PENYUSUNAN MANUAL SPMI
Inti SPMI : adalah keberadaan Standar Dikti, yang berfungsi sebagai tolok ukur untuk menilai mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi maka, Pelaksanaan SPMI pada suatu PT menyebabkan PT harus bekerja berdasarkan Standar Dikti yang telah ditetapkan
STANDAR DIKTI
Mekanisme / Siklus SPMI (Pasal 52 ayat (2) UU No.12 th 2012 tentang Dikti) Durasi/kecepatan atau usia siklus SPMI tidak sama untuk setiap Standar Dikti.
Kaizen/Continually Improvement
Aras Implementasi SPMI
Dokumen SPMI (Permendikbud N0 50 Tahun 2014, Pasal 11 ayat (3)
SPMI di PTS ditetapkan dalam peraturan PTS (Rektor, Ketua, Direktur) setelah terlebih dahulu disetujui SENAT pada PTS dan Badan Hukum Penyelenggara (YAYASAN, Persyarikatan, dsb).
Manual SPMI : Adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Dikti suatu PT ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi pelaksanaannya, dikendalikan pelaksanaannya, ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pada semua aras dalam PT
Manfaat Manual SPMI : 1. Panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI maupun dosen serta non dosen, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan budaya mutu. 2. Petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau citacita PT yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan 3. Bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan
Manual SPMI berkaitan dengan pentahapan SPMI : 1. Tahap Penetapan Standar : Tahap ketika seluruh standar dirancang, dirumuskan, hingga disahkan oleh pihak yang berwenang pada PT 2. Tahap Pelaksanaan Standar Tahap ketika isi seluruh standar mulai dilaksanakan untuk dicapai atau diwujudkan oleh semua pihak yang bertanggungjawab untuk itu.
3. Tahap Evaluasi (Pelaksanaan) Standar : Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab mengevaluasi pelaksanaan standar melakukan pemantauan terhadap ketidaksesuaian/ penyimpangan terhadap pelaksanaan standar. 4. Tahap Pengendalian (Pelaksanaan) Standar : Tahap ketika pihak yang bertanggungjawab harus melakukan korektif bila terjadi ketidaksesuaian/ penyimpangan terhadap pelaksanaan standar 5. Tahap Peningkatan Standar : Tahap ketika isi satu, beberapa, atau seluruh standar harus ditingkatkan mutunya secara berkala
B. Pelaksanaan Standar Dikti (P) Esensi tahap pelaksanaan Standar Dikti : PT menjalankan setiap Standar Dikti yang telah dinyatakan secara tertulis dalam dokumen SPMI sehingga Standar Dikti tersebut dapat dipenuhi. Akan diuraikan : Pihak yang melaksanakan Standar Dikti (audience). Bagaimana pelaksanaan Standar Dikti.
Alternatif Penjilidan Dokumen
Garis Besar Isi Dokumen/Buku Manual SPMI : 1. Tujuan dan maksud Manual SPMI. 2. Luas lingkup Manual SPMI. a. Manual Penetapan Standar Dikti; b. Manual Pelaksanaan Standar Dikti; c. Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti; d. Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti; e. Manual Peningkatan Standar Dikti. 3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan. 4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu. 5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai Manual SPMI. 6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan. 7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI 8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam Manual SPMI
Urutan Bab Manual SPMI (dalam latihan ini) Bab 1. Visi, Misi, Tujuan, Sasaran PT Bab 2. Tujuan dan Maksud Manual SPMI. Bab 3. Luas Lingkup Manual SPMI a. Manual Penetapan Standar Dikti; b. Manual Pelaksanaan Standar Dikti; c. Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti; d. Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti; e. Manual Peningkatan Standar Dikti. Bab 4. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan sesuatu. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan sesuai Manual SPMI. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan. Bab 5 Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari manual SPMI Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam Manual SPMI
Pembagian Tugas Terkait Manual SPMI Subyek *) Penetapan Standar Pelaksanaan Standar Evaluasi Pelaksanaan Standar Pengendalian Pelaksanaan Standar Peningkatan Standar Yayasan Senat Rektorat Dekanat Prodi LPMI BAAK BAK LP3M Dosen
Manual SPMI (PPEPP) Tahapan SPMI Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pelaksanaan Pengendalian Pelaksanaan Peningkatan Standar Pihak yang Terkait (disesuaikan dengan masing-masing PTS) Rektorat Senat LPMI Dst Rektorat Kaprogdi Dst Rektorat LPMI Dst Rektorat LPMI Dst Rektorat LPMI Kaprodi Kegiatan yang Dilakukan Dokumen
Proses Penyusunan Manual SPMI 1. Didahului dengan penyusunan Standar Dikti. 2. Memahami siklus PPEPP untuk tiap Standar Dikti 3. Memahami struktur organisasi dan deskripsi kerja. 4. Penentuan langkah-langkah/prosedur untuk masing-masing manual yang meliputi PPEPP (bagaimana melaksanakannya), termasuk siapa yang melaksanakan, berikut durasi/waktunya. 5. Sangat dianjurkan sekaligus menentukan dokumen yang harus ada dan merancang form terkait.
Pedoman Menulis Manual SPMI Sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut : 1. Tulis secara jelas, ringkas padat, dengan bahasa sederhana (lugas, hemat kata, kalimat aktif pendek namun utuh/lengkap). 2. Sebagai sebuah petunjuk praktis cara mengerjakan sesuatu, penulisan manual harus konsisten, sistematis, koheren, dan logis, seperti misalnya jelas menguraikan langkah demi langkah, tahap demi tahap, secara kronologis ataupun sekuensial. 3. Dalam menulis manual, penulis harus memposisikan diri sebagai pihak pemakai manual tersebut
4. Manual selalu berkaitan erat dengan kebijakan dan standar, sehingga ini perlu disebutkan secara eksplisit dalam setiap manual. 5. Buatlah tampilan sedemikian rupa agar terlihat menarik dengan misalnya, menggunakan kertas berkualitas tinggi, ilustrasi dengan gambar/bagan/diagram yang dibuat berwarna, dan dicetak secara profesional. 6. Edit draf manual untuk mengoreksi, antara lain tata bahasa, gaya bahasa, kohesi, kejelasan, dan ketepatan pemilihan kata 7. Terbitkan dan distribusikan manual secara efektif agar mudah dan cepat diperoleh semua pihak yang berkepentingan
Garis Besar Isi Dokumen/Buku Formulir SPMI Terdapat banyak macam maupun jumlah formulir SPMI sesuai dengan peruntukan untuk setiap Standar Dikti. Dapat dipastikan bahwa setiap Standar Dikti membutuhkan berbagai macam formulir sebagai alat untuk mengendalikan pelaksanaan Standar Dikti, dan merekam mutu hasil pelaksanaan Standar Dikti.
Formulir / Borang SPMI Adalah dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian yang tak terpisahkan dari Standar SPMI dan Manual SPMI Terdapat berbagai macam formulir dengan peruntukan yang berbeda-beda sesuai dengan berbagai macam standar dalam SPMI-PT Setiap standar membutuhkan paling sedikit satu macam formulir
Fungsi Formulir/Borang SPMI 1. Alat untuk mencapai/memenuhi/ mewujudkan isi standar 2. Alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengoreksi, mengevaluasi pelaksanaan standar SPMI. 3. Bukti otentik untuk mencatat/merekam, pelaksanaan SPMI secara periodik.
Terima Kasih