INFORMASI MENGENAI KEGIATAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI KPU KABUPATEN GARUT 1. Latar Belakang a. Dasar Hukum - Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Telekomunikasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 154, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3881); - Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); - Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); - Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Layanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); - Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan 5071); - Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 101, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5246); - Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2012 tentang Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 117 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5316); - Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 182 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5568); - Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penetapan peraturan pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pemilihan Gubernur, Bupati, dan Walikota menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 57 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5678); - Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149); - Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 05 Tahun 2008 tentang Tata Kerja Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 01 Tahun 2010; - Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008; - Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum;
- Peraturan Komisi Informasi Nomor 2 Tahun 2010 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik; - Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2014 tentang Standar Layanan dan Prosedur Penyelesaian Sengketa lnformasi Pemilihan Umum; - Surat KPU Nomor 178/KPU/IV/2015, tanggal 20 April 2015 Perihal Tindak Lanjut PKPU NO.1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum; - Rapat Pleno KPU Kabupaten Garut tanggal 6 Mei 2015. b. Gambaran Umum Keterbukaan Informasi Publik (KIP) merupakan salah satu indikator dalam perwujudan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) karena Negara Indonesia sendiri telah menjamin hak setiap warga Negara untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi sesuai ketentuan Pasal 28F UUD 1945. Untuk menjamin hak warga Negara itulah, maka lahirlah Undang-Undang (UU) No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 sendiri telah dimulai sejak tahun 2010 bersamaan dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah RI No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan Komisi Informasi (Perki) No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Berdasarkan amanat UU ini, setiap badan publik, termasuk KPU haruslah membangun dan mengembangkan system informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efesien sehingga dapat diakses dengan mudah. Semangat Komisi Pemilihan Umum (KPU) kabupaten Garut dalam mendukung keterbukaan informasi publik semenjak terbangunnya website KPU Garut (www.kpudgarutkab.go.id) dan kemudian payung hukum dari KPU RI dengan diterbitkannya PKPU No. 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan KPU serta Surat Keputusan KPU Nomor 88/Kpts/KPU/TAHUN 2015 tentang Standar Operasional Prosedur Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan KPU, selanjutnya disusul pengesahan Surat Keputusan KPU Kabupaten Garut Nomor 15/Kpts/Kpukab- 011.329062/TAHUN 2015 tentang Pembentukan Struktur Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Lingkungan KPU Kabupaten Garut. 2. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik Pelayanan informasi dilakukan melalui Desk Pelayanan dan Dokumentasi Informasi, PPID Sub Bagian Teknis Pemilu dan Hubungan Partisipasi Masyarakat KPU Kabupaten Garut. Jalan Suherman KM 147 Telp/Fax 1262 238886 Garut. Semua layanan informasi yang datang langsung ke KPU Kabupaten Garut bersifat gratis atau tidak dipungut biaya. Untuk sarana dan Prasarana Pelayanan informasi dan Dokumentasi di Lingkungan KPU Kabupaten Garut belum memiliki ruangan tempat khusus untuk menunjang kenyamanan sipemohon pelayanan. 3. Anggaran pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi Kegiatan pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di Lingkungan Kabupaten Garut belum mendapatkan anggaran Khusus yang diberikan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui KPU, maka pada pelaksanaannya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan tersebut selama ini menyedot dari anggaran Pelayanan Ketatausahaan, Perlengkapan dan Kerumahtanggaan Sekretariat KPU Kabupaten Garut DIPA 076. 4. Sumber daya manusia (SDM) pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi Dalam struktur PPID yang telah dibentuk melibatkan jajaran Ketua dan Anggota KPU Kabupaten Garut, Sekretaris, Para Kepala Sub Bagian, serta perwakilan setiap Sub Bagian. Adapun secara khusus, pengelolaan dan pelayanan informasi ditangani melalui Sub Bagian Teknis Pemilu
STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN GARUT PEMBINA HILWAN FANAQI, S.IP (Ketua KPU Kabupaten Garut) TIM PERTIMBANGAN PELAYANAN INFORMASI 1. REZA ALWAN SOVNIDAR, SH, MM 2. LIA JULIASIH, S.IP, M.Si 3. DJUDJU NUZULUDDIN, M.MPd 4. ADE -> SUDRAJAT (Anggota KPU Kabupaten Garut) ATASAN PPID AYI DUDI SUPRIADI, S.IP, M.Si (Sekretaris KPU Kabupaten Garut) PEJABAT PENGELOLA INGORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) 1) NGELOLA INGORMASI DAN PARHAN, S.IP (Kepala Sub Bagian Teknis Pemilu dan Hupmas) PELAYANAN DAN DOKUMENTASI INFORMASI Dra. LILIS AISYAH (Kepala Sub Bagian Umum) PENGUMPUL, PENYEDIA DAN PENGELOLA DATA INFORMASI DAN DOKUMENTASI ENDANG, S.Sos (Kepala Sub Bagian Program dan Data PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI DUDUNG DULKIFLI, SM.Hk (Kepala Sub Bagian Hukum) DESK PELAYANAN DAN DOKUMENTASI INFORMASI 1. NINA KOMARA, SE (Pelaksana Sub Bagian Teknis Pemilu dan Hupmas) 2. RINA SRIWATI, S.IP (Pelaksana Sub Bagian Teknis Pemilu dan Hupmas) 3. FIDALINA, SE (Pelaksana Sub Bagian Umum) DESK PENGUMPUL, PENYEDIA DAN PENGELOLA DATA INFORMASI DAN DOKUMENTASI 1. ANDI SYARIFUDDIN, S.Sos.I (Pelaksana Sub Bagian Program dan Data) 2. RISKI PAHARIAWATI SUMARNO, A.MD (Pelaksana Sub Bagian Program dan Data) 3. DEDE ALI MUCHLIS, SE (Pelaksana Sub Bagian Umum) DESK PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI 1. SITI NANI AISYAH, SH (Pelaksana Sub Bagian Hukum) 2. SITI HASANAH, SE (Pelaksana Sub Bagian Hukum) Dalam melaksanakan pengolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di KPU Kabupaten Garut telah diberikan tugas wewenang masing-masing sebagai berikut : a. Tugas PPID 1) Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi di Unit Kerja KPU Kabupaten Garut; 2) Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik; 3) Melakukan verifikasi bahan infomasi publik; 4) Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 5) Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan
b. Kewenangan PPID 1) Menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 2) Meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja di lingkungan KPU Kabupaten Garut; 3) Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik. c. Tugas Masing-masing PPID 1) Pembina a) Memberikan pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan KPU Kabupaten Garut sesuai dengan mekanisme yang ditentukan; b) Mengesahkan dan menetapkan jenis-jenis informasi, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat serta informasi yang dikecualikan. 2) Tim Pertimbangan pelayanan Informasi a) Membahas usulan-usulan informasi yang dikecualikan; b) Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas klasifikasi informasi yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan; c) Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan dan perundang-undangan; d) Menyelesaikan masalah yang muncul terkait manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Garut 3) Atasan PPID a) Melakukan evaluasi dan pengawasan kinerja para penanggung jawab dibawahnya dan menetapkan standar prosedur operasional layanan informasi di lingkungan KPU Kabupaten Garut; b) Membangun dan mengembangkan sistem manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan KPU Kabupaten Garut secara baik dan efisien; c) Menyelesaikan masalah yang muncul terkait manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Garut; d) Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon informasi yang mengajukan keberatan. 4) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) a) Mengkordinasikan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Garut; b) Mengkordinasikan dalam menghimpun Informasi Publik dari seluruh unit kerja di lingkungan KPU Kabupaten Garut; c) Menyeleksi dan menguji Informasi Publik yang termasuk dalam kategori Informasi yang dikecualikan; d) Menyelesaikan sengketa pelayanan Informasi bersama Tim Pertimbangan dan Atasan PPID serta sub bagian hukum; e) Melakukan Pengujian Konsekuensi dengan melibatkan pimpinan masing-masing unit. 5) Pelayanan dan Dokumentasi Informasi a) Penyebarluasan, Pengumuman dan Pembaharuan informasi publik secara berkala melalui website dan/atau media cetak; b) Memberikan Pelayanan terhadap pemohon informasi publik melalui datang langsung, surat, fax, email, website dan media lainnya; c) Melakukan komunikasi, klarifikasi, dan memberikan penjelasan terhadap pemohon informasi. d) Melakukan tugas-tugas administrasi terkait permohonan informasi; e) Penataan dan Penyimpanan Informasi yang diperoleh dari lingkungan KPU
6) Pengumpul, Penyedia dan Pengelola data informasi dan dokumentasi a) Pengumpulan informasi data kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap unit kerjanya. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis, arsip yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja; b) Mendata kegiatan dan informasi serta membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumentasi; c) Melakukan otentifikasi Informasi untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi; d) Mengelompokkan Informasi: - Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala. - Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta - Informasi yang tersedia setiap saat. 7) Penyelesaian Sengketa Informasi a) Menyusun pertimbangan hukum terkait rencana penolakan memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan; b) Menyusun pertimbangan hukum atas keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi; c) Menyusun verifikasi pengaduan dan/atau sengketa informasi; d) Menyusun pertimbangan dan pendampingan hukum dalam rangka penyelesaian sengketa informasi. 5. Kendala dalam Pengelolaan Pelayanan Informasi Publik Proses pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU mengalami kendala, antara lain: 1) Belum tersedianya sarana dan prasarana penunjang pelayanan informasi secara layak dan memadai. 2) Masih kurangnya pemahaman atas konsep hak atas informasi dan UU KIP di dalam internal Sekretariat KPU. 3) Masih kurangnya pemahaman terhadap PKPU tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik beserta Surat Keputusan yang mendukung implementasi PKPU dimaksud. 4) Prosedur persuratan khusus permohonan informasi masih disamakan dengan prosedur surat pada umumnya sehingga membutuhkan waktu. 6. Rencana Tindak Lanjut (RTL) Perbaikan pengelolaan dan pelayanan informasi di waktu yang akan datang perlu ditingkatkan kembali. Untuk mendukung hal tersebut, KPU menyiapkan serangkaian Rencana Tindak Lanjut sebagai berikut: 1. KPU Kabupaten Garut mengusulkan adanya anggaran khusus untuk pengelolaan Informasi Publik. 2. Menyiapkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan informasi secara lebih baik, jika anggaran tersedia. 3. Menyiapkan kegiatan sosialisasi dan pelatihan untuk memberikan pemahaman akan UU KIP dan PKPU No. 1 Tahun 2015, dan SOP Pelayanan informasi Publik di internal KPU Kabupaten Garut. 4. Melakukan pengembangan website KPU agar menjadi sumber informasi lengkap dan terpercaya dan menjadi rujukan utama para pemohon informasi. Selain itu, diharapkan pula permohonan informasi dapat dilakukan dengan cara registrasi secara online. 5. Melakukan pengelolaan informasi di internal KPU Kabupaten Garut secara lebih sistematis sekaligus melakukan proses digitalisasi terhadap informasi yang tersedia. 6. Melengkapi data informasi yang belum tersedia. 7. Melakukan perbaikan terhadap proses pelayanan.