PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN 2014
BACKGROUND Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah aparatur negara sebagai penyelenggara pemerintahan dan pembangunan dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan Nasional. Peranan Pegawai Negeri sangat penting, sehingga berhasil atau tidaknya misi pemerintah tergantung dari aparatur negara. Kementerian Perdagangan merupakan instansi yang mempunyai komitmen penuh untuk melaksanakan Reformasi Birokrasi karena diyakini bahwa Reformasi Birokrasi merupakan tata kelola pemerintahan dengan penerapan prinsip clean government dan good governance dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Berdasarkan Pasal 12 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974, tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, dinyatakan bahwa untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil melalui pembinaan yang dilaksanakan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititik beratkan pada sistem prestasi kerja. Penilaian prestasi kerja pegawai merupakan proses kegiatan yang dilakukan untuk mengevaluasi tingkat pelaksanaan pekerjaan atau unjuk kerja (performance appraisal) seorang pegawai dan mengukur sejauh mana pegawai dapat bekerja secara efektif. Pelaksanaan Penilai Kinerja PNS di lingkungan Kementerian Perdagangan sebagai wujud pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada Program Penataan sistem Manajemen SDM Aparatur sesuai dengan PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS. Penilaian Prestasi Kerja yang merupakan penyempurnaan DP3 yang diarahkan sesuai dengan perkembangan tuntutan kualitas dalam pembinaan SDM-PNS untuk membangun dan mendayagunakan perilaku kerja produktif. Penilaian Prestasi Kerja merupakan alat kendali agar setiap kegiatan pelaksanaan tugas pokok oleh setiap PNS, selaras dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam Renstra dan Renja Organisasi. Kementerian Perdagangan dalam rangka mendukung pelaksanaan Penilaian Kinerja PNS maka telah ditetalkan Keputusan Menteri Perdagangan Nomor 78/M-dag/Kep/2/2012 Tentang Petunjuk Teknis Penilaian Prestasi Kerja PNS Di Lingkungan Kemendag
KOMPONEN : INFORMASI JABATAN Informasi Jabatan : Data terkait Jabatan yang diolah dari hasil Analisa Jabatan yang berisikan Nama Jabatan, posisi pada unit kerja dan uraian tugas yang merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi pemangku kepentingan Informasi Jabatan Unit kerja : Data terkait jabatan yang mendukung suatu unit kerja (merupakan hasil analisa jabatan) sehingga pemangku kepentingan dapat mengetahui jabatanjabatan dan tugas bawahannya Knowledge Sharing : merupakan informasi yang terkait Target dan kendala serta kegiatan Jabatan tersebut ini akan bermanfaat bagi pejabat baru untuk mengetahui apa yang dilaksanakan oleh pejabat sebelumnya KINERJA SKP Tahunan : Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang merupakan target tahunan dari pelaksanaan tugas jabatan yang disepakati dan ditetapkan di awal tahun dan harus disetujui oleh pimpinan unit kerja diatasnya. Selain kegiatan terkait tugas jabatan yang diperintahkan berdasarkan surat tugas atau keputusan akan dituangkan dalam Tugas Tambahan dan Kreativitas merupakan penghargaan dari sebuah inovasi yang telah diapresiasi oleh Pimpinan (Menteri/Presiden), Tugas Tambahan maupun Kreativitas dapat diisi kapan saja sesuai dengan surat penugasannya. Capaian Kerja Bulanan : informasi terklait hasil pelaksanaan tugas pada bulan berjalan yang telah dilaksanakan dan mendukung kegiatan pada SKP tahunan yang ditetapkan serta disetujui dan dinilai oleh atasannya. Bobotnya 30% tunjangan kinerja Perilaku : merupakan menu penilaian variable perilaku yang dinilai oleh maksimal 3 pejabat penilai diatasnya untuk mendukung komponen 40 % penilaian prestasi kerja. Dinilai pada akhir tahun Realisasi : merupakan capaian target dari SKP Tahunan yang diisi pada akhir tahun atau pada saat terjadi mutasi perpindahan jabatan (mendukung 60% penilaian prestasi kerja. Dinilai pada akhir tahun)
PEMBAGIAN HAK AKSES a. Personal Login personal adalah untuk semua pegawai Kementerian Perdagangan. Otoritasnya adalah untuk Membuat SKP tahunan, Capaian Kerja Bulanan, Realisasi SKP, melihat penilaian atas dirinya sendiri. b. Struktural Login struktural yaitu login unit kerja yang dimiliki oleh setiap pejabat struktural. Login ini memiliki otoritas untuk akses peyetujuan SKP Tahunan, Penilaian Capaian Kerja Bulanan, Penilaian Prilaku dan Penilaian Realisasi SKP pegawai yang berada di bawah kepemimpinannya. c. TU Kepegawaian Login ini selain memiliki login personal dan Sruktural, otoritas lainnya yaitu akses untuk menginput Informasi Jabatan setiap pegawai yang ada di unitnya.
PENGOPERASIAN A. CARA INPUT DAN EDIT INFORMASI JABATAN Menu ini hanya bisa diakses oleh Login TU Kepegawaian Tahapan a. Pilih Menu Unit Kerja b. Pilih Menu Informasi Jabatan. c. Pilih Jabatan yang akan diinputkan Informasi Jabatannya d. Klik Tombol TAMBAH untuk menambahkan Informasi Jabatan e. Atau Klik Tombol UBAH / HAPUS untuk mengedit Informasi Jabatan
B. CARA MEMBUAT SKP TAHUNAN 1. Bagi Pejabat Struktural, pilih menu Personal pada bagian kiri atas 2. Pilh Menu KINERJA, lalu klik sub menu SKP TAHUNAN 3. Pada layar akan tampil tahun dan status pembuatan SKP Tahunan. Status yang tersedia adalah: a. Belum membuat, adalah bagi yang belum membuat SKP tahunan b. Belum disetujui, adalah bagi yang telah membuat SKP Tahunan tapi belum disetujui atasan c. Disetujui, yaitu bagi yang telah membuat SKP Tahunan dan telah disetujui oleh atasan.
Klik pada tahun yang akan dibuat SKP. 4. Klik tombol INPUT SKP untuk menambahkan SKP Tahunan baru, klik UBAH untuk mengubah dan tombol HAPUS untuk menghapus SKP Tahunan. Tahapan a. Pilih tombol Input SKP b. Pilih informasi Jabatan yang terkait, c. kemudian ketikkan SKP Tahunan yang akan diinput. d. Lalu klik tombol SIMPAN untuk menyimpan atau tombol BATAL jika ingin membatalkan. Tombol TAMBAHAN adalah untuk menambahkan kerja tambahan sesuai dengan surat tugas untuk proses persetujuan oleh atasan. Tombol KREATIVITAS adalah untuk menambahkan kreatifitas sesuai dengan bukti penghargaan untuk proses persetujuan oleh atasan.
SKP Tahunan yang sudah berstatus disetujui tidak dapat lagi dirubah atau dihapus. C. CARA MEMBUAT CAPAIAN KERJA BULANAN Untuk bisa membuat capaian kerja bulanan, SKP Tahunan atau Tambahan harus sudah berstatus "disetujui". 1. Pada menu KINERJA pilih sub menu CAPAIAN KERJA BULANAN 2. Klik pada tahun atau bulan yang akan dibuat Capaian Kerja Bulanan
3. Pilih Jenis Tugas yang akan diinput, yaitu Tugas Tahunan atau Tugas Tambahan 4. lik pada bagian isian uraian kegiatan maka akan otomatis keluar pilihan SKP Tahunan yang telah disetujui. Lalu ketikkan Capaian Kerja Bulanan yang akan diinput. Kemudian klik tombol SIMPAN untuk menyimpan atau tombol BATAL untuk membatalkan. D. CARA MENGINPUT REALISASI Menu realisasi hanya dapat diakses ketika di akhir tahun atau pegawai telah dimutasi dan SKP Tahunan atau harus sudah berstatus "disetujui". 1. Pilih menu KINERJA, kemudian pilih sub menu REALISASI 2. Klik tombol EDIT pada poin Realisasi yang akan diinput 3. Input hasil realisasi kerja pada kotak isian yang disediakan 4. Klik tombol SIMPAN pada poin Realisasi yang telah diinput
5. Maka status belum membuat akan berubah menjadi belum disetujui E. CARA PENILAIAN CAPAIAN KERJA Menu ini hanya dimiliki oleh user/pengguna pejabat Struktural dengan cara pilih menu Unit Kerja pada bagian kiri atas 1. CAPAIAN KERJA BULANAN Tahapan a. Pilih menu KINERJA, Kemudian pilih sub menu CAPAIAN KERJA BULANAN b. Pilih pegawai yang akan dinilai hasil capaian kerja bulanan sesuai dengan statusnya BELUM DINILAI
c. Lakukan penilaian hasil kerja pegawai tersebut. d. Pada sistem ini default nilai adalah 100 dan hasil penilaian apak dinotifikasi pada pegawai yang bersangkutan. setujuan atau penolakan dari Sasaran Kerja Pegawai yang telah disusun 2. PERILAKU Tahapan a. Pilih menu KINERJA, Kemudian pilih sub menu PERILAKU b. Pilih pegawai yang akan dinilai perilakunya.
c. Setiap pegawai akan dinilai oleh 2 pejabat diatasnya selain atasan langsung. F. CARA MENYETUJUI Menu ini hanya dimiliki oleh user/pengguna pejabat Struktural dengan cara pilih menu Unit Kerja pada bagian kiri atas 1, SKP TAHUNAN Tahapan : d. Pilih menu KINERJA, Kemudian pilih sub menu SKP Tahunan
b. Pilih pegawai yang akan disetujui SKP tahunan sesuai dengan statusnya BELUM DISETUJUI c. Lakukan persetujuan atau penolakan dari Sasaran Kerja Pegawai yang telah disusun. d. Hasil Peretujuan atau penolakan akan dinotifikasi pada user peersonal atau pegawai yang dinilai. 2. REALISASI SKP TAHUNAN Tahapan a. Pilih menu KINERJA, Kemudian pilih sub menu REALISASI b. Pilih pegawai yang akan disetuju realisasi capaian targeri SKP tahunan sesuai dengan statusnya BELUM DISETUJUI c. Lakukan persetujuan atau penolakan dari capaian Sasaran Kerja Pegawai yang telah disusun. d. Pejabat penilai dapat merubah penilaian yang disampain jika merasa tidak sesuai capaian kerjanya. e. Jika terjadi ketidaksamaan terhadap hasil penilaian dapat diajukan keberatan setelah proses penandatanganan yang akan diketahui oleh atasan pejabat penilai dan seudah digabungkan dengan usur perilaku.