CATATAN MONEV WORKSHOP PEMBUATAN MODUL KETERAMPILAN MEDIS GELOMBANG IV TAHUN 2012 Tangerang, 19-20 September 2012 Catatan Umum Kegiatan : 1. Latar belakang diadakan kegiatan ini adalah sebagai tindak lanjut dari kegiatan sebelumnya yang diadakan bulan Juli 2012.Dari evaluasi kegiatan tersebut maka para peserta perwakilan FK membuat modul-modul yang kemudian disepekati oleh setiap kelompok dan nantinya akan direview antar kelompok untuk mendapat masukan 2. Kegiatan untuk menyempurnakan perbaikan modul mengalami keterlambatan jadwal. Kegiatan yang dijadwalkan mulai pada pukul 10.00 WIB mengalami keterlambatan selama 15 menit. Kegiatan dimulai dengan pembukaan dr Theo selaku bagian dari tim ISLAND, sambutan oleh perwakilan dari FK UPH, sambutan perwakilan HPEQ (dr Sari) dan perwakilan dari koordinator Tim ISLAND (dr Widyandana) 3. Secara umum, kegiatan dapat berjalan dengan cukup baik meskipun proses dan jadwal kegiatan tidak sesuai dengan kerangka acuan kerja, penggunaan waktu kegiatan yang efektif, serta target pertemuan belum seluruhnya tercapai 4. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh metode terstandar untuk pengajaran keterampilan pemeriksaan fisik, prosedural dan integrative yang digunakan di seluruh institusi pendidikan kedokteran dan sebagai bahan untuk ujian nasional, meningkatkan kemampuan peserta dalam mengembangkan dan mengelolak urikulum keteraprosedural dan integrative, menindaklanjuti kelompok penyusun draft modul keterampilan prosedural dan integrative yang terstandar, memberikan gambaran nyata implementasi pelaksanaan modul standar yang disusun pada skills lab sebagai tempat modul teresebut digunakanmemeperoleh maskan dari narasumber ahli yang dapat digunakan dalam revisi draft modul, memberikan pemahaman nyata tentang persiapan fasilitas, tata ruang, atmosfer pembelajaran, dan aspek terkait lain untuk mendukung implementasi draft pelaksanaan modul standar yang disusun. 5. Untuk membahas revisi modul yang telah direview dilakukan diruangan terpisah pada seluruh peserta. 6. Participation rate peserta pada kegiatan ini belum mencapai target yaitu hanya sekitar 73 %. Dan yang menjadi masalah adalah ketidakhadiran itu membuat modul ada yang mestinya disepakati ada yang belum lengkap. Yang menjadi kendala dalam berlangsungnya kegiatan ini adalah beberapa peserta yang datang tidak tepat waktu. Meskipun demikian, pada prosesnya, setiap peserta sangat aktif dan bersemangat dalam memberikan masukan pada modul yang disampaikan dalam diskusi. Catatan yang perlu diperhatikan selama proses kegiatan ialah ketepatan waktu untuk menghadiri kegiatan, efektivitas pengggunaan waktu, dan efisiensi proses diskusi 7. Peran pimpinan sidang cukup baik dalam memimpin jalannya diskusi saat membahas modul. Untuk selanjutnya, diharapkan pimpinan sidang dapat memberikan arahan yang jelas mengenai proses kegiatan,pembagian waktu, dan sasaran kegiatan yang diharapkan kepada delegasinya, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sesuai rencana 8. Berdasarkan kerangka acuan, indikator luaran kegiatan ini adalah uji coba implementasi pelaksanaan draft modul standar yang disusun oleh kelompok kecil pada skills lab dan mahasiswa simulasi, evaluasi dan revisi draft modul standar yang disusun untuk disahkan sebagai modul standar, memberikan content yang siap dipublikasi di website ISLaND
Peserta Pertemuan Detail Monitoring dan Evaluasi Kegiatan : MONITORING EVALUASI REKOMENDASI ASPEK INPUT 1. Seluruh calon peserta kegiatan yang diundang yaitu 46 orang namun yang hadir hanya 34 orang, 2 narasumber. dan 5 anggota tim skills training. Calon peserta yang diundang memiliki kapasitas sebagai penangung jawab/pengelola pembelajaran ketrampilan klinis di Laboratorium Ketrampilan Medis dan berminat dan telah terlibat dalam kelompok kerja pengembangan modul pemeriksaan klinis, prosedural dan integrasi 1. Secara umum, ketidakhadiran 9 orang peserta dari total 36 peserta cukup mempengaruhi diskusi kelompok dan penyelesaian modul. Kelompok komunikasi belum bisa menyatukan hasil kesepakatan anggotanya untuk menjadi modul yang baku. Perlu adanya komunikasi yang lebih aktif dan efektif dari para koordinator dalam pengumpulan hasil kerja yang telah dilakukan anggota kelompoknya. 2. Participation rate kegiatan ini sebesar 73%. Dari 46 calon peserta yang diundang, 27 peserta menghadiri kegiatan ini. Calon peserta yang tidak hadr yaitu 9 peserta, dan 3 tim skills training. Beberapa peserta yang hadir mengalami keterlambatan dengan alasan kemacetan lalu lintas, tidak mendapat tiket pesawat, dan adanya kegiatan perkuliahan di institusi masing-masing 3. Undangan dan kerangka acuan kerja sudah dikirimkan kepada seluruh calon peserta 1 minggu sebelumnya. Pada undangan, tertera tempat, waktu, dan agenda kegiatan. Selain itu terdapat keterangan bahwa calon peserta yang berhalangan hadir dapat mengirimkan wakil yang kompeten. Pada acuan kerja tercantum dengan jelas latar belakang, tujuan, ouput, dan rencana kegiatan. Walaupun undangan dan kerangka acuan kerja telah dibuat dengan baik, masih peserta yang tidak mengetahui rencana dan target kegiatan. 4. Sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang kegiatan seperti ruang rapat, susunan meja diskusi, LCD Proyektor, mic, layar, printer, tim simulasi (10 orang mahasiswa UPH) telah 2. Participation rate berhubungan dengan poin 1. Untuk peserta yang tidak hadir dapat meninitipkan hasil kerjanya kepada koordinator. Dengan demikian, seluruh target dapat tercapai dengan baik. 3. 3 hari sebelum kegiatan dapat dilakukan konfirmasi kehadiran peserta peserta. Selain itu, didalam acuan kerja juga dapat disebutkan metode pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, calon peserta akan lebih mudah memahami rencana proses kegiatan dan juga mengetahui dengan pasti hal-hal yang harus dipersiapkan peserta yang hadir. Materi mengenai pembahasan yang akan ditinjau mengenai hasil modul sebaiknya didiskusikan antar peserta yang berada dalam satu kelompok modul melalui email atau mailist terkait sehingga peserta dapat mempelajari modul kelompoknya atau modul kelompok lain yang akan dibahas pada saat pertemuan 4. Metode pelaksanaan kegiatan (yang tertera dalam kerangka acuan kerja) perlu diperjelas dan dibuat daftar sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk
tersedia dengan baik Namun adanya koordinasi yang kurang lancar antara pihak UPH dan panitia menyebabkan terjadi kesimpangsiuran mengenai metode workshop yang digunakan yang melibatkan sarana prasarana penunjang yang diperlukan seperti LCD proyektor dan Layar menunjang kegiatan. ASPEK PROSES Proses Diskusi 5. Panitia memiliki respon yang baik terhadap kebutuhan peserta untuk menunjang tercapainya target kegiatan. Rencana : Pada hari pertama, peserta berada dalam satu ruangan besar untuk mendengarkan progres kerja tiap kelompok dan berdiskusi. Selain itu akan ada presentasi dari TA. Realisasi : Pada hari pertama, peserta berada dalam satu ruang aula unuk mendengarkan presentasi dan perkembangan hasil kerja tiap kelompok modul. Setelah presentasi dilanjutkan dengan simulasi pelaksanaan modul pemeriksaan fisik yang dibantu oleh mahasiswa UPH. Pada jeda ishoma siang, kegiatan dilakukan dengan melakukan kunjungan ke ruang-ruang lab skill yang ada di lingkungan FK UPH. Setelah ishoma siang, acara dilanjutkan dengan simulasi procedural skill. Sesuai jadwal, seharusnya diskusi kelompok modul dilakukan setelah ishoma sore, namun oleh pimpinan sidang diputuskan untuk mnggunakan waktu sisa dari jam 16.00 18.00 untuk diskusi internal dan menyelesaikan 4 modul. 4 kelompok besar ini sesuai hasil kesepakatan di pertemuan sebelumnya yaitu kelompok modul komunikasi, modul procedural skills, modul integrasi dan modul pemeriksaan fisik. Setelah break ishoma sore, kegiatan dihentikan dan dilanjutkan keesokan harinya Pada hari kedua, peserta tetap melanjutkan diskusi kelompok dan kemudian memplenokan hasil yang telah dicapai. Selain itu ada brainstorming dan presentasi dari TA 1. Proses pelaksanaan kegiatan belum sesuai dengan yang tertera pada acuan kerja. Hal ini disebabkan oleh peserta belum menyelesaikan tugas masing-masing yaitu membuat modul. Selain itu kendala jarak antara ruang kegiatan workshop dan hotel tempat penginapan menjadi - Pengiriman ulang kerangka acuan kerja saat konfirmasi kehadiran dapat menjadi pengingat bagi peserta. Ketua tim pokja dan koordinator tim dapat memberikan arahan langsung dengan jelas dan tegas agar proses pelaksanaan
alasan kegiatan diskusi pada malam hari (19.00 21.00) dimajukan. Peserta yang hadir merupakan peserta yang sudah terlibat sebelumnya dalam penyusunan modul e-learning dan reviewer yang hadir juga merupakan expert di bidang pendidikan kedokteran. Hal ini menyebabkan proses saling memberikan asupan berjalan lancar. 2. Jadwal kegiatan mengalami keterlambatan. Pada saat mempresentasikan hasil kerja tiap kelompok dari juli-september, peserta mengalami keterlambatan dari jadwal yang telah disepakati bersama. Selain itu, waktu yang dialokasikan untuk mereview modul tidak dimanfaatkan secara optimal. Diskusi yang seharusnya dialokasikan selama 2,5 jam, hanya dimanfaatkan selama 2 jam karena dimajukan dan setelah itu tidak ada diskusi lanjutan 3. Ada peserta yang berhalangan hadir pada saat kegiatan, kemudian diwakilkan kepada rekan sejawat yang lain dengan kemampuan yang sama. Namun ada juga yang tidak ada wakilnya sehingga efektivitas waktu pelaksanaan diskusi pada saat pembahasan menjadi berkurang dan modul belum bisa difinalisasi. 4. Pada prosesnya, setiap peserta sangat aktif dan bersemangat dalam memberikan masukan pada modul yang disampaikan dalam presentasi dan diskusi. Selain itu, setiap peserta juga memiliki dedikasi tinggi untuk mengembangkan pendidikan kedokteran. Namun demikian, masih terdapat beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian yaitu alokasi waktu untuk melaksanakan kegiatan dan fokus dalam diskusi masing-masing kelompok untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses diskusi. kegiatan dapat berlangsung dengan lancar dan seluruh target kegiatan tercapai. - Memberikan materi kegiatan ke email masing-masing peserta sebelum menjalankan kegiatan agar menjadi lebih efekstif serta efisien - sangat tepat karena memberikan banyak masukan yang baik bagi pengembangan modul e-learning. - Peserta sebaiknya mempersiapkan waktu yang cukup untuk mengantisipasi keterlambatan dan lebih bisa mendisiplinkan diri untuk mematuhi jadwal acara yang telah disepakati bersama. - Peserta yang tidak hadir seharusnya dapat tetap mengirimkan hasil kerjanya keapda ketua tim pokja supaya bisa dikompilasi dan didiskusikan dengan anggota kelompoknya dan kelompok lain. Harapannya pada saat presentasi modul hasil revisi, dilakukan oleh orang yang menyusun langsung modul tersebut. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan kesalahan interpretasi dari isi modul tersebut. Dan ketika ada yang kurang jelas bisa langsung ditanyakan pada penyusunnya. - Ketua tim pokja dapat menunjuk tim koordinator untuk menyampaikan materi kepada anggota yang hadir dan mengumpulkan hasil kerja tiap kelompok untuk dibahas antar kelompok modul. - Keaktifan peserta harus selalu dijaga untuk bisa meningkatkan kualitas konten dari modul e-learning yang sedang dikembangkan. - untuk lebih mendisiplinkan diri terhadap waktu yang telah disepakati, perwakilan tim mengingatkan kembali
ASPEK OUTPUT Output Pertemuan 1. Uji coba Implementasi pelaksanaan draft modul standar yang disusun oleh kelompok kecil pada skills lab dan mahasiswa simulasi 2. Evaluasi dan revisi draft modul standar yang disusun untuk disahkan sebagai modul standar 3. Memberikan content yang siap dipublikasi di website ISLaND mengenai jalannya arahan acara diskusi, bisa dilakukan via jaringan komunikasi atau mobile phone pada saat acara akan dimulai. - Dengan kerangka acuan kerja yang jelas dan arahan koordinator yang tegas, proses diskusi berjalan dengan baik dan target sasaran pun tercapai. - Agar waktu kegiatan lebih efisien, draf modul dapat direview terlebih dahulu oleh tim masing-masing. Review dapat diberikan secara mandiri oleh anggota tim atau dapat dijaring melalui rapat internal tim. Rapat tidak harus dalam bentuk tatap muka namun dapat dilakukan dengan cara online meeting. - Uji coba baru bisa dilaksanakan pada 2 modul dan masih perlu tahap penyempurnaan serta pengembangan. Kedepan diperlukan ujicoba pada 2 modul lainnya - Kendala komunikasi masih menjadi isu utama dalam menyatukan pokok bahasan dalam setiap modul. Komunikasi via mailinglist atau sarana komunikasi lain harus ditingkatkan mengingat kendala jarak dan waktu pertemuan antar anggota kelompok modul. Draft masih memerlukan kesepakatan internal kelompok modul dan antar kelompok modul untuk mendapatkan masukan yang lebih lengkap. Dari 4 modul, modul komunikasi masih belum lengkap karena ada salah satu anggota tim yang belum mengirim hasil kerjanya - Perlu ada kesepakatan format dan sop jenis video yang bisa dimasukkan sebagai content dalam web ISLaND. Selama ini SOP dan format video yang bisa dimasukkan kedalam website masih simpang siur sehingga video yang sebagian dibuat oleh anggota tim ISLaND sangat bervariasi
Hasil evaluasi dan rekomendasi yang diberikan oleh monev terhadap kegiatan ini diharapkan dapat menjadi input bagi tim penyusun modul keterampilan medis dalam melakukan monitoring pengembangan modul Pelatihan Medik. Ke depannya diharapkan komunikasi yang efektif terus berjalan antara perwakilan penanggung jawab/pengelola pembelajaran ketrampilan klinis di Laboratorium Keterampilan Medis setiap FK dengan tim skills training untuk didapatkan draft modul keterampilan yang sesuai perencanaan dan content yang siap dipublikasi di website ISLaND Tangerang, 20 September 2012 Freddy FW Asisten Monev Program Proyek HPEQ Supervisi oleh : Aprilia Ekawati Utami (pengelola monev)