Metode Pengumpulan Data... 32 3.4. Metode Pengolahan dan Analisis Data... 33 vi
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 36 4.1. Organisasi Pertamina... 36 4.1.1. Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi Unit Pengolahan IV... 37 4.1.2. Fungsi Tiap Unit Kerja... 37 4.2. Kilang Unit Pengolahan IV... 38 4.2.1. Sejarah Kilang UP IV... 38 4.2.2. Aktivitas Kerja Fungsi Kilang... 40 4.3. Jenis Produk, Pemanfaatan dan Distribusi... 42 4.3.1. Unit Produksi I... 42 4.3.2 Unit Produksi II... 43 V. HASIL DAN PEMBAHASAN... 46 5.1. Implementasi Gugus Kendali Mutu... 46 5.1.1. Sistem Manajemen Mutu Pertamina (SMMP)... 46 5.1.2. Sejarah GKM... 49 5.1.2.1. Persiapan, Pengenalan, dan Sosialisasi... 49 5.1.2.2. Pembuatan Struktur dan Prosedur... 50 5.1.2.3. Pelaksanaan... 52 5.1.2.4. Pembudayaan... 54 5.1.3. Aktivitas Konvensi... 54 5.2. Indikator Kinerja Perusahaan Terkait dengan Mutu... 56 5.2.1. Key Performance Indicator... 56 5.2.1.1. Sistem Penilaian Kinerja Perusahaan... 57 5.2.1.2. KPI General Manager UP IV... 59 5.2.2. Kriteria MBNQA... 63 5.3. Efektivitas Peran GKM dalam Peningkatan Kinerja Perusahaan... 68 5.3.1. Jumlah GKM UP IV dan GKM Kilang... 68 5.3.2. Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas Kuesioner... 69 5.3.3. Karakteristik GKM Kilang... 72 5.3.4. Perhitungan Analisis Regresi Berganda... 76 5.3.5. Kinerja Mutu dan Efektivitas Gugus Keberhasilan Pemecahan Masalah... 82 5.3.6. Produktivitas dan Efektivitas Gugus Keberhasilan Pemecahan Masalah... 83 KESIMPULAN DAN SARAN... 87 Kesimpulan... 87 Saran... 88 DAFTAR PUSTAKA... 89 LAMPIRAN... 91 vii