1. Mail BPPT Security Lupa Password Mengisi dan Memverifikasi kolom alternatif di Intranet...

Transkripsi

1

2 Daftar Isi 1. Mail BPPT Security Lupa Password Mengisi dan Memverifikasi kolom alternatif di Intranet Lupa Password jika sudah mengisi alternatif Lupa Password jika belum mengisi alternatif Ganti Password Mencegah Spam dan Phishing Mengakses Mail via web Tampilan Mail via Web Calendar Address Book Briefcase HTML dan Plain Text Backup dan Restore Kuota Attachment Filter Create Folder Create Filter Signature Mail Client Incoming Setting Outgoing Setting Setting Mail Client Outlook Mode Otomatis

3 Mode Manual Thunderbird Zimbra Desktop Android ios Merubah setting account Sinkronisasi kalender Sync Filter Blackberry GAL Outlook Thunderbird

4 1. Mail BPPT Mail BPPT ( merupakan Mail resmi BPPT untuk semua pegawai BPPT yang dikelola oleh Pusat Data Informasi dan Standardisasi. Mail BPPT berada dalam Server Cloud Computing yang berada di data center Serpong yang dikelola oleh PDIS. 2. Security 1.1. Lupa Password Sebelum semuanya terlambat. Harap mengisi dan memverifikasi kolom alternatif di Intranet Mengisi dan Memverifikasi kolom alternatif di Intranet Jika ada pemberitahuan seperti di atas. Maka pengguna wajib mengisi kolom alternatif Isi kolom alternatif dengan pribadi anda. Lalu klik Submit Klik Kirim konfirmasi 3

5 Buka akun alternatif anda Klik link di dalam tersebut sukses terverifikasi Lupa Password jika sudah mengisi alternatif Buka terlebih dahulu web Intranet 4

6 Klik Lupa Password Isi Nama dan NIP lama. Lalu klik Kirim Password 5

7 Password baru telah terkirim ke alternatif Buka alternatif anda Password baru sudah diterima Lupa Password jika belum mengisi alternatif Jika lupa password dan anda belum mengisi alternatif anda, maka solusinya adalah hubungi helpdesk PDIS Buka 6

8 Klik Fasilitas Chatting di kanan bawah. Isi semua data. Pilih Departemen dengan pilihan Intranet, , dan Jaringan 7

9 Anda bisa langsung chating dengan Helpdesk PDIS. Helpdesk PDIS siap membantu anda Ganti Password 8

10 Isi dengan username dan password asal Klik Icon Ganti Password 9

11 Masukkan password lama ke dalam kolom Password Lama Masukkan password baru ke dalam kolom Password Baru dan kolom Konfirmasi Password Baru Syarat password baru adalah: 1. Password harus minimal 6 karakter. 2. Password harus kombinasi huruf dan angka. 3. Password tidak boleh mengandung username atau nama Anda. 10

12 Password berhasil diubah. 11

13 1.3. Mencegah Spam dan Phishing Kerentanan yang sering terjadi pada pengguna mail adalah spam dan phishing, apa itu spam dan apa itu phishing: Spam adalah penggunaan perangkat elektronik untuk mengirimkan pesan secara bertubi-tubi tanpa dikehendaki oleh penerimanya. Tips Aman Menghindari SPAM 1. Jangan pernah mengisi content blog/artikel Anda dengan content-content hasil jiplakan atau content yang bukan karya Anda, sebab suatu saat robot SPAM akan mampu mendeteksi keberadaan blog/web dengan content jiplakan Anda tersebut. 2. Jika memang koneksi internet Anda lambat, jangan pernah sekali-kali melakukan ping maupun submit sebuah web/blog ke beberapa search engine yang ada di internet. 3. Terakhir dan yang PALING PENTING untuk Anda lakukan adalah Jangan lupa untuk selalu membaca setiap Kebijakan Privasi (Privacy Policy) dan Ketentuan Penggunaan (Term and Condition) pada setiap situs web yang Anda datangi. 4. Dan jika memang benar-benar dengan tidak sengaja blog/web atau mail Anda teridentifikasi SPAM, maka segeralah ambil langkah cepat untuk melaporkannya kepada pihak situs yang telah Anda datangi tersebut. Dan biasanya Anda disuruh mengirim pesan kosong kepada situs tersebut, tergantung pada kebijakan masingmasing situs. Pada dasarnya - spam sudah dilakukan pencegahan dan penangkalnya di sisi server mail yang ada di BPPT namun akan lebih baik lagi jika didukung dengan user yang bersangkutan. Phishing adalah usaha untuk mendapatkan suatu informasi penting dan rahasia secara tidak sah, seperti USER ID, PASSWORD, PIN, informasi rekening bank, informasi kartu kredit, atau informasi rahasia yang lain Tips Aman Menghindari Phishing 1. Jangan pernah melakukan klik pada link yang terdapat pada jika sekiranya tersebut tidak dikenal dan mencurigakan, sebaiknya jika menemukan yang mencurigakan segera melapor pada admin ataupun langsung melakukan delete pada tersebut. 12

14 2. Jangan pernah membalas dengan mencantumkan username ataupun password anda SEKALIPUN ITU TERTANDA DARI ADMIN !!! 3. Hanya melakukan input account untuk registrasi pada website yang terpercaya 4. Jangan mudah menyebar alamat di dunia maya terlebih lagi di forum forum yang belum tentu terpercaya dalam pengelolaannya. Catatan penting :Jangan menggunakan mail zimbra BPPT untuk di registrasikan ke media-media social!!! Contoh contoh SPAM dan PHISHING : 13

15 14

16 3. Mengakses Mail via web Tampilan Mail via Web Tampilan Mail via Web Calendar Tampilan Calendar di Mail Zimbra Kalender di Zimbra bisa disharing dengan pengguna lain. 15

17 Address Book Tampilan Address Book Zimbra BPPT Address Book berisi alamat yang diisi oleh pengguna Alamat tujuan akan langsung terisi pada saat mengirim baru Briefcase Tampilan Briefcase di Zimbra BPPT Briefcase digunakan untuk upload file Briefcase dapat digunakan untuk sharing file dan folder Akan dijelaskan lebih lanjut di bagian Attachment 16

18 HTML dan Plain Text Pada web client mail zimbra BPPT terdapat beberapa pengaturan untuk melakukan penulisan , di antaranya adalah mode penulisan plain text dan HTML. Mode penulisan plain text hanya memungkinkan pengguna menuliskan nya berupa tulisan tanpa style dan pengaturan tambahan lain. Mode penulisan HTML memungkinkan pengguna menuliskan dengan menggunakan style bolt, italic dan underline, menyisipkan gambar ataupun table. Setting display text/html Setting penulisan text/html 17

19 Backup dan Restore Kadangkala kita harus backup karena kuota sudah penuh. Hasil backup bisa direstore nantinya. Berikut adalah cara untuk Backup Backup Backup Mail 1. Buka Preferences 2. Lalu pilih Import / Export 3. Lihat bagian Export, lalu ceklis Advanced Settings 4. Pilih yang akan dibackup. Karena kita akan membackup mail, maka yang diceklis hanya Mail 5. Silahkan pilih tanggal mulai dan tanggal akhir dari data mail yang akan dibackup 6. Lalu klik Export File hasil Backup berupa file berformat.tgz. Simpan file backup ini dengan baik 18

20 Restore Restore Mail 1. Buka Preferences 2. Lalu pilih Import / Export 3. Pilih file backup yang akan kita restore 4. Pilih metode yang akan digunakan jika backup ada yang duplikat dengan yang ada. 5. Ketik Advanced Settings jika perlu 6. Pilih tipe data yang akan direstore. Pilih Mail saja jika hanya mail yang akan direstore. 7. Klik Import 19

21 3.2. Kuota Dimulai pada tahun 2015, kuota pegawai BPPT adalah sebagai berikut 2 GB untuk Pegawai BPPT 5 GB untuk Akun Kepala Unit 10 GB untuk Akun Deputi 25 GB untuk Akun Kepala BPPT 3.3. Attachment Fitur mail attachment yang ada pada zimbra BPPT dibatasi hanya sebesar 80MB ditambah dengan message body, dengan kata lain, total dari mail yang dapat dikirmkan melalui zimbra BPPT adalah 80MB. Namun ada beberapa penyedia layanan mail seperti Gmail, yahoo dan Microsoft yang tidak memperbolehkan ukuran file sampai sebesar ini diterima maupun dikirimkan. Solusi yang dapat digunakan antaralain adalah : Mengupload file ke layanan file sharing umum seperti dropbox dan melampirkan linknya pada yang dikirimkan. Memasukan file kedalam fitur briefcase yang ada pada zimbra BPPT dan lakukan share link kepada penerima . 20

22 Menggunakan fitur berkas.bppt.go.id untuk mengupload file dan melakukan share link ke file tersebut. 21

23 3.4. Filter Create Folder Klik Tombol Sebelah Folder, Lalu klik New Folder 22

24 Pilih Nama, lalu pilih di mana folder tersebut akan ditempati. Biasanya folder baru ditaruh di bawah folder Inbox Folder Mailman sudah dibentuk di bawah folder Inbox 23

25 Create Filter Buka Tab Preferences dan Tab Filter 24

26 Isi Nama Filter dengan Nama yang diinginkan. Isi kondisi dari filter nya. Isi Langkah selanjutnya dari filter. Filter sudah selesai dibuat Klik Run Filter 25

27 Pilih folder Inbox sebagai folder yang akan diterapkan Filter yang baru saja dibuat. Klik OK Eksekusi Filter berhasil. 26

28 Filter sudah dieksekusi. Semua mail yang terkena filter sudah dipindahkan ke folder baru. yang tersortir oleh filter akan otomatis dipindahkan ke folder tertentu. 27

29 3.5. Signature Buka Tab Preferences lalu Pilih Signature Isi Nama Signature, ubah sebagai Format As HTML Jangan lupa Signatures nya di set sebagai Primary Account Jangan lupa klik Save 28

30 Signature Sudah Tersedia 29

31 4. Mail Client Ada dua metode penarikan . Cara yang pertama adalah POP3. Cara yang kedua adalah IMAP POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol yang digunakan untuk mengambil dari server. Protokol POP3 ditujukan agar ada yang menampung untuk sementara sampai tersebut diambil oleh penerimanya di komputernya. IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar untuk mengakses atau mengambil dari server. IMAP memungkinkan pengguna memilih pesan yang akan diambil, membuat folder di server, mencari pesan tertentu, maupun menghapus pesan yang ada. Jelas ini jauh lebih baik daripada POP (Post Office Protocol) yang hanya memperbolehkan kita mengambil/download semua pesan yang ada tanpa kecuali. Dengan IMAP terjadi komunikasi dua arah, sehingga terjadi sinkronisasi data. Berbeda dengan POP yang hanya satu arah, yaitu download saja dari server ke komputer Perbandingan POP3 dengan IMAP POP3 1. harus didownload terlebih dahulu sebelum ditampilkan sehingga memiliki beberapa kelemahan seperti : Anda harus mendownload lagi dari awal secara berulang ulang jika menggunakan komputer yang berbeda. 2. yang sudah didownload ke komputer akan terhapus dari server tergantung dari setting client. Jika hal ini terjadi, maka saat Anda menggunakan komputer lainnya, Anda tidak bisa lagi membaca semua anda secara penuh. 3. Semua dan file attachment akan terdownload secara menyeluruh saat melakukan cek dari client. 4. Outgoing hanya akan tersimpan secara lokal di komputer ( client). IMAP 1. masih tersimpan di server sehingga tidak perlu mendownload semua dari awal jika diakses menggunakan komputer lain. Perubahan yang dilakukan di komputer satu akan berdampak pada server dan komputer yang lain tentunya. 2. Sangat mudah dalam mengidentifikasi yang belum terbaca. 3. Pesan yang didownload hanya pesan yang anda akses saat itu untuk ditampilkan di komputer remote. Lebih praktis, cepat dan hemat waktu. 4. Outgoing bisa tersimpan secara realtime di server dan bisa diakses oleh komputer manapun yang menggunakan IMAP. 5. Anda hanya bisa mengatur di komputer 5. Anda bisa mengatur server dari 30

32 lokal saja. Saat anda menghapus sebuah , maka hanya di komputer Anda saja yang terhapus, sedangkan di server tetap ada dan harus anda hapus secara manual. 6. Butuh waktu yang lama untuk reload dari server ke komputer Anda. komputer secara real time. Saat anda mengapus di komputer remote, maka anda juga telah menghapusnya dari server. Sinkronisasi antara server dan komputer akan selalu terjadi secara otomatis sehingga yang kita akses di komputer adalah kondisi secara real time yang ada di server. 6. Waktu reload jauh lebih cepat dari POP dan sinkronisasi antara server dan komputer remote akan selalu terjadi secara otomatis saat anda melakukan aktivitas di komputer remote anda. POP3 IMAP Karakteristik Menyedot semua dari Sinkron dengan Mail Server Mail Server ke dalam client/gadget Akibat dari Setelah mail dari server Perubahan apapun di Karakteristik di disedot ke client, jika tidak client/gadget akan langsung atas disetting lebih lanjut, maka mengubah di server di server akan dihapus Kelebihan Mail di server selalu kosong Otomatis, semua perubahan dan kuota pun tidak akan akan langsung sinkron penuh Selalu ada backup di client yang diset POP3 Kekurangan Tidak sinkron antar masing- Kuota akan cepat penuh. masing client. Tidak akan ada backup jika server mail mati. 31

33 4.1. Incoming Setting Berikut adalah konfigurasi Mail Client yang harus diset pada mail client. Ada dua pilihan tergantung pengguna. Pilih POP3 jika ingin menyedot semua dari server. Pilih IMAP jika hanya ingin sync. PDIS menyarankan untuk menggunakan POP3 sebagai protokol incoming dan menggunakan mail client di komputer yang paling sering digunakan pengguna. Protokol POP3 IMAP Incoming Server mail.bppt.go.id mail.bppt.go.id Port Authentication SSL (SSL Always jika di Android) SSL (SSL Always jika di Android) Username Password password password 4.2. Outgoing Setting Protokol untuk Outgoing Mail bernama Protokol SMTP. Protokol SMTP dengan TLS hanya digunakan jika Protokol SMTP biasa tidak bisa digunakan pada saat kondisi tertentu yang jarang terjadi. Protokol SMTP SMTP dengan TLS Outgoing Server mail.bppt.go.id mail.bppt.go.id Port Authentication SSL (SSL Always jika di Android) TLS (TLS Always jika di Android) Outgoing Server Yes Yes Requires Authentication? Username Password password password 32

34 5. Setting Mail Client 5.1. Outlook 2013 Klik tombol Menu, Lalu Klik Add Account Mode Otomatis Isi Data-Data di atas. 33

35 Konfigurasi Otomatis telah selesai dilakukan Mode Manual Pilih Mode Manual. Lalu klik Next 34

36 Pilih Akun POP or IMAP. Lalu klik Next Pastikan di kolom User Name, Anda mengisi lengkap alamat anda. 35

37 Pada Tab Outgoing Server, Klik pilihan yang paling atas. Lihat Tabel untuk konfigurasi POP3 di BPPT. Pastikan di Menu Delivery sesuai dengan keinginan. Menu ini berisi tentang bilamana mail di server akan dihapus. 36

38 Kllik Test Account Settings. Konfigurasi POP3 telah berhasil dilakukan Konfigurasi telah selesai dilakukan 37

39 Akun sudah siap digunakan. 38

40 5.2. Thunderbird Untuk Setting mail Zimbra BPPT pada aplikasi mail client Thunderbird, berikut adalah langkah langkah yang dapat dilakukan : 1. Pada aplikasi thunderbird tekan tombol alt pada keyboard lalu navigasikan ke File -> New -> Existing Mail Account. (catatan : tahap ini dilakukan jika installasi thunderbird pernah dilakukan sebelumnya, jika pertama kali menginstallasi akan langsung muncul tampilan untuk melakukan penambahan account.) 2. Setelah langkah diatas akan muncul sebuah jendela baru untuk mengisikan detail account mail zimbra. 39

41 Isikan dengan Nama account, Alamat lengkap dan password yang digunakan untuk akses mail zimbra BPPT. Klik tombol Continue untuk melanjutkan 3. Setelah tahap sebelumnya aplikasi Thunderbird akan melakukan check ke server dan akan mengkonfirmasikan setting mail, seperti pada gambar dibawah : 4. Setelah keluar seperti tampilan di atas klik Manual Config untuk menyesuaikan nama hostname mail zimbra. Rubah nama hostname server menjadi :mail.bppt.go.id 5. Jika sudah sesuai dengan konfigurasi klik Done 6. Lakukan test penarikan dan pengiriman . 40

42 5.3. Zimbra Desktop 41

43 42

44 43

45 44

46 45

47 46

48 5.4. Android Untuk Setting mail Zimbra BPPT pada gawai Android, berikut adalah langkah langkah yang dapat dilakukan : 1. Pada halaman home gawai android klik tombol menu aplikasi lalu klik pada menu setting (pengaturan). 2. Lalu pilih menu untuk account, pilih untuk menambahkan account mail. 3. Atau untuk mempercepat langkah di atas, klik pada tombol menu aplikasi lalu cari aplikasi mail android. 4. Masukan alamat lengkap anda (menggunakan format user@bppt.go.id). 5. Lalu masukan password yang sama untuk mengakses account mail anda. 6. Lalu pilih lanjut (Next). 7. Pilih tipe protocol yang akan anda gunakan : a. POP3 b. IMAP c. Exchange 47

49 8. Setelah memilih pilhan dipetunjuk sebelumnya maka akan tampil menu untuk setting Incoming mail account anda. Username : Isi dengan user mail lengkap anda (dengan format user@bppt.go.id) Password : isi dengan password account anda IMAP server : isi dengan isian mail.bppt.go.id Port : Secure (SSL): 993 IMAP path prefix :Silahkan isi dengan INBOX. Dengan setting seperti ini memungkinkan - anda di kirim, di draft dan di delete langsung di server. Lalu kliknext 48

50 9. Setelah incoming selesai di setting, selanjutnya adalah setting outgoing . Bertujuan supaya bisa mengirimkan . SMTP server : Di isi kan dengan mail.bppt.go.id Port : Secure (SSL): 465 Require sign-in : Bubuhkan tanda centang. Username : Isi dengan user mail lengkap anda (dengan format user@bppt.go.id) Password : isi dengan password account anda Klik tombolnext. 10. Lanjutkan dengan account option : 49

51 Checking Frequency : Menentukan berapa lama jeda waktu sampai pengecekan ke mail server selanjutnya. Send from thise account by default : bubuhkan tanda centang jika pengiriman standar menggunakan account ini. Notify me when arrives : member tahu / notifikasi jika ada baru yang masuk. Klik tombol Next. 11. Step terakhir adalah member nama untuk settingan account ini : 50

52 Penamaan account akan mempermudah kita jika nantinya akan ada lebih dari 1 mail account yang ada dalam gawai android yang dipakai. Lalu masukan nama yang akan digunakan saat akan mengirim dari mail account ini, akan terlihat nanti pada saat penerima mendapatkan yang dikirim melalui gawai android ini. Klik tombol Done. 51

53 5.5. ios Untuk Setting mail Zimbra BPPT pada gawai iphone, berikut adalah langkah langkah yang dilakukan : 1. Pada Home screen iphone anda, klik pada setting (icon Gear) 52

54 Geser ke bawah dan pilih Mail, Contacts, Calendars. 2. Pilih Add Account. 53

55 3. Pilih Microsoft Exchange atau Other. 4. adsa Jika memilih other akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah 54

56 5. Masukan informasi account anda. . Adalah alamat lengkap anda (contoh : user@bppt.go.id) Password. Adalah password Zimbra bppt anda Description. Isikan sesuai dengan deskripsi yang di inginkan (contoh : mail kantor BPPT) *catatan: Domain.Jika dipertanyakan mengenai domain, kosongkan saja lalukliknext. 55

57 6. Jika anda memilih other akan muncul tampilan untuk menyesuaikan setting mail dengan tampilan seperti berikut 56

58 Masukan Informasi : Host Name : mail.bppt.go.id Username : alamat lengkap anda (contoh : user@bppt.go.id) Password : password Zimbra bppt anda 7. Jika menggunakan setting exchange, pilih dengan pilihan Mail, Contacts, dan/atau Calendars ke posisi sliders On. Jika sudah memiliki kontak, muncul layar notifikasi menanyakan apakah akan menyimpan kontak yang ada sekarang pada iphone anda. Jika memilih Keep on My iphone, anda mungkin akan melihat kontak yang terduplikasi. 57

59 6. KlikSave. Zimbra Mobile account anda sudah siap di gunakan. Sekarang anda dapat melakukan edit pada account global atau settings khusus pada account anda seperti yang akan dijelaskan berikutnya, Changing Your Account Settings Merubah setting account Setelah berhasil melakukan setup mail pada iphone anda, maka anda akan dapat melihat mail folders, contacts, danjadwal kalender pada gawai anda. pada menu Settings > Mail, Contacts, Calendarsanda dapat melakukan setting global atau spesifik untuk melakukan control pada account anda, termasuk berapa banyak yang kan tampil, berapa baris yang akan ditampilkan, ukuran tulisan, seberapa lama jeda pengecekan mail dilakukan dan banyak lagi Sinkronisasi kalender Pilih account zimbra anda dan perhatikan seberapa lama pengecekan kalender yang ingin dilakukan dan berapa lama akan di simpan pada iphone anda. 58

60 Penting :jika memiliki kalender dengan jumlah agenda lebih dari 200 entri, mungkin anda akan mengalami kendala saat pengoperasiannya Sync Filter Pilih account zimbra anda dan pilih account info untuk mengatur berapa lama dan folder mail mana saja yang inghin di sinkronkan. Penting:perhatikan jumlah dan besar mail yang akan di sinkronkan, karena mungkin akan menghadapi kendala jika dilakukan pada sinkronisasi dalam jumlah besar. 59

61 7.6. Blackberry Untuk setting mail zimbra BPPT pada gawai black berry berikut adalah langkah langkahyang dilakukan : 1. Pada home screen blackberry anda pilih menu setup. 2. Maka akan muncul halaman untuk melakukan beberapa pengaturan pada gawai blackberry anda. Pilih Accounts untuk memulai setting zimbra bppt. 3. Gawai akan melakukan loading dan akan muncul pilihan untuk menambahkan account. 60

62 Klik pada tombol Add another address. 4. Akan mucul halaman seperti gambar dibawah. Pilih Other dan anda akan diminta untuk memasukan address dan password. Klik Continue 5. Jika berhasil di konfirmasi maka akan muncul halaman Account setup confirmation Klik pada tombol Close untuk menyudahi atau Klik Add another address jika ingin menambahkan account lain. 61

63 5.7. GAL Outlook Klik Tombol New Pilih LDAP, lalu klik Next 62

64 Isi dengan konfigurasi seperti di bawah ini: Server Name : ldap.bppt.go.id User Name : uid=username.anda.ou=people,dc=bppt,dc=go,dc=id Password : passwordanda Lalu ketik More Settings Restart Outlook Isi bagian Search Base denganou=people,dc=bppt,dc=go,dc=id. Lalu klik Ok 63

65 Pada saat mengirim , Kita sudah bisa membuka Address Book dari sistem Intranet kita 64

66 Thunderbird Untuk melakukan konfigurasi GAL (Global Address List) atau sinkronisasi alamat pada LDAP BPPT pada mail client Thunderbird, berikut langkah langkah yang dapat digunakan : 1. Buka aplikasi Thunderbird. 2. Klik pada Address Book 3. Klik File > New > LDAP Directory Isikan jendela formulir yang muncul dengan isian sebagai berikut : o Name: BPPT o Hostname: ldap.bppt.go.id o Base DN: ou=people, dc=bppt, dc=go, dc=id o Port number: 389 o Bind DN:uid=[username_ _tanpa_@bppt.go.id], ou=people, dc=bppt, dc=go, dc=id 5. Pindah pada menu taboffline tab dan klik Download Now, masukan password sama dengan password account mail zimbra anda. 6. Klik pada Advanced tab dan masukan informasi berikut : o Search filter: (objectclass=*) 7. Klik OK. Thunderbird sekarang dapat secara otomatis mencari addresses dari LDAP BPPTpada saat anda membuat pesan / baru. Untuk mengaktifkan fitur ini, lakukan langkah berikut : 1. Klik Tools > Options Klik Composition pada atas jendela yang muncul. 3. Klik tab Addressing. 4. Bubuhkan tanda centang di sebelah Directory Server: dan pastikan BPPT dipilih. 5. Klik OK. 65