1 INTERNAL AUDIT Oleh: Jufina A udit merupakan suatu kegiatan yang lazim di suatu perusahaan atau organisasi. Dalam ISO 19011: 2011 mengenai guidelines for auditing management systems, audit terbagi atas dua jenis yaitu internal audit dan eksternal audit. Internal audit merupakan kegiatan audit yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan. Sedangkan eksternal audit adalah kegiatan audit yang dilakukan oleh pihak kedua maupun pihak ketiga. Menurut Hiro Tugiman (2006), Internal audit adalah suatu fungsi penilaian yang independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan. Robert Tampubolon dalam bukunya yang berjudul Risk and System Based Internal Auditing (2005) menyatakan bahwa fungsi dari internal audit yaitu untuk sebagai mata dan telinga manajemen karena manajemen membutuhkan kepastian bahwa semua kebijakan yang telah ditetapkan tidak akan dilaksanakan secara menyimpang. CRITERIA EVIDENCE FINDING CONFORMITY NONCONFORMITY Gambar 1. Skema Internal Audit
2 Kegiatan audit internal adalah proses dimana seorang auditor memeriksa kesesuaian antara kriteria yang berlaku dalam organisasi tersebut dengan bukti yang terjadi di lapangan. Kriteria yang dimaksud ini dapat berupa system operating procedure, working instruction, peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, ISO dan peraturan lainnya yang mengatur proses di suatu organisasi / perusahaan. Segala hal yang didapatkan selama kegiatan internal audit kita kenal dengan sebutan temuan audit. Temuan audit tersebut terbagi atas dua jenis, temuan audit kesesuaian dan temuan audit ketidaksesuaian. Temuan audit kesesuaian adalah temuan yang menunjukan bahwa proses yang berjalan di suatu perusahaan sesuai dengan kriteria yang berlaku diperusahaan tersebut. Sedangkan, temuan audit ketidaksesuaian adalah temuan audit yang menunjukan bahwa adanya ketidaksesuaian antara proses yang berjalan di suatu organisasi/ perusahaan dengan kriteria yang berlaku di organisasi/ perusahaan tersebut. Seorang auditor dalam melakukan kegiatan auditnya perlu memegang teguh prinsipprinsip audit, antara lain: 1. Integrity Seorang auditor harus mempunyai integritas dan profesional dalam menjalankan tugasnya sebagai seorang auditor. 2. Fair presentation Seorang auditor mempunyai kewajiban untuk melaporkan hasil auditnya secara benar dan akurat. Laporan audit yang disajikan bukanlah hasil dari temuan yang mengada-ada. 3. Due professional care Profesionalitas seorang auditor merupakan hasil dari ketekunan dalam melakukan kegiatan audit dan ketegasan dalam mengambil suatu keputusan 4. Independence Dalam kegiatan internal audit, tidak menutup kemungkinan bahwa seorang auditor mempunyai hubungan baik dengan auditeenya. Oleh karena itu, seorang auditor harus bersikap tidak memihak kepada pihak manapun dan harus bersikap objektif. 5. Evidence Laporan audit yang disampaikan kepada auditee haruslah didasarkan kepada adanya bukti yang rasional. Hal ini dikarenakan laporan audit yang disampaikan akan menjadi konklusi dari suatu kegiatan audit.
3 Gambar 2. Prinsip Audit Selama melakukan kegiatan audit, auditor akan mencari dan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin. Metode pengumpulan informasi tersebut dapat diperoleh melalui wawancara, pengamatan kegiatan dan peninjauan dokumen. Informasi tersebut dapat menjadi bukti atas temuan yang dilakukan selama kegiatan internal audit. Secara garis besar, siklus kegiatan audit yang dilakukan oleh seorang auditor untuk mengumpulkan berbagai informasi yaitu: 1. Audit initiation Pada tahap ini, auditor melakukan persiapan untuk pelaksanaan audit. Persiapan tersebut berupa penunjukan ketua tim audit; penetapan sasaran, lingkup dan kriteria; seleksi tim audit; dan kontak awal dengan auditee. 2. Document review Kegiatan review dokumen merupakan kegiatan untuk meninjau dokumen sistem manajemen yang terkait. Tujuan dari review dokumen ini adalah untuk mempelajari proses-proses yang terdapat diperusahaan atau organisasi tersebut. 3. On-site audit preparation Tahap selanjutnya yang dilakukan auditor yaitu melakukan persiapan audit di lapangan. Persiapan yang dilakukan dapat berupa persiapan jadwal audit, penugasan tim audit dan persiapan dokumen kerja. 4. On-site audit Pelaksanaan audit di lapangan dapat lebih mudah dilakukan jika kita mempunyai dokumen kerja. Dokumen kerja ini dapat menjadi pedoman seorang auditor untuk mengumpulkan berbagai informasi selama kegiatan audit. Dokumen kerja tersebut umumnya berupa checklist. Checklist merupakan formulir untuk mencatat informasi seperti bukti audit, temuan audit dan risalah rapat.
4 5. Audit reporting Laporan audit merupakan dokumen yang menjadi representative dari serangkaian kegiatan audit. Laporan audit ini merupakan dokumen yang menjadi bentuk komunikasi antara auditee dan auditor. Laporan audit yang disajikan haruslah jelas, tidak ambigu. Dalam penulisan laporan audit, pendekatan yang dapat digunakan yaitu laporan audit seharusnya mengandung unsur penjelasan masalah, lokasi, bukti dan referensi yang digunakan. Referensi merupakan kriteria yang digunakan sebagai dasar adanya temuan ketidaksesuaian kriteria Masalah yang diangkat sebagai temuan ketidaksesuain terhadap kriteria Reference Problem Objective Evidence Location Data-data yang menjadi bukti temuan ketidaksesuaian terhadap kriteria Tempat atau lokasi bukti ketidaksesuai kriteria ditemukan Gambar 3. Pendekatan Laporan Audit 6. Audit completion Audit completion yaitu konklusi dari kegiatan audit yang memberikan gambaran mengenai : a. Tingkat kesesuaian dari sistem manajemen dengan kriteria audit b. Efektivitas penerapan sistem manajemen c. Rekomendasi improvement
5 7. Audit follow up Audit follow up merupakan tindak lanjut atas temuan audit yang diperoleh selama kegiatan audit. Tindak lanjut temuan audit harus dilakukan dengan adanya batas waktu yang telah ditentukan. Selain itu, tindak lanjut audit juga perlu dilakukan pencatatan atas kesimpulan keefektivitasan tindakan perbaikan dan pencegahan. Temuan ketidaksesuaian audit umumnya terbagi atas tiga jenis, yaitu : Adequacy Compliace Performace Tipe Temuan Ketidaksesuaian Gambar 4. Tipe Temuan Audit 1. Adequacy Adequacy yaitu temuan ketidaksesuai yang menunjukan bahwa kriteria yang digunakan tidak cukup atau belum dapat menggambarkan proses yang berlaku di dalam suatu perusahaan / organisasi. Kriteria seperti SOP, IK dan sebagainya bukanlah sebuah kitab suci yang tidak dapat diubah. Jenis temuan ini dapat ditindaklanjuti dengan adanya perbaikan atas kriteria yang digunakan. 2. Compliance Compliance yaitu temuan ketidaksesuaian yang menunjukan bahwa temuan yang dilakukan merupakan akibat tidak ada konsistensinya antara kriteria yang telah ditetapkan dengan prosedur yang dilakukan. 3. Performance Performance adalah temuan ketidaksesuaian yang menunjukan bahwa adanya penyimpangan dikarenakan performance yang belum optimal dari auditee. Hal ini dapat menjadi masukan bagi bagian sumber daya manusia dalam upaya peningkatan kompetensi karyawan.
6 Kegiatan internal audit bertujuan untuk meningkatkan perbaikan di suatu perusahaan / organisasi. Oleh karena itu, kegiatan internal audit perlu dan penting untuk dilakukan oleh setiap perusahaan / organisasi. Hal ini akan membantu manajemen dalam melakukan improvement dalam perusahaan / organisasi.