I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik

Transkripsi

1 I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Keberadaan UU No. 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana. Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto terus berupaya melakukan perbaikan dalam pelayanan informasi publik sebagai wujud implementasi UU No. 14 Tahun 2008 dan Surat Edaran Komisi Pemilihan Umum Nomor : 44/KPU/I/2015 tanggal 26 Januari 2015 Perihal Pengumuman Pelayanan Informasi pada KPU/KIP, KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota. Seiring dengan tuntutan masyarakat yang semakin komplek dan kritis terhadap jasa pelayanan informasi maka dibutuhkan kesiapan secara menyeluruh, salah satu bentuk daripada kesiapan tersebut adalah penyiapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan atau pelayanan informasi. Terkait hal tersebut, KPU Kota Mojokerto telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) berdasarkan surat keputusan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto Nomor 8.1/Kpts/KPU-Kota /2015 tanggal 1 Juni 2015 tentang Perubahan Pertama Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto Nomor 07/Kpts/KPU-Kota /2015 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto. Dengan ditetapkannya Surat Keputusan pengelola layanan informasi publik diharapkan pelayanan kepada publik dapat berjalan dengan sebaik-baiknya yang pada akhirnya turut mendukung transparansi jalannya pemerintahan serta perwujudan good governance di lingkungan KPU khususnya di lingkungan KPU Kota Mojokerto.

2 II. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik A. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik Pelayanan informasi dilaksanakan oleh Sub Bagian Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat KPU Kota Mojokerto. Pelayanan informasi dilakukan di kantor KPU Kota Mojokerto, Jalan Benteng Pancasila No. 21B Kota Mojokerto. Semua layanan informasi di KPU Kota Mojokerto bersifat gratis atau tidak dipungut biaya, kecuali biaya penggandaan dan pengiriman menjadi tanggung jawab pemohon informasi. Untuk mempermudah pemohon informasi, layanan informasi KPU Kota Mojokerto menyediakan beberapa akses permohonan bagi Pemohon yang ingin menyampaikan secara langsung permohonan informasinya dapat mendatangi ruang layanan/ loket informasi atau Helpdesk yang terdapat di kantor KPU Kota Mojokerto, pemohon informasi publik yang datang langsung akan mendapatkan formulir Permohonan Informasi Publik untuk diisi dan diajukan ke PPID, untuk lebih memudahkan pemohon informasi yang tidak bisa datang langsung ke Kantor KPU Kota Mojokerto maka disarankan kepada pemohon untuk menggunakan fasilitas Layanan E - PPID KPU Kota Mojokerto pada website KPU Kota Mojokerto B. Anggaran dan Sumber Daya Manusia Anggaran operasional pelayanan informasi pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dibebankan pada DIPA APBN KPU Kota Mojokerto Tahun Anggaran 2015, yang besarannya berdasarkan standar biaya umum sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan perundang - undangan yang berlaku Sedangkan dalam melaksanakan Pelayanan informasi publik di PPID KPU Kota Mojokerto melibatkan seluruh sumber daya manusia yang ada, dan terbagi secara lengkap dalam struktur sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN KPU KOTA MOJOKERTO PEMBINA PPID TIM PERTIMBANGAN 1

3 ATASAN PPID PPID TIM PENGHUBUNG DESK PELAYANAN Keterangan : : Instruksi : Koordinasi : Tanggung Jawab NAMA - NAMA PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN KPU KOTA MOJOKERTO A. Pembina PPID Ketua KPU Kota Mojokerto : Saiful Amin B. Tim Pertimbangan PPID Anggota KPU Kota Mojokerto : 1. Imam Buchori 2. Sukrisno Adi 3. Rosidi Idhom 2

4 4. Tri Widya Kartikasari, S.Pd C. Atasan PPID Sekretaris KPU Kota Mojokerto : Abdul Bahar, SH D. Ketua PPID Kepala Subbagian Teknis dan Hupmas (TH) : Safitri Nurdin, SE. E. Tim Penghubung / LO, terdiri dari : 1. Kasubag Program dan Data : Sahudi, SH 2. Kasubbag Hukum : Suminto, SH 3. Kasubbag Umum : Dikrilia A. Rizki Ertika Adi, SE F. Desk Pelayanan Informasi/ Kios Informasi, terdiri dari : 1. Afika Hartanti, S.A.P 2. Lily Prasetyani, A. Md 3. Dwi Sebti Laili, SE 4. Anitawati, SE 3

5 URAIAN TUGAS DAN KEWENANGAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI LINGKUNGAN KPU KOTA MOJOKERTO A. Pembina Ketua Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto 1). Menetapkan dan mengevaluasi kebijakan akses publik di lingkungan Komisi pemilihan Umum Kota Mojokerto; 2). Menetapkan kepututusan pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 3). Melakukan pembinaan kepada PPID di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto B. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Komisioner KPU Kota Mojokerto : Berwenang memberikan pertimbangan atas seluruh informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto. C. Atasan PPID Sekretaris KPU Kota Mojokerto : 1). Memutuskan dan mengevaluasi akses publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 2). Menyelesaikan masalah yang muncul terkait manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 3). Mengevaluasi kinerja, struktur dan para penanggung jawab akses informasi publik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 4). Memastikan manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan 4

6 Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto telah sesuai dengan peraturan perundangan. D. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kepala Subbagian Teknis dan Hupmas (TH) 1). Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 2). Menghimpun informasi publik dari seluruh Sub Bagian di lingkungan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 3). Menata dan menyimpan informasi publik yang diperoleh dari seluruh Sub Bagian di lingkungan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 4). Menyeleksi dan menguji informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik; 5). Membantu menyelesaikan sengketa pelayanan informasi publik bersama dengan Sub Bagian Hukum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto; 6). Menyimpan bahan dan membantu melakukan pengujian konsekuensi dengan melibatkan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi dan PPID; 7). Membuat dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan kegiatan secara berkala 3 (tiga ) bulan sekali maupun sewaktu - waktu kepada atasan PPID. E. Tim Penghubung / LO 1). Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi kepada publik; 2). Mengumpulkan, mengelola data serta membangun sistem informasi; 3). Mengkoordinasikan penyelesaian sengketa hukum yang berkenaan dengan masalah informasi publik kepada Sub Bagian Hukum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto. 5

7 F. Desk Pelayanan Informasi / Kios Informasi Membantu tugas dan fungsi Tim Penghubung Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto. III. Rincian Pelayanan Informasi Publik Alur Permohonan Informasi di KPU Kota Mojokerto ; A. Pemohon informasi mengajukan permohonan dengan cara datang langsung atau melalui faksimili atau telepon atau surat elektronik ; B. Alamat pelayanan informasi KPU Kota Mojokerto Jalan Benteng Pancasila No. 21B Kota Mojokerto, Telepon (0321) , Fax (0321) , kpukomo.teknishupmas@gmail.com; C. Waktu pelayanan informasi : - Senin - Kamis : WIB - Jumat : WIB D. Pemohon mengisi formulir permohonan yang telah disediakan oleh PPID mengenai nama, tujuan penggunaan data dan identitas lainnya yang sesuai dengan KTP atau Paspor atau SIM atau KK dll ; E. Formulir permohonan juga dapat didownload di F. Desk Pelayanan Informasi melakukan verifikasi terhadap kategori data yang dimohonkan oleh pemohon. Jika data yang diminta sudah tersedia atau bisa diakses publik, maka Desk dapat langsung memberikan atas persetujuan PPID. G. Desk Pelayanan Informasi memberikan informasi kepada pemohon jika data yang dimohon merupakan informasi yang dikecualikan dari akses publik dengan menunjukkan surat keputusan KPU Kota Mojokerto ; H. Jangka waktu dalam memberikan balasan adalah 10 (sepuluh) hari kerja terhitung saat diterimanya permohonan atau dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari kerja. Perpanjangan dilakukan secara tertulis ; I. Dalam hal permohonan dimintakan secara hardcopy, biaya penggandaannya dibebankan kepada pemohon informasi. 6

8 Alur Penanganan Keberatan terhadap Pelayanan Informasi di KPU Kota Mojokerto ; A. Pemohon informasi dapat mengajukan keberatan dengan cara datang langsung atau melalui faksimili atau telepon atau surat atau surat elektronik ; B. Alamat pelayanan informasi KPU Kota Mojokerto Jalan Benteng Pancasila No. 21B Kota Mojokerto, Telepon (0321) , Fax (0321) , kpukomo.teknishupmas@gmail.com C. Waktu pelayanan informasi : - Senin - Kamis : WIB - Jumat : WIB D. Pemohon mengisi formulir pengajuan keberatan yang telah disediakan oleh PPID mengenai nama dan data atau identitas lainnya yang sesuai dengan KTP atau Paspor atau SIM atau KK dll ; E. Formulir pengajuan keberatan juga dapat di download pada website F. Desk Pelayanan Informasi menyampaikan formulir keberatan yang telah diisi oleh pemohon kepada PPID, selanjutnya PPID menyampaikan kepada atasan PPID untuk menjawab keberatan tersebut ; G. Desk Pelayanan Informasi menyampaikan surat jawaban tersebut kepada pemohon dalam jangka waktu maksimal 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak diterimanya permohonan keberatan. Tabel Permohonan Pelayanan Informasi yang dipenuhi pada Tahun 2015 adalah sebagai berikut : No Tanggal Nama Pemohon Alamat Informasi Yang Dibutuhkan 1 30 /3/2015 BPS Kota Mojokerto Jl. Meri No. 7 Kota Mojokerto Permintaan data statistik Polkam /6/15 DPC PDIP Kota Mojokerto Jl. Tropodo Kota Mojokerto Permintaan Perolehan Suara Pemilu Legislatif 3 9/1/2015 Yufi Dika Irianto 4 29/9/2015 Septafi Wisudana Dsn. Sanggrahan Desa Ngingas Rembyang Kec. Sooko Kab. Mojokerto Kauman IV/33 Kec. Parjurit Kulon Kota Mojokerto Visi, Misi Calon, DPT, DPS, TPS di Kelurahan Jagalan dalam Pemilukada 2013 Data Jumlah Pemilih Pilwali dan Pileg Laporan 6/10/2015 Layanan Agung Informasi Ciptadi 2015 Jl. Kapten Patimura RT.001 RW.008 Tertek Tulung Agung Informasi Tahapan Pemilu 7 DB1- DPR.RI Tahun 2014

9 Tabel Permohonan Informasi Publik Tahun 2015 : No Bulan Jumlah Permohonan yang dipenuhi Jumlah Permohonan yang Ditolak Keterangan 1 April 1-2 Juni 1-3 September 2-4 Oktober 1 - IV. Rincian Penyelesaian Sengketa Informasi. Selama Tahun 2015 PPID KPU Kota Mojokerto dalam hal memberikan pelayanan terhadap pemohon informasi, belum pernah terjadi sengketa atau permasalahan. V. Kendala Internal dan Eksternal dalam Pelaksanaan Layanan Informasi Publik Kendala yang dihadapi oleh tim PPID KPU Kota Mojokerto adalah : 1. Tidak lengkapnya arsip Pemilu Legislatif dan Pemilu Presiden yang diselenggarakan pada tahun 2004, Pemilu Gubernur Jawa Timur tahun Ini disebabkan karena kurang tertatanya pengarsipan pada masa tersebut. Hanya beberapa dokumen saja yang bisa di arsipkan. 2. Keterbatasan ruangan dan fasilitas pendukung di kantor KPU Kota Mojokerto sehingga ruangan Pelayanan Informasi/ Desk Pelayanan Informasi masih disatukan dengan ruang Sub Bagian Teknis dan Hupmas. VI. Rekomendasi dan Tindak Lanjut. Untuk mengatasi kendala yang ada tersebut, maka : 1. Tim PPID KPU Kota Mojokerto berusaha semaksimal mungkin untuk mencari dan mengumpulkan berkas yang masih ada di lingkungan kantor, serta berkoordinasi dan 8

10 bekerjasama dengan satuan kerja/instansi lain terkait keberadaan arsip-arsip tersebut. 2. Kedepan diupayakan untuk penataan ruangan khusus untuk Pelayanan Informasi sehingga pelayanan kepada pemohon informasi bisa lebih optimal. VII. Penutup. Laporan Layanan Informasi Publik ini menyajikan kegiatan - kegiatan yang telah dilaksanakan oleh PPID KPU Kota Mojokerto selama Tahun Kedepannya PPID KPU Kota Mojokerto akan lebih memperbaiki bentuk pelayanan publik dengan mengacu pada Undang-Undang Pelayanan Informasi Publik dan petunjuk teknis dari KPU serta terus berkoordinasi dengan KPU Provinsi Jawa Timur. Demikian laporan ini dibuat sebagai salah satu pertanggungjawaban atas kegiatan - kegiatan yang telah dilaksanakan sekaligus sebagai bahan koreksi dan evaluasi terhadap kinerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi KPU Kota Mojokerto. Mojokerto, Maret ATASAN PPID KPU KOTA MOJOKERTO SEKRETARIS, KETUA PPID KPU KOTA MOJOKERTO ttd ABDUL BAHAR, SH NIP ttd SAFITRI NURDIN, SE NIP Mengetahui : KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA MOJOKERTO KETUA, ttd SAIFUL AMIN 9