PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL @umpalangkaraya.ac.id Penggunaan Webmail Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra juga dapat diakses melalui email client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail, Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses pengelolaan email dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data. Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan email sehari hari. Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra.
1. Membuka Webmail Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Chrome atau Firefox) dan mengetikkan alamat mail.umpalangkaraya.ac.id/ atau buka webiste http://www.umpalangkaraya.ac.id pilh Link Internal Email UM Palangkaraya. Masukkan nama dan password pada form isian. maka akan keluar menu pengisian New Password seperti dibawah ini. Setelah itu klik Log In.
Isikan Password baru pada kolom New Password dan ulangi lagi pada kolom Confirm. Kemudian klik kembali tombol Log In. Jika kita ingin menyimpan nama dan password agar lain kali tidak usah mengetikkannya, klik pada pilihan Stay signed in. Perlu diingat bahwa pilihan advanced memerlukan resolusi layar minimal 1024 X 768. Setting layar kurang dari ukuran tersebut akan secara otomatis masuk kedalam modus Standar HTML. Setelah kita login, kita akan menjumpai layar utama Zimbra sebagai berikut : Layar utama webmail Zimbra terbagi dalam beberapa bagian, antara lain : Bagian Atas 1 : Berisi kotak pencarian dan pilihan tampilan (advanced atau standar HTML), Informasi account/pemilik. Bagian Atas 2 : Berisi M e n u Mail, Contacts, Calender, Tasks, Briefcase dan Preferences. Kalau di klik : a. Mail : Berisi pilihan New Message (untuk membuat message), Mail Folders (inbox, chats, sent, drafts, junk (spam) dan trash (sampah)).
b. Contact : Berisi pilihan New Contact (untuk melihat daftar alamat email ataupun daftar contact yang lain, yang pernah kita masukkan, atau klik New Contact untuk menambah daftar contact yang baru), Contact List (contact, distribusition list, emailed contact dan trash (sampah)). c. Calender : Berisi pilihan New Appointment (untuk melihat tanggal maupun daftar jadwal kegiatan, klik New Appointment untuk membuat jadwal meeting dan lain-lain), Calenders (calender dan trash (sampah)). d. Task : Berisi pilihan New Task (untuk mencatat daftar kegiatan yang tengah dilakukan, dan kita bisa membuat catatan tentang kemajuan dari kegiatan tersebut. Klik New Task), Task Lists (tasks dan trash (sampah)). e. Briefcase : Berisi pilihan New Document (untuk membuat document dengan format text, kita bisa menyisipkan spreadseheet, gambar maupun file lain. Pilih New Document untuk membuat document baru, klik save untuk menyimpan, dan close untuk menutup document tersebut dan fasilitas ini juga untuk menyimpan file/dokumen yang pernah dibuat. Untuk menyimpan dokumen klik New Document, pilih Upload File), Briefcase Folders (briefcase dan trash (sampah)). f. Preferences : Preferences jika kita ingin mengubah password, theme, maupun settingan yang lain, klik Save dan Close untuk menyimpan perubahan yang dibuat. Preferences (general, account, mail, filters, signatures, out of office, trusted addresses, contacts, calendar, sharing, notifications, import/export, shortcuts dan zimlets).
2. Membuat & Mengirim Email berikut : Untuk membuat email, klik menu Mail dan pilih New Massage. Lihat gambar Setelah kita memilih menu New Message, kita dapat langsung mengetikkan email yang akan dikirimkan.
Isikan data berikut : To : Alamat email yang dituju. Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan. Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari penggunaan subyek email yang tidak jelas. Untuk mengirim menyisipkan file/document (attachment), klik tombol Attach. Ketikkan isi email pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email : Gunakan alamat email instansi/lembaga atau perusahaan untuk kepentingan instansi/lembaga atau perusahaan, jangan gunakan untuk kegiatan yang dapat merusak nama baik instansi/lembaga atau perusahaan (bergosip, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, memperforward hoax atau berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). Nama domain instansi/lembaga atau perusahaan mencerminkan nama baik instansi/lembaga atau perusahaan. Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email di server. Jangan mengirimkan email dalam HURUF BESAR SEMUA karena HURUF BESAR mencerminkan rasa marah, sangat penting dan terburu-buru. Jangan mengirimkan email dalam bentuk font yang sangat besar. Gunakan ukuran font yang sewajarnya. Jangan mengirimkan email dalam bentuk font Warna Warni karena mencerminkan kurangnya tingkat keseriusan isi email. Gunakan fasilitas spelling jika email ditujukan dan dikirimkan pada penerima berbahasa Inggris.
3. Menerima Email Untuk menerima dan membaca email, klik tombol Get Email atau tombol Refresh. Secara default setiap 10 menit sekali email akan di check sehingga kita tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Get Mail atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek email yang semestinya sudah masuk namun belum masuk juga. 4. Membalas Email Untuk membalas email, gunakan tombol Reply. Jika email ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan email juga terkirim pada penerima lain tersebut. 5. Memforward Email Memforward email artinya meneruskan email. Klik tombol Forward jika email ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju pada kolom isian To dan Cc. 6. Menandai Email sebagai Spam/Junk
Email secara otomatis dicheck dari virus atau spam/junk (email sampah). Jika ada email junk atau spam yang lolos dari proses scan server, kita bisa menandainya sebagai Junk Mail agar nantinya secara otomatis server bisa langsung mengenalinya. Pilih email yang dikategorikan sebagai email sampah/email junk/email spam dan klik tombol Junk. 7. Menambahkan Address Book / Contact Untuk menambahkan data address book /contact, kita bisa membuat address book/ contact untuk data kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu New Contact. Isikan nama dan alamat email dan deskripsi dari address book/ contact yang baru. 8. Mengecek Email Terkirim Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan email yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bisa membuat folder khusus untuk email-email tertentu, misalnya email dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan emailnya namun email tersebut kesulitan kita temukan.
8. Instant Messaging (Real Time Chating) - ZeXtras Chat ZeXtras Chat merupakan aplikasi chatting. Jika ingin melakukan real time chating dengan user lain. Untuk menambah teman chat Klik panah kecil Add New Buddy. (seperti digambar) lalu pilih
Masukkan account yang diinginkan lalu pilih dan klik Ok. Dan tunggulah konfirmasi tanda persetujuan dari user tersebut. Bila user tersebut setuju maka pada panel akan muncul nama user tersebut, dan bila user tersebut dalam keadaan aktif akan ditandai dengan button warna hijau. 9. Sinkronisasi Email dengan Perangkat Android Fasilitas email UM Palangkaraya dapat di sinkronisasi dengan perangkat mobile android. Sehingga pengguna dapat mengirim dan menerima email dari perangkat android. Email yang tersinkronisasi dengan perangkat android memiliki beberapa keuntungan: 1. Mendapatkan pemberitahuan apabila terdapat email yang masuk. 2. Dapat di atur waktu pengecekan email otomatis (device akan mengecek tiap 5 menit). 3. Email yang dihapus di perangkat, di server tidak terhapus atau masih bisa di buka via browser. 4. Dapat langsung membalas email melalui perangkat tanpa harus login di komputer. Sinkronisasi akun email UM Palangkaraya dengan device android anda dapat dilakukan dengan 2 cara: 1. Melalui Aplikasi GMAIL, aplikasi Gmail di Android harus versi terbaru. 2. Melalui Menu Akun di Setting (Pengaturan). Berikut cara menggunakan akun email UM Palangkaraya di perangkat android melalui aplikasi Gmail, apabila Gmail di device tidak bisa menambahkan akun maka silahkan menggunakan cara kedua melalui penambahan akun di Setting/Pengaturan.
1. Silahkan buka aplikasi Gmail. 2. Silahkan pilih gambar garis 3 di gmail (1) kemudian pilih panah kecil di bagian kanan (2) kemudian pilih add account (3). 1 2 3 3. Pada halaman set up email silahkan pilih personal (IMAP/POP) lalu klik next. 1
4. Silahkan masukkan alamat email anda contoh: aidin.najihi@umpalangkaraya.ac.id lalu klik next. 5. Silahkan pilih Personal(IMAP) pada Account Tipe kemudian masukkan password anda.
6. Pada halaman Incoming server settings ubah pada bagian server semula umpalangkaraya.ac.id menjadi mail.umpalangkaraya.ac.id dan pada bagian Security Type ubah menjadi SSL/TLS (Accept all certificates). 7. Pada halaman Incoming server settings ubah pada bagian SMTP SERVER semula umpalangkaraya.ac.id menjadi mail.umpalangkaraya.ac.id dan pada bagian Security Type ubah menjadi SSL/TLS (Accept all certificates).
8. Pada Halaman Account Option silahkan pilih setiap berapa menit sekali device melakukan sinkronisasi, lalu pilih next. Apabila telah berhasil, Your Account is set up and email is on its way!. Silahkan isi nama anda di bagian Your Name, yang akan terlihat di email yang anda kirim. 9. Device andoid anda akan terdapat 2 email yang aktif, email sebelumnya dan email @umpalangkaraya.ac.id yang baru di buat. Sewaktu mengirim email pastikan bagian from adalah email yang anda ingin anda gunakan seperti gambar. Berikut cara menggunakan akun email UM Palangkaraya di perangkat android melalui aplikasi Email dengan cara menambahkan akun melalui setting/pengaturan.
1. Silahkan buka Setting atau pengaturan di device anda. 2. Pilih Account lalu pilih Add Account. 3. Silahkan Pilih akun Email
4. Pilih POP3/IMAP 5. Silahkan Masukkan username dan Password mail UM Palangkaraya seperti gambar lalu klik next. 6. Pilih Tipe Akun IMAP.
7. Ubah IMAP server menjadi mail.umpalangkaraya.ac.id dan Security Type menjadi SSL/TLS (Accept all certificates). 8. Ubah SMTP server menjadi mail.umpalangkaraya.ac.id dan Security Type menjadi SSL/TLS (Accept all certificates).
9. Silahkan pilih seberapa sering device mengecek email ke server di bagian Inbox checking frequency. 10. Silahkan isi nama anda di bagian Your Name, yang akan terlihat di email yang anda kirim. 11. Untuk mengecek atau mengirim email silahkan gunakan aplikasi Email di android.