Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan komunikasi kedinasan yang efisien dan efektif guna ketersediaan arsip dinamis yang autentik dan reliabel sebagai sumber informasi dan bahan bukti kinerja dibutuhkan suatu ketentuan pengelolaan informasi tertulis dalam tata naskah dinas; b. bahwa Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia sudah tidak sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi saat ini; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035);
- 2-2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 4. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; 5. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 tentang Penetapan dan Penggunaan Logo Arsip Nasional Republik Indonesia; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses; 9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip/Dokumen Permanen; 10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis;
- 3-11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Kerja Sama Luar Negeri Bidang Kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia; 12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Kerja Sama Dalam Negeri Bidang Kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia; 13. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan dan Penyempurnaan Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA. Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
- 4-4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 5. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efektif, efisien, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Logo Arsip Nasional Republik Indonesia adalah tanda pengenal atau identitas Arsip Nasional Republik Indonesia dalam bentuk simbol huruf yang khas, disyahkan dan diberlakukan sebagai lambang resmi Arsip Nasional Republik Indonesia guna mewakili Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang bertanggung jawab terhadap kearsipan Nasional. 9. Cap Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia adalah tulisan lambang Arsip Nasional RepubIik Indonesia sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungannya dalam hal ini unit pengolah yang berfungsi sebagai central file. 11. Sistem Penomoran Naskah Dinas adalah suatu sistem penomoran naskah dinas secara elektronik yang dapat diakses secara online oleh central file untuk memberikan nomor pada naskah dinas.
- 5 - Pasal 2 (1) Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melakukan kegiatan tata naskah dinas. (2) Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia meliputi: a. Bab I : Pendahuluan; b. Bab II : Jenis dan Format Naskah Dinas; c. Bab III : Penyusunan Naskah Dinas; d. Bab IV : Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas serta Pencantuman Paraf Persetujuan pada Konsep Naskah Dinas; e. Bab V : Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas; dan f. Bab VI : Penutup. (3) Ketentuan mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini. Pasal 3 Pada saat peraturan ini mulai berlaku, maka Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
- 6 - Pasal 4 Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia ini dengan menempatkannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Desember 2012 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, M. ASICHIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal Desember 2012 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012 NOMOR
- 7 -
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam penyelenggaraan ketatalaksanaan administrasi pemerintahan dan pembangunan, tata naskah dinas merupakan salah satu unsur penting dalam pengelolaan administrasi umum dan pengelolaan arsip dinamis. Dalam konteks adminitrasi umum, tata naskah dinas meliputi pengaturan terhadap jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan cap dinas serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. Sedangkan dalam konteks pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip. Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan tata naskah dinas merupakan kegiatan kearsipan dalam rangka pengelolaan arsip dinamis, khususnya dalam kegiatan penciptaan arsip dinamis. Pengelolaan tata naskah dinas baik dalam konteks pengelolaan administrasi umum dan pengelolaan arsip dinamis sejatinya merupakan pengelolaan informasi tertulis. Karena itu untuk mewujudkan komunikasi tertulis yang efisien dan efektif, ketersediaan arsip dinamis yang autentik dan reliabel sebagai sumber informasi manajemen dan bahan bukti kinerja dibutuhkan suatu ketentuan tentang tata naskah dinas, yang meliputi pengaturan terhadap jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, kewenangan penandatanganan, penggunaan logo dan cap dinas serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia telah diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan adanya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
- 2 - Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, maka Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia tersebut perlu disesuaikan. B. Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah sebagai acuan pengelolaan tata naskah dinas dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Sedangkan tujuannya adalah menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam rangka menciptakan arsip dinamis yang autentik dan reliabel di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah: 1. tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. 2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. 3. lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. D. Asas 1. Asas Kepastian Hukum Penyelenggaraan tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundangan-undangan di bidang admintrasi negara dan kearsipan.
- 3-2. Asas Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 3. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 4. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi autentisitas dan reliabilitas naskah. 5. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan pengelolaan arsip dinamis. 6. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi. 7. Asas Keamanan Tata naskah dinas harus menjamin keamanan naskah dinas dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan oleh orang atau pihak yang tidak berhak.
- 4 - BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS A. NASKAH DINAS ARAHAN 1. Naskah Dinas Pengaturan Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri dari atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur dan Surat Edaran. a. Peraturan Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia dan dapat merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. Format Peraturan disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Kepala Peraturan terdiri dari: a) Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). b) Kata PERATURAN dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. c) NOMOR Peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris. e) JUDUL Peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris tanpa diakhiri tanda baca. 2) Pembukaan Pembukaan Peraturan terdiri dari hal-hal berikut: a) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tengah antara margin kiri dan margin kanan dan diakhiri dengan tanda baca koma(,).
- 5 - c) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang. (1) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan Peraturan. (2) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. (3) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa Peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya Peraturan. (4) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (5) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa. d) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. (1) Dasar hukum memuat dasar kewenangan dan amanat pembuatan Peraturan. (2) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya lebih tinggi atau sama. (3) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundangundangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (4) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
- 6 - e) Diktum terdiri dari: (1) Kata MEMUTUSKAN ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), serta diletakkan di tengah-tengah antara margin kiri dan margin kanan. (2) Kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). 3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Peraturan terdiri dari: a) Semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam bentuk Pasal-Pasal. b) Substansi dikelompokkan ke dalam: (1) Ketentuan Umum. (2) Materi Pokok yang diatur. (3) Ketentuan Sanksi (jika diperlukan). (4) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan). (5) Ketentuan Penutup. 4) Kaki Bagian kaki Peraturan terdiri dari: a) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat ANRI; b) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Peraturan; c) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Peraturan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); d) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Peraturan dan cap dinas ANRI; dan e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Peraturan ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
- 7 - CONTOH FORMAT PERATURAN Jenis huruf Tahoma ukuran 16 dan Tahoma ukuran 6,5 pada bagian alamat. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN 2012 (2 Spasi) 0 pt) TENTANG (2 Spasi, 0 pt)... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin. Judul Peraturan ditulis dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... Jarak antara konsideran menimbang dan mengingat 2 spasi 0 pt Jarak pergantian antar nomor/huruf adalah 1,5 spasi dengan after 6 pt c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia tentang.... Mengingat : 1. Undang-Undang... (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun Nomor...,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor ) 2. Undang-Undang...... (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun... Nomor...,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor ) 3. dst.... MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG... BAB... Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Peraturan Memuat peraturan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan Judul Peraturan yang diakhiri dengan tanda titik (.) Kata penghubung ke halaman selanjutnya di pojok kanan bawah
- 8 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA -2- Nomor halaman tidak bold BAB I... Pasal 1... BAB II... Pasal...... BAB III dst... Header: jenis hurf Tahoma ukuran 11 Bold Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. (2 spasi) Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Kota sesuai dengan alamat ANRI dan tanggal penandatanganan 1,5 spasi 6 pt Ditetapkan di... pada tanggal... NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap dinas ANRI 3 spasi NAMA LENGKAP Diundangkan di... pada tanggal... 1,5 spasi 6 pt NAMA JABATAN, tanda tangan NAMA LENGKAP 3 spasi 3 spasi BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN... NOMOR...
- 9 - b. Pedoman Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional. Format Pedoman disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Kepala Pedoman adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Pedoman terdiri dari: a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; b) Materi Pedoman; dan c) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut. 3) Kaki Bagian kaki Pedoman terdiri dari: a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani Pedoman dan cap dinas ANRI; dan c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
- 10 - CONTOH FORMAT PEDOMAN Header kosong, tidak ada halaman maupun tulisan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA di halaman awal. LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG PEDOMAN... Judul lampiran yang ditulis dengan huruf kapital. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Pengertian Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Pedoman BAB II A.... B... C. Dst. Materi Pedoman terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok BAB Kata Penghubung ke halaman selanjutnya di Pojok Kanan Bawah (menggunakan text box invisible color)
- 11 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Nomor halaman tidak bold - 2 - Header: jenis huruf Tahoma ukuran 11 Bold BAB III A.... B.... C. E. Dst Materi Pedoman terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok BAB IV PENUTUP NAMA JABATAN, Tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP 3 spasi Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital.
- 12 - c. Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. Format Petunjuk Pelaksanaan disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Kepala Petunjuk Pelaksanaan adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari: a) Pendahuluan, yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian. b) Materi Petunjuk Pelaksanaan, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. c) Penutup. 3) Kaki Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari: a) nama jabatan pejabat yang menandatangani Petunjuk Pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani Petunjuk Pelasanaan dan cap dinas ANRI. c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Petunjuk Pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
- 13 - CONTOH FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN Header kosong, tidak ada halaman maupun tulisan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA di halaman awal. LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN... Judul lampiran yang ditulis dengan huruf kapital. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Pengertian Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Petunjuk Pelaksanaan BAB II A.... B... C. Dst. Materi Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok BAB Kata Penghubung ke halaman selanjutnya di Pojok Kanan Bawah (menggunakan text box invisible color)
- 14 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 2 - Nomor halaman tidak bold Header: jenis huruf Tahoma ukuran 11 Bold BAB III A.... B.... C. D. Dst Materi Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok BAB IV PENUTUP NAMA JABATAN, Tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP 3 spasi Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital.
- 15 - d. Instruksi Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan. Format Instruksi disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Bagian kepala Instruksi terdiri dari: a) Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat Arsip Nasional RI. b) Kata INSTRUKSI dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. c) NOMOR Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris. e) JUDUL Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris tanpa diakhiri tanda baca. f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Instruksi yang memuat alasan perlu ditetapkannya instruksi dan memuat substansi Instruksi. 4) Kaki Bagian kaki Instruksi terdiri dari: a) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat ANRI. b) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Instruksi. c) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). d) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi dan cap dinas ANRI. e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Instruksi ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
- 16 - CONTOH FORMAT INSTRUKSI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id INSTRUKSI KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Dalam rangka..., dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; 2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Instruksi Untuk : PERTAMA :... KEDUA :... KETIGA :... dan seterusnya. Ditetapkan di.... pada tanggal... NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP Daftar pejabat yang menerima Instruksi Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan Kota sesuai dengan alamat ANRI dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital e. Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang memuat serangkai petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan tertentu. Format Standar Operasional Prosedur (SOP) disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Bagian kepala Standar Operasional Prosedur terdiri dari: a) Kop naskah dinas berisi logo, nama dan alamat Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 17 - b) Frasa STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. c) NOMOR Standar Operasional Prosedur ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris. e) JUDUL Standar Operasional Prosedur ditulis dengan huruf kapital secara simetris tanpa diakhiri tanda baca. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Standar Operasional Prosedur terdiri dari: a) Pendahuluan yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar penetapan SOP dan pengertian. b) Prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan. c) Penutup. 3) Kaki Bagian kaki Standar Operasional Prosedur terdiri dari: a) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat unit pengolah. b) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Standar Opersaional Prosedur. c) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Standar Opersional Prosedur ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). d) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Standar Operasional Prosedur dan cap dinas ANRI. e) Nama lengkap pejabat yang menandatangan Standar Opersional Proseduri ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.
- 18 - CONTOH FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR NOMOR TAHUN... TENTANG. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar.. E. Pengertian BAB II PROSEDUR... A.. 1.... 2.... 3. Dst. B.... 1.... 2.... 3. Dst.. Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul SOP yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetap kannya SOP Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya SOP Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dsb. dan seterusnya BAB... Kata penghubung ke halaman selanjutnya di pojok kanan bawah
- 19 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 10 - BAB III PENUTUP..................... Ditetapkan di... pada tanggal... NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP 3 spasi Kota sesuai dengan alamat unit pengolah dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital f. Surat Edaran Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Format Surat Edaran disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari: a) Kop naskah dinas, yang berisi logo, nama dan alamat ANRI. b) Kata Yth. diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran. c) Frasa SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. e) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris.
- 20 - f) JUDUL Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri dari: a) Alasan tentang perlunya dibuat Surat Edaran. b) Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran. c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. d) Penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Edaran terdiri dari: a) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat unit pengolah. b) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Surat Edaran. c) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). d) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Surat Edaran dan cap dinas ANRI. e) Nama lengkap pejabat yang menandatangan Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital.
- 21 - CONTOH FORMAT SURAT EDARAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi Logo, nama dan alamat ANRI Daftar pejabat yang menerima SE. Yth. 1.. 2.. 3. dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR... TAHUN... TENTANG Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul SE yang ditulis dengan huruf kapital A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar E. F. Penutup Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya SE Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya SE Ditetapkan di... pada tanggal.... NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat unit pengolah dan tgl penandatanganan Tembusan: 1.. 2.. 3. dan seterusnya Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital Daftar pejabat yang menerima tembusan Surat Edaran. 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: a. Menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/ material/peristiwa.
- 22 - b. Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim. c. Menetapkan pelimpahan wewenang. Format Keputusan disusun dengan kerangka sebagai berikut: a. Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas: 1) Kop naskah dinas, yang berisi logo, nama dan alamat ANRI. 2) Kata KEPUTUSAN dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 3) NOMOR Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 4) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 5) JUDUL Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. b. Pembukaan Pembukaan Keputusan terdiri dari hal-hal berikut: 1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tengah antara margin kiri dan margin kanan dan diakhiri dengan tanda baca koma(,). 2) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan Keputusan. b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa Keputusan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya Keputusan. d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiaptiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa.
- 23-3) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan dan amanat pembuatan Keputusan. b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya lebih tinggi atau sama. c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. d) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. 4) Diktum terdiri dari: a) Kata MEMUTUSKAN ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), serta diletakkan di tengah-tengah antara margin kiri dan margin kanan. b) Kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundangundangan. c. Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan
- 24 - diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga dan seterusnya. d. Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri atas: 1) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat ANRI. 2) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Keputusan 3) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). 4) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan dan cap dinas ANRI. 5) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.
- 25 - CONTOH FORMAT KEPUTUSAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN 2012 (2 Spasi) 0 pt) TENTANG (2 Spasi, 0 pt)... KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin. Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca Jarak antara konsideran menimbang dan mengingat 2 spasi 0 pt Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia tentang.... Mengingat : 1. Undang-Undang... (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun Nomor...,Tambahan Lembaran Negara Republik Jarak pergantian antar Indonesia Nomor ) nomor/huruf/kesatu, KEDUA adalah 1,5 2. dst spasi dengan after 6 pt MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG... KESATU : Mengangkat... KEDUA : Menugaskan... KETIGA : dst. Ditetapkan di pada tanggal a.n. NAMA JABATAN NAMA JABATAN, CONTOH.... tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP 3 Spasi Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Memuat peraturan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Judul Keputusan yang diakhiri dengan tanda titik (.) Substansi Keputusan Kota sesuai dengan alamat ANRI dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
- 26 - FORMAT LAMPIRAN KEPUTUSAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR TANGGAL SUSUNAN ANGGOTA TIM... NO. NAMA GOLONGAN RUANG JABATAN JABATAN DALAM TIM a.n. NAMA JABATAN NAMA JABATAN, tanda tangan dan cap dinas ANRI 3 Spasi NAMA LENGKAP
- 27 - CONTOH FORMAT SALINAN KEPUTUSAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI SALINAN Jarak antara konsideran menimbang dan mengingat 2 spasi 0 pt Jarak pergantian antar nomor/huruf/kesatu, KEDUA adalah 1,5 spasi dengan after 6 pt KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN 2012 TENTANG... KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa... b. bahwa... c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia tentang.... Mengingat : 1. Undang-Undang... (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun Nomor...,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor ) 2. dst MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG... KESATU : Mengangkat... KEDUA : Menugaskan... KETIGA : dst. Salinan sesuai dengan aslinya Nama jabatan pejabat yang mengesahkan, Ditetapkan di pada tanggal a.n. NAMA JABATAN NAMA JABATAN, CONTOH CONTOH FORMAT PETIKAN KEPUTUSAN.... tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP Tanda tangan dan cap dinas ANRI 3 spasi Ruang Pengabsahan Nama lengkap pejabat yang mengesahkan 3 Spasi Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin. Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Memuat peraturan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Judul Keputusan yang diakhiri dengan tanda titik (.) Substansi Keputusan Kota sesuai dengan alamat ANRI dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
- 28 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI PETIKAN KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN 2012 Menimbang : - dst - Mengingat : - dst- TENTANG... KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG... KESATU : Mengangkat... KEDUA : Menugaskan... KETIGA : dst. Jarak pergantian antar KESATU dan KEDUA dst. adalah 1,5 spasi dengan after 6 pt Jarak antara konsideran menimbang dan mengingat 2 spasi 0 pt Ditetapkan di pada tanggal a.n. NAMA JABATAN NAMA JABATAN,.... tanda tangan dan cap dinas ANRI NAMA LENGKAP Untuk Petikan yang sah sesuai dengan aslinya Nama Jabatan Pejabat yang mengesahkan, Tanda Tangan dan cap ANRI 3 spasi Ruang Pengabsahan Nama Lengkap Pejabat yang mengesahkan 3 Spasi Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin. Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca Judul Keputusan yang diakhiri dengan tanda titik (.) Substansi Keputusan Kota sesuai dengan alamat ANRI dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital
- 29-3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah) Surat Perintah adalah naskah dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. Format Surat Perintah disusun dengan kerangka sebagai berikut: a. Kepala Bagian kepala Surat Perintah terdiri dari: 1) Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI. 2) Frasa SURAT PERINTAH ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 3) NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perintah terdiri dari: 1) Konsideran diawali dengan kata Menimbang. a) Konsideran memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan Surat Perintah. b) Jika konsideran memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiaptiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. c) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa. 2) Dasar Dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah. 3) Diktum dimulai dengan frase MEMBERI PERINTAH ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata Kepada ditulis kata Untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Jika tugas yang diberikan merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan di masukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari
- 30 - kolom nomor urut, nama, NIP, pangkat/gol. ruang, jabatan, keterangan. c. Kaki Bagian kaki Surat Perintah terdiri atas: 1) Kata ditetapkan di diikuti dengan nama kota sesuai dengan alamat unit pengolah. 2) Kata pada tanggal diikuti dengan tanggal penetapan Surat Perintah. 3) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Surat Perintah ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). 4) Tanda tangan pejabat yang memberi perintah dan cap dinas ANRI. 5) Nama lengkap pejabat yang menetapkan Surat Perintah ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya.
- 31 - CONTOH FORMAT SURAT PERINTAH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI SURAT PERINTAH NOMOR: KN.00/17/2012 Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Menimbang: a. bahwa... b. bahwa.... Dasar : 1.... 2..... Memberi Perintah Kepada : 1. Nama :... NIP :... Pangkat/Gol. Ruang :... Jabatan :... 2.Nama :... NIP :... Pangkat/Gol. Ruang :... Jabatan :... Untuk : 1.... 2.... 3. dan seterusnya. Ditetapkankan di pada tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas ANRI Memuat dasar ditetapkannya Surat Perintah Daftar nama pegawai yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Kota sesuai Alamat unit pengolah dan tanggal penandatanganan Tembusan Yth. (apabila ada) 1.... 2.... dst. Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital
- 32 - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id SURAT PERINTAH NOMOR: KN.00/17/2012 Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Menimbang: a. bahwa... b. bahwa... Dasar : 1.... 2.... Memberi Perintah Memuat dasar ditetapkannya Surat Perintah Kepada : nama-nama terlampir Untuk : 1.... 2.... 3.... 4. dan seterusnya. Memuat substansi arahan yang diperintahkan Ditetapkan di pada tanggal Nama Jabatan, Kota sesuai Alamat unit pengolah dan tanggal penandatanganan Tembusan Yth. (apabila ada) 1.... 2.... 3. dst. tanda tangan dan cap dinas ANRI Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital
- 33 - CONTOH FORMAT LAMPIRAN SURAT PERINTAH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Lampiran Surat Perintah Nomor : KN.00/17/2012 Tanggal :... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIBERI TUGAS NO NAMA NIP PANGKAT/ GOL.RUANG JABATAN KETERANGAN Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas ANRI Nama Lengkap B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa
- 34 - catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Format Nota Dinas disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari: a) Kop naskah dinas yang berisi nama instansi ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ditulis secara simetris di tengah atas dengan menggunakan huruf kapital dibold dan nama unit kerja ditulis di bawah nama instansi secara simetris dengan huruf kapital dibold. b) Frasa NOTA DINAS ditulis secara simetris di bawah kop naskah dinas dengan huruf kapital. c) NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) Singkatan kata Yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik. e) kata Hal ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari: a) Nama tempat unit kerja misalnya: untuk Pusdikalat di Bogor, Balai Tsunami di Aceh, Biro Umum di Jakarta. b) Tanggal saat ditandatanganinya Nota Dinas. c) Nama jabatan pejabat yang menandatangani Nota Dinas ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). d) Tanda tangan, tanpa cap. e) Nama pejabat yang menandatangani Nota Dinas ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya. f) Tembusan (jika perlu).
- 35 - CONTOH FORMAT NOTA DINAS Yth. Hal ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BIRO UMUM :.. :.. NOTA DINAS NOMOR: PL.07/15/IX/2012 Kop naskah dinas yang berisi nama Instansi (ANRI) dan nama unit kerja Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin.......... Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas. (Tempat), (Tgl, bln, thn.) Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas ANRI Tembusan: 1... 2.. 3.. b. Memorandum Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Format Memorandum disusun dengan kerangka sebagai berikut: 1) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri dari: a) Kop naskah dinas yang berisi nama instansi ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ditulis secara simetris di tengah atas dengan
- 36 - menggunakan huruf kapital dibold dan nama unit kerja ditulis di bawah nama instansi secara simetris dengan huruf kapital dibold. b) Kata MEMORANDUM ditulis secara simetris di bawah kop naskah dinas dengan huruf kapital. c) NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris. d) Kata Yth. ditulis dengan huruf awal kapital. e) Kata Hal ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari: a) Nama tempat unit kerja misalnya: untuk Pusdikalat di Bogor, Balai Tsunami di Aceh, Biro Umum di Jakarta. b) Tanggal saat ditandatanganinya Memorandum. c) Nama jabatan pejabat yang menandatangani Memorandum ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). d) Tanda tangan, tanpa cap. e) Nama pejabat yang menandatangani Memorandum ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya. f) Tembusan (jika perlu).
- 37 - CONTOH FORMAT MEMORANDUM ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BIRO UMUM Kop naskah dinas yang berisi nama Instansi (ANRI) dan nama unit kerja MEMORANDUM NOMOR: PL.07/15/IX/2012 Yth. :... Hal :... Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin................... Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan... Tembusan: 1... 2.. 3.. (Tempat), (Tgl, bln, thn.) Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas ANRI 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas) Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam yaitu Surat Dinas. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
- 38 - Format Surat Dinas disusun dengan kerangka sebagai berikut: a. Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari: 1) Kop naskah dinas, yang berisi logo, nama dan alamat ANRI. 2) Nomor, sifat, lampiran (bila tidak ada lampiran tidak perlu dicantumkan kata lampiran ), dan hal diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas. 3) Tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/ sebaris dengan nomor. 4) Singkatan kata Yth. ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat. 5) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi dan penutup. c. Kaki Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari: 1) nama jabatan pejabat penandatangan ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri tanda baca koma(,). 2) tanda tangan pejabat dan cap dinas ANRI. 3) nama lengkap pejabat penanda tangan ditulis dengan huruf awal kapital. 4) Tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).
- 39 - CONTOH FORMAT SURAT DINAS ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Ampera Raya No.7, Jakarta 12560, Telp.021-7805851, Fax.021-7810280,7805812 http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id Kop naskah dinas yang berisi logo, nama dan alamat ANRI Nomor : KN.02/173/2012 (Tempat), (Tgl., Bln., Thn.) Sifat : Lampiran : (bila ada) Hal : Tempat dan tanggal pembuatan Yth. Ketua Komisi Pemilihan Umum di Jakarta Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri ( Alinea Pembuka)..........Alinea Isi).............Alinea Penutup)...... Tembusan Yth.: 1... 2.... 3.... Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas ANRI Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital 3. Surat Undangan Surat Undangan adalah naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu seperti rapat, upacara dan pertemuan. Format Surat Undangan disusun dengan kerangka sebagai berikut: